5 najważniejszych wskazówek dotyczących skutecznego podsumowania rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatami
Opublikowany: 2023-05-08Jakie procesy w firmach – niezależnie od branży czy wielkości – można (a nawet należy) stale optymalizować, aby przynosiły coraz lepsze efekty? Niewątpliwie jednym z nich jest rekrutacja, która nie tylko charakteryzuje się bardzo dużym znaczeniem (pomaga pozyskać najważniejszy zasób firmy), ale również wymaga zaangażowania dużej części zasobów finansowych i czasowych. Firmy sięgają po wszelkiego rodzaju narzędzia usprawniające działania prowadzone przez personel HR, ale podstawą jest efektywne podsumowanie rozmowy kwalifikacyjnej. Poniżej wskazujemy, co powinni zrobić rekruterzy, aby za każdym razem osiągnąć taki wynik.
Skuteczne podsumowanie rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatami – spis treści
- Podsumowanie wywiadu – po co go przeprowadzać?
- Jak powinno wyglądać odprawa? 5 wskazówek dla rekruterów
- Debrief wywiadu – podsumowanie
Podsumowanie wywiadu – po co go przeprowadzać?
Dlaczego właściwe podsumowanie rozmowy kwalifikacyjnej jest tak ważne? Ponieważ to klucz do podjęcia decyzji o zatrudnieniu najlepszego kandydata na dane stanowisko – zwłaszcza w sytuacji, gdy w spotkaniu rekrutacyjnym uczestniczyło kilka osób (rekruter, rekruter, specjalista ds. pozyskiwania talentów itp.) i każda z nich może mieć inny opinia o kandydacie, jego umiejętnościach, osobowości czy doświadczeniu. Debriefing ma więc na celu zebranie i analizę informacji, które zostały zebrane podczas rozmowy rekrutacyjnej przez wszystkie zaangażowane osoby. Konfrontacja wrażeń i opinii pozwala spojrzeć na osobę z innej perspektywy i podjąć właściwą decyzję, zapewniając najlepsze dopasowanie nowego pracownika do firmy, kultury organizacyjnej czy zespołu.
Jak powinno wyglądać odprawa? 5 wskazówek dla rekruterów
Kierownik ds. rekrutacji jest odpowiedzialny za przeprowadzenie spotkania podsumowującego rozmowę kwalifikacyjną i to do niego należy ostateczna decyzja o zatrudnieniu lub odrzuceniu kandydata. Aby było dobrze, należy odpowiednio się do tego przygotować i zadbać o to, aby było ono zgodne z kilkoma podstawowymi zasadami. Poniżej przedstawiliśmy najważniejsze kwestie, które mają znaczenie dla kierownika ds. rekrutacji.
- Przygotuj się przed spotkaniem
Po spotkaniu z kandydatem, kierownik ds. rekrutacji powinien wyznaczyć w kalendarzu datę, kiedy odbędzie się odprawa, upewniając się, że każda osoba pasuje do wskazanego terminu. Powinien również wysłać pisemną prośbę o opinię na temat kandydata do każdej osoby biorącej udział w spotkaniu rekrutacyjnym. Da to rozmówcom szansę na uporządkowanie myśli i przekazanie najistotniejszych wniosków, a rekrutującemu pozwoli przygotować się do przeprowadzenia podsumowania rozmowy. Zadbaj jednak o to, aby okres między spotkaniem a briefingiem był na tyle długi, aby ankieter miał szansę przesłać Ci informację zwrotną, ale jednocześnie nie za krótki, aby kandydat zapamiętał spotkanie.
- Stwórz własną opinię
Jako kierownik ds. rekrutacji powinieneś wprowadzić podsumowanie rozmowy kwalifikacyjnej z przemyślaną opinią o kandydacie. Dlatego zanim zasięgniesz opinii innych osób, zbierz wszystkie swoje notatki – przypomnij sobie, co wydarzyło się na spotkaniu, jakie pytania zostały zadane i jakie padły odpowiedzi. Zastanów się, czy Twoim zdaniem kandydat wywarł dobre wrażenie, ma niezbędne umiejętności i doświadczenie oraz czy ma osobowość pasującą do kultury firmy. Dopiero w kolejnym miejscu przejrzyj informacje podane przez innych – w ten sposób będziesz wiedział, że formułując własną opinię nie sugerowałeś się odpowiedziami innych.
- Zapisz kluczowe kwestie
Co jest dla Ciebie ważne jako rekrutera na wolne stanowisko – doświadczenie, konkretne umiejętności twarde lub miękkie, osobowość, odpowiedzi na adekwatne pytanie podczas rozmowy kwalifikacyjnej? Pomyśl o tym, a następnie zapisz wszystkie kluczowe kwestie, o których musisz wspomnieć zespołowi rekrutacyjnemu. Jeśli masz je na piśmie, z pewnością pokierują Tobą w trakcie dyskusji. Warto również w tym zakresie przygotować pytania, które skierujesz do osób z obszaru Twoich kluczowych zagadnień. Spotkanie stanie się wtedy bardziej ustrukturyzowane i łatwiej zapewni osiągnięcie zamierzonego efektu.
- Daj każdemu szansę na wyrażenie własnej opinii
Wiesz już bardzo dobrze, na jakie elementy zwracały uwagę inne osoby biorące udział w rozmowie, aby dla dobra wszystkich poznać opinię drugiej strony, aby wszystkie opinie można było poznać i przedyskutować. Dlatego na początku podsumowania wywiadu daj każdej osobie maksymalnie 2–3 minuty na wypowiedzenie się, podkreślając kwestie, które są dla niej ważne. Jest to ważne, ponieważ każdy zwraca uwagę na różne elementy – w ten sposób każdy uzyska pełny obraz. Aspekty, którymi szczególnie warto się podzielić, mogą dotyczyć mocnych i słabych stron kandydata, a także ogólnego wrażenia, jakie wywarł lub obszarów zachowań, które budziły niepokój.
- Zadawaj właściwe pytania
Po umożliwieniu każdemu wyrażenia własnej opinii, przejdź do zadawania pytań, które pomogą Ci odkryć, co kryje się za wskazanymi uczuciami i przemyśleniami innych rekruterów zaangażowanych w proces. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej na pewno dojdziesz do obszarów budzących niepokój, problemów, którymi nie miałeś czasu się zająć lub wystarczająco zbadać, oraz obaw, że słabości kandydata uniemożliwią mu odpowiednie wypełnianie swojej roli. Twoim zadaniem jest prowadzenie dyskusji w kulturalny i spokojny sposób, starając się jak najlepiej zrozumieć każdy punkt widzenia.
Debrief wywiadu – podsumowanie
Spotkanie podsumowujące rozmowę kwalifikacyjną może stać się skutecznym narzędziem w podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu najlepszej osoby na dane stanowisko. Musisz jednak dobrze to przeprowadzić i miejmy nadzieję, że podane przez nas wskazówki powinny ci w tym pomóc. Co jednak najważniejsze, jako menedżer ds. rekrutacji pamiętaj, że Twoim zadaniem nie jest przekonanie wszystkich do zmiany zdania i zaakceptowania Twoich opinii na temat danej osoby. Debriefing daje jedynie możliwie najszerszy obraz kandydata, który jest niezbędny do podjęcia najwłaściwszej decyzji.
Czytaj też: Metoda wywiadu STAR
Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.
Autor: Nicole Mankin
Menedżer HR z doskonałą umiejętnością budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał utalentowanych ludzi i mobilizować ich do rozwoju.