Jak poprawić komunikację w zespole dzięki współpracy wizualnej

Wspólną cechą wszystkich zespołów o wysokiej wydajności jest efektywna komunikacja.

Skuteczna komunikacja w zespole jest kluczem do utrzymania produktywności, unikania konfliktów, budowania zaufania, a ostatecznie do terminowego osiągania celów organizacyjnych.

Zespół, który nie komunikuje się ze sobą skutecznie, przygotowuje grunt pod chaos, stres, opóźnienia i niepożądane konflikty.

Co prowadzi nas do następnego pytania. Jak usprawnić komunikację w zespole? Strategii komunikacji zespołowej jest wiele, ale dzisiaj nie będziemy się skupiać na żadnej z nich. Zamiast tego porozmawiamy o współpracy wizualnej i o tym, jak może ona pomóc Ci lepiej komunikować się z zespołem, niezależnie od tego, czy jest on na miejscu, zdalny, czy też stanowi mieszankę tych dwóch.

Na początku możesz podrapać się po głowie, ale wytrzymaj z nami. Pod koniec tego wpisu na blogu skiniesz głową na znak zgody.

Zagłębmy się.

Co to jest współpraca wizualna

Współpraca wizualna obejmuje współpracę przy użyciu środków wizualnych, takich jak płótno lub tablica, wideokonferencje, diagramy, symbole, obrazy, szkicowanie itp.

Jest on wykorzystywany zarówno przez zespoły znajdujące się w tej samej lokalizacji, jak i zdalnie, do różnych celów, w tym do zarządzania spotkaniami, planowania projektów, prototypowania, burzy mózgów, myślenia projektowego i planowania sprintów.

Dlaczego współpraca wizualna

Rozmowa ze sobą z pewnością wydaje się dość łatwa, ale projekty kończą się niepowodzeniem, zdarzają się błędy, a ludzie pozostają w tyle i często są zdezorientowani – wszystko to z powodu nieefektywnej komunikacji.

Ponieważ wiele zespołów przestawiło się na pracę zdalną, gdzie zespoły głównie piszą, aby się komunikować, niż mówić, wyzwania komunikacyjne wzrosły.

Skutecznym rozwiązaniem pozwalającym na pokonanie tych typowych wyzwań jest wykorzystanie elementów wizualnych w materiałach komunikacyjnych i podczas współpracy. Zamiast po prostu komunikować się ze sobą za pomocą słów (w mowie lub piśmie), dołącz wizualizacje, aby bardziej je rozwinąć.

Udowodniono, że korzystanie z elementów wizualnych poprawia zrozumienie i pomaga w lepszym i szybszym przetwarzaniu informacji. Badania pokazują, że ludzie mogą przetwarzać obrazy 60 000 razy szybciej niż tekst i że mają tendencję do zapamiętywania 80% tego, co widzą, podczas gdy tylko 20% tego, co czytają i 10% tego, co słyszą. Dlatego dołączenie do wiadomości wizualizacji pozostawi mniej miejsca na zamieszanie i szybciej doprowadzi wiadomość do domu.

Na przykład, jeśli chcesz wyjaśnić, jak działa proces, użyj schematu blokowego, aby ułatwić odbiorcy zrozumienie.

Przykład współpracy wizualnej

Spróbujmy zrozumieć, jak współpraca wizualna może pomóc poprawić komunikację na przykładzie.

Grupowa burza mózgów. Ta kreatywna technika doskonale nadaje się do zbierania rozwiązań problemu lub generowania nowych, innowacyjnych pomysłów na projekty wraz z zespołem.

Jedną z barier w skutecznej sesji burzy mózgów jest utrzymanie tempa i umożliwienie wszystkim równego wkładu. Ponadto, gdy wiele pomysłów jest rzucanych w tym samym czasie po pokoju, niektóre mogą nigdy nie trafić na ostateczną listę.

Rozwiązanie; burzę mózgów za pomocą mapy myśli, wizualnego narzędzia do przechwytywania pomysłów i ich porządkowania. Jeśli użyjesz płótna online, które może dać wszystkim (nawet tym, którzy dołączają zdalnie) dostęp do tej samej przestrzeni do współpracy wokół mapy myśli, wszystkie osoby mogą w równym stopniu przyczynić się do jej budowania, dodając swoje pomysły. Mogą również używać obrazów lub symboli zamiast słów. Najlepsze jest to, że nikt nie musi koniecznie mówić; wszystkie pomysły będą jednak przekazywane i rejestrowane.

Ostateczna mapa myśli jasno określi wszystkie pomysły i podpomysły, jak są one ze sobą powiązane i jak pomagają rozwiązać dany problem. Możesz również udostępnić kanwę swoim interesariuszom, gdy nadejdzie czas, aby uzyskać ich wkład.

Wizualna przestrzeń robocza online

Większość zespołów pracuje obecnie zdalnie lub przynajmniej ma kilku członków, którzy to robią. Aby wszyscy mogli w równym stopniu uczestniczyć we współpracy i komunikować się wizualnie, potrzebujesz przestrzeni roboczej online, która obsługuje synchroniczną edycję, wideokonferencje, komentowanie, śledzenie myszy w czasie rzeczywistym i podgląd zmian.

W tym miejscu może pomóc narzędzie takie jak Creately. Zapewnia nieskończoną przestrzeń online, której zespoły mogą używać do komunikowania się i współpracy wokół swoich planów, projektów, strategii i pomysłów. Oferuje możliwości współpracy w czasie rzeczywistym, które pozwalają zespołom współpracować tak, jakby znajdowały się w tym samym pomieszczeniu.

Wizualne metody współpracy dla efektywnej komunikacji w zespole

Teraz, gdy jesteś już gotowy do myślenia, pracy i komunikacji wizualnej, nadszedł czas, aby zastanowić się, od czego zacząć. Z nieskończonym płótnem istnieją nieskończone możliwości, a także zamieszanie co do tego, od czego zacząć. Aby pomóc Ci zawęzić zakres i wygenerować najlepsze wyniki, poniżej wymieniliśmy kilka metod wraz z szablonami.

Planowanie strategiczne

Planowanie strategiczne wymaga od Ciebie oceny, gdzie jesteś i gdzie chcesz być i odpowiedniego określenia kierunku swojej działalności. Niewątpliwie proces ten składa się z dużej ilości komunikacji tam iz powrotem między członkami zespołu a interesariuszami.

Przenosząc wszystko i wszystkich na jedno płótno, możesz uniknąć wielu nieporozumień, które zwykle towarzyszą niewizualnym metodom komunikacji i współpracy, takim jak wątki e-mail, niekończące się połączenia konferencyjne, wątki czatu itp.

Mapowanie podróży klienta

Mapowanie podróży klienta obejmuje zarysowanie i analizę podróży klienta podczas interakcji z Twoją marką. Ujawnia działania, emocje, bolączki i oczekiwania klientów podczas ich podróży.

Możesz skutecznie uprościć komunikację wokół tego procesu, wizualnie współpracując nad nim ze swoim zespołem.

Spotkania biegowe

Spotkania wiążą się z wieloma dyskusjami, a aby ze wszystkiego, co jest komunikowane, zrobić coś produktywnego, trzeba odpowiednio zorganizować i zapisywać udostępniane pomysły, ustalać ich priorytety i tworzyć plany działania.

To płótno jest tworzone wokół podstawowych elementów spotkania, takich jak burza mózgów, ustalanie priorytetów pomysłów, planowanie działań itp. W razie potrzeby edytuj lub dodaj inne elementy do płótna, aby skutecznie prowadzić spotkanie.

Sprawdź nasz przewodnik dotyczący prowadzenia efektywnych spotkań, aby dowiedzieć się więcej.

Planowanie sprintu

Planowanie Sprintu to także wiele dyskusji, których celem jest określenie, co można zrobić podczas Sprintu i jak zostanie wykonana wybrana praca. Zbierając wszystkie te elementy na jednym płótnie, możesz spojrzeć na nie obok siebie i uzyskać szybki przegląd wszystkiego.

Gotowy do wypróbowania współpracy wizualnej w celu efektywnej komunikacji w zespole?

Obraz jest wart tysiąca słów. Zamiast wypowiadać tysiąc słów, aby wyjaśnić unikalne pomysły w swojej głowie, możesz przekształcić je w coś wizualnego i namacalnego za pomocą prostego diagramu lub szkicu, aby pomóc innym lepiej i szybciej je zrozumieć.

Możesz po prostu osiągnąć efektywną komunikację zespołową, włączając płótno do swoich codziennych spotkań, gdzie uczestnicy mogą dzielić się swoimi pomysłami i budować na nich w formie wizualnej (tj. schemat blokowy, mapa myśli, infografika itp.), aby lepiej je wyjaśnić innym.

Masz jakieś wskazówki dotyczące poprawy komunikacji w zespole? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.