8 wskazówek dotyczących zarządzania pocztą e-mail, aby utrzymać skrzynkę odbiorczą w czystości

Czy uważasz, że utrzymanie czystości w skrzynce odbiorczej e-mail to przegrana bitwa? Aby Ci pomóc, strateg content marketingu Zoe Devitto dzieli się poniżej kilkoma wskazówkami dotyczącymi zarządzania pocztą e-mail.

W dzisiejszym świecie najwyraźniej wszyscy i ich papugi mają konto e-mail.

Być może masz nawet wiele adresów e-mail do różnych celów (tutaj wina). Ale niezależnie od tego, ile kont e-mail utworzyłem, z dumą mogę powiedzieć, że moja skrzynka odbiorcza jest zawsze schludna i uporządkowana.

Ale nie zawsze tak było (o nie!).

Ja też tam byłem. To ciemne miejsce, w którym tracisz kontrolę nad wszystkimi subskrypcjami, na które się zapisałeś, w zamian za nieodpartą gratisy. Lub gdy lejki e-mail próbują przekonać Cię do kupienia przedmiotu, który porzuciłeś w koszyku.

Być może nawet ta od czasu do czasu ważna wiadomość od klienta, która gubi się wśród bonanzy ( no bueno ).

Wskazówki dotyczące zarządzania pocztą e-mail: jak uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą

Ale te czasochłonne dni są już za mną. Poznałem wskazówki dotyczące zarządzania pocztą e-mail, dzięki którym moja skrzynka odbiorcza jest regularnie czyszczona przy minimalnym wysiłku z mojej strony.

Lubię nazywać to „metodą zerowej skrzynki odbiorczej”. System, w którym organizuję e-maile w pliki, aby nie tracić czasu. W ten sposób mogę odpowiadać na odpowiednie e-maile, jednocześnie pozbywając się wizualnych śmieci.

Powiązane: Dowiedz się, jak zwiększyć sprzedaż dzięki wiadomościom e-mail dzięki bezpłatnemu kursowi e-mail marketingu

Czy Twoja skrzynka odbiorcza jest przytłaczająca? Mam kilka dobrych wskazówek dotyczących zarządzania pocztą e-mail i udostępniam je poniżej.

Zaczynajmy.

#1. Utwórz osobne konta e-mail do określonych celów

Przy wielu doskonałych, darmowych dostawcach poczty e-mail, w dzisiejszych czasach rzadko można znaleźć kogoś, kto ma jedno konto e-mail.

Posiadanie wielu kont (tj. jednego do służbowych wiadomości e-mail, drugiego konta do osobistych wiadomości e-mail i trzeciego konta do usług online, takich jak pobieranie gratisów) ułatwia organizowanie poczty e-mail.

Firmowe konto e-mail

Za wszelką cenę chroń to konto przed niepotrzebnymi e-mailami. Oznacza to, że nie udostępniaj go znajomym i rodzinie. Nigdy nie subskrybuj biuletynów za pomocą tego konta e-mail.

Konto e-mail dla rodziny i znajomych

Specjalne konto e-mail stworzone specjalnie dla Twoich najlepszych przyjaciół i bliskich członków rodziny. Możesz go również używać w nagłych wypadkach osobistych i formularzach kontaktowych.

Społeczne konto e-mail

To będzie Twoje najbardziej elastyczne konto e-mail – i najprawdopodobniej takie z największą liczbą nieotwartych wiadomości e-mail.

Jeśli korzystasz z różnych dostawców poczty e-mail dla każdego konta, pomocne może być posiadanie klienta poczty e-mail. Klienty poczty e-mail to aplikacje internetowe lub komputerowe, które umożliwiają zarządzanie wiadomościami e-mail od różnych dostawców usług poczty e-mail.

#2. Podziel swoje e-maile na strefy

Większość dostawców usług poczty e-mail, takich jak Outlook i Gmail, umożliwia ustawienie funkcji, które dzielą wiadomości e-mail na kategorie według priorytetu i pilności.

Gwiazdy i flagi

Możesz to zrobić, konfigurując funkcje, takie jak gwiazdki i ikona flagi, które pozwalają rozróżniać przychodzące wiadomości e-mail na podstawie określonych kryteriów (tj. Niska, średnia lub wysoka pilność).

Utrzymuj porządek na swoim koncie, aby Twoje e-maile oznaczone gwiazdką zawsze pojawiały się na górze i nie zgubiły się w chaosie.

Ale strzeżcie się użytkowników! Nie daj się ponieść emocjom oznaczania i oznaczania e-maili gwiazdkami. Kiedy większość Twojej korespondencji jest skategoryzowana, określenie, które z nich są ważne, może być przytłaczające.

Etykiety i foldery

Podczas organizowania konta Twoim celem powinno być posiadanie czystej skrzynki odbiorczej, więc staraj się usuwać jak najwięcej wiadomości. Kluczem jest tutaj częste robienie tego, aby uniknąć efektu kuli śnieżnej, w którym tracisz kontrolę.

Ale co z tymi, których nie możesz od razu usunąć? Rozwiązanie jest dość proste: dowiedz się, jak łatwo organizować pocztę e-mail za pomocą plików i etykiet.

Akta działają jak szuflady. Przechowujesz swoje e-maile, aby nie powodowały żadnego wizualnego zanieczyszczenia. Kontynuujesz to, tworząc wiele plików i dedykując każdy konkretny e-mail.

Kategorie mogą być:

• e-maile związane z pracą
• powiadomienia w mediach społecznościowych
• lub e-maile od przyjaciół i rodziny.

Twoja skrzynka odbiorcza powinna być głównym folderem ze wszystkimi tymi różnymi kategoriami.

Dodatkowa wskazówka: Czy Twoja skrzynka odbiorcza jest zalana setkami, a może nawet tysiącami wiadomości spamowych?

Mam rozwiązanie, które nie wymaga tworzenia kolejnego konta e-mail.

Utwórz plik i oznacz go jako „Zarchiwizowany”. Następnie zaznacz wszystkie wiadomości w skrzynce odbiorczej i przenieś je do tego pliku. W ten sposób Twoja skrzynka odbiorcza pozostanie czysta i nie stracisz ani nie przegapisz żadnej ze swoich przeszłych e-maili.

Podobnie etykiety są podobne do folderów. Gdy wybierzesz termin, zobaczysz wszystkie e-maile z tą etykietą. Ale etykiety różnią się od plików, ponieważ służą do przypisywania kategorii do wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej, bez faktycznego przenoszenia ich do konkretnego pliku.

W ten sposób pojedyncza wiadomość może mieć wiele etykiet, ale znajdować się tylko w jednym pliku. Jest to forma szybkiego odnalezienia wiadomości, kiedy jej potrzebujesz, za pomocą przypisanych słów kluczowych, odpowiadających jej treści.

#3. Anuluj subskrypcję list e-mail, których nie potrzebujesz

Może się to wydawać oczywiste, ale co zaskakujące, wiele osób regularnie usuwa promocyjne e-maile, ale nigdy nie wypisuje się z takich biuletynów.

Dlaczego robimy to sobie?

Pamiętaj, aby wypisać się z list mailingowych i promocyjnych e-maili, których nigdy nie otwierasz. Zrezygnuj również z otrzymywania powiadomień w mediach społecznościowych, których nie potrzebujesz.

Alternatywnie możesz użyć oddzielnego konta e-mail dla promocyjnych wiadomości e-mail, aby zachować ważne e-maile na swoim głównym koncie.

Niechciane subskrypcje to twoje nie. 1 wróg, gdy próbujesz osiągnąć Inbox Zero. Od biuletynów po reklamy, te wiadomości mogą z łatwością przytłoczyć Twoją skrzynkę odbiorczą i utrudnić znalezienie ważnych wiadomości.

Przeglądając swoją skrzynkę społecznościową/zbiorcze w poszukiwaniu czegoś do przeczytania, nie omijaj nieciekawych rzeczy. Zabierz je z czyśćca e-maili i usuń je na zawsze ze swojego życia.

Zrozumiałe jest, że wypisanie się z list e-mailowych może być również czasochłonne, więc pamiętaj, że zapobieganie jest lepsze niż jakiekolwiek lekarstwo. Nie subskrybuj, chyba że wiesz, że chcesz to mieć w swojej skrzynce odbiorczej.

Zaplanuj dłuższy czas raz w tygodniu, aby dokładniej uporządkować skrzynkę odbiorczą, na przykład tworzyć i używać plików i etykiet.

#4. Użyj grup lub list dystrybucyjnych

Czy dostałeś CC w rozmowie, o której nie musisz być informowany? A może znalazłeś się w wątku odpowiedzi na wszystkie e-maile? Cóż, podobnie jak w przypadku mobilnych wiadomości tekstowych w czatach grupowych, masz możliwość wyciszenia tego wątku.

Aby to zrobić w Google i Outlooku, otwórz dowolną wiadomość w wątku, kliknij trzy kropki u góry ekranu (nad wierszem tematu). Wybierz „Wycisz” z rozwijanych opcji (w Gmailu) lub „Ignoruj” (jeśli używasz Outlooka).

W zależności od stylu życia możesz również zostać zasypany wiadomościami e-mail o wydarzeniach (i niekończącymi się odpowiedziami grupowymi) dotyczącymi zabaw, spotkań roboczych i wydarzeń towarzyskich. Używaj Kalendarza Google do śledzenia wszystkich wydarzeń i usuwania e-maili z zaproszeniami na wydarzenia, gdy tylko zobaczysz je w swoim kalendarzu.

#5. Użyj macierzy Eisenhowera

Wielu profesjonalistów marnuje tyle energii i czasu, próbując zdecydować, z którym zadaniem najpierw się uporać. A kiedy masz dużo na głowie, niezmiernie pomocne jest ustalanie priorytetów tego, co należy zrobić (i w jakiej kolejności).

Ale kiedy twoja lista rzeczy do zrobienia wydaje się dłuższa niż dywan Grammy, jak możesz zdecydować, któremu zadaniu nadać priorytet? Oprócz polegania na zwykłym narzędziu do zarządzania zadaniami, jest jeszcze jedna sztuczka, którą możesz wyciągnąć spod rękawa.

Wejdź do matrycy Eisenhowera. System, który pozwala szybko zrozumieć, do jakich zadań i decyzji należy podejść w pierwszej kolejności. Jest to proste narzędzie do podejmowania decyzji, które dzieli zadania na cztery pola i ustala priorytety, na których należy się skupić w pierwszej kolejności, a które delegować lub usunąć.

Tak więc, gdy masz wątpliwości co do różnych e-maili, zadaj sobie pytanie:

• Czy to ważne?
• Czy to jest pilne?

Jak na ironię, ludzie mają tendencję do nadawania priorytetów pilnym zadaniom, ale zaskakującą zdolność do odkładania na później tych ważnych. Celem selekcji e-maili jest zidentyfikowanie tych e-maili, o których wiesz, że są pilne – a nie tych z najbardziej dramatycznymi tematami.

Matryca Eisenhowera poprawia produktywność, ucząc Cię, jak lepiej ustalać priorytety. Ta technika pomaga dowiedzieć się, które czynności są warte twojego czasu i wysiłku, a które nie. A w świecie, w którym wszyscy spieszymy się, aby nadążyć za naszymi harmonogramami, to bezcenna umiejętność.

Korzystając z macierzy Eisenhowera, możesz podzielić swoje wiadomości e-mail na cztery kategorie:

• Pilne i ważne (zrób to teraz)
• Pilne i Nieważne (delegowany)
• Niepilne i ważne (odrocz)
• Niepilne i nieważne (usuń)

#6. Sprawdź pocztę z samego rana

Jest to nie tylko ważna wskazówka dotycząca zarządzania pocztą e-mail, ale także zwiększa produktywność, usuwając elementy rozpraszające uwagę. Ponieważ e-maile mogą nadejść o każdej porze dnia, łatwo jest pokusić się o ich sprawdzenie – nawet jeśli jesteś w trakcie czegoś.

Sprawdzenie poczty zaraz po przebudzeniu pomaga mi przygotować się na dzień. Mogę upewnić się, że nie ma sytuacji awaryjnych, z którymi muszę sobie radzić – lub zaplanować je na swój dzień, jeśli takowe wystąpią. Mogę też nadrobić zaległości w pracy, którą wykonali moi koledzy w ciągu nocy. Szczególnie przydatne podczas pracy w zdalnym zespole z kolegami z całego świata.

Generalnie nie odpowiadam na żadne e-maile z samego rana, ale sprawdzanie skrzynki odbiorczej pomaga mi przygotować się na nadchodzący dzień.

Kiedy wykonujesz jedną ze swoich zwykłych kontroli skrzynki odbiorczej, zajmuj się tylko tymi e-mailami, które możesz szybko obsłużyć. Jeśli wiadomość e-mail wymaga szybkiej odpowiedzi, otwieraj ją i odpowiadaj podczas przeglądania wiadomości. Ale jeśli przychodząca wiadomość e-mail potrzebuje więcej czasu na odpowiedź, odłóż ją na później.

Dobrym sposobem na kontynuowanie tego jest skorzystanie z funkcji drzemki, aby otrzymać wiadomość e-mail w dogodniejszym czasie (tak, to jest rzecz).

Zaplanuj także sprawdzanie poczty e-mail w ciągu dnia

Jeśli nie musisz wypatrywać ważnych e-maili lub ogłoszeń, zaplanuj kilka krótkich okresów w ciągu dnia, aby sprawdzić pocztę. Więc zamiast czytać każdą wiadomość, gdy tylko ją otrzymasz, przeznacz trochę czasu każdego dnia na odpowiadanie na e-maile i sprzątanie.

Możesz to zrobić rano, kiedy zaczynasz pracę, aby złagodzić tę ciekawość, gdy tylko się obudzisz. Następnie przed i po obiedzie. I na koniec pod koniec dnia.

Sekret polega na tym, aby oprzeć się pokusie. Dlatego za każdym razem, gdy znajdziesz się w środku zadania i chcesz rzucić okiem na swojego Gmaila, powiedz sobie, aby oprzeć się pokusie do następnego przedziału czasowego, poświęconego temu.

Poza tym trzymaj się z dala od swojej skrzynki pocztowej.

7. W razie potrzeby korzystaj z automatycznych odpowiedzi

Nazwa autorespondera mówi wszystko. Są to wiadomości, które są automatycznie wysyłane do subskrybentów na podstawie ustalonego czasu lub określonej etykiety wydarzenia. A właściwe wykorzystanie autoresponderów może być skuteczną strategią kampanii e-mail marketingowej.

Załóżmy więc, że nieprzyjemnie zamykasz okno wiadomości e-mail, ponieważ obawiasz się, że ktoś może skontaktować się z Tobą w sprawie pilnej prośby, a opóźnienie w odpowiedzi może wpłynąć na Twoją firmę.

Obejście? Skonfiguruj wiadomość OOO (poza biurem) lub automatyczną odpowiedź, która zawiera następujący tekst:

"Cześć,

Dziekuje za Twoj email.

Jestem poza biurem od mm/dd do mm/dd i będę miał ograniczony dostęp do moich e-maili / nie będę miał dostępu do moich e-maili.

Jeśli jest to pilne, skontaktuj się z [NAME] pod adresem [EMAIL] lub [PHONE]. Zrobię co w mojej mocy, aby jak najszybciej odpowiedzieć na Twój e-mail po powrocie.

Z poważaniem,

[NAZWA]"

#8. Wynieś śmieci

Pomyśl o dokładnym wyczyszczeniu skrzynki odbiorczej jak o wiosennych porządkach w Twoim cyfrowym życiu. Celem jest przejrzenie całej strategii zmiany kolejności poczty e-mail i wyeliminowanie bałaganu w skrzynce odbiorczej, który powoduje stratę czasu.

A to oznacza również Twój elektroniczny kosz (coś, co większość ludzi ignoruje). Otrzymane wiadomości e-mail nie są przechowywane na komputerze ani telefonie, ale są zapisywane zdalnie w chmurze. Chociaż może się wydawać, że pojemność danych jest nieskończona, jeśli w Gmailu zabraknie Ci miejsca, dobrym pomysłem jest opróżnienie folderu Kosz na koncie.

Nie zapomnij też od czasu do czasu czyścić zarchiwizowanych wiadomości, aby zwolnić miejsce. Możesz archiwizować wiadomości ręcznie lub alternatywnie skonfigurować automatyczne czyszczenie skrzynki odbiorczej, aby usuwać wiadomości starsze niż 30 dni.

Ale bądź ostrożny i usuwaj tylko te wiadomości, które są w 100% pewne, że nie będą już potrzebne. Jeśli klikniesz „Opróżnij kosz” lub „Opróżnij kosz”, nie będzie można odzyskać żadnych wiadomości.

Zniknęło, zniknęło. Adios, amigo! Nie tylko nie będziesz w stanie odzyskać zawartości kosza, ale nie będziesz miał żadnych oznak, że jest tam coś na początek.

Przejmij kontrolę nad swoją skrzynką e-mail

Miej swoją skrzynkę odbiorczą pod kontrolą. Bez względu na to, jakie są twoje hacki do zarządzania pocztą e-mail, codziennie przeglądaj swoje e-maile, aby uniknąć przepełnionej skrzynki odbiorczej.

Oto kilka szybkich wskazówek, o których warto pamiętać:

1. Przejrzyj swoją pocztę o określonych, z góry ustalonych porach dnia.

2. Zastosuj zasadę Pareto: nadaj priorytet 20% e-mailom i odłóż resztę.

3. Mieć folder „Odpowiedz do XX dnia”.

4. Zdaj sobie sprawę, że nie musisz odpowiadać na każdą wiadomość.

5. Bądź bezwzględny i naciśnij przycisk Usuń. Nie przywiązuj się do niechcianej poczty.

Wybieraj wiadomości i zadania o najwyższym priorytecie, unikaj rozpraszania uwagi i od razu zanurkuj. A gdy już oswoisz skrzynkę odbiorczą, pamiętaj, aby sobie pogratulować.

Zarządzanie e-mailami wymaga ustanowienia strategicznych reguł i zachowania dyscypliny. To może chwilę potrwać – i jest w porządku. Uczenie się, jak to opanować, przypomina wyrabianie nowego nawyku. Daj mu czas, a zaczniesz łatwiej znajdować proces.

Pamiętaj, aby nie martwić się, że zrobisz to wszystko za jednym razem. Prawdę mówiąc, zorganizowanie i przeorganizowanie chaotycznej skrzynki odbiorczej z dnia na dzień jest tak samo przytłaczające, jak zajmowanie się zatłoczoną. Stopniowo dostosuj kilka pozytywnych nawyków.

Wykonaj kilka czynności okresowych, takich jak opróżnianie kosza lub zbiorcze usuwanie wysłanej poczty, aby poczuć, że robisz postępy.

Mam nadzieję, że ten krótki przewodnik pomoże Ci usprawnić obieg poczty e-mail i zwiększyć produktywność.

I pamiętaj, jeśli masz wątpliwości, zarchiwizuj go.

Autor: Zoe Devitto jest strategiem content marketingu dla marek SaaS, takich jak FollowUpBoss, Mention.com i innych. Prywatnie Zoe jest entuzjastką pho i uwielbia podróżować po świecie jako cyfrowy nomada.