Co to jest reputacja domeny e-mail? Kroki do sprawdzenia i ulepszenia

Masz złą reputację e-mailową?

To nie jest odważny punkowy hymn śpiewany przez Joan Jett — zła reputacja domeny e-mailowej to zła wiadomość.

Dobra wiadomość jest taka, że ​​możesz to naprawić! W tym artykule wyjaśniamy, jak sprawdzić i poprawić reputację domeny, korzystając z porad ekspertów:

• Olivia Carden – menedżer produktu w Cognism (wcześniej kierownik zespołu wsparcia technicznego i wdrożeń)
• Marianne Dupuy – Menedżer ds. wdrożeń w HiBob (wcześniej dyrektor wsparcia w Cognism )

Zajmijmy się tym

Co to jest reputacja domeny?

Reputacja domeny to ogólny „stan” Twojej markowej domeny, oparty na takich czynnikach, jak zaangażowanie, skargi dotyczące spamu, pułapki i zwroty.

Znany również jako reputacja nadawcy, jest to krytyczny czynnik używany przez ESP (dostawców usług e-mail) do ustalenia, czy wiadomość e-mail powinna zostać dostarczona do skrzynki odbiorczej odbiorcy, czy też oznaczona jako spam. Jest to miara wiarygodności i niezawodności domeny wysyłającej.

Lub, jak to ujęła Olivia:

„To miara Twoich praktyk w zakresie wysyłania e-maili i tego, jak ściśle przestrzegasz standardów ustalonych przez różnych dostawców serwerów/skrzynek pocztowych, takich jak Gmail, Yahoo, Hotmail, Outlook itp.”.

Jak działa reputacja domeny e-mail?

Reputacja poczty e-mail Twojej domeny opiera się na dziesięciu czynnikach:

Czynnik pierwszy: pierwsze pięć dni

Budowanie reputacji, podobnie jak Twojej własnej reputacji, wymaga czasu, dlatego wszystkie nowe domeny e-mailowe są natychmiast uznawane za podejrzane przez pierwsze pięć dni.

Czynnik drugi: klasyfikacja sieci

Twoja domena e-mail zostanie sklasyfikowana w Internecie i może obejmować wszystko, od edukacji, biznesu, finansów lub randkowania, żeby wymienić tylko kilka.

Zrozumienie reputacji domeny jest niezbędne do skutecznego marketingu e-mailowego. Twój dostawca usług e-mailowych ściśle monitoruje sposób, w jaki korzystasz z domeny , poddając ją ocenie od 0 do 100.

Aby zapewnić sobie zaufanie, sprawdzą ocenę reputacji Twojej domeny i przeskanują Twoje wiadomości. Im lepszy wynik (który można poprawić, korzystając z bezpiecznego i niezawodnego serwera typu bare metal ), tym mniejsze prawdopodobieństwo, że Twój e-mail zostanie odrzucony lub oznaczony jako domena spamu.

Marianna powiedziała:

„Najlepsze serwery poczty e-mail (Gmail, Outlook, Zoho) korzystają z detektorów spamu, aby chronić nadawców i odbiorców przed phishingiem i złośliwym zachowaniem”.

„Jako nadawca musisz zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby tego uniknąć i upewnić się, że Twoje treści nie zostaną błędnie oznaczone”.

Wyższy wynik wskazuje na autorytet, który może znacząco wpłynąć na dostarczalność i zaangażowanie Twojej poczty e-mail. Utrzymanie dobrego wyniku reputacji domeny jest kluczem do umieszczenia skrzynki odbiorczej.

Gdy Twój wynik jest wysoki, prawdopodobieństwo odrzucenia Twoich e-maili lub wysłania ich do przerażającej domeny spamu jest mniejsze, co gwarantuje, że dotrą do docelowych odbiorców.

Ważne jest, aby pamiętać:

Reputacja domeny e-mail nie jest statyczna; jest wieloaspektowy i dostosowany do unikalnych procesów punktacji każdego odbiorcy poczty e-mail, a wszystko to ma wpływ na ogólną reputację poczty e-mail.

Czynnik trzeci: raporty o spamie

Wskazują częstotliwość, z jaką Twoje e-maile są oznaczane jako spam. Możesz zminimalizować raporty o spamie, wysyłając odpowiednie, wartościowe treści do docelowej grupy odbiorców.

Czynnik czwarty: współczynnik odczytu

Częściej czytane e-maile pozytywnie wpływają na reputację Twojej domeny e-mail. Napisz angażującą treść i przekonujące tematy , aby poprawić wyniki tutaj.

Czynnik piąty: usunięcie wiadomości e-mail

Wysoki odsetek usuniętych e-maili, których odbiorcy nie czytają, może negatywnie wpłynąć na reputację Twojej domeny e-mail. Skoncentruj się na tworzeniu atrakcyjnych kampanii e-mailowych zachęcających do otwierania i czytania.

Czynnik szósty: współczynniki otwarć i klikalności

Wysokie współczynniki otwarć i klikalności świadczą o zaangażowaniu i pozytywnie wpływają na reputację Twojej domeny. Personalizuj swoje e-maile i używaj jasnych wezwań do działania, aby poprawić te wskaźniki.

Czynnik siódmy: wskaźniki odpowiedzi

E-maile wywołujące reakcje i interakcję poprawiają ocenę reputacji domeny. Nawiązuj kontakt z odbiorcami za pomocą dobrze przygotowanych treści i otwartych kanałów komunikacji, aby zwiększyć współczynnik odpowiedzi.

Czynnik ósmy: przekazywanie

Kiedy odbiorcy przekazują Twoje e-maile innym osobom, oznacza to zaufanie i trafność. Aby zwiększyć przekazywanie, upewnij się, że Twoje e-maile zawierają wartościowe treści, którymi można się dzielić.

Czynnik dziewiąty: oznaczenia „nie spam”.

E-maile oznaczone jako „To nie spam” wzmacniają zaufanie i wiarygodność, poprawiając kondycję Twojej domeny e-mail.

Czynnik dziesiąty: mocne odbicie

Wysokie współczynniki twardych odrzuceń mogą zaszkodzić reputacji Twojej domeny. Aktualizuj swoją listę e-mailową, aby zminimalizować twarde zwroty.

Podsumować:

Musisz skupić się na dostarczaniu wartości swoim subskrybentom i ciągłym udoskonalaniu swoich strategii e-mailowych w oparciu o dane dotyczące wydajności. Jeśli zrobisz to dobrze — reszta przyjdzie sama, a wdrożenie pozostałych punktów, o których wspomnieliśmy, nie będzie wymagało niewielkiego lub żadnego wysiłku.

Co się stanie, jeśli będziesz mieć złą reputację w poczcie e-mail?

Jeśli masz złą reputację domeny e-mail, Twoje e-maile będą trafiać bezpośrednio do spamu.

77% większości problemów z dostarczaniem wiadomości e-mail wynika ze złej reputacji domeny.

Konsekwencje obejmują:

1. Problemy z dostarczaniem wiadomości e-mail

Najbardziej bezpośrednim i znaczącym skutkiem złej reputacji poczty elektronicznej jest zmniejszona dostarczalność wiadomości e-mail.

Dostawcy usług e-mail (ESP) częściej przekierowują Twoje e-maile do folderów ze spamem odbiorców lub, w niektórych przypadkach, całkowicie je odrzucają, jeśli podejrzewają, że Twoja domena ma złą reputację.

Oliwia wyjaśniła:

„Z czasem słaba domena zacznie trafiać do odpowiednich filtrów spamu, a e-maile nie będą już trafiać do skrzynki odbiorczej odbiorcy. Może się okazać, że trafisz do jednego filtra spamu, ale nie do drugiego, ponieważ dostawcy skrzynek pocztowych filtrują je w różny sposób, używając unikalnych algorytmów.

2. Niższe wskaźniki otwarć

Kiedy e-maile trafiają do folderów ze spamem odbiorców, jest mniejsze prawdopodobieństwo, że zostaną otwarte. Powoduje to niższy współczynnik otwarć Twoich kampanii e-mail marketingowych , zmniejszając ich skuteczność.

3. Obniżone współczynniki klikalności

Nawet jeśli niektórzy odbiorcy znajdą Twoje e-maile w swoich folderach ze spamem i je otworzą, jest mniej prawdopodobne, że klikną linki zawarte w wiadomości e-mail.

Pomyśl tylko – czy e-mail oznaczony jako „spam” uważasz za wiarygodny?

4. Zwiększona liczba rezygnacji

Odbiorcy mogą być sfrustrowani otrzymywaniem niechcianych lub nieistotnych e-maili i wypisać się z Twojej listy. W rezultacie możesz szybko zobaczyć, jak Twoja lista e-mailowa kurczy się jak wełniany sweter w praniu.

5. Szkoda dla reputacji marki

Zła reputacja domeny e-mailowej może negatywnie wpłynąć na Twoją markę. Subskrybenci mogą postrzegać Twoją organizację jako niegodną zaufania, co wpłynie na ogólną reputację Twojej marki .

6. Utracone przychody

Ostatecznie zła reputacja domeny e-mailowej może prowadzić do utraty szans sprzedaży i utraty przychodów, szczególnie w przypadku firm, które polegają na marketingu e-mailowym w celu zaangażowania klientów i konwersji sprzedażowych.

Ciągłe problemy z reputacją poczty e-mail mogą prowadzić do tego, że organizacje monitorujące spam i dostawcy usług internetowych umieścili na czarnej liście Twój wysyłający adres IP i domenę. Może to spowodować zablokowanie wiadomości e-mail u wielu odbiorców.

Marianna powiedziała:

„Ważne jest, aby być na bieżąco i sprawdzać czarną listę, aby sprawdzić, czy będzie szkodliwa. Możesz sprawdzić swoją domenę i adres IP za pomocą witryn takich jak MXToolbox.”

Odbudowa pozytywnej reputacji domeny e-mailowej może być procesem powolnym i wymagającym. Musisz zidentyfikować i wyeliminować pierwotne przyczyny problemów z reputacją, a następnie zastosować okres spójnych, pozytywnych praktyk związanych z pocztą elektroniczną, aby odbudować zaufanie.

Jak sprawdzić reputację swojej domeny?

Aby sprawdzić reputację poczty e-mail domeny, wykonaj sześć poniższych kroków:

1. Korzystaj z narzędzi dostarczania wiadomości e-mail

Odkrycie wyniku Twojej domeny jest niezwykle trudne, ponieważ algorytmy używane do ich ustalania są ściśle tajne. Uniemożliwia to oszustom i innym nikczemnym nadawcom wykorzystanie tych danych na swoją korzyść.

Istnieje jednak kilka narzędzi, które możesz wypróbować, aby ocenić reputację swojej domeny, ale pamiętaj – jeśli nie możesz znaleźć zbyt wielu informacji na temat swojej domeny, prawdopodobnie jest to dobra wiadomość dla Twojego wyniku!

Oto cztery narzędzia, które pomogą Ci sprawdzić reputację Twojej poczty e-mail:

1. SenderScore — jeśli chcesz otrzymać szczegółowy raport, musisz się zarejestrować, ale ocenę swojej domeny możesz zobaczyć bez konta.
2. Talos Intelligence — usługa Cisco. To narzędzie może poinformować Cię, czy Twoja pozycja w rankingu jest dobra, neutralna czy słaba oraz czy jest ona korzystna czy niekorzystna.
3. BarracudaCentral - regularnie aktualizowany, jest to bardzo proste narzędzie, które informuje, czy znajdujesz się na czarnej liście, czy nie, a także do jakiej kategorii aktualnie należy Twoja domena.
4. Narzędzia Google Postmaster — używane do sprawdzania domen Google, umożliwiające szczegółowy wgląd we wszystko, od współczynnika spamu, reputacji domeny i adresu IP, po błędy w dostawie i poziomy uprawnień w zakresie reputacji.

2. Pętle informacji zwrotnej od dostawcy usług internetowych

Zarejestruj się, aby otrzymywać pętle opinii (FBL) udostępniane przez głównych dostawców usług e-mail (np. Gmail, Yahoo, Microsoft). FBL umożliwiają otrzymywanie powiadomień, gdy odbiorcy oznaczą Twoje e-maile jako spam.

Zapewniają wgląd w to, jak postrzegane są Twoje e-maile, pomagając Ci podjąć działania naprawcze.

3. Korzystaj ze sprawdzania reputacji domeny online

Kilka narzędzi i usług online może ocenić Twoją reputację poczty elektronicznej. Mogą one obejmować usługi takie jak narzędzia do wyszukiwania Senderbase, Talos Intelligence i DNSBL (czarne listy systemu nazw domen).

4. Czarne listy antyspamowe

Sprawdź, czy Twoja domena nie znajduje się na czarnych listach e-mailowych, takich jak Spamhaus lub SURBL.

Umieszczenie na tych czarnych listach może negatywnie wpłynąć na reputację Twojej domeny e-mail.

6. Monitoruj wskaźniki swojej poczty e-mail

Regularnie przeglądaj wskaźniki marketingu e-mailowego, takie jak współczynniki otwarć, współczynniki klikalności, współczynniki odrzuceń i wskaźniki rezygnacji. Nagłe zmiany tych wskaźników mogą wskazywać na problemy z reputacją.

Jak poprawić reputację swojej domeny?

Reputacja Twojej domeny może być trudna do przywrócenia. Najpierw poznaj główne powody, które uniemożliwiają Twojej domenie osiągnięcie wyższej reputacji:

Oliwia powiedziała:

„Jeśli domena ląduje w spamie, poprawa reputacji wymaga czasu i cierpliwości. Proces może być łatwiejszy w zależności od usługodawcy, z którego korzystasz, a także filtrów spamu, do których trafiasz.

Następnie postępuj zgodnie z tymi trzynastoma najlepszymi praktykami, aby aktywnie zarządzać dobrą reputacją e-mailową i ją utrzymywać:

1. Angażuj zaufane źródła, aby odbudować zaufanie

Odbudowa zaufania jest często pierwszym krokiem. Zacznij od wysłania kilku e-maili do zaufanych źródeł i poproś ich o oznaczenie Twoich e-maili jako „Nie spam” lub udzielenie odpowiedzi na Twoje wiadomości.

To działanie sygnalizuje dostawcom usług e-mail (ESP), że Twoje e-maile są pożądane.

2. Wzbogacaj swoje listy

Aby zachować dobrą reputację, regularnie przeglądaj swoje listy e-mailowe . Usuń każdego, kto zrezygnował z subskrypcji lub tych, którzy nie korzystają już z Twoich e-maili. Zwróć szczególną uwagę na miękkie i twarde odbicia.

Wyczyszczenie listy poprawia reputację domeny e-mail i zapewnia zgodność z wymogami prawnymi.

Możesz łatwo wyczyścić listy e-mailowe za pomocą narzędzi do wzbogacania leadów. Zostały zaprojektowane tak, aby skrócić czas poszukiwania klientów poprzez czyszczenie istniejących list zintegrowanych z Twoim CRM. Jednym z takich narzędzi jest Cognism - Tharsus użył go do wzbogacenia swoich baz danych, co zaowocowało wzrostem współczynnika otwarć od 2-6% do 60%.

3. Zweryfikuj swoją domenę

Musisz upewnić się, że poprawnie skonfigurowałeś uwierzytelnianie domeny. SPF (Sender Policy Framework) to podstawa weryfikująca Twoją tożsamość.

Dodatkowo skonfiguruj DKIM (poczta identyfikowana przez DomainKeys) i DMARC (uwierzytelnianie, raportowanie i zgodność wiadomości w oparciu o domenę), aby jeszcze bardziej uwierzytelnić legalność swojej domeny.

4. Stopniowo zwiększaj głośność

Wysyłając e-maile, zacznij od małych i stopniowo zwiększaj głośność.

Podejście to jest szczególnie istotne w przypadku nowych dziedzin, ponieważ ESP mogą początkowo podchodzić do nich ze sceptycyzmem. Powolny i stały rozwój pomaga budować pozytywną reputację domeny.

5. Docieraj do zainteresowanych kupujących

Masowe wysyłanie zimnych e-maili do potencjalnych klientów, którzy nie pasują do Twojego TAM, nie jest skuteczne w sprzedaży B2B i może stać się biletem w jedną stronę do oznaczenia Twojej domeny e-mail jako spam.

Zamiast spamować odbiorców, segmentuj odbiorców i skup się na tych, którzy rzeczywiście pasują do Twojego rynku docelowego.

6. Wybierz dedykowane adresy IP (jeśli to możliwe)

W przypadku nadawców dużej liczby przesyłek dedykowany adres IP może zmienić zasady gry. Zapobiega to wpływowi działań innych osób na Twoją reputację.

Jeśli jednak wysyłasz mniej niż 10 000 e-maili dziennie, wspólny adres IP może być opłacalny. Upewnij się, że Twój dostawca usług e-mail utrzymuje reputację współdzielonej puli adresów IP.

7. Twórz treści wysokiej jakości i przestrzegaj przepisów

Unikaj treści e-maili, które krzyczą „spam”. Używaj odpowiednich wielkich liter, unikaj nadmiernych wykrzykników i unikaj słów wyzwalających, takich jak „za darmo”, „wygrana” i „gotówka”.

Twoje e-maile powinny zawsze zawierać opcję rezygnacji; gwarantuje to zgodność z przepisami światowymi.

8. Korzystaj z pętli sprzężenia zwrotnego

Jeśli Twoje e-maile nie docierają do skrzynek odbiorczych, wykorzystaj pętle zwrotne dostarczane przez ESP. To cenne narzędzie pozwala szybko zlokalizować problemy z dostawą, naprawić je i chronić swoją reputację poczty e-mail.

9. Zapewnij spójne wzorce wysyłania

Niezbędne jest utrzymywanie przewidywalnego harmonogramu wysyłania wiadomości e-mail. Błędne wzorce wysyłania wiadomości e-mail mogą budzić podejrzenia w przypadku ESP.

Aby budować pozytywną reputację wiadomości e-mail, upewnij się, że częstotliwość wysyłania wiadomości odpowiada oczekiwaniom subskrybentów.

10. Tematyka testu

Twórz tematy, które są pouczające i wciągające. Przetestuj tematy A/B, aby odkryć, który z nich najlepiej przemawia do odbiorców.

Unikaj tematów, które mogą uruchomić filtry spamu i zaszkodzić reputacji Twojego e-maila.

11. Uważaj na czarne listy e-mailowe

Monitoruj czarne listy e-mailowe, aby sprawdzić, czy Twoja domena nie znajduje się na liście. Bycie na czarnej liście może znacząco wpłynąć na dostarczalność wiadomości e-mail.

Jeśli odkryjesz, że Twoja domena znajduje się na liście, natychmiast rozwiąż problem i poproś o usunięcie.

12. Optymalizacja mobilna w celu lepszego dostarczania poczty e-mail

Biorąc pod uwagę coraz większą liczbę urządzeń mobilnych, upewnij się, że Twoje e-maile są dostosowane do urządzeń mobilnych. ESP biorą pod uwagę responsywność urządzeń mobilnych podczas oceny rozmieszczenia wiadomości e-mail, co jest kluczowym aspektem utrzymania pozytywnej reputacji domeny e-mail.

13. Ogranicz skracacze adresów URL

Zachowaj ostrożność, korzystając ze skracaczy adresów URL w swoich wiadomościach e-mail. Niektóre narzędzia do skracania adresów URL są powiązane ze spamerami, co może mieć szkodliwy wpływ na wyniki sprawdzania reputacji domeny e-mail.

Jeśli to możliwe, wybieraj pełne, opisowe linki.

Jak dane mogą pomóc Ci uniknąć złej reputacji poczty e-mail

Dane mogą odegrać kluczową rolę w unikaniu i naprawianiu złej reputacji poczty e-mail.

Kiedy korzystasz z usług dostawcy danych, poważnie traktując jakość i zgodność, znacznie obniżysz współczynnik odrzuceń, dotrzesz tylko do tych, z którymi chcesz się skontaktować, i łatwo zaktualizujesz swoje bazy danych pod kątem dokładności.

Na przykład Plandek wykorzystał poznawstwo do:

• Popraw jakość i wzbogacenie danych o 85%.
• Uzyskaj stały współczynnik dostarczalności wiadomości e-mail na poziomie 95%.

Oni powiedzieli:

„W przypadku innego oprogramowania, które testowaliśmy, z pozoru wszystko wyglądało świetnie, ale szukałem pracowników mojej firmy i było mnie na przykład trzech, a szczegóły też były nieprawidłowe. Od razu więc mogliśmy zobaczyć różnicę.”

„Zaoferowano nam wiele dodatków, ale jedyne, czego potrzebowaliśmy, to wiarygodne dane. Można dodać tak wiele rzeczy, ale jeśli dane nie są aktualne i wysokiej jakości, mija się to z celem”.

Mogą śmiało poszukiwać nowych klientów, wiedząc, że nieprawidłowe dane nie będą miały negatywnego wpływu na kondycję ich domeny e-mail.

Innym sposobem, w jaki dane B2B mogą wpłynąć na Twój autorytet w zakresie poczty e-mail, jest personalizacja i segmentacja list e-mailowych na podstawie różnych kryteriów, takich jak dane demograficzne, lokalizacja, historia zakupów lub poziom zaangażowania.

Dzięki temu możesz wysyłać ukierunkowane i trafne treści do określonych grup, zmniejszając prawdopodobieństwo, że odbiorcy oznaczą Twoje e-maile jako spam.

Co więcej, włączając dane B2B, takie jak imię i nazwisko potencjalnego klienta oraz stanowisko, możesz uczynić je bardziej spersonalizowanymi. Spersonalizowane e-maile charakteryzują się wyższym współczynnikiem zaangażowania, a odbiorcy rzadziej oznaczają je jako spam.

Zawsze upewnij się, że masz wyraźną zgodę na wysyłanie wiadomości e-mail do odbiorców. Istnieje kilka przepisów antyspamowych, takich jak ustawa CAN-SPAM i RODO, które dają potencjalnym nabywcom pewność, że nie zostaną bombardowani wiadomościami spamowymi.

SmartFrame był pod wrażeniem ilości zgodnych danych, którymi dysponuje Cognism. Oni powiedzieli:

„Bardzo przydatne jest to, że możemy uzyskać dostęp do tych danych bez naruszania wytycznych RODO.”

„Wskaźniki dostarczalności wynoszą 93%, czyli dokładnie to, co obiecał Cognism. Nasze współczynniki otwarć HTML wynoszą 25–30% i są wyższe od standardów branżowych.

„Przed wprowadzeniem Cognismu nasze współczynniki otwarć dla e-maili w postaci zwykłego tekstu wahały się w granicach 15–20%. Odkąd korzystamy z Cognismu, nasze współczynniki otwarć wynoszą 40-50%, a w niektórych przypadkach 70%.

„Wskaźniki zaangażowania są bardzo dobre”

Dane marketingowe mogą pomóc Ci w prowadzeniu rejestrów wyrażeń zgody i preferencji, wykazując Twoje zaangażowanie w szanowanie ich wyborów i zmniejszając ryzyko, że Twoje e-maile trafią do śmieci.

Wykorzystując dane do utrzymywania czystej, zaangażowanej i dobrze ukierunkowanej listy e-mailowej oraz postępując zgodnie z najlepszymi praktykami, możesz uniknąć złej reputacji poczty e-mail i zwiększyć skuteczność swoich działań w zakresie marketingu e-mailowego.

Pamiętaj, że pozytywna reputacja w wiadomościach e-mail to ciągły wysiłek, który wymaga stałego monitorowania i dostosowywania w oparciu o spostrzeżenia dostarczane przez dane.

Unikaj złej reputacji poczty e-mail dzięki Cognism

Jeśli obawiasz się zagłębić w szczegóły marketingu e-mailowego, dlaczego nie skorzystać z pomocy ekspertów i uniknąć przy tym szkód w reputacji poczty elektronicznej?

W „Wszystko oprócz podstaw” Przewodnik po marketingu e-mailowym znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć o tworzeniu i wysyłaniu e-maili, które konwertują i nie trafiają do spamu.

Śmiało, przeczytaj i zacznij docierać do zainteresowanych osób we właściwym czasie