Najlepsze praktyki dotyczące onboardingu pracowników

Każda rozwijająca się firma ma solidny dział HR (zasobów ludzkich) jako komitet powitalny dla nowych pracowników. Przyjemna i komfortowa atmosfera w miejscu pracy zależy od tego, jak dobrze ci ludzie radzą sobie z czasochłonnymi i kosztownymi procesami wewnątrz firmy.

Podczas gdy wielu z nich uważa, że ​​ma już ugruntowane praktyki, onboarding pracowników może być dość żmudny i pozostawiać im stos dokumentów dla każdego pracownika.

Proces onboardingu obejmuje ręczne procesy zatrudniania nowych pracowników, które są kluczowe dla zanurzenia się nowych pracowników w kulturze firmy, wraz z określonymi zadaniami i oczekiwaniami związanymi z pracą. Pomaga pracownikom, millenialsom lub doświadczonym pracownikom ocenić, czy firma jest dla nich odpowiednia.

Według badań opublikowanych w Journal of Applied Psychology, wiedza i dostosowanie do kultury firmy są powiązane ze zwiększoną satysfakcją z pracy, zaangażowaniem oraz lepszą wydajnością i rotacją.

Szybko rozpocznij płynne przejście nowych rekrutów do firmy dzięki tym bezproblemowym najlepszym praktykom w zakresie wdrażania pracowników.

Twórz diagramy informacyjne

Badanie z 2005 r. opublikowane w MIT Sloan Management Review potwierdza, że ​​ponad 25% pracujących w Stanach Zjednoczonych zmienia pracę i pracuje w firmie krócej niż rok. Biorąc pod uwagę tę alarmującą liczbę, onboarding pracowników powinien pozostać priorytetem dla działu HR po skutecznej rekrutacji i selekcji.

Dobrze ustrukturyzowany proces onboardingu pracowników może mieć znaczenie, jeśli chodzi o większość uczniów wizualnych.

W trakcie onboardingu nowi pracownicy uczą się lepiej, gdy słowom towarzyszą diagramy. Te pomoce wizualne prowadzą ich do szybszego nawiązywania kontaktów z kulturą firmy. Co więcej, dodanie wizualizacji może zaoszczędzić czas i pieniądze firmy, ponieważ menedżerowie HR mogą ich rutynowo używać w przypadku nowych pracowników.

Wdrażanie pracowników rozpoczyna się przed pierwszym dniem

Skuteczny onboarding pracowników oznacza przygotowanie się przed pierwszym dniem zatrudnienia nowego pracownika, aby zrobić dobre pierwsze wrażenie. Według Towarzystwa Zarządzania Zasobami Ludzkimi najważniejszym dniem w pracy nowego pracownika jest jego pierwszy dzień.

Zrealizuj plan na pierwszy tydzień, aby mieć wszystko na swoim miejscu, gdy pracownicy zgłoszą się do pracy. Spraw, by poczuli się, jakby zadomowili się w pełni wyposażonej przestrzeni roboczej. Jeff Caron, dyrektor ds. cyfrowych w FREE Branding & Advertising, radzi: „Zacznij od posprzątania miejsca pracy i uzupełnij zapasy i narzędzia potrzebne do wykonywania ich pracy pierwszego dnia, takie jak komputer z zainstalowanym oprogramowaniem, odpowiednie listy e-mailowe, logowanie poświadczenia, długopisy, papier, schematy organizacyjne i tym podobne. Im lepiej jesteś przygotowany, tym płynniejsze będzie przejście”.

Jest to świetny, ale prosty przykład schematu organizacyjnego, który możesz wrzucić do „pakietów powitalnych” nowo zatrudnionych pracowników (długopisów, zeszytu, segregatora).

Zwiększ produktywność dzięki platformie współpracy społecznościowej

Przyspiesz proces onboardingu pracowników za pomocą aplikacji do zarządzania projektami i produktywności oraz monitoruj działania lub status zadań w firmie. Dzięki tym aplikacjom możesz przekazać swoim rekrutom komunikat o tym, jak działa organizacja, jednocześnie ustalając zorganizowaną etykę pracy, w której wszystko jest przejrzyste.

Oprócz usprawnionego i skonsolidowanego przepływu pracy, platformy te mogą zoptymalizować produktywność wynikającą z poczucia pracowników, że ich wkład jest mile widziany, a zespół jest lepszy, gdy wszyscy pracują razem.

Upewnij się, że wszyscy Twoi pracownicy, w tym nowi, znajdują się na tej samej stronie, korzystając z platform do współpracy społecznościowej, takich jak Basecamp, Asana i Trello.

Od papierkowej roboty do procesu elektronicznego

Porzuć rozszerzony proces tradycyjnego onboardingu opartego na papierze. Jeśli chcesz łatwiejszego procesu wdrażania, zrezygnuj z papieru. Onboarding online zapewnia spójność rozpowszechnianych informacji i trwały zapis cyfrowy. Pomaga również zapewnić terminowe wypełnianie wymaganych formularzy. Przejście do chmur danych, takich jak Google Drive i Dropbox, może sprawić, że onboarding będzie bardziej wydajny dla obu stron.

Bezpieczna usługa przechowywania i udostępniania plików online, Dysk Google, umożliwia tworzenie dokumentów, udostępnianie plików i współpracę z innymi członkami zespołu. Dropbox to kolejna usługa hostingu plików, która obejmuje oprogramowanie klienckie, przechowywanie danych w chmurze i synchronizację plików między komputerami i telefonami komórkowymi.

Te aplikacje służą jako punkt kompleksowej obsługi, scentralizowana lokalizacja, w której można udostępniać i przechowywać wszystkie istotne pliki i dokumenty. Po co marnować godziny na szukanie zagraconych dokumentów, skoro możesz znaleźć i przeszukać wszystko w jednym miejscu? Oszczędzaj czas i szybko wyszukuj zasoby i materiały firmy, aby uzyskać lepszą pomoc przy wykonywaniu zadań. Łatwo aktualizuj plik bez konieczności drukowania stron i wysyłania kopii do pracowników.

Uczenie się przez innych

Wdrażanie strategiczne nie odbywa się od razu. Skuteczną taktyką jest przydzielenie nowego mentora lub znajomego, do którego się wybierasz. To podejście 1:1 znacznie poprawia doświadczenie onboardingu, ponieważ nowy pracownik zyskuje możliwości uczenia się, które można zastosować w codziennej pracy.

Kolega z biura to inny pracownik, który może udzielić natychmiastowej porady i wskazówek, poza kierownikiem. Paul Grant, dyrektor generalny Royal Essence, podkreśla, że ​​„Każdy nowy pracownik powinien mieć inną osobę oprócz swojego szefa. Taka osoba powinna mieć pełne zrozumienie tajników kultury organizacyjnej i celów firmy – dodaje.

Co więcej, ten mentor pomoże nowemu pracownikowi zbudować sieć indywidualnych zasobów w celu lepszego dostarczania wiedzy w całej firmie. Więcej połączeń przekłada się na integrację i utrzymanie firmy. Według International Journal of Science and Research, jednym z powodów, dla których pracownicy lubią możliwości szkolenia, jest to, że mogą przebywać wśród innych rówieśników i budować koleżeństwo.

Zarządzanie pierwszymi 90 dniami

Ramy sukcesu zaczynają się od wyznaczonych celów firmy. Ilość czasu, jaką masz na zmotywowanie nowych pracowników, jest ograniczona, dlatego konieczne jest skonstruowanie konkretnego planu. Stwórz podstawę rozwoju kariery swoich pracowników, realizując następujące cele:

• Oczekuje się, że w ciągu 30 dni nowy pracownik nauczy się systemu lub narzędzi do zarządzania treścią, weźmie udział w cotygodniowym lunchu zespołu, weźmie udział w szkoleniach firmowych i zrealizuje mały projekt, monitorując rozmowy online i zapoznając się z platformami społecznościowymi.
• Po 60 dniach pracownik powinien przejąć długoterminowe obowiązki, zrealizować duży projekt, przyzwyczaić się do cotygodniowych spotkań i codziennych zadań oraz współpracować z różnymi działami.
• Do ⁹⁰ dnia samodzielnie pracuj nad projektem, przejmuj większe zadania, takie jak rozwój projektu i zarządzaj wszystkimi obowiązkami, jednocześnie trafiając do kalendarza.

Oto przykład wyznaczania celów przez właściciela Computerized AutoPro, Todda Eskowa. Mówi: „Właśnie zatrudniłem nowego sprzedawcę i pod koniec pierwszego miesiąca oczekuję, że będzie on pewnie obsługiwał klientów osobiście lub telefonicznie. Za dwa miesiące powinien bezbłędnie wykonywać wyceny i transakcje, a za mniej więcej cztery miesiące powinien być niezależny we wszystkich aspektach działalności, w kontaktach z dostawcami i pozyskiwaniu nowych klientów”.

To się opłaci

Pracownicy doświadczają różnych rodzajów onboardingu. Niektórym nie udaje się wykonać przyziemnego procesu, podczas gdy innym udaje się zatrzymać lepsze osoby. Prawidłowo definiując proces onboardingu Twojej firmy, projektujesz dobrze dopasowanych rekrutów i skutecznie integrujesz ich z siłą roboczą.

W zamian otwiera to drogę do bardziej stabilnego rozwoju biznesu, harmonijnej współpracy zespołowej, dokładniejszej i bardziej konkretnej wydajności i wdrażania, a ostatecznie do kwitnącego biznesu i długoterminowego sukcesu.

Biografia:

Jane Dizon za dnia zajmuje się marketingiem cyfrowym i pisarką, a nocą jest mamą ninja. Posiada tytuł licencjata pielęgniarstwa, ale jej prawdziwą pasją jest pisanie. Uwielbia pisać o wszystkim, w tym o sprzedaży i marketingu, zdrowiu i fitness, randkach i związkach oraz hackach zwiększających produktywność. Ten post został napisany we współpracy z Paulem Grantem, byłym oficerem rekrutacyjnym, a obecnie właścicielem Royal Essence, firmy zajmującej się świecami pierścionkowymi.