Wszystko, co musisz wiedzieć o systemie śledzenia kandydatów

Podsumowanie: ATS, czyli System Śledzenia Kandydatów, to potężne narzędzie usprawniające proces rekrutacji dla pracodawców. Dogłębnie zrozumiemy, czym jest ATS, jakie są jego zalety i jak może zrewolucjonizować Twój proces rekrutacji.

Czy jesteś zmęczony spędzaniem niezliczonych godzin na przeglądaniu stosów CV i przeprowadzaniu niekończących się rozmów kwalifikacyjnych, aby przekonać się, że żaden z kandydatów nie pasuje do Twojej firmy? Jeśli tak, system śledzenia kandydatów (ATS) może być rozwiązaniem, którego szukasz.

Według JobScan ponad 95% firm z listy Fortune 500 korzysta z ATS. Ponadto badanie wykazało, że 66% większych i 35% mniejszych organizacji polega na ATS w swoich procesach rekrutacyjnych. Te dane są wystarczające, aby podkreślić powszechne przyjęcie technologii ATS w różnych branżach.

W tym obszernym przewodniku porozmawiamy o tym, czym jest ATS, jak to działa, a zwłaszcza o tym, jak stworzyć CV zoptymalizowane pod kątem ATS, aby odnieść sukces podczas następnej rozmowy kwalifikacyjnej.

Co to jest ATS?

Specjaliści HR musieli codziennie zajmować się setkami, jeśli nie tysiącami CV. Aby zmniejszyć obciążenie pracą i usprawnić proces zatrudniania, zaczęli korzystać z ATS.

System śledzenia kandydatów (ATS) to oprogramowanie, które pomaga zarządzać całym procesem rekrutacji — od przyjmowania i sortowania CV po planowanie rozmów kwalifikacyjnych i składanie ofert pracy. Głównym celem ATS jest centralizacja wszystkich danych związanych z rekrutacją w jednym miejscu, ułatwiając rekruterom i menedżerom ds. Zatrudnienia śledzenie i ocenę kandydatów.

Jak działają systemy śledzenia kandydatów?

Oprogramowanie ATS działa poprzez elektroniczne skanowanie i sortowanie życiorysów na podstawie określonych słów kluczowych, kwalifikacji i innych kryteriów określonych przez pracodawcę.

Gdy prześlesz swoje CV za pośrednictwem internetowego portalu aplikacyjnego, zostanie ono przeanalizowane i zapisane w bazie danych ATS. Następnie system analizuje Twoje CV pod kątem opisu stanowiska, aby określić, czy spełniasz minimalne wymagania do dalszego rozpatrzenia.

Na przykład, jeśli firma szuka kandydata o silnych umiejętnościach komunikacyjnych, ATS wyszuka w przesłanych życiorysach słowa takie jak komunikacja, komunikacja interpersonalna lub wystąpienia publiczne. Jeśli CV kandydata zawiera te słowa kluczowe, zostanie to odnotowane jako potencjalne dopasowanie do oferty pracy. Następnie aplikacja zostanie przekazana do kierownika ds. rekrutacji w celu dalszego rozpatrzenia.

Etapy procesu ATS

Zasadniczo proces ATS obejmuje cztery etapy.

1. ATS otrzymuje zapotrzebowanie na pracę, które zawiera szczegółowe informacje na temat stanowiska, w tym nazwę stanowiska, pożądane umiejętności i niezbędne doświadczenie.
2. Na podstawie tych informacji generuje profil idealnego kandydata.
3. Kiedy kandydaci przesyłają swoje CV, ATS analizuje je, porządkuje i ocenia na podstawie ich zgodności z profilem.
4. Następnie menedżerowie ds. rekrutacji identyfikują najbardziej kompetentnych kandydatów i przekazują ich do procedury rekrutacyjnej.

Uwaga: Rekruterzy często używają kluczowych umiejętności i tytułów stanowisk jako kryteriów filtrowania życiorysów

Znaczenie odpowiednich słów kluczowych w Twoim CV

Słowa kluczowe są kluczowym elementem procesu poszukiwania pracy. Umieszczając odpowiednie słowa kluczowe w swoich życiorysach, kandydaci zwiększają swoje szanse na zostanie zauważonym zarówno przez systemy śledzenia kandydatów (ATS), jak i osoby rekrutujące.

Ponieważ te słowa kluczowe działają jak filtr podczas wstępnego procesu selekcji, ważne jest, aby kandydaci starannie dostosowali swoje CV za pomocą odpowiednich słów kluczowych, aby wykazać, że nadają się na to stanowisko.

Aby zidentyfikować właściwe słowa kluczowe, możesz uważnie przeczytać opis stanowiska i poszukać typowych terminów i zwrotów używanych w całym tekście. Jednak ważne jest, aby używać tych słów kluczowych autentycznie i tylko wtedy, gdy rzeczywiście odzwierciedlają one Twoje umiejętności i doświadczenie.

Uwaga: Optymalizacja CV za pomocą odpowiednich słów kluczowych zwiększa Twoje szanse na przyciągnięcie uwagi rekrutera.

Optymalizacja CV pod kątem ATS

Optymalizacja CV pod kątem ATS (Applicant Tracking Systems) jest niezbędna, aby zwiększyć Twoje szanse na zostanie zauważonym przez pracodawców. Oto kilka wskazówek, dzięki którym Twoje CV będzie przyjazne ATS:

• Używaj standardowych formatów CV, takich jak Word lub PDF, aby zachować zgodność z większością systemów ATS
• Unikaj używania obrazów, wykresów lub grafiki, które mogą utrudniać oprogramowaniu ATS odczytanie Twojego CV
• Zoptymalizuj formatowanie CV, używając wyraźnych nagłówków, wypunktowań i standardowych czcionek
• Strategicznie włącz odpowiednie słowa kluczowe do swojego CV
• Dostosuj swoje CV do każdej aplikacji, aby dopasować ją do konkretnych wymagań stanowiska
• Użyj standardowych nagłówków sekcji, takich jak „Doświadczenie zawodowe”, „Wykształcenie” i „Umiejętności”, aby pomóc ATS prawidłowo sklasyfikować Twoje informacje
• Literówki i błędy ortograficzne mogą zmniejszyć Twoje szanse na przejście przez ekran ATS, więc dokładnie sprawdź błędy przed przesłaniem CV
• Trzymaj się czystego, prostego układu ze standardowymi czcionkami i unikaj grafiki lub tabel, które mogą zmylić zdolność parsowania systemu

Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, możesz zwiększyć prawdopodobieństwo, że Twoje CV przejdzie przez kontrolę ATS i dotrze do rąk menedżerów ds. rekrutacji.

Uwaga: Strategicznie włącz odpowiednie słowa kluczowe do swojego CV, aby zwiększyć jego widoczność i zwiększyć swoje szanse na pomyślne przejście kontroli ATS.

ATS vs CRM: zrozumienie różnicy

Podczas zatrudniania kandydatów działy HR korzystają z dwóch różnych systemów:

• System zarządzania relacjami z klientami (CRM), oraz
• System śledzenia kandydatów (ATS)

Porozmawiajmy szybko o każdym z systemów.

ATS, czyli Application Tracking System , pomaga usprawnić i zautomatyzować proces rekrutacji. Pozwala zespołom HR publikować oferty pracy, śledzić kandydatów, zarządzać CV i planować rozmowy kwalifikacyjne. Z drugiej strony systemy CRM to narzędzia wykorzystywane w rekrutacji do znajdowania i łączenia się z potencjalnymi kandydatami, którzy nie aplikowali jeszcze do pracy w Twojej firmie.

Rozwiązania CRM oferują funkcje, takie jak e-mail marketing, planowanie i narzędzia komunikacyjne, które pomagają budować relacje z tymi kandydatami. Korzystając z systemu CRM, rekruterzy mogą dotrzeć do potencjalnych kandydatów i nawiązać z nimi kontakt, zanim jeszcze zgłoszą się do pracy.

Kluczowe cechy systemu śledzenia kandydatów

ATS oferuje różne funkcje, które pomagają pracodawcom optymalizować działania rekrutacyjne. Niektóre z kluczowych funkcji oprogramowania ATS obejmują:

• Skanowanie słów kluczowych: rozwiązania ATS wykorzystują algorytmy dopasowywania słów kluczowych do porównywania treści opisów stanowisk z życiorysami. Rozwiązania te pomagają zidentyfikować kandydatów, których umiejętności i doświadczenie ściśle odpowiadają wymaganiom stanowiska.
• Analiza życiorysów: Systemy te mogą wyodrębniać istotne informacje z życiorysów i porządkować je w standardowym formacie, ułatwiając rekruterom przeglądanie i tworzenie krótkiej listy kandydatów.
• Zautomatyzowana weryfikacja: ATS automatyzuje proces wstępnej selekcji, odfiltrowując niewykwalifikowanych kandydatów na podstawie wcześniej zdefiniowanych kryteriów. Oszczędza to czas i wysiłek rekruterów, koncentrując się na wykwalifikowanych kandydatach.
• Raportowanie i analityka: może generować raporty i analizy dotyczące różnych aspektów procesu rekrutacji, takich jak czas do obsadzenia, efektywność źródła, wskaźniki różnorodności itp. Te spostrzeżenia pomagają rekruterom mierzyć sukces ich wysiłków rekrutacyjnych i tworzyć oparte na danych decyzje.
• Komunikacja i współpraca: Narzędzia ATS często obejmują narzędzia do komunikacji i współpracy, takie jak szablony wiadomości e-mail, planowanie rozmów kwalifikacyjnych i funkcje przesyłania wiadomości do kandydatów. Usprawnia to komunikację między rekruterami, kierownikami ds. rekrutacji i kandydatami w całym procesie rekrutacji.
• Wbudowany CRM: Niektóre zaawansowane systemy ATS zawierają moduły zarządzania relacjami z klientami (CRM) do zarządzania relacjami z potencjalnymi kandydatami, którzy mogą jeszcze nie aplikować aktywnie na stanowiska.
• Pozyskiwanie na wielu platformach: narzędzia te pomagają rekruterom w wyszukiwaniu potencjalnych kandydatów za pośrednictwem różnych kanałów, w tym tablic ogłoszeń, platform mediów społecznościowych i poleceń pracowników. Poszerza to zasięg i potencjalną pulę kandydatów, ułatwiając znalezienie wykwalifikowanych kandydatów.

Uwaga: integracja ATS z tablicami ofert pracy zwiększa zasięg ofert pracy, przyciągając szerszą pulę kandydatów.

Dokładność oprogramowania ATS

Oprogramowanie ATS (Applicant Tracking System) zyskało ogromną popularność w procesie rekrutacji, oferując rekruterom wydajność i wygodę. Jednak jego dokładność jest nadal pytaniem.

Badanie przeprowadzone przez Harvard Business Review wykazało, że aż 88% rekruterów uważa, że ​​system lekceważy wykwalifikowanych kandydatów, którzy nie spełniają idealnie kryteriów słów kluczowych wymienionych w opisie stanowiska.

To duże poleganie na słowach kluczowych często powoduje, że cenne umiejętności, doświadczenie i kwalifikacje potencjalnych kandydatów są pomijane, co powoduje utratę szans zarówno dla kandydatów, jak i pracodawców.

Chociaż ATS ma swoje zalety, wciąż istnieje wiele możliwości poprawy, aby zapewnić uczciwe i integracyjne praktyki zatrudniania.

Uwaga: Pracodawcy mogą wyróżnić się na tle konkurencji, wykorzystując integracje ATS do szybkiego i efektywnego zatrudniania.

Kto korzysta z ATS

Oprogramowanie ATS jest szeroko stosowane przez firmy różnej wielkości i z różnych branż w celu usprawnienia procesów rekrutacyjnych. Od małych firm po duże przedsiębiorstwa, oprogramowanie ATS pomaga działom HR i menedżerom ds. rekrutacji skutecznie zarządzać napływem życiorysów i podań o pracę. Oto kilka z nich:

• Rekruterzy i specjaliści HR
• Zatrudnianie menedżerów
• Właściciele małych firm
• Duże korporacje
• Agencje zatrudnienia

Oprogramowanie ATS pomaga zarządzać napływem CV i wniosków o pracę. Dzięki automatyzacji zadań, takich jak analizowanie życiorysów, sprawdzanie kandydatów i planowanie rozmów kwalifikacyjnych, rozwiązania ATS oszczędzają czas i zasoby, zapewniając jednocześnie uczciwy i wydajny proces rekrutacji.

Dlaczego pracodawcy używają ATS

ATS pomaga pracodawcom zaoszczędzić czas i wysiłek podczas przeglądania aplikacji. Przy rosnącej liczbie kandydatów na każde stanowisko ręczne przeglądanie życiorysów byłoby przytłaczającym zadaniem. Firmy mogą zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze, korzystając z tych zautomatyzowanych systemów, które usprawniają proces zatrudniania.

Pracodawcy używają oprogramowania ATS, ponieważ pomaga ono w następujących kwestiach:

• Ułatwienie bezproblemowej komunikacji między menedżerami ds. zatrudniania
• Przyspieszenie procesu weryfikacji kandydatów
• Minimalizacja czasu traconego na powtarzalne zadania
• Poprawa wskaźnika zatrudnienia netto
• Zwiększanie zaangażowania kandydatów
• Lepszy przegląd aplikacji
• Uproszczenie publikowania ofert pracy
• Obniżenie kosztu wynajmu
• Podniesienie ogólnej jakości wynajmu

Uwaga: Oprogramowanie ATS sprawia, że ​​rekrutacja jest bardziej wydajna i przyspiesza ją, co skutkuje oszczędnością czasu i kosztów dla firm.

Przyszłość ATS

Sztuczna inteligencja (AI) rewolucjonizuje systemy śledzenia kandydatów (ATS) w ciągle zmieniającym się świecie rekrutacji.

Ponieważ sztuczna inteligencja jest biegła w sprawdzaniu życiorysów, wykrywaniu potencjalnych kandydatów, a nawet przeprowadzaniu wstępnych rozmów kwalifikacyjnych, przyszłość obiecuje jeszcze większą integrację. ATS zamierza bezproblemowo połączyć się z platformami społecznościowymi, takimi jak LinkedIn. Pomoże zidentyfikować zarówno aktywnych, jak i pasywnych kandydatów, którzy idealnie pasują na wolne stanowiska.

Ponadto wprowadzenie chatbotów opartych na sztucznej inteligencji zapewni szybkie odpowiedzi i cenne informacje w całym procesie składania wniosków. Wykorzystując sztuczną inteligencję, rekrutacja zdecydowanie zmierza do tego, by stać się szybszą, łatwiejszą i niewiarygodnie wydajną dla wszystkich zaangażowanych stron.

Uwaga: Pozwól swojemu ATS wykonać ciężkie zadania — zautomatyzuj powtarzalne zadania, aby zaoszczędzić czas i zasoby.

Tworzenie CV zoptymalizowanego pod kątem ATS

Aby skutecznie poruszać się po ATS i zabezpieczyć rozmowę kwalifikacyjną, kluczowe jest stworzenie dobrze przygotowanego CV. Bierze pod uwagę zarówno algorytmy ATS, jak i ludzi rekrutujących obsługujących system.

Oto nasze proste wskazówki dotyczące tworzenia CV zoptymalizowanego pod kątem ATS :

1. Dostosuj swoje CV dla każdego podania o pracę, aby było zgodne z opisem stanowiska.
2. Zoptymalizuj swoje CV za pomocą odpowiednich słów kluczowych zarówno w wersji długiej, jak i akronimowej, aby ułatwić wyszukiwanie. (Na przykład użyj zarówno „Bachelor in Business Administration”, jak i BBA, jeśli to możliwe)
3. Wybierz chronologiczne lub hybrydowe formaty CV zamiast formatów funkcjonalnych.
4. Unikaj używania tabel lub kolumn, aby zapobiec błędom analizy.
5. Wybierz tradycyjne czcionki CV, takie jak Georgia, Helvetica i Garamond.
6. Trzymaj się standardowych nagłówków sekcji CV, aby uzyskać przejrzystość i prostotę.

Uwaga: Spersonalizuj swoje CV, aby zawierało odpowiednie słowa kluczowe i prezentowało wymierne osiągnięcia w aplikacji przyjaznej dla ATS.

Wady i ograniczenia ATS

Chociaż ATS znacznie usprawnia proces rekrutacji, nie jest to system doskonały. Kandydaci muszą znać jego ograniczenia, takie jak potencjalne fałszywe negatywy lub pozytywy. Poniżej przedstawiono niektóre ograniczenia oprogramowania ATS:

1. Poleganie na słowach kluczowych: systemy ATS w dużej mierze opierają się na słowach kluczowych, co może przeoczyć wykwalifikowanych kandydatów, którzy mogą używać innej terminologii.
2. Ograniczenia formatowania: Złożone formatowanie lub kreatywne CV mogą nie zostać poprawnie przeanalizowane przez ATS, co prowadzi do utraty wizualnego wpływu na kandydatów.
3. Potencjalna stronniczość: Jeśli oprogramowanie ATS nie zostanie odpowiednio skalibrowane, może wprowadzić stronniczość w oparciu o takie czynniki, jak płeć, rasa lub poziom wykształcenia.
4. Brak możliwości oceny umiejętności miękkich: systemy ATS koncentrują się przede wszystkim na umiejętnościach twardych i dopasowaniu słów kluczowych, co utrudnia ocenę umiejętności miękkich kandydata, takich jak zdolności interpersonalne i komunikacyjne.
5. Usterki techniczne: Jak każde oprogramowanie, w systemach ATS mogą wystąpić problemy techniczne, które skutkują opóźnieniami lub niewłaściwą obsługą aplikacji.

Często zadawane pytania dotyczące systemu śledzenia kandydatów (ATS)