Wyjaśnienie kontroli podatkowych małych firm

Martwisz się możliwością przeprowadzenia kontroli podatkowej małej firmy lub nie wiesz, jak one działają? Nie jesteś sam. Na samą myśl o kontroli podatkowej nawet najbardziej doświadczonego właściciela małej firmy wzdryga się. Aby złagodzić niektóre z Twoich zmartwień, stworzyliśmy ten przewodnik, który poprowadzi Cię przez podstawy audytu i pokaże, jak go uniknąć.

Co to jest kontrola podatkowa firmy?

Audyt podatkowy małej firmy to dogłębna weryfikacja dokumentacji finansowej firmy w celu sprawdzenia, czy prawidłowo zgłosiła ona dochody, wydatki i zobowiązania podatkowe. Przyjrzą się wpływom i wydatkom pieniędzy oraz porównają je z liczbami z poprzednich lat i podobnymi firmami, aby sprawdzić, czy występują jakieś sygnały ostrzegawcze.

Dlaczego możesz zostać oznaczony do kontroli

Ogólne kryteria kontroli podatkowej stosowane przez agencję ratingową to „zeznania podatkowe, które są uważane za obarczone wysokim ryzykiem nieprzestrzegania przepisów”. Są to zatem zeznania zawierające błędy lub wyraźnie niezgodne z wymogami podatkowymi. Na przykład, jeśli informacje na Twoim zeznaniu nie zgadzają się z informacjami otrzymanymi z innych źródeł, np. na odcinkach T4, istnieje większe prawdopodobieństwo, że zostaniesz skontrolowany.

Istnieje jednak również ryzyko, że system komputerowy agencji ratingowej losowo wybierze Cię do audytu. Może to być spowodowane na przykład nagłym wzrostem dochodów lub wydatków firmy.

Jak działa kontrola podatkowa małych firm

Jeśli zostaniesz wybrany do audytu, audytor agencji ratingowej skontaktuje się z Tobą mailowo lub telefonicznie. Poinformują Cię, które lata zostały wybrane oraz o dacie, godzinie i miejscu audytu. Zazwyczaj mają one miejsce w miejscu prowadzenia działalności lub w biurze agencji ratingowej. Audytorzy nigdy nie poproszą Cię o przesłanie dokumentów pocztą elektroniczną i zawsze przekażą Ci szczegółowe potwierdzenia wszelkich zapisów, które muszą sprawdzić.

Audytor poprosi Cię o dokumentację biznesową i osobistą. Ale na co chcą patrzeć?

• Biznes — Twoje księgi rachunkowe, zapisy płacowe, faktury, rachunki, umowy i wyciągi bankowe.
• Osobiste – Twoje wyciągi bankowe, dokumenty hipoteczne i wyciągi z kart kredytowych dla Ciebie, Twojego współmałżonka i Twojej rodziny.

Przygotowanie do audytu

Zanim się rozpocznie, musisz potwierdzić, które lata podatkowe są poddawane audytowi, która firma jest poddawana audytowi (jeśli masz więcej niż jedną) i jakie konkretne zapisy audytor chce zobaczyć.

Jeśli audyt odbywa się w pracowitym dla Twojej firmy okresie w roku i chcesz być dostępny podczas audytu, możesz poprosić o jego przedłużenie. Jeśli prośba jest uzasadniona, powinna zostać uwzględniona.

Proces audytu

W kontaktach z audytorami pamiętaj, aby zachować się miło i uprzejmie. Zapewnij puste biurko w cichym kącie i staraj się ograniczyć zadawanie pytań tylko do siebie i swojego księgowego lub księgowego. Nie bój się zadawać pytań, jeśli potrzebujesz pomocy w zrozumieniu, czego szukają. Zawsze lepiej zapytać niż dać błędną odpowiedź.

Jak długo będzie trwał proces? Według raportu CBC , po zebraniu i zweryfikowaniu wszystkich dokumentów, kontrola podatkowa małych przedsiębiorstw trwa około 314 dni. Nie przejmuj się więc, jeśli proces potrwa dłużej, niż się spodziewasz.

Co się stanie, jeśli nie zgodzisz się z oceną?

Jeżeli po zakończeniu procesu nie zgadzasz się z oceną audytora, masz prawo wnieść sprzeciw. Złożenie sprzeciwu oznacza, że ​​dodatkowe podatki będziesz musiał zapłacić dopiero po jego rozstrzygnięciu. Możesz zgłosić swój sprzeciw online, korzystając ze strony internetowej agencji ratingowej.

Wskazówki, jak uniknąć kontroli podatkowej

Liczba przedsiębiorstw faktycznie objętych audytem jest niewielka. Jak wynika z raportu CBC, w roku 2020/2021 skontrolowano jedynie 11 328 przedsiębiorstw. Jednak niezależnie od tego, jak mała jest ta liczba, większość właścicieli firm wolałaby ich całkowicie uniknąć.

Chociaż nie ma gwarantowanego sposobu na uniknięcie ich, oto kilka sygnałów ostrzegawczych, których należy unikać i zmniejszać swoje szanse.

1. Bądź dokładny, dokładny i schludny – niechlujne zwroty i błędy matematyczne są powodem do niepokoju, zwłaszcza jeśli prowadzisz firmę, w której jest dużo gotówki. Korzystanie z oprogramowania księgowego, takiego jak QuickBooks , sprawia, że ​​zwrot wygląda bardziej profesjonalnie i pomaga uniknąć błędów. Oznacza to również, że jeśli agencja ratingowa przesłucha Cię w jakiejkolwiek sprawie dotyczącej Twoich zeznań, łatwiej będzie Ci udowodnić, że masz rację.
2. Bądź konkretny – unikaj niejasnych kategorii wydatków biznesowych. Chociaż nagłówki takie jak „Różne” mogą być łatwiejszym i szybszym sposobem grupowania wydatków, jest to również czerwona lampka, jeśli ubiegasz się o duże odliczenia w tej kategorii.
3. Nie zaokrąglaj liczb – podobnie jak w przypadku kategorii, Twoje liczby również powinny być konkretne. Łatwiej jest zsumować sumy za pomocą zaokrąglonych liczb, ale niespójności w kwotach podlegających opodatkowaniu będą wyglądać wątpliwie.
4. Złóż wniosek na czas – złożenie wniosku o przedłużenie jest proste, więc nie ma powodu, aby przegapić pierwotny termin. Pamiętaj, że wszelkie należne Ci pieniądze są nadal należne w pierwotnym terminie, dodatkowy czas przeznaczony jest na załatwienie formalności.
5. Pamiętaj, aby ubiegać się o prawidłowe odliczenie z tytułu home-office – istnieją dwa sposoby, aby się o to ubiegać: metoda szczegółowa lub metoda ryczałtowa. Chociaż szczegółowa metoda może skutkować bardziej znaczącym odliczeniem, musisz upewnić się, że masz prawidłowe dokumenty potwierdzające i obliczenia. Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź stronę wydatków biura agencji ratingowych i kalkulator online .
6. Unikaj twierdzenia, że ​​pojazd jest w 100% wykorzystywany do celów służbowych — agencja ratingowa wie, że większość ludzi nie będzie w 100% używać samochodu do celów służbowych. Jeśli więc zgodnie z prawem używasz pojazdu wyłącznie do celów służbowych, prowadź rejestr przejechanych kilometrów, dat jego używania, dokąd jedziesz i dlaczego.
7. Nadmierne wydatki na posiłki i rozrywkę – jeśli jest to rok, w którym poświęcasz się rozwojowi biznesu i znacznie zwiększyłeś wydatki na posiłki i rozrywkę, pamiętaj o dołączeniu do nich dat, godzin, imion i uzasadnień.
8. Zapłać członkom rodziny stałą stawkę – jeśli Twoje dziecko lub współmałżonek pracuje w firmie rodzinnej, upewnij się, że ich zarobki odpowiadają obecnym stawkom. Nadpłaty za usługi i brak dokumentów potwierdzających to sygnały ostrzegawcze.
9. Ponoszenie powtarzających się strat? Okazuj oczekiwanie zysku – wiele firm ponosi straty, szczególnie we wczesnych latach. Jeśli jednak zaobserwowałeś wieloletnie straty, szczególnie jeśli zostały one wykorzystane do zrównoważenia innych zysków lub zarobków, zostaniesz poproszony o wykazanie uzasadnionych oczekiwań dotyczących zysku .
10. Czy Twoje zeznania podatkowe są spójne? – Będziesz musiał złożyć zeznanie GST/PST, zgłosić podatki od wynagrodzeń i wypełnić zeznanie podatkowe od osób prawnych. Przed ich złożeniem upewnij się, że zgłaszane dochody są spójne we wszystkich zgłoszeniach.
11. Popraw swój zwrot, jeśli zauważyłeś błąd lub pominięcie – to proste i warte wysiłku. Pamiętaj, że dokładność i przejrzystość to najlepsza obrona przed przyciąganiem uwagi, której nie chcesz.
12. Zasięgnij profesjonalnej porady – rozważ skorzystanie z profesjonalnej porady eksperta podatkowego lub księgowego, aby upewnić się, że Twoje zeznanie podatkowe jest dokładne i zgodne z prawem.

W podsumowaniu

Zrozumienie procesu audytu i podjęcie kroków w celu zmniejszenia ryzyka jest niezbędne. Dokładne raportowanie dochodów, prowadzenie szczegółowej dokumentacji finansowej, ubieganie się o odpowiednie odliczenia, raportowanie wszystkich działań biznesowych i zasięganie profesjonalnej porady pomoże Ci zapewnić zgodność swojej firmy z przepisami podatkowymi.

Pamiętaj, że jeśli zostaniesz wybrany do audytu, w Twoim najlepszym interesie jest niezwłoczna reakcja, zebranie niezbędnych informacji i współpraca z agencją ratingową.

Small Business BC jest tutaj, aby Ci pomóc

SBBC to centrum zasobów non-profit dla małych firm z siedzibą w Kolumbii Brytyjskiej. Niezależnie od tego, jakie jest Twoje wyobrażenie o sukcesie, jesteśmy tutaj, aby zapewnić całościowe wsparcie i zasoby na każdym etapie tej podróży. Sprawdź naszą ofertę webinariów biznesowych , edukację e-learningową na żądanie , porady Porozmawiaj z ekspertem lub przejrzyj nasze artykuły biznesowe .