Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt? | #37 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Studium wykonalności jest kluczowym krokiem w ustaleniu, czy proponowany projekt jest opłacalny i wart realizacji. Obejmuje ocenę aspektów technicznych, finansowych, organizacyjnych i prawnych projektu, a jego celem jest stwierdzenie, czy projekt ma wystarczające szanse na pomyślną i terminową realizację.

Studium wykonalności – spis treści:

1. Wstęp
2. Jak przygotować studium wykonalności?
3. Jakie dane warto uwzględnić w studium wykonalności?
4. Streszczenie

Wstęp

Studia wykonalności były stosowane w Europie od czasów Cesarstwa Rzymskiego, kiedy inżynierowie prowadzili je w celu określenia wykonalności budowy infrastruktury, takiej jak drogi i akwedukty.

Jednym ze źródeł omawiających studia wykonalności w starożytności jest książka „Studia wykonalności: starożytne korzenie, współczesne zastosowania” autorstwa Davida G. Luenbergera. Autor wymienia nie tylko Rzymian – podaje też przykłady, jak starożytni Egipcjanie i Chińczycy stosowali podobne metody oceny wykonalności projektów na dużą skalę, takich jak budowa piramid i Wielkiego Muru Chińskiego.

Niektóre zasady i techniki przygotowania studium z czasów starożytnych są nadal stosowane. To, co najważniejsze, pozostało niezmienne: przygotowując badanie, Kierownik Projektu powinien jasno określić, co projekt ma osiągnąć, jakie widzi szanse i zagrożenia oraz wskazać metody, którymi się posłużył, aby uzyskać dane zawarte w badaniu.

Jednak w przeciwieństwie do swoich starożytnych poprzedników, dzisiejsi Project Managerowie nie mogą poprzestać na jednym studium wykonalności. Zwykle podstawowy dokument jest przygotowywany na etapie inicjowania projektu, ale zawarte w nim dane i wytyczne są aktualizowane w miarę osiągania kamieni milowych lub gdy zachodzą ważne zmiany rynkowe.

Jak przygotować studium wykonalności?

Aby przygotować studium wykonalności, należy wykonać kilka kluczowych kroków:

1. Określ cele i zakres projektu.
2. Przeprowadź analizę rynku.

   Celem analizy jest określenie rynku docelowego – odbiorców, ich wielkości i dostępności, a także wielkości konkurencji. Istotne jest również oszacowanie potencjalnego zapotrzebowania na rezultaty projektu. Jej przygotowanie może wiązać się z przeprowadzeniem wstępnych ankiet wśród grupy docelowej.

3. Oceń wykonalność techniczną. Ocena technicznej wykonalności powinna obejmować udzielenie odpowiedzi na dwa kluczowe pytania:

A) Czy organizacja posiada technologie i zasoby niezbędne do realizacji projektu?

B) Czy zakres projektu obejmuje stworzenie lub adaptację dostępnych technologii do wdrożenia? A jeśli tak, to jakie zagrożenia wiążą się z tworzeniem lub modyfikacją tych rozwiązań?

4. Oceń ryzyko finansowe.

   Ryzyko finansowe pełni różną rolę w zależności od rodzaju projektu. Jeśli jego wyniki mają być źródłem dochodu, najważniejszym pytaniem interesariuszy jest: „Czy jest to opłacalne finansowo?” Jeśli natomiast projekt dotyczy np. modernizacji lub wdrożenia badań, ryzyko finansowe związane jest z planowanymi efektami wdrożenia zaplanowanych rozwiązań.

   W takim przypadku należy odpowiednio sformułować pytanie: „W jakim czasie inwestycja w projekt się zwróci, biorąc pod uwagę zakładaną poprawę efektywności po modernizacji?” lub „Jak ryzyko niepowodzenia projektu badawczego przekłada się na potencjalne powstanie patentu z potencjałem wdrożeniowym, jeśli zakończy się sukcesem?”.

5. Rozważ wykonalność z punktu widzenia organizacji. Tutaj ważne pytania to:

A) Jakie zmiany są niezbędne do funkcjonowania organizacji, aby zrealizować projekt?

B) Jak wpłyną one na obecny tryb działania organizacji?

C) Jakie zasoby trzeba będzie wykorzystać w inny sposób?

6. Weź pod uwagę aspekty prawne.

   Będzie to szczególnie ważne w projektach, których realizacja odbywa się w przestrzeni publicznej lub takich, których realizacja obejmuje dziedziny wymagające specjalnych pozwoleń – np. medycyna, technologie mogące zagrażać środowisku czy działania wymagające wykorzystania danych osobowych.

7. Przygotuj raport.

   Studium wykonalności jest dokumentem, który jest najczęściej przedstawiany kierownictwu organizacji. Dlatego tak ważne jest przygotowanie podsumowania, w którym znajdą się najważniejsze informacje i dane, a także rekomendacje Project Managera dotyczące dalszych działań.

Jakie dane warto uwzględnić w studium wykonalności?

Aby studium wykonalności było bardziej wiarygodne, Kierownik Projektu powinien przeprowadzić lub zlecić badania w celu uzyskania:

• kosztorysy materiałów, robocizny, sprzętu i oprogramowania
• projekcje finansowe dochodów i wydatków z uwzględnieniem inflacji i wahań cen
• specyfikacje techniczne i możliwości wymaganej technologii
• informacje na temat wszelkich odpowiednich przepisów lub wymogów prawnych
• dane rynkowe , w szczególności:
• grupę docelową rezultatów projektu – ich preferencje, środki komunikacji, zamożność m.in.
• popyt i nasycenie rynku
• trendy i zmiany

Możesz uzyskać szczegółowe analizy oparte na dużych zbiorach danych poprzez raporty publikowane przez agencje specjalizujące się w badaniach rynku, takie jak:

• Gartnera
• IPSOS
• Nielsena
• IQVIA
• Kantar

Warto pamiętać, że dane w studium wykonalności muszą być aktualne dla projektów długoterminowych. Jest to kluczowy krok w procesie niezawodnego rozwoju projektu, który w dłuższej perspektywie może zaoszczędzić wiele czasu i zasobów dzięki wczesnej identyfikacji potencjalnych problemów.

Streszczenie

Studium wykonalności jest kluczowym dokumentem pozwalającym określić, czy proponowany projekt jest opłacalny i wart realizacji. Obejmuje ocenę aspektów technicznych, finansowych i operacyjnych projektu oraz ma na celu ustalenie, czy można go ukończyć. Wczesne wykrycie potencjalnych problemów pozwoli na szybką reakcję, zmianę celów lub priorytetów projektu oraz oszczędność czasu i zasobów.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami