Kto kontroluje Twoje pierwsze wrażenie w biznesie?

Ostatnia aktualizacja: 2 marca 2021 r.

W każdej firmie, do której klienci mogą zadzwonić lub zostać wezwani, istnieje szansa na zaoferowanie im pierwszego wrażenia w biznesie. To wrażenie odzwierciedla cechy rozwijającej się firmy. Niezależnie od tego, czy jest to obsługa klienta, rozmowa telefoniczna, czy pierwsza rozmowa, głos i postawa, z jaką witają klienta, mają na niego wpływ. To albo zbuduje pozytywną relację, albo zniszczy reprezentację firmy, zanim relacja zacznie się budować. Startupy powinny zdawać sobie z tego sprawę na wczesnym etapie i upewnić się, że pierwszym wrażeniem w biznesie zajmuje się przeszkolony, doświadczony recepcjonista.

Jakie są obowiązki recepcjonisty?

Większość ludzi zakłada, że ​​jedynym obowiązkiem recepcjonisty jest odbieranie telefonów. Opis stanowiska recepcjonisty lub pracownika recepcji może się znacznie różnić w zależności od firmy. Odbieranie telefonów to zwykle niewielki procent ogromnej listy codziennych zadań, którymi zajmują się ci ważni pracownicy. Oto kilka przykładów zaledwie kilku obowiązków recepcjonisty:

Zgadłeś, odbierając telefony

• Rozmowy wychodzące
• Zamawianie i zarządzanie artykułami biurowymi
• Zarządzanie zdarzeniami
• Zarządzanie higieną biura
• Codzienne monitorowanie listy pracowników
• Codzienne śledzenie pracowników
• Ogólne szkolenie pracowników
• Planowanie spotkań z klientem
• …za dużo, żeby to wszystko wymienić!

Na stanowisku recepcjonisty zwykle nie jest łatwo znaleźć czas wolny, a czasem nawet przerwę, chyba że istnieje większa siła robocza recepcjonistów, którzy mogą zająć się, gdy ktoś jest niedostępny. Jednak w przypadku firm, w których jedyny recepcjonista obsługuje recepcję i telefony, może być trudno zastąpić wiele obowiązków, które mają, gdy są nieobecni. Choć może się wydawać, że produkcja, to zespół jest tym, co utrzymuje piłkę w biznesie, ta piłka nigdy nie nabiera ani nie utrzymuje tempa bez rozpoczęcia od pracownika recepcji. Kliknij, aby tweetować

Etykieta recepcjonistki

Jak wspomniano na początku tego artykułu, recepcjonistki to pierwsze wrażenie w biznesie. Z tego powodu pracownik recepcji potrzebuje czegoś więcej niż tylko „naprawdę ładnej” cechy. Recepcjonistka musi również być osobą o największej wiedzy, z którą można porozmawiać o wewnętrznych działaniach firmy i jej wartościach. Muszą również być wykształceni w zakresie kontaktu telefonicznego, e-mailowego i etykiety twarzą w twarz podczas rozmów z potencjalnymi klientami i innymi osobami.

Obejmuje to zrozumienie „właściwego sposobu” witania klientów podczas rozmów telefonicznych lub sposobu rozpoczynania i kończenia wiadomości e-mail, w zależności od standardów firmy. A co najważniejsze, jak reprezentować biznes podczas spotkań z klientami i leadami w środowisku fizycznym lub wirtualnym. Pracownik recepcji jest swego rodzaju wzorem do naśladowania w firmie. Ponieważ wszelkie wartości, które pokazują klientom, zwykle są tym, czego mogą oczekiwać od reszty zespołu.

Dlatego najwyższym priorytetem jest, aby recepcjonistki przeszły szkolenie o wysokiej wartości w każdym aspekcie działalności. Ponieważ będą odpowiadać na większość pytań, zanim klienci skorzystają z usług lub zaplanują spotkania, muszą zrozumieć wszystkie informacje biznesowe, w przeciwnym razie ci sami klienci mogą nigdy nie przejść do następnego kroku. Poważnym ryzykiem jest posiadanie nieprzeszkolonych pracowników odbierających telefony lub kontakty do potencjalnych klientów. Często może to skutkować utratą klienta lub potencjalnego klienta. To wszystko z powodu braku informacji lub wprowadzenia w błąd firmy. Przeszkolona, ​​doświadczona recepcjonistka zwykle pokaże potencjalnemu klientowi, czego może oczekiwać od firmy od pierwszego wrażenia.

Marketing cyfrowy jest jak pierwsze wrażenie. Każda reklama czy treść jest okazją do zaimponowania komuś. Jeśli potrzebujesz pomocy z tymi cyfrowymi pierwszymi wrażeniami, powinieneś rozważyć skorzystanie z naszych usług white label.

Jak zrobić dobre pierwsze wrażenie w biznesie

Oczywiście nie ma standardowej praktyki tworzenia dobrego pierwszego wrażenia w biznesie. Każda firma jest inna. To, co jedna firma może uznać za najlepszą praktykę dla pozytywnego wrażenia, nie zawsze może działać dla innej firmy. Istnieje jednak kilka sugestii, co możesz zrobić, aby uzyskać dobre pierwsze wrażenie w biznesie. Chociaż niektóre z nich mogą wydawać się oczywiste, wielu recepcjonistek zupełnie nie trafia w niektóre z tych sugestii i ryzykuje uszkodzenie przez to reputacji swojej firmy. Oto kilka oczywistych i może nie tak oczywistych sugestii, jak uzyskać dobre pierwsze wrażenie:

• Udostępniaj tylko te informacje, które rozumiesz
  Klienci dzwonią do Ciebie po odpowiedzi, a nie domysły. Marnowanie czasu potencjalnego klienta to pewny sposób na powstrzymanie go przed powrotem. Upewnij się, że rozumiesz jak najwięcej o swojej firmie, zanim spróbujesz odpowiedzieć na pytania. A jeśli nie znasz odpowiedzi, nie zostawiaj tego na tym. Zapewnij klientowi, że choć nie znasz odpowiedzi, to wiesz, gdzie ją znaleźć i jak najszybciej udzieli mu odpowiedzi.
• Uśmiechnij się słyszalnie
  Nawet podczas rozmowy telefonicznej ludzie zazwyczaj potrafią określić Twoje nastawienie po tonie i strukturze odpowiedzi. Staraj się mówić z uśmiechem, bez względu na to, jak się czujesz w środku, a połączenie jest zwykle odbierane z uśmiechem. Nigdy nie pozwól komuś usłyszeć Twojego stresu lub frustracji przez telefon, ponieważ kiedy nie widzą Twojej twarzy, będą wizualizować samą firmę jako głos po drugiej stronie linii, co przekłada się na „Firmę zestresowaną” lub „Sfrustrowaną”. Firma". Pamiętaj, że podczas pierwszego połączenia recepcjonista jest przedstawicielem firmy. Twoje cechy staną się „postawą” firmy, więc upewnij się, że jest dobra.
• Ubierz się odpowiednio
  Jeśli właściciel firmy jeszcze Ci tego nie powiedział, nadal powinieneś wiedzieć, że sposób, w jaki Twoja postawa reprezentuje Twoją firmę, idzie w ten sam sposób z Twoim wyglądem. Większość nie zakładałaby, że osoba z dziurami w butach, plamami na ubraniach i rozczochranymi włosami będzie mieszkać w rezydencji (chociaż czasami tak jest) i tak samo jest z biznesem. Klienci, którzy widzą recepcjonistkę o wyglądzie, który reprezentuje niedbały, nieczysty i niepożądany wygląd, zobaczą biznes w ten sam sposób. Ludziom trudno będzie uwierzyć, że zadbasz o ich aktywa, kiedy Ty nie zadbasz o siebie. Chociaż zwykle nie ma potrzeby przesadzania w większości ustawień z krawatami lub mundurami, nadal ważne jest, aby wyrazić wygląd, który pokazuje, że dbasz o siebie i swoje otoczenie, co przekłada się również na dbanie o ich interesy.

Odpowiednia recepcjonistka, która robi dobre wrażenie, pozwala klientowi zobaczyć, że jesteś rodzajem firmy, która wierzy, że nie tylko składasz obietnice, ale je realizujesz. Zbudujesz zaufanie klienta i chętniej skorzysta z Twoich usług.

Nie rób pierwszego wrażenia w biznesie jako ostatniego

Chociaż ta rada jest ważna dla wszystkich firm, jest to przede wszystkim najwyższy priorytet dla firm rozpoczynających działalność. Dla startupów pierwsze wrażenia będą wszystkim, co mają na początku. Nawet przy solidnym biznesplanie, silnym kapitale i doświadczonej sile roboczej, samo posiadanie niedoświadczonego recepcjonisty witającego potencjalnych klientów może powstrzymać Twój rozwój, zanim jeszcze się zacznie.

Nietrudno powiedzieć, że w większości firm, które polegają na generowaniu leadów, recepcjonistka jest jednym z najcenniejszych zasobów firmy. Jednak mogą również stanowić największe ryzyko, jeśli zostaną umieszczone na linii frontu bez przeszkolenia lub doświadczenia. Istotne jest, aby recepcjonistka nie zrujnowała pierwszego wrażenia Twojej firmy. Chociaż jest to tylko pierwszy krok do sukcesu, jest to zdecydowanie jeden z najważniejszych.

Potrzebujesz pomocy w zarządzaniu swoją reputacją? Powinieneś rozważyć nasze usługi zarządzania reputacją białej etykiety. Skontaktuj się z nami i daj nam znać, co myślisz o tym artykule. Daj nam znać, czy to pomogło Ci poprawić pierwsze wrażenia.