Pięć niegrzecznych e-maili, które wysyłasz, nie zdając sobie z tego sprawy
Opublikowany: 2018-01-13Pisanie e-maila, który pojawia się tak, jak robisz osobiście, jest sztuką piękną
Nawet najbardziej sympatyczni i dobrze wychowani spośród nas wciąż mogą wyglądać jak palanty w e-mailu. Pisanie e-maila, który pojawia się tak, jak robisz to osobiście, jest sztuką.
Podczas rozmowy dostosowujesz swój ton, wyraz twarzy, gesty i postawę, aby dopasować się do nastroju tego, co przekazujesz. Robisz to, ponieważ ludzie są bardziej wrażliwi na to, jak mówisz, niż na to, co faktycznie mówisz.
E-mail obnaża rozmowę. Jest skuteczny, ale zamienia łatwe interakcje w niechlujne błędne interpretacje. Bez wyrazu twarzy i postawy ciała, które mają kierować Twoją wiadomością, ludzie postrzegają każde wpisane słowo jako wskaźnik tonu i nastroju.
Większość błędów, które ludzie popełniają w swoich e-mailach, można całkowicie uniknąć. Poniższa lista zagłębia się w te subtelne błędy i ukryte pomyłki.
Kompulsywne CC i odpowiedz wszystkim
Ciągłe sprawdzanie ludzi jest jedną z najbardziej irytujących rzeczy, które możesz zrobić przez e-mail. Powiedziałbym, że jest to najbardziej irytujące, ale ten zaszczyt jest przyznawany nadmiernemu „odpowiedz wszystkim”. Jeśli ktoś wyśle wiadomość e-mail do Ciebie i kilku innych osób, czy naprawdę myślisz, że każdy odbiorca musi otrzymać od Ciebie kolejnego e-maila z napisem „dziękuję”? Nie robią tego, a kiedy to robisz, ludzie wspinają się po ścianie.
Sztuczka polegająca na tym, aby wiedzieć, kiedy należy komuś wysłać wiadomość, polega na traktowaniu wiadomości e-mail tak, jakby była to spotkanie osobiste. Powstaje wtedy pytanie: „Czy byłoby konieczne lub pomocne, aby ta osoba przyszła na spotkanie?” Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, nie marnuj czasu na e-mail. Jeśli chodzi o odpowiedź wszystkim, po prostu tego nie rób. Nawet jeśli ktoś inny w wątku odpowie na wszystkie, nadal denerwujesz wszystkich na śmierć, gdy dołączasz do walki. Jeśli masz coś do powiedzenia, lepiej wysłać to bezpośrednio (i prywatnie) do pierwotnego nadawcy i pozwolić mu zdecydować, czy grupa też powinna o tym wiedzieć.
Zbyt krótka droga
Zbyt często przyczyną konfliktu wiadomości e-mail jest brak równowagi między wysiłkiem w początkowej wiadomości e-mail a wysiłkiem w odpowiedzi na tę wiadomość. Kiedy ktoś napisze szczegółowy akapit opisujący ważne kwestie, oczekuje, że odpowiesz ostrożnie. Odesłanie „Zrozumiałem” lub „Zauważyłem” po prostu nie załatwia sprawy. Bez znajomości intencji i tonu, krótkie odpowiedzi odbierane są jako apatyczne, a nawet sarkastyczne. Jest to niefortunne, ponieważ rzadko taka jest intencja nadawcy.
Polecany dla Ciebie:
Jak Metaverse zmieni indyjski przemysł motoryzacyjny?
Co oznacza przepis anty-profitowy dla indyjskich startupów?
W jaki sposób start-upy Edtech pomagają indyjskim pracownikom podnosić umiejętności i być gotowym na przyszłość...
Akcje New Age Tech w tym tygodniu: Kłopoty Zomato nadal, EaseMyTrip publikuje Stro...
Indyjskie startupy idą na skróty w pogoni za finansowaniem
Digital Marketing Platform Logicserve Bags Finansowanie INR 80 Cr, zmienia nazwę na LS Dig...
Najlepszym sposobem na uniknięcie błędnej interpretacji w krótkiej odpowiedzi jest podzielenie się swoją intencją. Nawet odpowiedź „Jestem trochę zajęta, ale powinienem to przeczytać jeszcze w tym tygodniu” wydaje się znacznie lepsza niż „Rozumiem”, co wiele osób zinterpretuje jako obojętność.
Temat „PILNE”
Wiersze tematu, które mówią „PILNE” lub „NAJSZYBCIEJ”, pokazują całkowite lekceważenie odbiorcy. Jeśli Twój e-mail jest tak pilny, odbierz telefon i zadzwoń do tej osoby. Nawet w rzadkich przypadkach, gdy wiadomość e-mail rzeczywiście jest pilna, oznaczanie jej jako takiej w temacie jest niepotrzebne i nadaje silny, negatywny ton.
Klucz do unikania tematów „PILNE” jest dwojaki. Po pierwsze, jeśli problem najlepiej rozwiązać w jakiejkolwiek formie innej niż e-mail, to właśnie tak powinieneś sobie z tym poradzić. Po drugie, jeśli tak nie jest, problem leży w Twojej zdolności do stworzenia silnego tematu. W końcu ludzie często sprawdzają pocztę e-mail, więc dopóki Twój temat przyciągnie ich uwagę, wykona zadanie. Zamiast oznaczać e-mail jako pilny, zadaj sobie pytanie, dlaczego e-mail jest pilny. Odpowiedzią na to pytanie jest Twój nowy temat. Jeśli klient potrzebuje odpowiedzi już dziś, po prostu wpisz temat „Klient potrzebuje odpowiedzi dzisiaj”. Utrzymuje to poczucie pilności bez nadawania niegrzecznego, zdesperowanego tonu.
Debbie Downer
Wysyłanie e-maili, które konsekwentnie mówią ludziom, co robią źle, a czego nie powinni robić, naprawdę zbiera żniwo. Nawet jeśli próbujesz oferować konstruktywną krytykę, musisz za wszelką cenę unikać negatywnych treści w swoich e-mailach. Ponieważ ludzie nie są w stanie bezpośrednio słyszeć twojego tonu, wczytują się w konotacje słów i tworzą ton w swojej głowie w miarę postępu. Negatywy stają się szczególnie negatywne w formie wiadomości e-mail.
Ilekroć zauważysz, że używasz negatywnych słów, takich jak „nie”, „nie mogę”, „nie chcę” lub „nie możesz”, zamień je w pozytywy. Dokonanie tej zmiany zmienia cały ton przekazu. Na przykład, zamiast mówić: „W przyszłości nie będzie można wypełniać takich raportów”, powiedz: „Następnym razem, gdy wypełnisz raport, proszę…”. Kiedy musisz przekazać negatywną opinię, nie rób tego w wiadomości e-mail. Po prostu wskocz do telefonu lub idź korytarzem.
Robot
Łatwo jest myśleć o e-mailu jako o sposobie na szybkie załatwienie sprawy, ale kiedy robisz to w skrajności, wydajesz się nieludzki. Nie wszedłbyś do czyjegoś biura i nie wręczył mu raportu bez potwierdzenia go jakoś. Skok prosto w sedno może wydawać się najskuteczniejszą rzeczą do zrobienia, ale pozostawia trwałe negatywne wrażenie.
Naprawienie tego jest proste. Poświęć dodatkową sekundę, aby przywitać się z osobą, do której piszesz. Nie musisz pytać odbiorcy o jego weekend. Wystarczy proste uznanie jednostki za istotę ludzką. Dzięki temu ton jest o wiele bardziej pełen szacunku, niż gdybyś po prostu wysyłał zadania.
Łącząc to wszystko razem
Najtrudniejszą rzeczą w wysyłaniu e-maili jest upewnienie się, że ludzie odbierają Twoją wiadomość tak, jak chcesz. Musisz być społecznie świadomy, aby to zrobić. To znaczy, poświęć trochę czasu na zastanowienie się, jak rzeczy wyglądają z perspektywy odbiorcy, zanim klikniesz „wyślij”.
O autorze
Dr Travis Bradberry jest wielokrotnie nagradzanym współautorem bestsellerowej książki „Inteligencja emocjonalna 2.0” oraz współzałożycielem TalentSmart, wiodącego na świecie dostawcy testów i szkoleń dotyczących inteligencji emocjonalnej, obsługującego ponad 75% firm z listy Fortune 500. Jego bestsellerowe książki zostały przetłumaczone na 25 języków i są dostępne w ponad 150 krajach. Dr Bradberry pisał lub był opisywany przez Newsweek, TIME, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post i The Harvard Business Review.