„Od bariery do mostu”: 6 wniosków z naszej rozmowy z trzema lokalnymi organizacjami United Ways na temat lepszego zarządzania dotacjami

Od lat Submittable jest dumnym partnerem wielu lokalnych organizacji United Way, które wykorzystują technologię przyznawania dotacji Submittable do zarządzania swoimi inwestycjami w organizacje non-profit w swojej społeczności w drodze konkurencyjnego przyznawania dotacji.

Niedawno zaprosiliśmy trzech klientów United Way, aby dołączyli do wiceprezesa ds. wpływu społecznego w Submittable, Sama Caplana, na rozmowę ze swoimi współpracownikami na temat tego, czego nauczyli się, wdrażając nowoczesne i skupione na społeczności strategie za pomocą Submittable.

Jeśli poprzez dotację pragniesz stworzyć silniejsze relacje w swojej społeczności, ta rozmowa jest dla Ciebie. Oto najpopularniejsze dania na wynos, ich własnymi słowami.

W rozmowie:

• Jeff Howell, dyrektor programowy w United Way of the Greater Triangle
• Craig Shoemaker, dyrektor ds. technologii i operacji w United Way w hrabstwie Greenville
• Christopher Nicholas, dyrektor finansowy/dyrektor ds. technologii/dyrektor operacyjny w United Way w hrabstwie Greenville
• Sabra Williams, analityk systemowy w United Way of Greater Philadelphia i Southern New Jersey
• Sam Caplan, wiceprezes ds. wpływu społecznego w firmie Submittable

1. Nie bój się zmienić sposobu, w jaki zawsze to robiłeś

United Way istnieje już od ponad stu lat. I chociaż ta historia pozostawia organizację jako ugruntowany filar w wielu społecznościach, może również prowadzić do poczucia bezwładności. Wszelkie wysiłki mające na celu wprowadzenie zmian napotykają wyzwanie związane z „tak, jak zawsze to robiliśmy”.

Dla Craiga Shoemakera, dyrektora ds. technologii i operacji, oraz Christophera Nicholasa, CIO w United Way w hrabstwie Greenville, naprawdę przestarzały proces przyznawania dotacji był uciążliwy dla wszystkich zaangażowanych osób. Byli gotowi to wstrząsnąć.

Jak wyjaśnia Craig, chcieli przyjąć nowy sposób: odważny i prosty . Odtwórz klip, aby o tym usłyszeć.

Upraszczając zarówno samą aplikację , jak i technologię aplikacji dzięki przejściu na wersję Submittable, udało im się osiągnąć swój cel.

Jak Craig opisuje w klipie, w przeszłości „oprogramowanie było nieporęczne. To było trudne. Musieliśmy organizować szkolenia skupiające się wyłącznie na procesie składania wniosków, a nie rozmawiać o tym, jakie treści są potrzebne lub czego oczekujemy od kandydatów. Zatem [aby zachować] śmiałość i prostotę, naprawdę potrzebowaliśmy narzędzia, które ułatwiłoby finansowanie, a nie stanowiło przeszkodę utrudniającą finansowanie, jak to miało miejsce w przeszłości ”.

2. Traktuj doświadczenie aplikacyjne jako początek relacji z beneficjentami

Dla Jeffa Howella, dyrektora programowego w United Way of the Greater Triangle, obsługującego trójkąt badawczy wokół Raleigh, Durham i Chapel Hill w Karolinie Północnej, platforma zarządzania grantami to coś więcej niż tylko produkt. To narzędzie do budowania zaufania. Wyjaśnia w klipie.

Jak mówi Jeff w klipie: „Myślę, że z naszego punktu widzenia inwestycja w coś takiego jak Submittable to inwestycja w pierwsze doświadczenie ze United Way of the Greater Triangle”.

Jeff nauczył się, że ustawiając tę ​​relację na właściwym poziomie, później kandydaci „chcą pracować z tobą nad kilkoma innymi rzeczami i w pewnym sensie bardziej zagłębiają się w tę relację ”.

3. Skoncentruj się na człowieczeństwie swoich kandydatów

Więcej rad od Jeffa? Aby zbudować prawdziwą relację z kandydatami, a nie transakcję, skoncentruj się na ich człowieczeństwie. Przesyłanie umożliwia łatwe przesyłanie plików w celu obsługi wielu typów plików wideo i audio, co może Ci w tym pomóc. W klipie usłyszysz, jak Jeff odpowiada na pytanie Sama Caplana na ten temat.

Jak szczegółowo opisuje Jeff, wykorzystanie przesyłania plików umożliwia United Way of the Greater Triangle:

• Zbliż się do pracy wnioskodawcy. Jak mówi Jeff: „Możemy zobaczyć, jak ta praca wygląda, jak się czuje i brzmi na co dzień”.
• Ustaw swoich recenzentów jako wpływowych zwolenników. Jeff wyjaśnia: „Nasi recenzenci widzą, że potrafią zbudować osobistą relację z organizacją, w której mogą stać się zwolennikami swojej pracy. Myślę, że nawet poza procesem przyznawania dotacji czują się bardziej związani z tą przestrzenią”.
• Zapewnij organizacjom non-profit więcej miejsca na skupienie się na pracy. Według słów Jeffa: „Możemy pozwolić im na złożenie wniosku tak łatwo, jak to możliwe i pozwolić im wrócić do tego, co robią naprawdę dobrze i na czym jako fundator w tej przestrzeni powinniśmy się skupić. To wielkie zwycięstwo dla nas jako społeczności”.

4. Stwórz bardziej przyjazne środowisko recenzentów dla ochotników

Sabra Williams, analityk systemowy w United Way of Greater Philadelphia i Southern New Jersey, podobnie jak wiele innych lokalnych United Ways, praktykuje partycypacyjne przyznawanie grantów. Oznacza to, że celowo zaprasza ochotników ze swojej społeczności do aktywnego udziału w procesie przeglądu. Dzięki tej strategii pozytywne lub negatywne doświadczenia recenzenta mogą mieć oddźwięk, który wpłynie na ich reputację w społeczności.

Rozpoczynając swój najnowszy cykl przyznawania grantów, Sabra skupiła się zatem na poprawie doświadczenia recenzentów. Wiedziała, że ​​zaoszczędzi to czas jej i jej recenzentom. Ale ostatecznie zapewniło wiele innych korzyści. Sabra wyjaśnia w klipie.

Jak szczegółowo opisuje w klipie, wiele korzyści wynika z intuicyjnej funkcji przeglądania side-by-side w Submittable, co doprowadziło do:

• Mniej czasu inwestowanego w recenzje szkoleń. Sabra mówi: „Wiesz, w poprzednich latach oferowaliśmy wiele sesji szkoleniowych. Drukowaliśmy różne rzeczy. Do wszystkich aplikacji wykonaliśmy segregatory. Przeprowadziliśmy dyskusje panelowe. Nie tym razem."
• Wzrost uczestnictwa. Wyjaśnia, że ​​za pomocą łatwego w użyciu narzędzia: „Ogólnie rzecz biorąc, współpraca z naszymi wolontariuszami była bardzo dobra”.
• Szybszy i terminowy proces przeglądu. Sabra mówi: „Ponieważ system jest naprawdę przyjazny dla użytkownika i łatwy w użyciu, recenzenci byli w stanie ukończyć swoje zadania na czas, z bardzo małą liczbą pytań i problemów”.
• Mniejsza frustracja recenzentów. Intuicyjna, wzajemna recenzja w aplikacji Submittable oznaczała mniej problemów. Jak wyjaśnia Sabra: „Myślę, że to było naprawdę kluczowe, jeśli chodzi o oszczędność czasu i zmniejszenie frustracji. Wiem, że była to skarga w poprzednich cyklach.

5. Spraw, aby raportowanie było tak proste, jak to tylko możliwe

Submittable nie tylko pojawia się w procesie składania wniosku i znika. Jest to raczej narzędzie, którego Ty i Twój wnioskodawca możecie używać przez cały cykl dotacji, aby łatwo komunikować się i śledzić dokumenty, wizyty na miejscu, kontrole ustne – wszystko, co wiąże się z partnerstwem w sprawie dotacji.

Dla Sabry to spójne narzędzie w całym cyklu dotacyjnym doprowadziło do bardzo satysfakcjonującego wyniku w zakresie raportowania udziału. Usłysz to w jej słowach w klipie.

Jak wyjaśnia:

„Byliśmy zachwyceni, że wszystkie sto agencji przesłało swoje raporty . Nie sądzę, żeby coś takiego kiedykolwiek wcześniej nam się przydarzyło. Dotychczas udało nam się ich wszystkich przyjąć. I tak naprawdę większość dotarła na czas. Więc to także była miła niespodzianka.”

Jak oni to zrobili?

„Myślę, że posiadanie systemu, który jest naprawdę łatwy w obsłudze i który już znają, naprawdę pomogło nam upewnić się, że wszyscy otrzymali swoje raporty” – mówi Sabra.

6. Odbuduj swoją reputację, przyjmując zmiany

Wracając do Craiga i Christophera z United Way w hrabstwie Greenville, ich nowa, odważna i prosta filozofia ostatecznie pozwoliła osiągnąć o wiele więcej niż tylko uproszczenie procesów. To wzmocniło ich reputację . Christopher wyjaśnia w klipie.

Można się zastanawiać, w jaki sposób dostosowanie nowego systemu zarządzania dotacjami może mieć tak duży wpływ?

Jak mówi Christopher, sprowadzało się to do przeniesienia samego procesu grantowego „od bariery do mostu ”. Chciał, aby proces ten przestał być postrzegany jako „ przeszkoda w finansowaniu, a stał się łatwym sposobem uzyskania dostępu do kapitału, który można ponownie zainwestować w naszą społeczność ”.

Możliwość przesłania umożliwiła także zespołowi United Way of Greenville County poruszanie się znacznie szybciej. Co dla organizacji non-profit liczącej na finansowanie może mieć duże znaczenie. W ich przypadku te zmiany łącznie przyczyniły się do poprawy reputacji organizacji. Jak wyjaśnia Krzysztof,

„Dla niektórych naszych partnerów jesteśmy znaczącym źródłem dochodów przez rok. Zatem upraszczając ten proces, mogliśmy naprawdę pomóc im w podejmowaniu decyzji budżetowych, pomóc im w podejmowaniu decyzji strategicznych, a oni mogli je podejmować szybko, co ostatecznie pomogło naszej reputacji jako organizatora, koordynatora, fundatora i nie w ten sposób, cóż, musimy pokonać te wszystkie trudności i miejmy nadzieję, że przyznają nam, no wiesz, pieniądze, o które prosimy”.

Zrób pierwszy krok w kierunku zmiany

Wielu grantodawców znajduje się w sytuacji, w której wiedzą, że nadszedł czas na zmiany, ale nie są pewni, jak zrobić pierwszy krok. Zwrócenie uwagi na inne organizacje, które dokonały dużych zmian, może pomóc w opracowaniu strategii, która będzie miała sens dla Twojego zespołu i społeczności.

W godzinnej rozmowie jest o wiele więcej perełek mądrości. Aby usłyszeć, jak Christopher wyjawia, które narzędzie pomogło „uratować [jego] małżeństwo” (wskazówka: to to samo, o którym Jeff powiedział, że jeśli kiedykolwiek się go pozbędziemy, będziemy mieli „powstanie” na rękach), posłuchaj całej rozmowy.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o Submittable, chętnie z Tobą porozmawiamy. Skontaktuj się z naszym zespołem już dziś!