5 narzędzi do analizy luk w celu zidentyfikowania i wypełnienia luk w Twojej firmie

Jak daleko zaszedłeś od pracy, którą zaplanowałeś na początku roku? Czy masz pojęcie o tym, co zadziałało, a co nie? I dlaczego?

Analiza luk może pomóc w porównaniu rzeczywistych wyników firmy lub projektu z wynikami, które planowałeś. W ten sposób możesz dowiedzieć się, co faktycznie zadziałało, a co nie.

Wymieniliśmy 5 narzędzi do analizy luk, których możesz użyć podczas analizy luk. Przewiń w dół, aby dowiedzieć się,

• Co to jest analiza luk?
• Jak przeprowadzić analizę luk
• Narzędzia do analizy luk
  • ŁADOWAĆ
  • Fishbone
  • McKinsey 7S
  • Nadler-Tushman
  • Model przyczynowy Burke-Litwin

Co to jest analiza luk?

Analiza luk służy do porównania tego, gdzie jesteś, z tym, gdzie chciałbyś być. Pomaga to zidentyfikować luki między tymi dwoma stanami i opracować plan działania, aby je zamknąć.

Zasadniczo pomaga znaleźć rozwiązania problemów, które powstrzymują Cię przed rozwojem firmy.

Można go wykonać na

• Poziom strategiczny – porównanie kondycji Twojej firmy z branżą
• Poziom operacyjny – porównanie aktualnego stanu wyników Twojej firmy ze stanem, którego pragniesz

Uwaga: jest również znany jako analiza luk potrzeb, analiza potrzeb lub ocena potrzeb

Jak przeprowadzić analizę luk

Nie ma standardowego procesu przeprowadzania analizy luk, ponieważ zwykle powinien być dostosowany do potrzeb Twojej firmy. Ale oto kroki, jakie wykonałaby typowa analiza luki.

Krok 1: Wybierz obszar, na którym chcesz się skupić

Przede wszystkim musisz wiedzieć, na czym się skupić podczas analizy.

Niezależnie od tego, czy chodzi o finanse, jakość produktów, marketing itp., wybierz konkretny obszar problemu, który chcesz przeanalizować. Na przykład, jeśli jest to marketing, konkretnym obszarem będzie marketing w mediach społecznościowych.

Bycie konkretnym pomoże ci lepiej skoncentrować się podczas analizy luk.

Krok 2: Jakie są Twoje cele/cele?

Teraz, gdy znasz już obszar, który musisz poprawić, nadszedł czas na wyznaczenie celów lub zadań. Nie tylko te cele powinny być realistyczne, co oznacza, że ​​powinny być osiągalne w określonym przez Ciebie terminie, ale także powinny być zgodne z Twoimi celami biznesowymi.

Te cele, które wyznaczyłeś, pomogą ci określić przyszły stan w ^czwartym kroku.

Krok 3: Określ aktualny stan rzeczy

Zanim wyjdziesz do przodu, musisz wiedzieć, na czym stoisz. W tym kroku dowiesz się, jaki jest aktualny stan rzeczy.

Przeglądając raporty lub dokumentację procesową, przeprowadzając wywiady, przeprowadzając burze mózgów itp., zbierz jak najwięcej danych, aby wyjaśnić, jak obecnie radzisz sobie.

Krok 4: Określ przyszły stan rzeczy

Pamiętasz cele, które wyznaczyłeś w kroku 2? Osiągnięcie tych celów pomoże Ci dostać się do przyszłego stanu lub pożądanej sytuacji, w jakiej chcesz, aby Twoja firma się znajdowała.

Określ, jakie są parametry idealnego stanu Twojej firmy.

Krok 5: Zidentyfikuj luki między dwoma stanami

Teraz, gdy rozumiesz atrybuty swojego obecnego stanu i stanu przyszłego, łatwiej jest zidentyfikować, co powstrzymuje Cię przed osiągnięciem celów.

Po zidentyfikowaniu tych luk, wymyśl kroki, które musisz podjąć, aby je zamknąć.

Narzędzia do analizy luk

Gdy już zidentyfikujesz luki, musisz sprawdzić, dlaczego istnieją i co możesz z nimi zrobić. Istnieje kilka modeli analizy luk, których można użyć do tego zadania. Poniżej wymieniliśmy kilka narzędzi do analizy luk, z których możesz skorzystać.

ŁADOWAĆ

Analiza SWOT skupia się na mocnych i słabych stronach w środowisku wewnętrznym oraz szansach i zagrożeniach w środowisku zewnętrznym. Pomaga określić swoje stanowisko w branży lub na rynku.

Jak to zrobić;

1. Zbierz zespół z odpowiednich zespołów/działów
2. Utwórz macierz analizy SWOT; możesz skorzystać z poniższego lub wybrać z tych przykładów analizy SWOT
3. Wypisz wewnętrzne mocne i słabe strony swojej firmy
4. Zanotuj szanse i zagrożenia występujące w branży/rynku
5. Zmień kolejność każdego wypunktowania w kolejności o najwyższym priorytecie na górze, a najniższym na dole
6. Przeanalizuj, w jaki sposób możesz wykorzystać swoje mocne strony, aby zminimalizować słabości i odeprzeć zagrożenia oraz jak wykorzystać szanse, aby uniknąć zagrożeń i pozbyć się słabości

Sprawdź ten zasób, aby dowiedzieć się, jak skutecznie korzystać z analizy SWOT.

(Kliknij szablon, aby edytować go online)

Fishbone

Diagram Fishbone, znany również jako diagram przyczynowo-skutkowy lub diagram Ishikawy, pomaga zidentyfikować pierwotną przyczynę problemu lub skutku. Zawiera listę 6 M (wymienionych na poniższym schemacie) i pomaga zobaczyć, jak odnoszą się one do głównego problemu.

Jak to zrobić;

Oto krótki przewodnik po diagramie rybiej kości, który pomoże Ci zrozumieć, jak przeprowadzić analizę przyczynowo-skutkową.

Kliknij, aby edytować szablon online

Uzyskaj więcej przykładów diagramów rybich kości.

McKinsey 7S

McKinsey 7S może Ci pomóc w jednym z następujących celów

• Aby pomóc zrozumieć luki, które mogą pojawić się w firmie
• Określ, które obszary należy zoptymalizować, aby zwiększyć wydajność firmy
• Dopasuj procesy i działy podczas fuzji lub przejęcia
• Zbadaj skutki przyszłych zmian w firmie

7s odnoszą się do kluczowych powiązanych ze sobą elementów organizacji. Są one następujące,

(Kliknij szablon, aby edytować go online)

Elementy te są podzielone na dwie grupy; elementy twarde, które są namacalne, ponieważ można nimi sterować, oraz elementy miękkie, które są nienamacalne, ponieważ nie można nimi sterować.

Twarde elementy

• Strategia – plan działań, który pomoże Twojemu biznesowi zdobyć przewagę konkurencyjną
• Struktura – struktura organizacyjna
• Systemy – infrastruktura biznesowa i techniczna wykorzystywana przez pracowników do wykonywania codziennych zadań

Miękkie elementy

• Wspólne wartości – zbiór przekonań lub cech, które organizacja podtrzymuje
• Styl – styl przywództwa organizacji i kultura interakcji
• Sztab – sztab generalny
• Umiejętności – kluczowe umiejętności pracowników

Jak to zastosować;

1. Zbierz kompetentny zespół
2. Sprawdź, czy elementy są ze sobą odpowiednio wyrównane (poszukaj luk i słabości w relacji między elementami)
3. Określ stan, w którym te elementy byłyby optymalnie dopasowane
4. Opracuj plan działania, aby wyrównać elementy
5. Wdrażaj zmiany i stale przeglądaj 7, idź do przodu

Oto bardziej szczegółowe spojrzenie na sposób zastosowania modelu McKinsey 7s.

Model kongruencji Nadlera-Tushmana

Model kongruencji Nadlera-Tushmana służy do identyfikacji luk w wydajności w organizacji.

Opiera się na zasadzie, że wydajność firmy jest wypadkową tych 4 elementów; praca, ludzie, struktura i kultura. Im wyższa kompatybilność między tymi elementami, tym większa będzie wydajność.

(Kliknij szablon, aby edytować go online)

Jak to zastosować;

1. Zbierz wszystkie dane wskazujące na objawy słabej wydajności
2. Określ i przeanalizuj dane wejściowe, które obejmują środowisko, zasoby i historię. I zdefiniuj strategię swojej organizacji.
3. Określ, które produkty wyjściowe są wymagane na poziomie indywidualnym, grupowym i organizacyjnym, aby osiągnąć cele strategiczne
4. Określ rozbieżności między produkcją pożądaną a rzeczywistą oraz związane z tym problemy (oraz oblicz związane z nimi koszty)
5. Zbierz dane i opisz podstawowy charakter 4 głównych komponentów organizacji
6. Oceń stopień zgodności między tymi elementami
7. Zobacz, jak słaba zgodność i problemy związane z wynikami są skorelowane. Sprawdź, czy słabe „dopasowanie” 4 głównych elementów jest związane z problemami
8. Wymyśl kroki działania, aby poradzić sobie z przyczynami problemu

Zapoznaj się z tym zasobem, aby uzyskać bardziej szczegółowe instrukcje dotyczące stosowania modelu Congruence.

Model przyczynowy Burke-Litwin

To narzędzie pomaga zrozumieć, jak różne elementy organizacji są ze sobą powiązane, gdy przechodzimy przez okres zmian. Jest 12 elementów, które są ze sobą powiązane i są następujące:

Kliknij szablon, aby edytować go online

Jak to zastosować:

1. Dowiedz się, skąd pochodzi potrzeba zmian; czy to ze środowiska zewnętrznego, czynników transformacyjnych itp.
2. Określ, który z elementów w każdej grupie jest odpowiedzialny za sytuację
3. Zbadaj kluczowy element wraz z pozostałymi 11 elementami; zwróć szczególną uwagę na te, które są ściśle powiązane ze zidentyfikowanym elementem
4. Zastanów się, jakie zmiany musisz wprowadzić w głównym elemencie wraz z kilkoma innymi elementami, z którymi jest ściśle powiązany

Dowiedz się więcej o 12 czynnikach napędzających zmiany, podkreśla Burke-Litwin tutaj.

Jakie jest Twoje zdanie na temat narzędzi do analizy luk?

Analiza luk to świetny sposób na określenie parametrów następnego projektu lub działań związanych z doskonaleniem procesów. Omówiliśmy 5 rodzajów narzędzi do analizy luk, których możesz użyć do zidentyfikowania luk w swojej firmie i określenia, co powinieneś zrobić dalej.

Poinformuj nas, jakich innych narzędzi do analizy luk używasz podczas procesu analizy luk w swojej organizacji.

A jeśli szukasz szablonów analizy luk, mamy dla Ciebie odpowiednie rozwiązanie! Sprawdź tę kompilację przydatnych szablonów analizy luk , których możesz użyć w wielu scenariuszach