Uzyskaj spójne wyniki bez przytłaczania

Prawdopodobnie jesteś świetny w tym, co robisz. Świat desperacko potrzebuje tego, co oferujesz. Ale często wydaje się to przytłaczające, gdy próbujesz to dostarczyć.

To nie twoja wina. Istnieją zestawy umiejętności, których jeszcze nie masz w swoim zestawie narzędzi. Marketing i sprzedaż to prawdopodobnie jeden zestaw. Zarządzanie projektami to drugie. Nie potrzebowałeś ich, aby być dobrym w tym, co robisz. Ale teraz, kiedy chcesz mieć biznes, są one obowiązkowe.

Jak powiedział jeden z moich studentów: „Musimy być kierownikami projektów, jeśli mamy przetrwać. Umiejętności te są tak samo ważne, jak inne nasze kompetencje , ponieważ jeśli nie będziemy zarządzać tą częścią, nie będziemy mieli biznesu. Wypalimy się.

Inny student powiedział o kursie Make It Happen , na którym opiera się ten post: „To najlepsza rzecz, jaką zrobiłem dla mojej firmy w ciągu ostatnich 5 lat”. Ten artykuł jest ekstremalnym skondensowaniem lekcji, których nauczano i stosowano na tym kursie.

Poświęć kilka minut i naucz się prostego, powtarzalnego procesu, składającego się z zaledwie 7 kroków, dzięki któremu osiągniesz pożądane rezultaty bez znanego uczucia przytłoczenia i przerażenia. Za każdym razem będziesz mieć pewność, że będziesz w stanie osiągnąć swoje cele.

Siedem kroków to:

1. Dziel i rządź
2. Oszacuj nakład pracy i koszty
3. Sekwencja i zdobądź mapę drogową
4. Komunikuj się ze swoim ZESPÓŁEM
5. Wykonaj, śledź i kontroluj
6. Raportuj regularnie
7. Odpoczywaj i odnawiaj

Wspinaj się po tych krokach, aby uzyskać pożądane rezultaty.

Każda inicjatywa, którą podejmujesz, jest przytłaczająca. Jest tyle rzeczy do zrobienia i nie wiesz od czego zacząć. Aby poczuć poczucie „robię coś”, aby nabrać rozpędu, większość ludzi po prostu wskakuje i robi wszystko po trochu. Ale nie robią dużych postępów.

Musimy poświęcić trochę czasu na zaplanowanie naszego ataku (wiem, że brzmi to wojowniczo).

Krok 1: Dziel i zwyciężaj

Pierwszym krokiem jest poznanie wszystkiego, co należy zrobić, aby osiągnąć swój cel. Zrób to, tworząc mapę myśli wszystkich zadań i działań, które według Ciebie będą musiały zostać wykonane. Zacznij od podzadań bardzo wysokiego poziomu w swojej inicjatywie.

Kiedy już masz te główne komponenty, podziel każdy z nich na bardziej szczegółowe. Dziel dalej, aż dojdziesz do czynności, które można osiągnąć przy 4 godzinach wysiłku lub mniej. Kiedy masz bardzo szczegółowy zestaw map myśli, dodaj wszystkie podzadania i ich działania składowe do arkusza kalkulacyjnego w następujący sposób:

Krok 2: Oszacuj nakład pracy i koszty

Po wymienieniu wszystkich czynności, które należy wykonać, rozpocznij szacowanie. Każda z przewidzianych czynności będzie wymagała wysiłku. Niektóre wiążą się również z wydaniem pieniędzy (koszty). Najlepiej jak potrafisz, zapisz, ile według Ciebie zajmie wykonanie każdej czynności, zarówno godziny wysiłku, jak i wydane pieniądze.

Na początku będą to przewidywania z Twojej strony. Uzyskaj porady od osób, które wcześniej wykonywały te czynności. Zapisz swoje prognozy w arkuszu kalkulacyjnym arkusza ćwiczeń.

Krok 3: Sekwencja i zdobądź mapę drogową

Następnym krokiem jest przemyślenie kolejności, w jakiej czynności mogą się odbywać. Zadaj sobie pytanie przy każdym ćwiczeniu, czy jest coś, co musi zostać ukończone, zanim będzie można je rozpocząć? Zanotuj to ograniczenie. Nie ma sensu rozpoczynać Ćwiczenia B, jeśli Ćwiczenie A musi zostać ukończone jako pierwsze. Skończysz marnować czas z powodu przeróbek.

Po zakończeniu sekwencjonowania możesz utworzyć mapę drogową z kamieniami milowymi. Kamień milowy to zazwyczaj podzadanie wyższego poziomu, które wymagało wykonania wielu mniejszych czynności. Na przykład cała infrastruktura internetowa zaplecza musi być na miejscu, zanim będziesz mógł zacząć zapraszać ludzi do zapoznania się z Twoją ofertą.

Kiedy zakończysz sekwencjonowanie działań i masz Mapę Drogową, zobaczysz prawdziwy czas trwania swojej inicjatywy. Wtedy zaczniesz zdawać sobie sprawę, ile czasu naprawdę zajmie Twoja inicjatywa. Zdasz sobie sprawę, że po miesiącu nie powinieneś martwić się brakiem postępów.

Krok 4: Komunikuj się ze swoim ZESPÓŁEM

Ten krok może wydawać się dziwny, jeśli jesteś solopreneurem. Możesz myśleć, że jesteś jedyną osobą „w swoim zespole”. Spójrz jeszcze raz. Jeśli masz znajomego, który Ci pomaga lub kogoś, kto buduje Ci stronę internetową, masz zespół. Być może ktoś pisze kopię dla tej witryny.

Jeśli ktokolwiek inny jest zaangażowany w osiągnięcie pożądanego rezultatu, masz zespół. I muszą wiedzieć, jaki jest plan, co się dzieje teraz i co będzie dalej. Zawsze twierdziłem, że istotą zarządzania projektami jest upewnienie się, że ludzie ze sobą rozmawiają, że wszyscy wiedzą, co się dzieje i nie ma niespodzianek.

Krok 5: Wykonaj, śledź i kontroluj

Kiedy skończysz planowanie i wszyscy wiedzą, co ma się wydarzyć, w końcu rozpoczynasz projekt. Ten krok wydaje się być największym kawałkiem, ponieważ jest. Niestety większość ludzi chce zacząć od tego kroku. Bardzo ważną częścią tego kroku jest część śledzenia i kontroli.

Plan to tylko plan. Pokazuje preferowaną ścieżkę do celu. Ale to nie jest rzeczywistość. Okoliczności się zmienią, niektóre dość dramatycznie. Musisz być na bieżąco z tym, co dzieje się z dnia na dzień i reagować na zmieniające się okoliczności.

Wypełnij faktyczne daty rozpoczęcia i zakończenia zajęć w swoim Arkuszu Ćwiczeń. Śledź rzeczywisty wysiłek i koszty. Zwróć uwagę na pojawiające się problemy i sposób, w jaki zareagowałeś. W ten sposób utrzymujesz swój projekt na dobrej drodze. Nie tylko to, ale budujesz historię, która wpłynie na Twoje przyszłe projekty.

Krok 6: Raportuj regularnie

Kolejną rzeczą, której nie robimy, jest regularne pisanie raportów. To znaczy, jeśli jesteśmy jedyną osobą w projekcie, wiemy wszystko dobrze? Tak ale …
Zawsze uważałem się za głównego beneficjenta raportów.

To wymaga dyscypliny, ale zmusza cię do uznania tego, co wydarzyło się w tym tygodniu, co jest zaplanowane na następny tydzień, jak to zostanie zrobione, problemy do rozwiązania itp. Przez „regularnie” rozumiem co tydzień. W przypadku dłuższych projektów możesz raz w miesiącu utworzyć bardziej formalny raport, który zostanie wysłany do wszystkich osób, które są zainteresowane Twoim celem.

Zrobisz również raport końcowy po zakończeniu inicjatywy. Ten raport końcowy jest jak umieszczenie wszystkich lekcji w pudełku, które możesz otworzyć i przejrzeć, kiedy planujesz kolejną inicjatywę. Przekonasz się, że jest bezcenne.

Krok 7: Odpoczywaj i odnawiaj

Ten ostatni krok może nie wydawać się krokiem, w którym rozwijasz swój projekt. Załóżmy, że Twoja inicjatywa ma 6-miesięczny harmonogram. Podziel go na cztery 6-tygodniowe sprinty. Jedź mocno w każdym sprincie. Ale pod koniec każdego sprintu zrób kilkudniową przerwę.

Wykorzystaj ten czas na odpoczynek i odnowienie. To prawie jak na mini-wakacjach. Wrócisz do inicjatywy wypoczęty, gotowy do podjęcia kolejnego sprintu z takim samym wigorem jak poprzednie.

Przedmioty akcji

Cóż, masz to. Siedem prostych kroków, aby zrealizować swoje inicjatywy. Jedyne działanie, które proponuję to: Zastosuj te 7 kroków. Zacznij od śledzenia i raportowania, jeśli Twoja inicjatywa jest w toku. Wykonaj wszystkie kroki, jeśli właśnie rozpocząłeś inicjatywę lub masz zamiar ją rozpocząć.

Za pierwszym razem, gdy spróbujesz to zrobić, poczujesz się nieswojo. Tak trzymać. Dzięki świadomej praktyce staniesz się lepszy w planowaniu, śledzeniu i raportowaniu. Te kroki są niezbędne do pomyślnego ukończenia projektów. Nie tylko będziesz robić to, co kochasz, ale także Twoja firma będzie prosperować.