Jak utworzyć arkusz kalkulacyjny CRM za pomocą Arkuszy Google [+ szablon]

Wszystko, co musisz wiedzieć, aby stworzyć CRM Arkuszy Google swoich marzeń!

Pobierz tutaj nasz bezpłatny szablon CRM Arkuszy Google

Śledzenie postępu transakcji ma ogromne znaczenie w nowoczesnym środowisku sprzedaży. Zdecydowałeś, że nadszedł czas na CRM dla Twojej firmy. Niezależnie od tego, czy chodzi o ograniczenia finansowe, wielkość firmy, czy o którąkolwiek z niezliczonej liczby możliwych przyczyn, chcesz utworzyć bezpłatny system CRM w Arkuszach Google.

Samodzielne tworzenie CRM to złożony proces. Jednakże jesteśmy tutaj, aby zapewnić Ci wszystkie informacje potrzebne do stworzenia systemu CRM Arkuszy Google Twoich marzeń!

Co to jest CRM Arkuszy Google?

Zanim zdefiniujemy CRM w Arkuszach Google, przyjrzyjmy się przede wszystkim, czym jest CRM.

Firmy korzystają z oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami (CRM) do przechowywania bazy danych potencjalnych klientów, śledzenia postępu bieżących transakcji i budowania lepszych relacji z klientami.

CRM może przybierać wiele form . Może to być podstawowy arkusz kalkulacyjny aż do oprogramowania na poziomie przedsiębiorstwa.

Na dole tej skali Google Sheets CRM to prosty dokument w formie arkusza kalkulacyjnego, który zawiera informacje o Twoich klientach, ofertach i innych kwestiach związanych z relacjami z klientami. Twój zespół musi aktualizować informacje o nowe informacje w miarę postępu sprzedaży. Arkusze Google CRM mają minimalną funkcjonalność.

Z drugiej strony jesteśmy NetHunt CRM, CRM zintegrowany z Gmailem. Nasza platforma pozwala zrobić znacznie więcej niż to, co zdefiniowaliśmy powyżej, za bardzo rozsądną cenę. Może nawet zautomatyzować niektóre części procesu sprzedaży i wygenerować szczegółowe raporty umożliwiające śledzenie i mierzenie aktywności sprzedażowej.

Jakie są korzyści z używania Arkuszy Google jako CRM?

Arkusze Google są zdecydowanie lepsze niż arkusze kalkulacyjne Excel. Jego głównymi zaletami są szerokie możliwości współpracy i to, że jest bezpłatny.

Ponadto Arkusze Google umożliwiają wykonanie następujących czynności:

• Użyj Google Apps Script, aby ulepszyć swój CRM
• Rozmawiaj ze współpracownikami bezpośrednio w arkuszu kalkulacyjnym
• Oznaczaj swoich współpracowników w miejscach, które wymagają ich uwagi
• Twórz zadania, które będziesz przydzielać członkom swojego zespołu

Arkusze Google pozwalają na wiele rzeczy, ale są znacznie mniej zaawansowane niż dedykowany CRM, taki jak NetHunt CRM.

Jak używać Arkuszy Google jako CRM z szablonem

Przejdźmy do sedna tego artykułu — tworzenia własnego CRM w Arkuszach Google.

Proces ten jest znacznie bardziej skomplikowany niż rozpoczęcie bezpłatnego 14-dniowego okresu próbnego NetHunt CRM, ale nadal nie jest to technologia rakietowa.

Bez zbędnych ceregieli przejdźmy do tworzenia CRM w Arkuszach Google…

Krok 0: Rozważ alternatywy

Może warto przemyśleć swoją decyzję. W końcu system CRM w Arkuszach Google tak naprawdę nie jest systemem CRM . Jest to coś, czego używasz, dopóki nie uzyskasz prawdziwego CRM.

Jednak utworzenie arkusza kalkulacyjnego CRM jest realną opcją w następujących przypadkach:

• Prowadzisz firmę z 1-2-osobowym zespołem sprzedaży i zbyt małą liczbą klientów, aby uzasadnić zakup CRM
• Wybierając odpowiedni CRM, potrzebujesz szybkiego i łatwego sposobu przechowywania danych klientów

Jeśli coś innego pasuje do Twojego przypadku, powinieneś zaopatrzyć się w dedykowany CRM dla swojej firmy, taki jak NetHunt CRM.

Krok 1: Utwórz kopię naszego szablonu CRM Arkuszy Google

Znajdź nasz szablon CRM Arkuszy Google, klikając tutaj.

Następnie kliknij „Plik” i wybierz „Utwórz kopię”. ” Nie zapomnij nadać członkom zespołu uprawnień do udostępniania za pomocą przycisku „Udostępnij”.

Krok 2: Dostosuj swój CRM w Arkuszach Google

Oczywiście dostarczony przez nas szablon nie będzie działał dla każdej firmy, więc powinieneś go trochę zmienić, aby był Twój.

W tym celu powinniśmy zdefiniować nasz proces sprzedaży. Jeśli nie masz zdefiniowanego, zbuduj go. Oto krótki przegląd:

1. Zapisz wszystkie działania sprzedawców mające na celu sfinalizowanie transakcji i zaplanuj podróż klienta.
2. Określ, które działania możesz pogrupować w etapy procesu (np. znalezienie potencjalnego klienta na LinkedIn i sprawdzenie go pod kątem swojego ICP może być jednym krokiem)
3. Zapisz wszystkie kroki
4. Razem ze swoim zespołem przemyślcie najwygodniejsze sposoby śledzenia tych kroków

Po zdefiniowaniu procesów sprzedażowych kolejnym krokiem jest dodanie ich do CRM. Wstępnie zdefiniowane etapy w naszym szablonie CRM to:

• Rozpoczęło się docieranie
• Próbny
• Negocjowanie
• Zafakturowane
• Wygrał
• Zaginiony

Etapy te służą jako ładne miejsce na szablon, ale muszą być bardziej szczegółowe, aby w pełni odzwierciedlać procesy sprzedaży.

Aby edytować etapy w szablonie, wykonaj następujące kroki:

1. Naciśnij ikonę ołówka, aby otworzyć menu dostosowywania w menu rozwijanym
2. W polu „Zastosuj do zakresu” chcesz się upewnić, że masz wartość CRM!J2:J1000.
3. „J” można zmienić, w zależności od tego, czy dodałeś jakieś inne kolumny do CRM Arkuszy Google.
4. Edytuj przedstawione Ci etapy, zmieniaj ich kolory, przesuwaj je lub dodawaj nowe etapy za pomocą przycisku „dodaj kolejny element”, aby dostosować przepływ pracy.

Możesz także dodawać i dostosowywać „pola” w szablonie, dodając nowe kolumny zawierające informacje, które chcesz zebrać. Obecnie nasz szablon oferuje następujące pola:

• Nazwa klienta
• Branża firmowa
• Rozmiar firmy
• Telefon
• E-mail
• LinkedIn
• Żądanie klienta
• Rodzaj produktu/usługi
• Kwota transakcji
• Procent prowizji
• Uzyskana prowizja
• Przydzielony menadżer
• Uwagi

Krok 3: Wprowadź dane klienta do swojego CRM w Arkuszach Google

Ostatnim i najbardziej żmudnym krokiem konfiguracji CRM w Arkuszach Google jest zapełnienie go klientami. Ponieważ Arkusze Google to tylko platforma do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych, wszystkie dane należy wprowadzić ręcznie.

Tak, Ty lub Twoi koledzy z zespołu będziecie musieli usiąść i wprowadzić każdą transakcję i każdego klienta do nowego CRM w Arkuszach Google.

Jednak wprowadzanie danych do CRM jest równie ważne, jak posiadanie odpowiedniego CRM, niezależnie od tego, czy jest to dedykowana platforma CRM, czy CRM z arkuszem kalkulacyjnym. Wprowadzanie danych w niewłaściwy sposób może zaśmiecić bazę danych, co przede wszystkim przekreśli cel CRM.

Oto, na co należy zwrócić uwagę podczas wprowadzania danych do systemu CRM w Arkuszach Google:

• Upewnij się, że w CRM nie ma zduplikowanych transakcji ani wpisów
• Upewnij się, że wprowadziłeś wszystkie informacje we właściwych polach
• Upewnij się, że wszystkie dane znajdują się w wierszu odnoszącym się do klienta lub potencjalnego klienta, do którego należą

Jeśli potrzebujesz dodatkowych wskazówek na temat wyglądu wypełnionego CRM w Arkuszach Google, sprawdź kartę „Przykładowe dane CRM” w naszym szablonie CRM w Arkuszach Google.

Jakie są wady CRM w Arkuszach Google?

Korzystanie z CRM w Arkuszach Google ma swoje wady.

Znajomość tych wad jest kluczowa dla pełnego wykorzystania potencjału CRM z arkuszami kalkulacyjnymi. Pamiętaj, że system CRM w Arkuszach Google nie jest pełnym systemem CRM, ale pełni funkcję elementu zastępczego, zanim otrzymasz rzeczywisty system CRM.

Główne wady korzystania z CRM w Arkuszach Google to:

Ręczne wprowadzanie danych

Wprowadzanie setek potencjalnych klientów do bazy danych co miesiąc jest do bani. Jest tak źle, jak się wydaje. Jednak systemy CRM w Arkuszach Google nie pozostawiają żadnych innych opcji wprowadzania klientów.

Dzięki dedykowanemu CRM, takiemu jak NetHunt CRM, opcje nie są tak ograniczone.

Po pierwsze, możesz natychmiastowo przenieść całą bazę klientów za pomocą jednego kliknięcia przycisku. Nasz zespół ds. obsługi klienta pomoże to skonfigurować, aby zapewnić płynny transfer.

Nasz system CRM może automatycznie pobrać dane klientów i dodać je do Twojej bazy danych. Użytkownicy mogą tworzyć rekordy klientów na podstawie przychodzących wiadomości e-mail, natychmiast dodając potencjalnego klienta do danych. Możesz także rozszerzyć tę możliwość, włączając profile LinkedIn swoich klientów i nie tylko, za pomocą naszych różnych integracji.

Skoro mowa o integracjach…

Brak dostępnych integracji natywnych

Możesz napisać niestandardowy skrypt Google Apps lub pobrać wtyczkę ze sklepu Google Store. Wtyczki pobrane z Google Store rzadko kiedy są warte uwagi, jeśli chodzi o optymalizację procesów sprzedażowych.

Nowoczesne systemy CRM, takie jak NetHunt CRM, oferują wiele natywnych integracji, co oznacza, że ​​są integrowane bezpośrednio, a nie za pośrednictwem aplikacji innej firmy, takiej jak Zapier. Integracje te mogą:

• Dzwoń do klientów bezpośrednio z karty klienta w CRM
• Pobieraj profile LinkedIn potencjalnych klientów, dodaj ich do CRM i wysyłaj wiadomości bezpośrednio z karty klienta.
• Wysyłaj e-maile do klientów bezpośrednio z karty klienta
• Korzystaj z komunikatorów, aby rozmawiać z potencjalnymi i obecnymi klientami bezpośrednio w zaciszu swojego systemu CRM
• Eksportuj swoje dane do Looker Studio, aby tworzyć szczegółowe raporty w czasie rzeczywistym.

NetHunt CRM natomiast integruje się z:

• Google Workspace (w tym Gmail, Looker Studio i Kontakty Google)
• LinkedIn
• Awiofon
• Aplikacje Messenger: WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger
• Luźny
• Zapiera
• I wiele więcej...

Twoja baza danych jest zdezorganizowana

Każdy menedżer powie Ci, że skonfigurowanie procesu jest łatwiejsze niż nakłonienie zespołu do jego wdrożenia.

Adaptacja zespołowa staje się jeszcze trudniejsza do osiągnięcia, gdy rozpatrywany proces polega na ręcznym wprowadzaniu danych do arkusza kalkulacyjnego.

Możesz dodać dowolną liczbę pól, ale jak kontrolować, czy Twój zespół z nich korzysta?

Nowoczesne systemy CRM, takie jak NetHunt CRM, wyznaczają różne pola w zależności od potrzeb na różnych etapach procesu sprzedaży.

Na przykład, jeśli Twój sprzedawca chce utworzyć potencjalnego klienta, musi podać jego imię i nazwisko, numer, firmę i stanowisko, a także adres e-mail/numer telefonu potencjalnego klienta. Aby jednak przenieść potencjalnego klienta do następnego etapu, Twój specjalista ds. sprzedaży może być również zmuszony do wypełnienia pola wielkości firmy.

Tymczasem dzięki CRM w Arkuszach Google każdy może zobaczyć wszystko. Trudno jest uniknąć wycieków danych, bałaganu wizualnego i niepotrzebnych informacji. Nowoczesne systemy CRM pozwalają użytkownikom na ustawienie różnych poziomów uprawnień dostępu do danych CRM.

Oznacza to, że członkowie zespołu mają dostęp do odpowiednich informacji i nie będą przytłoczeni informacjami, których nie potrzebują.

Nie możesz zrobić nic innego, jak tylko przechowywać dane klientów

Technicznie nie jest to wada. Chciałeś CRM do zarządzania danymi klientów – masz CRM do zarządzania danymi klientów.

Z drugiej strony branża CRM stale się rozwija. Funkcjonalność, jaką zapewnia CRM w Arkuszach Google, jest znacznie niższa od absolutnego minimum większości nowoczesnych systemów CRM.

Obecnie systemy CRM to coś więcej niż banki danych, ponieważ pozwalają na wykonywanie następujących czynności:

• Zautomatyzuj swoje rutynowe procesy, aby uwolnić czas sprzedawców
• Konfiguruj, wysyłaj i śledź kampanie e-mailowe bezpośrednio z poziomu systemu CRM
• Generuj raporty w czasie rzeczywistym, aby trzymać rękę na pulsie swoich działań sprzedażowych
• Twórz oszałamiające wizualizowane potoki, aby ułatwić interpretację bieżących procesów
• Scentralizuj całą komunikację z klientami pod jednym parasolem
• Połącz inne narzędzia ze swojego stosu technologicznego w jedno środowisko

… i więcej!

Często zadawane pytania

Najważniejsze

Chociaż system CRM w Arkuszach Google może nie mieć wszystkich zalet pełnoprawnego systemu CRM, jest to solidny punkt wyjścia. Jednak ten typ CRM jest dobry tylko do oferowania podstaw, dopóki nie będziesz gotowy na wdrożenie bardziej wyrafinowanego rozwiązania.

W miarę skalowania Twojej firmy wkrótce będziesz potrzebować bardziej dynamicznego, zintegrowanego i konfigurowalnego rozwiązania. Do tego czasu możesz cieszyć się prostotą i dostępnością Arkuszy Google.

Kiedy będziesz gotowy na awans, będziemy tam, aby powitać Cię w rodzinie NetHunt CRM, aby pomóc Ci przenieść relacje z klientami na zupełnie nowy poziom.