Stan zgodności dotacji w 2024 r.: Co musisz wiedzieć o zmianach w Jednolitych Wytycznych

Wyłania się rzut oka na przyszłość jednolitego doradztwa, ale jeśli nie wziąłeś udziału w corocznym szkoleniu dotyczącym dotacji (AGT) w 2024 r., możesz to przegapić. Krótko mówiąc, prawdopodobnie zaobserwujemy wzrost progów audytu i wydatków, mniej żargonu i szybsze wykrywanie oszustw. Zagłębmy się.

Zastrzeżenie: Treść tego bloga służy wyłącznie ogólnym celom informacyjnym i nie powinna być interpretowana jako porada prawna. Zachęcamy czytelników, aby przed podjęciem decyzji w oparciu o informacje zawarte w niniejszym dokumencie zasięgnęli wskazówek u własnego radcy prawnego lub doradcy. Nie ponosimy żadnej odpowiedzialności za działania podjęte lub nie podjęte na podstawie tego artykułu.

Nota autora: Ten artykuł powstał przed ogłoszeniem wprowadzenia nowych przepisów dotyczących jednolitego wytycznych w czwartek, 4 kwietnia. Na seminarium internetowe inaugurujące możesz zarejestrować się tutaj . Zaktualizujemy ten artykuł o to, czego się nauczyliśmy.

W kwietniu 2023 r. uczyłem się wszystkiego, co mogłem, o jednolitych wytycznych dotyczących nagród federalnych, czyli 2 CFR część 200, które stanowią ramy zasad i przepisów dotyczących przyznawania funduszy federalnych. W ramach tych wysiłków wziąłem udział w konferencji AGT 2023 organizowanej przez National Grant Management Association (NGMA).

Gdybyś też tam był, być może pamiętałbyś jeden moment równie żywo jak ja. Deidre Harrison, zastępca kontrolera Biura Zarządzania i Budżetu (OMB), wchodzi na scenę i rzuca bombę: OMB pracuje nad zbliżającą się aktualizacją Jednolitych Wytycznych.

Wiadomość Harrisona zostaje przyjęta zbiorowym jękiem.

Dosłownie – słyszę, jak wokół mnie specjaliści od dotacji się wyczerpują. Menedżerowie grantów poświęcają lata na doskonalenie jednolitych wytycznych, często przechodząc rygorystyczne procesy certyfikacyjne. Wszelkie zmiany w niniejszych wytycznych oznaczają dużo pracy dla wielu osób.

W miarę upływu miesięcy zaczynamy mieć jaśniejszy obraz tego, co się zmieni. We wrześniu 2023 r. OMB opublikowało jedną z pierwszych dokumentacji dotyczących nadchodzących zmian w jednolitych wytycznych. Było to bardzo pomocne, ale wszyscy potrzebowaliśmy głębokiego nurkowania w ramach wydarzenia AGT.

AGT 2024 zapewnił to głębokie nurkowanie i wiele więcej. W tym roku Harrison podał nam szczegóły, a ja zrobiłem wiele notatek. Oto, co wiemy do tej pory.

Dlaczego jednolite wytyczne się zmieniają

Kiedy w tym roku Harrison wyszła na scenę, w sali zawrzało, czekając, aż usłyszy więcej o tym, co zaplanowała ona i jej zespół. Wraz ze zmianami w jednolitych wytycznych OMB stara się:

1. Dostosuj się do priorytetów administracji poprzez uwzględnienie wymogów ustawowych.
2. Zmniejsz obciążenie dzięki usprawnionym procesom zarówno dla agencji, jak i odbiorców.
3. Wyjaśnij i ujednolić niejednoznaczne sekcje, aby zapewnić spójną interpretację.
4. Przepisz sekcje prostym językiem, poprawiając przepływ i usuwając niespójności.

Harrison przedstawił także nowo utworzoną Radę Federalnej Pomocy Finansowej (COFFA), która została ogłoszona jesienią ubiegłego roku i której zadaniem jest: „zapewnienie agencjom federalnym narzędzi potrzebnych do realizacji federalnych programów pomocy finansowej w sposób wydajny, skuteczny i sprawiedliwy , jednocześnie zmniejszając obciążenia administracyjne nakładane na osoby ubiegające się o federalną pomoc finansową i jej odbiorców”.

W ramach tego celu COFFA rozpocznie standaryzację szkoleń i procesów w ramach jednolitego wytycznych. Aby zrozumieć, jak to się dzieje, musimy zrozumieć, co się zmienia.

Progi wzrosną

Sala wiwatowała, gdy Harrison ogłosił propozycję zwiększenia kwoty de minimis na koszty pośrednie i bezpośrednie.

• W przypadku stawki kosztów pośrednich proponowana nowa stawka de minimis wynosi 15% (w porównaniu z 10%).
• W przypadku kosztów bezpośrednich proponowana nowa kwota de minimis wynosi 50 tys. dolarów (z 25 tys. dolarów).

Ponadto proponowany próg dla pojedynczych audytów wynosi 1 mln USD (w porównaniu z 750 tys. USD). Zmiana ta wydaje się mile widziana, ponieważ prawdopodobnie zmniejszy obciążenie administracyjne wielu grantodawców. Będziemy musieli poczekać i sprawdzić, czy wpłynie to na całkowitą liczbę potrzebnych audytów.

Język stanie się prostszy i bardziej przejrzysty

Andrew Victor, zastępca dyrektora USAID, roześmiał się podczas sesji zamykającej AGT 2024, kiedy powiedział: „Może nie musisz iść do prawnika, żeby ci wyjaśnić [Uniform Guidance]”. W tym celu OMB dąży do tego, aby nowe jednolite wytyczne były jaśniejsze i łatwiejsze do odczytania, aby uniknąć wielokrotnych interpretacji tego samego języka.

Na przykład użycie „Odbiorcy” zamiast „podmiotu niefederalnego” i rzeczywistej nazwy danego systemu rządowego (takiego jak SAM.gov) w porównaniu z wcześniej niejasnym „systemem wyznaczonym przez OPB dla całego rządu”. OMB dostarczyło dokument pokazujący przykład zmian.

OMB ma również na celu ujednolicenie zawiadomienia o możliwościach finansowania (NOFO), które jest powiadomieniem, że instytucja federalna ma środki dostępne do przyznania. Obecnie NOFO mogą mieć setki stron i być wypełnione jednolitym językiem wytycznych, który nie musi się tam znajdować. Idąc dalej, OMB ma na celu odchudzanie NOFO w połączeniu z prostszym językiem Uniform Guidance.

Obowiązkowe ujawnienie informacji może nastąpić natychmiast po uzyskaniu dowodów

Zrozumiałe jest, że przejrzystość i ograniczenie oszustw są niezwykle ważne dla OMB. Zmieniają zatem harmonogramy obowiązkowych ujawnień, czyli powiadomień o dochodzeniach w sprawie oszustw.

W praktyce zmiany te są niewielkimi poprawkami sformułowań, które ostatecznie mają duży wpływ na moment obowiązkowych ujawnień. Melissa Prusock, Esq Greenberg Traurig, LLP, stwierdziła, że ​​według niej ta zmiana terminologii jest największą zmianą, jaką widzi w związku z nowymi proponowanymi zasadami zgodności. Wyjaśniła: „Według proponowanej zasady jest to każda [działanie] przestępcza. Jest to znaczące rozwinięcie. Stawia Cię to na tej samej łodzi, co wykonawców. Mówi także, że ujawnienie informacji musi być „szybkie”, podczas gdy wcześniej było napisane „w odpowiednim czasie”.

Wcześniej interpretowano, że wnioskodawcy, odbiorcy i pododbiorcy będą musieli ujawnić potencjalne oszukańcze działania, gdy będą mieli pewność, że są one oszukańcze. Dzięki proponowanym zmianom osoby te będą musiały ujawnić, że dochodzenie się toczy, gdy tylko uzyskają wiarygodne dowody.

Podczas AGT 2024 David Clark, dyrektor zarządzający ds. branżowych usług specjalnych w BDO USA, wyjaśnił, że: „Gdy tylko zdobędziesz wiarygodne dowody, musisz ich o tym poinformować. Nie musisz już kończyć śledztwa. Jeśli masz wskazówkę i uważasz, że jest prawdziwa, musisz ją ujawnić”.

Te nowe zasady ujawniania informacji, choć na pierwszy rzut oka niewielkie, stanowią dużą zmianę, dlatego zwracaj na nie większą uwagę i konsultuj się z radcą prawnym.

Zmiana zajmie trochę czasu

I wreszcie najważniejsza rzecz, jakiej się nauczyłem: te zmiany prawdopodobnie nie wejdą w życie w najbliższym czasie. Kiedy pojawią się ostateczne aktualizacje Jednolitych Wytycznych, Harrison zapewnił nas, że będzie mnóstwo czasu na przygotowania przed wdrożeniem.

Zatem na razie zalecam, abyście skupili się na jednolitych wytycznych, które mamy dzisiaj i mieli oczy otwarte na zmiany czyhające na horyzoncie.

Zarządzanie dotacjami to ciężka praca

Jestem pełen uznania dla naszych menedżerów zajmujących się dotacjami, ponieważ niestrudzenie pracują nad przestrzeganiem tych zasad i zrozumieniem tych zasad od wewnątrz i na zewnątrz. Mimo to edukują i szkolą siebie nawzajem, swoich pododbiorców, organizacje non-profit i wszystkich dobrych ludzi wykonujących dobrą robotę. To niemałe zadanie.

Jeśli szukasz oprogramowania do zarządzania dotacjami, które pomoże Ci bezpiecznie i zgodnie z przepisami wypłacać środki, zachęcam do zaplanowania demonstracji za pomocą Submittable. Jeśli szukasz konsultantów, którzy pomogą Ci przemyśleć kwestie compliance, skontaktuj się z naszymi przyjaciółmi z BDO.