Twój przewodnik po komunikacji asynchronicznej

Zespoły na całym świecie są teraz dobrze zakorzenione w koncepcji pracy zdalnej. W ciągu ostatniego półtora roku mieliśmy do czynienia z nauką, frustracjami i kilkoma wspaniałymi przełomami w dynamice zespołu, kulturze organizacyjnej i ogólnej produktywności.

Firmy odniosły różne sukcesy w przejściu na pracę zdalną. Organizacje odnoszące największe sukcesy zdały sobie jednak sprawę z tego, że praca zdalna nie jest tak prosta, jak wdrożenie struktury, która istniała, gdy zespoły znajdowały się w jednej lokalizacji.

Zespoły rozproszone czują się bardziej wzmocnione, gdy mają większą elastyczność i autonomię. Możliwość tworzenia własnego harmonogramu i ustalania priorytetów różnych zadań w ciągu dnia zgodnie z tym, co im najbardziej odpowiada, daje członkom zespołu możliwość zaprojektowania swojego dnia i maksymalizacji wydajności.

Coraz bardziej widoczne stają się korzyści płynące z pracy asynchronicznej. Organizacje tworzą i wdrażają struktury, które maksymalnie wykorzystują wszystkie korzyści płynące z pracy asynchronicznej.

Co to jest komunikacja asynchroniczna?

Praca asynchroniczna polega na tym, że członkowie zespołu mogą komunikować się ze sobą bez konieczności obecności dokładnie w tym samym momencie. Dzieje się tak, gdy informacje można wymieniać niezależnie od czasu. W komunikacji asynchronicznej członkowie zespołu zwykle prezentują pewne informacje, a odbiorca zaoferuje odpowiedź z pewnym opóźnieniem. Mówiąc najprościej, praca asynchroniczna to dowolna forma pracy, która nie odbywa się w czasie rzeczywistym i pozwala członkom zespołu koordynować swoje wysiłki w ramach wielu harmonogramów w celu wspólnej pracy nad projektem.

Praca asynchroniczna to nie to samo co praca zdalna

Te dwa terminy są często mylone, ale w rzeczywistości są wyraźnie różne. Niektóre firmy, które działają zdalnie, nadal oczekują, że pracownicy będą logować się o określonej godzinie i pozostawać przy biurku od 9 do 5, tak jak gdyby byli w biurze.

Jednak praca asynchroniczna pozwala pracownikom na wykonywanie zadań we własnym czasie, co może bardzo różnić się od ich kolegów. Zakłada to, że komunikacja nie ma być natychmiastowa, a ludzie mogą zareagować, kiedy jest to dla nich wygodne. Centra online i narzędzia do zdalnej współpracy umożliwiają zespołom dostęp do wspólnych zasobów na własną rękę. Wykonują zadania i wysyłają je do swoich współpracowników, którzy mogą je odebrać, gdy tylko zaczyna się ich dzień pracy.

Spotkania są okropne

Niekończące się odprawy, codzienne stand-upy i spotkania wszystkich rąk mogą być wyjątkowo nieproduktywne. Spotkania zostały zidentyfikowane jako jeden z największych pochłaniaczy czasu w każdej organizacji. W niedawnym badaniu przeprowadzonym przez Harvard Business Review 65% menedżerów stwierdziło, że spotkania uniemożliwiają im ukończenie rzeczywistej pracy, 71% stwierdziło, że spotkania są nieproduktywne i nieefektywne, a 64% stwierdziło, że przeszkadzają w głębokim myśleniu.

Chociaż niektóre spotkania są nieuniknione, praca asynchroniczna zmienia sposób, w jaki organizacje ogólnie podchodzą do spotkań. Aby zaplanować spotkanie podczas pracy asynchronicznej, musisz koordynować czasy różnych osób, dzięki czemu spotkania odbywają się tylko wtedy, gdy są absolutnie konieczne. Zapewnia to przejrzyste plany i bardziej produktywne interakcje.

Era głębokiej pracy

W miarę rozproszenia zespołów, wartość, jaką organizacje przywiązują do ilości czasu spędzanego w pracy, znacznie się zmniejszyła. Wydajność i produktywność stały się jedynymi ważnymi czynnikami podczas oceny wydajności pracowników.

„Niewymagające poznawczo zadania w stylu logistycznym są często wykonywane bez koncentracji. Wysiłki te zwykle nie tworzą nowej wartości na świecie i są łatwe do powielenia”.

– Cal Newport

Praca głęboka odnosi się do naszej zdolności do pracy w stanie głębokiej koncentracji i skupienia przez długi czas, bez rozpraszania się i przerywania.

Praca asynchroniczna usuwa pracowników z codziennych rozrywek w miejscu pracy, dzięki czemu mogą poświęcić części swojego dnia na tworzenie wartościowych, produktywnych wyników.

Korzyści z pracy asynchronicznej

Większa elastyczność: Praca asynchroniczna pozwala pracownikom stać się panami swojego czasu. Mogą tworzyć harmonogramy pracy, które pasują do ich stylu życia, co prowadzi do bardziej spełnionej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Bardziej szczegółowe odpowiedzi: Podczas pracy asynchronicznej nie oczekuje się, że ludzie będą odpowiadać lub odpowiadać natychmiast, co oznacza, że ​​mogą poświęcić swój czas na naprawdę przemyślenie problemu i przeanalizowanie go, zanim zaoferują swoją odpowiedź lub opinię. Prowadzi to do bardziej przemyślanych decyzji.

Mniej rozpraszania uwagi: praca asynchroniczna pomaga pracownikom łatwiej wejść w stan przepływu. Wydzielając trochę czasu poświęconego konkretnemu zadaniu, mogą naprawdę zaangażować się w głębokie myślenie, nie martwiąc się, że koledzy będą przeszkadzać im w innych niepowiązanych zadaniach.

Automatyczna dokumentacja: Większość komunikacji asynchronicznej to komunikacja pisemna. Czy to przez e-mail, czat, czy na tablicy online, zwykle jest zapis komunikacji, która ma miejsce. Zawsze możesz się cofnąć i odwołać się do tej komunikacji i służy ona jako dziennik, który pozwala uniknąć redundancji komunikacji.

Flattens Hierarchies: Tworzy otwarte forum, na którym pracownicy mogą dodawać sugestie i przemyślenia. Usuwa niektóre onieśmielające czynniki, które mogą istnieć podczas spotkań lub interakcji twarzą w twarz.

Narzędzia do wydajnej komunikacji asynchronicznej

E-mail:
Popularność poczty e-mail wydaje się zanikać wraz z pojawieniem się wielu narzędzi komunikacyjnych nowej ery, takich jak Slack, które twierdzą, że są zbudowane do zdalnej współpracy. Ale e-mail nadal bardzo dobrze przekłada się na komunikację asynchroniczną. Nie oczekuje natychmiastowej odpowiedzi, więc członkowie zespołu mogą odpowiedzieć w swoim czasie, dostarczając przemyślane, wartościowe informacje.

Komunikacja wideo:
Wideokonferencje są domyślnym sposobem komunikacji, który zastępuje spotkania twarzą w twarz. Ale nie przekłada się to zbyt dobrze na pracę asynchroniczną, ponieważ wiąże się z koniecznością zebrania ludzi we wspólnym czasie. Narzędzia takie jak Loom naprawiają to i pozwalają doświadczyć korzyści płynących z komunikacji werbalnej poprzez nagrania i udostępnianie ekranu.

Tablica online:

Dzięki narzędziom takim jak Creately możesz wizualizować myśli, pomysły i plany tak samo, jak w sali konferencyjnej. Członkowie zespołu mogą następnie przeglądać wizualizacje i dodawać do nich komentarze, przemyślenia i sugestie we własnym czasie. Tworzy to elastyczną i intuicyjną wirtualną przestrzeń roboczą, idealną dla zespołów asynchronicznych.

Wskazówki dotyczące pracy asynchronicznej

Skoncentruj się na celach : Wielu zdalnych pracowników odczuwa presję, by „wyglądać na zajętą”. Ale praca asynchroniczna to przede wszystkim wynik, a nie aktywność. Skupiając się na jasno określonych zadaniach, możesz ograniczyć niepotrzebne rozmowy w zespole, wykonywać lepszą pracę i cieszyć się nową równowagą między życiem zawodowym a prywatnym.

Ustal podstawowe godziny pracy. Praca asynchroniczna nie oznacza pracy bez rutyny. Wręcz przeciwnie, czasami wiąże się to z tworzeniem bardziej ustrukturyzowanego i szczegółowego planu, którego się trzymasz. Informowanie reszty organizacji o Twoich podstawowych godzinach pracy jest ważne, aby wszyscy wiedzieli, kto pracuje według jakiego harmonogramu.

Ustaw oczekiwania czasowe: Podczas współpracy asynchronicznej ważne jest, aby mieć jasność co do terminów. Praca nad indywidualnymi harmonogramami nie może ignorować faktu, że należy przestrzegać większych terminów. Ustalenie oczekiwań co do tego, kiedy coś jest należne, jest ważne, aby pomóc pracownikom zorganizować dzień pracy, aby najpierw ustalić priorytety pilnych zadań.

Async nie oznacza aspołeczności. Praca asynchroniczna nie oznacza pracy w izolacji. Nadal ważne jest, aby znaleźć sposób, aby członkowie zespołu połączyli się ze sobą i dobrze się bawili.
Organizacje muszą nadać priorytet przełamaniom lodów i wirtualnym imprezom, aby współpracownicy mogli odpuścić sobie włosy i poznać swoich kolegów z zespołu na poziomie osobistym.

Opowiedz nam o swoim doświadczeniu w pracy asynchronicznej

Praca asynchroniczna w całej organizacji jest wciąż stosunkowo nową koncepcją, a zespoły wciąż starają się wypracować wszystkie możliwości. Czy masz doświadczenie w pracy asynchronicznej? Chętnie poznamy Twoje przemyślenia na ten temat, zachęcamy do podzielenia się swoimi spostrzeżeniami w komentarzach poniżej.