Problemy z łańcuchem dostaw w opiece zdrowotnej i sposoby ich rozwiązywania za pomocą technologii

Crystal Evans, 40-latka z postępującą chorobą nerwowo-mięśniową, obawia się, że w silikonowej rurce łączącej jej tchawicę z respiratorem, który pompuje powietrze do jej płuc, pojawią się bakterie. Jak powiedziała Washington Post, przed pandemią miała dokładną rutynę. Wiązało się to ze zmianą plastikowych obwodów kilka razy w miesiącu, aby utrzymać je w sterylności.

Teraz, gdy pandemia spowodowała niedobór krzemu i plastiku potrzebnego do budowy rurek i utrudniła dostarczanie tych materiałów, pani Evans musi korzystać tylko z jednego nowego obwodu miesięcznie. Oznacza to, że ona i wielu pacjentów takich jak ona, ściśle mówiąc, padło ofiarą zakłóconego łańcucha dostaw. Szacunki osób dotkniętych chorobą wynoszą dziesiątki milionów.

Skala zakłóceń jest powszechna. Według firmy konsultingowej Kaufman Hall, od początku pandemii 86% szpitali w Stanach Zjednoczonych zgłaszało takie problemy z medycznym łańcuchem dostaw, jak skomplikowane zaopatrzenie, a 85% skarżyło się na skoki cen.

I podczas gdy w 2022 r. Wydawało się, że branża opieki zdrowotnej odniosła stałe zwycięstwo nad wirusem, główny opad COVID-19 w łańcuchu dostaw opieki zdrowotnej (który jest obecnie pogarszany przez inwazję Rosji na Ukrainę) wciąż wymaga rozwiązania. Kluczowe kwestie związane z łańcuchem dostaw opieki zdrowotnej, które należy rozwiązać, obejmują:

• Ograniczona dostępność krytycznych środków farmaceutycznych, zwłaszcza stosowanych w leczeniu ostrych chorób układu oddechowego oraz środków ochrony indywidualnej
• Kłopoty z pozyskiwaniem materiałów do produkcji farmaceutyków
• Ograniczona dostępność metali nieszlachetnych i surowców wykorzystywanych do produkcji sprzętu medycznego
• Trudności w produkcji i dostarczaniu półprzewodników (stosowanych w aparatach do rezonansu magnetycznego, ciśnieniomierzach i innym sprzęcie medycznym) spowodowane zakłóconym dostępem do tak rzadkich materiałów, jak gaz neonowy i chemikalia C4F6
• Wzrost kosztów zaopatrzenia i kosztów operacyjnych spowodowany rosnącymi cenami ropy naftowej, gazu, tworzyw sztucznych i energii
• Ograniczony wgląd w globalny łańcuch dostaw i łańcuch dostaw opieki zdrowotnej jako jego część
• Nieudane zamówienia offshore i konieczność przeprojektowania strategii pozyskiwania do nearshore

Jako doświadczeni dostawcy rozwiązań w zakresie rozwoju opieki zdrowotnej, my w ITRex wierzymy, że nadszedł najwyższy czas, aby liderzy łańcucha dostaw opieki zdrowotnej ponownie przemyśleli swoje strategie zarządzania i zaczęli reagować na problemy związane z medycznym łańcuchem dostaw podkreślone przez COVID-19. Wierzymy również, że technologia może stać się silnym sprzymierzeńcem tych, którzy są gotowi wyruszyć w podróż transformacyjną.

Aby pomóc Ci nawigować po zmianach, wskazujemy kluczowe problemy w łańcuchu dostaw opieki zdrowotnej i zwracamy uwagę na rozwiązania technologiczne, które pomagają przezwyciężyć te wyzwania.

Krytyczne problemy w łańcuchu dostaw opieki zdrowotnej do rozwiązania w 2022 r.

Zagadnienie 1. Niepotrzebne wydatki spowodowane głównie złym zarządzaniem zapasami

Jedną z krytycznych kwestii w medycznym łańcuchu dostaw są stale rosnące i niepotrzebne wydatki. W rzeczywistości badanie przeprowadzone przez firmę Navigant na 2127 amerykańskich szpitalach wykazało, że niepotrzebne wydatki na operacje w łańcuchu dostaw osiągnęły około 25,7 miliardów dolarów rocznie. A dużą część wydatków, 11 milionów dolarów rocznie na obiekt, można uwolnić dzięki optymalizacji zarządzania zapasami.

Zarządzanie zapasami w szpitalu to skomplikowany proces, który obejmuje przewidywanie optymalnych wielkości zapasów, śledzenie dostaw, projektowanie odpowiednich strategii przechowywania, zarządzanie wycofaniem i przeterminowanymi produktami i nie tylko. Często pracownikom łańcucha dostaw trudno jest po prostu dostarczyć potrzebne produkty pacjentom i lekarzom, nie mówiąc już o optymalizacji procesu. Jednak dzięki zastosowaniu najnowszych osiągnięć technologicznych dyrektorzy łańcucha dostaw mogą przezwyciężyć poważne problemy z zarządzaniem zapasami w łańcuchach dostaw opieki zdrowotnej, zrealizować potencjalne oszczędności i cofnąć wzrost kosztów operacyjnych.

Rozwiązanie: Optymalizacja zarządzania zapasami

Technologia może na różne sposoby rozwiązywać problemy związane z zarządzaniem zapasami w łańcuchu dostaw opieki zdrowotnej. Sądzimy, że dwa następujące czynniki mają największy wpływ: zwiększenie widoczności zapasów i dostarczanie świeżych informacji opartych na historycznych danych o zapasach.

Poprawa widoczności zapasów

Statystyki i doświadczenie naszych klientów dowodzą, że pracownikom szpitala nie zawsze jest łatwo kontrolować stany magazynowe i upewnić się, że mają pod ręką wszystkie potrzebne artykuły. Co więcej, 85% pracowników medycznych twierdzi, że ma problemy z dokumentowaniem dostaw, a 25% z nich twierdzi, że nie zawsze sprawdza datę ważności produktu lub informacje o wycofaniu produktu.

To, co może pomóc w rozwiązaniu problemów związanych z łańcuchem dostaw opieki zdrowotnej związanych z zapasami, to przejście na bardziej przejrzyste, oparte na technologii zarządzanie zapasami. Śledzenie zapasów za pośrednictwem bezpiecznej platformy opartej na chmurze i wprowadzanie elementów Internetu Rzeczy, takich jak beacony lub czujniki, w celu śledzenia w czasie rzeczywistym drastycznie zwiększa widoczność zapasów. Ułatwia również pracownikom łańcucha dostaw obliczanie optymalnych wielkości zapasów, obsługę dostawców, śledzenie dostaw i terminowe dostarczanie potrzebnych produktów pacjentom i personelowi medycznemu. Podgląd zapasów w czasie rzeczywistym pomaga śledzić jakość dostarczanych artykułów, ułatwiając w ten sposób zgodność i zarządzanie wygasłymi lub wycofanymi produktami.

Zwiększając widoczność inwentarza, szpitale mogą odzyskać część utraconych przychodów wynikających z utraty danych o inwentarzu i wadliwych praktyk zarządzania inwentarzem. Rocznie te utracone przychody wynoszą aż 7 miliardów dolarów.

Korzystanie z prognoz predykcyjnych

Wprowadzając technologię, w szczególności sztuczną inteligencję (AI), do swoich miksów zarządzania łańcuchem dostaw, organizacje opieki zdrowotnej mogą wykorzystywać spostrzeżenia uzyskane z analiz predykcyjnych, aby przezwyciężyć takie problemy w łańcuchu dostaw opieki zdrowotnej, jak podejmowanie nieświadomych decyzji i ograniczona wiedza na temat zapasów.

Algorytmy sztucznej inteligencji mogą na przykład usprawnić prognozowanie popytu w oparciu o historyczne dane o popycie oraz informacje o zewnętrznych czynnikach wpływających na popyt, zoptymalizować dystrybucję zapasów w wielu lokalizacjach magazynowych, usprawnić zarządzanie wygasłymi i wycofanymi produktami i nie tylko.

W rezultacie szpitale mogą zaoszczędzić pieniądze, dostosowując wielkość zapasów i ulepszając strategie zakupów i przechowywania.

Zagadnienie 2. Kryzys talentów w łańcuchu dostaw w połączeniu z przyziemnymi operacjami ręcznymi

Kolejnym poważnym wyzwaniem w łańcuchu dostaw opieki zdrowotnej jest kryzys talentów — organizacje opieki zdrowotnej walczą o rekrutację, rozwój i utrzymanie pracowników zarządzających łańcuchem dostaw.

Według McKinsey kryzys sięga wstecz do ponad 15,9 miliona osób przenoszących się w Stanach Zjednoczonych od początku pandemii i 1,7 miliona osób przechodzących na wcześniejszą emeryturę. Co więcej, 1,3-procentowy spadek wskaźnika imigracji netto miał wpływ na podaż pracy, która ma się utrzymywać.

Brak specjalistów ds. zarządzania łańcuchem dostaw jest potęgowany przez fakt, że większość zarządzania łańcuchem dostaw opieki zdrowotnej jest nadal wykonywana ręcznie. Według niedawnego badania przeprowadzonego wśród 100 liderów łańcucha dostaw szpitali, prawie połowa respondentów polega na nieco ręcznych narzędziach, takich jak arkusze kalkulacyjne Excel.

Chociaż dobrze nadają się do zarządzania łańcuchami dostaw na mniejszą skalę, w przypadku bardziej złożonych operacji narzędzia ręczne są powolne, drogie i podatne na błędy. To, co może zrobić postęp technologiczny, to cyfryzacja, a nawet automatyzacja większej części operacji zarządzania łańcuchem dostaw, rekompensując w ten sposób brakujące talenty i uwalniając pracowników od wykonywania rutynowych zadań.

Rozwiązanie: Automatyzacja operacji ręcznych

Poza podstawową cyfryzacją zarządzania łańcuchem dostaw za pośrednictwem platform w chmurze wyposażonych w funkcje śledzenia i analizy, technologie mogą pomóc zautomatyzować udział operacji, pozwalając łańcuchom dostaw przebiegać z mniejszą siłą ludzką. Omawiane technologie obejmują blockchain, robotyczną automatyzację procesów (RPA) i inteligentną automatyzację procesów (IPA).

Na przykład Blockchain może zasadniczo zmienić sposób, w jaki opieka zdrowotna podchodzi do zarządzania umowami, cenami i transakcjami.

Z kolei RPA, które polega na tworzeniu, wdrażaniu i zarządzaniu botami naśladującymi określone działania ludzkie, może przejąć następujące zadania:

• Przetwarzanie zamówień
• Obsługa faktur i płatności
• Nadzorowanie stanów magazynowych
• Czytanie i porównywanie ofert dostawców
• Informowanie o statusach przesyłek i nie tylko

I chociaż RPA służy do wykonywania powtarzalnych zadań z minimalną zmiennością, inteligentna automatyzacja procesów — łącząca RPA i sztuczną inteligencję — radzi sobie z bardziej złożonymi, kompleksowymi procesami, takimi jak:

• Wybieranie dostawców
• Ocena stanów magazynowych
• Adresowanie zaległych zamówień i zarządzanie wycofaniami
• Przeglądanie umów z dostawcami

Zagadnienie 3. Skomplikowane zapewnienie dostaw i trudności w przewidywaniu niedoborów dostaw

Kolejnym kluczowym wyzwaniem w łańcuchu dostaw opieki zdrowotnej, które ma się utrzymać w 2022 r., jest skomplikowane zapewnienie dostaw.

Branża boryka się z pierwotnymi i wtórnymi niedoborami artykułów medycznych, sprzętu i niezbędnych leków.

Pierwotne niedobory mają miejsce, gdy rośnie popyt na produkty, które są bezpośrednio związane z zakłóceniami, takimi jak produkty związane z wentylacją lub testowanie dostaw w czasach COVID.

Wtórne niedobory występują, gdy produkty są pośrednio powiązane z zakłóceniami. Przykładem niedoboru wtórnego zaopatrzenia jest zamykanie zakładu surowcowego, który ma wpływ na wytwarzanie produktów wykorzystywanych na salach operacyjnych.

Chociaż narzędzia do zarządzania łańcuchem dostaw umożliwiają w pewnym stopniu przewidywanie niedoborów pierwotnych, nie zapewniają wglądu w niedobory wtórne. Zaawansowane technologie mogą pomóc organizacjom opieki zdrowotnej lepiej zrozumieć, w jaki sposób pandemia, geopolityka, transport, praca, finanse, cyberbezpieczeństwo i inne czynniki dynamicznie wpływają na łańcuch dostaw.

Rozwiązanie: Przewidywanie przerw w dostawach na wszystkich poziomach

Postęp technologiczny może pomóc pracownikom łańcucha dostaw w lepszym zrozumieniu zagrożeń występujących na drugorzędnym poziomie dostaw i poza nim, a także w przewidywaniu niedoborów dostaw.

Obiecujące innowacje technologiczne obejmują rozwiązania medyczne oparte na sztucznej inteligencji, które wskazują produkty, które stają się krytyczne w różnych scenariuszach zakłóceń, a następnie porównują równoważne produkty w szerokiej sieci dostawców bez uprzedzeń konkurencyjnych. Inne rozwiązania, które zyskują na popularności, to zaawansowane systemy analityczne i monitorowania zdarzeń, które pomagają przewidywać pierwotne i wtórne niedobory dostaw.

Narzędzia wykrywania popytu i narzędzia łączące partnerów handlowych również pomagają rozwiązać problem niedoborów dostaw.

Stosując powyższe rozwiązania, eksperci ds. łańcucha dostaw mogą znacznie poprawić widoczność wszystkich poziomów dostaw, lepiej zrozumieć potencjalne zagrożenia i rozważyć alternatywne źródła dostaw.

Kwestia 4: Ogólny brak odporności łańcucha dostaw

Eksperci opieki zdrowotnej twierdzą, że obecne łańcuchy dostaw opieki zdrowotnej mają charakter reaktywny. Pandemia podkreśliła potrzebę ponownego rozważenia przez organizacje opieki zdrowotnej sposobu podejścia do planowania strategicznego i zapobiegania ryzyku.

Technologia może wspierać kierowników łańcucha dostaw w planowaniu strategicznym i zapewniać dostęp do spostrzeżeń, które były wcześniej niedostępne.

Rozwiązanie: Proaktywne planowanie z myślą o ryzyku

Technologia może zmienić samo podejście do zarządzania przepływem produktów w opiece zdrowotnej, ułatwiając realizację trzech kluczowych aspektów odpornego łańcucha dostaw:

• Niezawodne relacje z dostawcami: zintegrowane z rozwiązaniami do zarządzania łańcuchem dostaw, algorytmy sztucznej inteligencji mogą pomóc w doborze dostawców, przeprowadzaniu zautomatyzowanych ocen dostawców, monitorowaniu umów z dostawcami, a także optymalizowaniu zarządzania dostawcami poprzez ważenie kosztów i czasów realizacji.
• Przejrzystość przepływów pracy: Technologia pomaga zapewnić przejrzystość przepływów pracy z produktami śledzonymi w czasie rzeczywistym w łańcuchu dostaw, a także przejrzystość komunikacji — wszystkie węzły w łańcuchu dostaw mają dostęp do tych samych informacji w czasie rzeczywistym.
• Sprawne zarządzanie zapasami na czas: Wykorzystując możliwości IoT, AI i RPA, organizacje opieki zdrowotnej mogą przewidywać idealne ilości zapasów, aby zaspokoić popyt bez ryzyka przepełnienia lub wyczerpania zapasów, zarządzać jakością dostarczanych produktów i ustawiać zautomatyzowane uzupełnienia dla szybszego i łatwiejszego uzupełniania zapasów.

W rezultacie menedżerowie łańcucha dostaw opieki zdrowotnej mogą opracować znacznie bardziej zrównoważone strategie zarządzania i zapobiegać ryzyku, zamiast reagować na zakłócenia.

O czym należy pamiętać, przeprowadzając cyfrowy przegląd łańcucha dostaw opieki zdrowotnej

Pod wpływem pandemii organizacje opieki zdrowotnej zwiększają swoje inwestycje technologiczne. Według niedawnego badania prawie 81% organizacji opieki zdrowotnej wskazało, że zwiększyło swoje inwestycje w technologię w 2021 roku.

Jednak aby mieć pewność, że duże inwestycje się opłaci, należy pamiętać, że stosowanie zaawansowanych technologii — w tym sztucznej inteligencji, IoT i RPA — ma swoją specyfikę. Zalecamy, aby pamiętać o następujących aspektach:

• Skalowanie rozwiązań technologicznych w całej firmie

Łańcuch dostaw opieki zdrowotnej to skomplikowana mieszanka węzłów połączonych wieloma przepływami pracy i ludźmi, a wdrożenie technologii, która obejmuje to wszystko, jest mało wykonalne. Dlatego przy digitalizacji swoich łańcuchów dostaw radzimy podążać iteracyjną ścieżką rozwoju.

Załóżmy, że decydujesz się na wdrożenie rozwiązania RPA, aby zautomatyzować część codziennych operacji. Zacznij od przeprowadzenia dogłębnej analizy przepływów pracy Twojej organizacji, określ, co może, a czego nie można zautomatyzować, oraz określ priorytety tworzenia wartości w różnych segmentach łańcucha dostaw i przepływach pracy. Zacznij wprowadzać ZAP do tych segmentów, które mają największy potencjał tworzenia wartości i zwiększą szybszy zwrot z inwestycji. Po uruchomieniu pierwszego rozwiązania możesz zacząć na nim budować i dalej rozwijać technologię — zarówno w pionie, jak i w poziomie.

• Zapewnienie zgodności z odpowiednimi przepisami i standardami IT w służbie zdrowia

Wdrażanie technologii w tak uregulowanej dziedzinie jak opieka zdrowotna nie jest łatwe. Czyniąc to, upewnij się, że Twój partner technologiczny ma dogłębną wiedzę na temat złożoności i specyfiki systemu opieki zdrowotnej. Bardzo ważne jest, aby przed faktycznym zaprojektowaniem rozwiązania dokładnie przestudiowali kontekst, w którym technologia będzie używana, w tym otoczenie organizacyjne i odpowiednie grupy interesariuszy.

Podczas opracowywania upewnij się, że dostawca technologii dokładnie dokumentuje cały proces — od tworzenia pomysłów przez projektowanie po inżynierię i testowanie rozwiązania programowego. Ułatwiłoby to komunikację z organami regulacyjnymi.

Na koniec, przed wdrożeniem technologii w całej firmie, rozważ przeprowadzenie audytu zewnętrznego, aby zminimalizować potencjalne ryzyko związane z brakiem zgodności.

• Utrzymanie bezpieczeństwa infrastruktury IT

Wdrażając technologię zarządzania łańcuchem dostaw w opiece zdrowotnej, musisz zwracać uwagę na zagrożenia. Dlatego konieczne jest zaprojektowanie przemyślanej strategii bezpieczeństwa cybernetycznego na początku procesu rozwoju i odniesienie do niej przez cały czas rozwoju dla wbudowanego bezpieczeństwa. Upewnij się, że opracowałeś plan działania w celu zapobiegania, wykrywania i łagodzenia zagrożeń bezpieczeństwa, a także rozważ przeprowadzenie zewnętrznych audytów bezpieczeństwa w celu zwiększenia bezpieczeństwa.

Jeśli myślisz o rozwiązaniu problemów związanych z łańcuchem dostaw w służbie zdrowia poprzez przeprowadzenie cyfrowej modernizacji swojego łańcucha dostaw, skontaktuj się z ekspertami ITRex. ITRex odpowie na Twoje pytania i zaplanuje dalsze kroki.

Pierwotnie opublikowany na https://itrexgroup.com 14 lipca 2022 r.