Jak zorganizować udane wirtualne wydarzenie: od zaproszenia po kontynuację

W tym momencie wszyscy byliśmy na niezliczonych spotkaniach Zoom. Dodanie wirtualnego wydarzenia do listy może wydawać siękolejnymwirtualnym spotkaniem do siedzenia i oglądania. Buuuuuu.

Porzuć trend i wyobraź sobie na nowo, czym może i powinno być wirtualne wydarzenie! Nadal możesz zapewnić poczucie networkingu, zaangażowania i edukacji, które kiedyś można było osiągnąć tylko poprzez osobiste uczestnictwo w wydarzeniu.

Aby naprawdę zorganizować najlepsze możliwe wirtualne wydarzenie, musisz wziąć cechy charakterystyczne wydarzenia osobistego i przeskalować je do przestrzeni cyfrowej.

Jak zorganizować udane wydarzenie wirtualne

Na początku może to brzmieć trochę zniechęcająco, ale podzieliłem ten proces na mniejsze czynności, od planowania po wykonanie, aby pomóc Ci odnieść sukces.

1. Wysłać zaproszenie
2. Dbaj o swoje rejestracje
3. Przygotuj się na swoją imprezę
4. Znajdź odpowiednią platformę hostingową
5. Śledzenie z uczestnikami

Przyjrzyjmy się szczegółom każdego kroku i przygotujmy Cię do zorganizowania udanego wirtualnego wydarzenia!

1. Wyślij niezapomniane zaproszenie

Zaproszenie jest pierwszym punktem kontaktu dla potencjalnych uczestników wydarzenia. Wciągające i zabawne zaproszenie jest bardziej atrakcyjne niż zwykłe umieszczenie linku rejestracyjnego na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych.

Kluczem jest, aby zaproszenie na wydarzenie było zabawne, prawdziwe, zawierało natychmiastowe informacje i było atrakcyjne. Zapraszaj osoby po imieniu (jeśli masz znaną listę, tak jak robimy to za pomocą CRM HubSpot) i promuj markowe wydarzenie za pomocą spójnego i wciągającego projektu.

Nadaj odbiorcom pewien kontekst i wartość w każdym zaproszeniu. Dodanie kluczowych informacji natychmiast pokazuje docelowym odbiorcom, że masz spostrzeżenia, którymi możesz się podzielić, i generuje szum, aby zainteresować ludzi. Pamiętaj, że uczestnicy nie uzyskają wirtualnego pełnego zakresu marki firmy, ale skuteczne zaproszenie to pierwszy krok do zwiększenia świadomości i znajomości marki.

Chociaż żyjemy w cyfrowym świecie „teraz”, zaproszenia na wirtualne wydarzenia powinny być wysyłane z tygodniowym wyprzedzeniem. Spraw, aby uczestnicy nie chcieli przegapić Twojego wydarzenia, promując:

• Kluczowi mówcy lub goście
• Nowe umiejętności do nauczenia
• Możliwości sieciowe
• Trendy branżowe lub konsumenckie
• Łup!

Kiedy więc najlepiej zacząć wysyłać zaproszenia? Zwykle na 2-3 tygodnie przed datą wydarzenia następuje gwałtowny wzrost rejestracji. Innymi słowy, promocje i zaproszenia są najskuteczniejsze w tym okresie . Skoncentruj swoje działania marketingowe na kilka tygodni, aby zmaksymalizować frekwencję.

Istnieją setki sposobów udostępniania szczegółów wirtualnego wydarzenia, ale ważne jest, aby zaproszenia zawierały wszystkie niezbędne szczegóły w jednym miejscu.

Utwórz stronę docelową zawierającą nazwę wydarzenia, datę, sposób dostępu do wydarzenia, wezwanie do rejestracji oraz wszelkie inne niezbędne informacje, takie jak program lub cena, jeśli dotyczy. Po stworzeniu landing page'a wyślij zaproszenia poprzez:

• Reklamy. Rozszerz zasięg marki na platformach, na których widzowie są już aktywni, aby rozpowszechniać informacje o wydarzeniu, gdzie znaleźć szczegóły i jak się zarejestrować.
• Media społecznościowe. Twórz grafiki odliczania, historie na Instagramie lub zwiastuny wideo, aby wzbudzić zainteresowanie za pomocą linku do strony docelowej.
• E-mail. Poproś swój zespół o wysłanie bardziej osobistych zaproszeń do swojej sieci w celu rozwijania istniejących relacji i budowania relacji.

2. Pielęgnuj rejestracje

Lista zapisów rośnie - yay! Zachowaj ostrożność i zadbaj o zaangażowanie tych rejestracji, aby mieć pewność, że pojawią się na wydarzeniu. Jeśli nie będziesz nadal pielęgnować i utrzymywać zaangażowania osób, które się zapisały, możesz mieć niższą liczbę niż przewidywano po rozpoczęciu wydarzenia.

Marketing e-mailowy to jeden z najlepszych sposobów na wyprzedzenie rejestracji, aby dodać wartość do wydarzenia i zwiększyć frekwencję. Wysyłaj e-maile, które pokazują wartość wydarzenia i wzbudzają zainteresowanie uczestnictwem. Lub skorzystaj z marketingu FOMO. Szczegóły, takie jak ogłoszenie nowego mówcy lub nowy segment, zostały dodane ze względu na duże zainteresowanie, aby jeszcze bardziej zwiększyć liczbę zapisów.

Jeśli firmy mają budżet, pakiet gadżetów dla rejestracji jest nowym trendem, który angażuje uczestników i daje im znane poczucie uczestnictwa w wydarzeniu. Jeśli koordynujesz wydarzenie z mniejszym budżetem, rozważ współpracę ze sponsorem w celu wspólnego znakowania przedmiotów, aby połączyć uczestników, wygenerować szum i zwiększyć ogólną świadomość marki przed wydarzeniem i po nim.

3. Przygotuj się na wydarzenie

Utwórz hashtag i pokaż kulisy planowania i przygotowań, aby zaangażować uczestników. W miarę zbliżania się daty zachęć uczestników do udziału w mediach społecznościowych za pomocą hashtagu, odpowiadając na ich przygotowania do wydarzenia i to, jak bardzo są podekscytowani uczestnictwem.

Zaplanuj najgorsze, ale miej nadzieję na najlepsze. Utwórz plan pomocy technicznej i przygotuj kopię zapasową treści na wypadek problemów z mówcą lub gospodarzem. Upewnij się, że istnieje plan rozwiązywania problemów technicznych, z którego uczestnicy mogą skorzystać, jeśli sami napotkają problemy. Wsparcie na czacie lub dedykowany członek zespołu ds. wsparcia technicznego to dobre rozwiązanie, które zapewni płynny przebieg wydarzenia.

4. Hostuj na właściwej platformie

Wybierz najlepszą platformę wideo, która mieści się w budżecie, ma najlepszą usługę przesyłania strumieniowego, możliwości wydarzeń i funkcje raportowania. Ustaw KPI dla wydarzeń wirtualnych, aby mierzyć zwrot z inwestycji i korzystaj z funkcji śledzenia, aby uzyskać najlepszy wgląd w uczestników.

Zapisz lub nagraj kluczowe elementy wydarzenia, aby podzielić się nimi z uczestnikami i niepojawieniami się później, aby stworzyć przydatne zasoby i kontynuować rozmowę.

5. Kontynuacja z uczestnikami

Wydarzenie nie kończy się całkowicie po wylogowaniu się gospodarza. Potrzebna jest strategia kontynuacji, aby zapewnić uczestnikom wszechstronne wrażenia.

• Wyślij e-mail. Podaj slajdy lub transkrypcję wydarzenia oraz wszelkie wymienione zasoby. Dołącz ankietę, aby uzyskać bezpośrednie informacje zwrotne od uczestników, aby później ulepszyć inne wydarzenia.
• Opublikuj w mediach społecznościowych. Publikuj zdjęcia, cytaty lub krótkie filmy z wydarzenia, aby podtrzymać rozmowę.
• Blog. Napisz, jak poszło i jak poszło zorganizowanie wirtualnego wydarzenia. Dołącz wskazówki, z których mogą skorzystać inne osoby, jeśli chcą zorganizować wirtualne wydarzenie; możesz zostać liderem myśli w branży. Zachęć uczestników do napisania o tym, czego się nauczyli na swojej stronie internetowej, a jeśli stworzysz silne połączenie, poproś ich, aby napisali w Twojej witrynie.

Planuj z wyprzedzeniem, aby odnieść sukces w wirtualnej przestrzeni wydarzeń

Uff, dużo tego było! Udane wydarzenie wirtualne wymaga dużo czasu, energii i planowania. Każdy szczegół, od zaproszenia po kontynuację, ma znaczenie podczas tworzenia wirtualnego wydarzenia, aby marki i uczestnicy mogli jak najlepiej wykorzystać to wydarzenie.

Poświęć kilka minut na podsumowanie ze swoim zespołem, aby porozmawiać o tym, jak poszło, co należy poprawić następnym razem, i przedstaw raport na temat analiz. Wyciągnij wnioski z zaangażowania, aby lepiej zrozumieć swoich odbiorców i podejmować świadome decyzje dotyczące wydarzeń wirtualnych.