Jak automatyzacja księgowości może pomóc firmom w 2023 r

Obecnie większość księgowych i korporacji przeszła na automatyzację księgowości. Dzięki temu przejściu zarządzanie księgowością, prowadzenie dokumentacji finansowej oraz śledzenie danych o zyskach i stratach stało się łatwiejsze.

Czym dokładnie jest automatyzacja księgowości? Jakie są jego zalety? I jak może przynieść korzyści Twojej firmie? Dowiedzmy się wszystkiego o automatyzacji w procedurach finansowo-księgowych poniżej.

Czym jest automatyzacja księgowości?

Automatyzacja księgowości to procedura automatyzacji kluczowych operacji finansowo-księgowych za pomocą oprogramowania. Obejmuje uzgadnianie kont, zmianę danych finansowych i tworzenie zestawień księgowych.

Wraz z postępem sztucznej inteligencji i automatyzacji procesów robotycznych (RPA) w ostatnich latach rozszerzyły się możliwości oprogramowania księgowego. Dzięki tym technologiom firmy mogą rejestrować i śledzić dane, automatyzować powtarzalne zadania, takie jak wprowadzanie danych, usprawniać audyty, budżetowanie, przetwarzanie faktur itp. Dzięki automatyzacji księgowości firmy mogą zaoszczędzić czas i skupić się bardziej na budżetowaniu i planowaniu inwestycji oraz poprawić wydajność operacyjną .

Jak automatyzacja procesów księgowych może pomóc firmom?

Sugerowana lektura: Przyszłość oprogramowania księgowego do automatyzacji finansów przedsiębiorstw

Automatyzując całą procedurę księgową, firmy mogą czerpać korzyści na wiele sposobów, takich jak:

• Unikaj kryzysu przepływów pieniężnych: Ręczne prowadzenie rejestru wszystkich przepływów pieniężnych może być trudne. Automatyzacja księgowości eliminuje tę możliwość, dokładnie rejestrując każdą transakcję gotówkową i podając jej status finansowy. Ponadto zapewnia również wgląd w to, ile wpływów pieniężnych miało miejsce w bieżącym roku finansowym.
• Oszczędność czasu: rozwiązania księgowe upraszczają wprowadzanie danych kart debetowych i kredytowych oraz informacji o klientach dla księgowych. Ponadto rozwiązania te automatycznie przetwarzają wprowadzone dane i generują dokładne raporty danych. Dodatkowo narzędzia te tworzą bilanse, zestawienia zysków i strat itp., co pozwala zaoszczędzić cenny czas.
• Oferuje zwiększone bezpieczeństwo: Zautomatyzowany system księgowy wykorzystuje różne protokoły bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie, aby chronić wszystkie dane i rejestry przed cyberatakami. Ponadto pozwala zarządzać uprawnieniami dla tych, którzy mogą uzyskać dostęp do danych, aby zapobiec nieautoryzowanemu użyciu.
• Zapewnia szczegółową analizę danych: dzięki zautomatyzowanemu systemowi księgowemu kompilacja i analiza danych stają się łatwiejsze. Firmy mogą szybko uzyskiwać dane finansowe i raporty. Dane te można wykorzystać do znalezienia rozbieżności, błędów pominięć, zduplikowanych wpisów, błędnych obliczeń.
• Zgodność z przepisami: w księgowości ręcznej zgodność jest całkowicie oparta na wiedzy i doświadczeniu księgowego. Jednak oprogramowanie księgowe zapewnia przestrzeganie przepisów poprzez rejestrowanie i utrzymywanie sprawozdań finansowych zgodnie z ich wymogami regulacyjnymi.

Jakie są zalety automatycznego systemu księgowego?

Zautomatyzowane narzędzia księgowe pomagają w utrzymaniu dokładności danych, zapewniają szybsze pobieranie danych i obniżają koszty. Automatyzacja dodatkowo pomaga w przygotowaniu dokumentacji podatkowej i dostępie do danych z chmury. Ponadto pomaga generować wolne od błędów sprawozdania finansowe i zachować zgodność. Przyjrzyjmy się szczegółowo każdemu z nich –

• Dokładność danych: Podczas ręcznego tworzenia zestawień księgowych mogą wystąpić błędy w obliczeniach lub niedokładne szczegóły. W związku z tym zautomatyzowana księgowość gwarantuje, że dane zostały podane dokładnie za pośrednictwem zautomatyzowanej księgowości finansowej. Pomoże to w tworzeniu dokładnych sprawozdań finansowych.
• Szybsze odzyskiwanie danych: dane finansowe można łatwo utracić, gdy są kompilowane ręcznie. Jednak gdy korzystasz z oprogramowania do automatyzacji księgowości, wszystkie Twoje dane finansowe są bezpiecznie przechowywane na serwerze w chmurze. Dzięki temu możesz szybko tworzyć kopie zapasowe i odzyskiwać dane w przypadku ich utraty.
• Zmniejsza koszty: dzięki automatyzacji księgowości firmy mogą zautomatyzować codzienne zadania, takie jak prowadzenie księgowości, obliczanie podatków, tworzenie sprawozdań finansowych, uzgadnianie wyciągów bankowych itp. Pomaga to firmom obniżyć koszty materiałów piśmiennych i personelu, ponieważ wszystkie zadania można wykonać za pomocą tego rozwiązania.
• Przygotuj zapisy do odliczeń podatkowych: Prowadzenie rejestru wszystkich wydatków i wpływów na ulgi podatkowe jest gorączkowe. Dzięki automatyzacji procesów księgowych transakcje będą automatycznie rejestrowane do wykorzystania przy składaniu deklaracji. Dzięki temu w jednym miejscu uzyskasz informacje o wszystkich odliczeniach.
• Dostępność w chmurze: większość narzędzi do automatyzacji księgowości oferuje dostęp do chmury w celu przechowywania wszystkich danych i dokumentów księgowych. Ułatwia to pobieranie i lokalizowanie dowolnego pliku według jego nazwy, daty lub typu danych bez konieczności ręcznego wyszukiwania. Ponadto możesz także udostępniać zaszyfrowane pliki.

Sugerowana lektura: W jaki sposób oprogramowanie księgowe pomoże zwiększyć produktywność

Jakie są zagrożenia związane z automatyzacją księgowości?

Automatyzacja księgowości ma niesamowite zalety. Jednak wiąże się z tym pewne ryzyko, takie jak skomplikowany interfejs, powolny okres szkolenia, skomplikowany transfer danych itp. Firmy były również świadkami usterek technicznych i problemów z bezpieczeństwem poprzez automatyzację swoich procedur księgowych.

• Skomplikowany interfejs: kilka rozwiązań oprogramowania księgowego ma złożony interfejs, którego nauczenie się i nawigacja mogą być trudne. W związku z tym księgowi biznesowi mogą potrzebować czasu na wstępne zapoznanie się z rozwiązaniem.
• Powolny okres szkolenia: przejście z księgowości ręcznej na automatyczną wymaga przeszkolenia pracowników w zakresie korzystania z systemu księgowego. Ponadto okres szkolenia różniłby się w zależności od osoby w zależności od jej możliwości, przez co wdrażanie oprogramowania byłoby nieco powolne.
• Usterki techniczne: Często wymagana jest pomoc IT w celu rozwiązania problemów, które mogą utrudniać pracę. Ponadto serwer oprogramowania może również zwolnić, co dodatkowo opóźnia pracę i wpływa na dostępność bazy danych.
• Złożone przesyłanie i integracja danych: Może się zdarzyć, że rozwiązanie pominie ważne dane podczas przesyłania. W ten sposób powstają rozbieżności w migrowanych danych. Ponadto nie wszystkie programy księgowe można zintegrować z istniejącym oprogramowaniem, w tym ERP, CRM itp., w celu udostępniania danych.
• Kwestie bezpieczeństwa: Chociaż automatyzacja księgowości wykorzystuje różne protokoły bezpieczeństwa danych, takie jak szyfrowanie. Jednak dane pozostają podatne na naruszenia i ataki złośliwego oprogramowania, co stwarza zagrożenie dla bezpieczeństwa informacji.

Sugerowana lektura: Jak działa automatyczne przetwarzanie faktur w przypadku szybkich płatności?

Podsumowanie

Przejście na automatyzację księgowości jest nieuniknione i każda firma musi przejść na bardziej konkurencyjną opcję. To przejście od automatyzacji ręcznej do automatycznej księgowości pomoże firmom poprawić wydajność operacyjną, zachować dokładność danych i zachować zgodność. Uwalnia księgowych od ciężaru wykonywania przyziemnych zadań, dzięki czemu mogą bardziej skoncentrować się na planowaniu finansowym i strategii.

Ponadto automatyzacja procedur księgowych zapewni dogłębne raporty finansowe, które można wykorzystać do szybkiej analizy stanu rozwoju organizacji.

Powiązane kategorie: Oprogramowanie GST | Oprogramowanie do zarządzania wydatkami | Oprogramowanie do podatku dochodowego | Oprogramowanie windykacyjne | Oprogramowanie do wycen | Oprogramowanie cenowe

Często zadawane pytania