Jak menedżerowie mogą skutecznie zarządzać oczekiwaniami?

W jaki sposób menedżerowie mogą skutecznie zarządzać oczekiwaniami wobec swoich zdalnych pracowników? Pracownicy różnych branż z zadowoleniem przyjęli możliwość pracy zdalnej – pozwala ona zaoszczędzić czas poświęcany wcześniej na dojazdy (i często stanie w korkach czy radzenie sobie z opóźnieniami komunikacji miejskiej), skupić się na pracy bez rozpraszania uwagi w postaci współpracowników biurowych, czy wykonywania obowiązki w dowolnym miejscu według indywidualnych potrzeb i planów. Jego plusy dostrzegają też menedżerowie – większość badań wskazuje, że produktywność pracowników zdalnych jest taka sama, a czasem nawet wyższa niż pracowników biurowych. Jednak nadzorowanie zdalnego zespołu niewątpliwie stanowi wyzwanie i wymaga innych zasad współpracy.

Jak menedżerowie mogą skutecznie zarządzać oczekiwaniami – spis treści:

1. Zrób pierwszy krok – ustal zasady współpracy
2. Zacznij od pierwszego dnia – procesu onboardingu
3. Postaw na skuteczną komunikację
4. Komunikowanie oczekiwań pracowników zdalnych – podsumowanie

Właściwa współpraca zdalna wynika z zaangażowania obu stron i jest wynikiem ugruntowanej i jasnej komunikacji. Ułatwia utrzymywanie dobrych relacji z pracownikami zdalnymi. Dzisiaj poznasz nasze wskazówki, jak rozmawiać z pracownikami zdalnymi, aby opracować strategię komunikacji, która dotrze z przekazem i stworzy odpowiednie warunki pracy.

Zrób pierwszy krok – ustal zasady współpracy

W jakich godzinach pracownicy zdalni powinni pełnić służbę? W jaki sposób powinni informować o swoich wynikach? Jak często będą odbywać się spotkania feedbackowe podsumowujące postępy?

To tylko wierzchołek góry lodowej pytań skierowanych do wszystkich menedżerów zaangażowanych we wdrażanie efektywnej współpracy zdalnej. Podjęcie tego kroku wymaga zrozumienia, jakie wyzwania wiążą się ze zdalnym wykonywaniem obowiązków (m.in. problem właściwego zarządzania czasem, łamanie zasad work-life balance, łatwe rozpraszanie uwagi, trudności w komunikacji, niedziałający sprzęt czy brak kontaktu międzyludzkiego), a także jako znalezienie sposobów na ich złagodzenie poprzez zapewnienie pracownikom najlepszych warunków do wykonywania obowiązków z domu.

Poza zasadami współpracy zdalnej warto zdecydować się również na wspólne ustalanie celów, które dana osoba ma osiągnąć w określonym czasie (KPI). To najłatwiejszy sposób na zakomunikowanie swoich oczekiwań przy jednoczesnym zapewnieniu produktywności pracownika, który będzie dążył do ich realizacji i niezależnie patrzył na to, gdzie w danej chwili znajduje się jego praca. Takie cele powinny być stawiane przed każdym pracownikiem, ponieważ pomagają utrzymać motywację do pracy.

Zacznij od pierwszego dnia – procesu onboardingu

Prawidłowe przeprowadzenie procesu onboardingu, czyli wprowadzenie nowych pracowników do firmy i ich obowiązków, jest kluczowe zarówno dla tego, aby czuli się komfortowo w organizacji, jak i zapoznali się z zasadami, którymi należy się kierować oraz oczekiwaniami, którym należy sprostać. Dlatego warto te kwestie przemyśleć i spisać przed pierwszym spotkaniem (zgodnie z poprzednim punktem), aby wszystko było dla nich jasne i zrealizowali zakres swoich wymagań. Warto, aby pracownik zobaczył, że opisane zasady współpracy odnoszą się do wszystkich członków zespołu, jeśli są przestrzegane – ułatwią proces ich akceptacji i przyzwyczajenia się do tego, jak to wszystko działa.

Jeśli Twoi obecni, a nie nowozatrudnieni pracownicy przechodzą na pracę zdalną, nadal możesz zdecydować się na coś w rodzaju onboardingu – umówienie się na spotkanie i jasne wyjaśnienie, jak zmieni się dotychczasowa współpraca i czego oczekuje się od każdego z nich jest wysoce wskazane. Osoby pracujące zdalnie muszą zdawać sobie z tego sprawę, ponieważ wciąż wielu pracodawców traktuje pracę zdalną jako benefit (a nie efektywny sposób wykonywania codziennych obowiązków), co oznacza nałożenie na ich pracowników dodatkowych obowiązków lub ograniczeń.

Postaw na skuteczną komunikację

Jednym z największych wyzwań pracy zdalnej jest niewątpliwie wdrożenie efektywnej komunikacji między jednostkami – wielu pracowników wskazuje, że właśnie ten obszar sprawia im najwięcej problemów, gdyż utrudnia wykonywanie obowiązków. W końcu zdalne dialogi nigdy nie zastąpią bezpośrednich i nie pozwolą na uzyskanie informacji zwrotnej tak szybko, jak w tym samym pokoju lub budynku (bo np. osoba jest właśnie na spotkaniu, tęskni za powiadomienie, wyświetla i zapomina odpisać itp.).

Możesz jednak ułatwić ten proces, przekazując pracownikom informacje o komunikatorach używanych w firmie i zasadach komunikacji, dzieląc sprawy np. na pilne i niepilne. Przydatne mogą być również szczegółowe wytyczne dotyczące wysyłania przypomnień w zakresie zadanych już pytań lub spraw przekazanych do sprawdzenia.

Zarządzanie oczekiwaniami pracowników zdalnych – podsumowanie

Właściwa komunikacja oczekiwań menedżera co do sposobu pracy i wydajności każdego pracownika jest podstawą efektywnej współpracy zdalnej. Z tego powodu tak ważne jest, abyś przygotował opis jasnych wytycznych, do których każdy członek zespołu będzie miał dostęp i wiedział, jak się do nich zastosować.

Musisz jednak pamiętać, że Twoja praca jako managera na tym się nie kończy. Abyście w praktyce mogli sprostać Waszym oczekiwaniom, musicie zadbać o zaplanowane regularne spotkania zespołu (również integracyjne, w ramach nadrabiania kontaktów osobistych), zapewnić wsparcie techniczne w razie problemów, a także pomóc w organizacji pracować i dbać o właściwą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Gdy połączysz te wszystkie elementy, z pewnością profesjonalnie zarządzasz zdalnym zespołem.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.