Jak zdrowe są Twoje dane?

Diagnoza: coś ślepego

Moja żona i ja wypowiadamy się na temat „ślepoty rzeczowej” – umiejętności „niewidzenia” rzeczy, które zostawiamy w domu. Nie zauważa elastycznych opasek do włosów, które wyciąga, gdziekolwiek akurat siedzi. Nie zauważam, kiedy zostawiam szczypce lub śrubokręt na blacie. Być może każdy z nas przyzwyczaił się już do wszechobecności tej rzeczy, a może jakiś wewnętrzny głos podpowiada nam, że wkrótce znów będzie nam jej potrzebny, więc po co ją odkładać? Bez względu na powód, każdy jest nieświadomy, że istnieje problem z obecnością tej rzeczy.

Podobnie wielu naszych klientów przychodzi do nas z własną wersją ślepoty rzeczowej, tyle że chodzi o ich dane. Zebrali zbiór nazwisk, adresów, notatek, faktur i innych danych, który ma wiele problemów, ale nie widzą, co jest tuż pod ich nosem. Nie chodzi o to, że nasi klienci są z natury bałaganiarzami lub że nie dbają o jakość swoich danych; po prostu przestali dostrzegać pułapki robienia rzeczy w sposób zdezorganizowany lub niekompletny.

Naszym zadaniem, jako konsultantów, jest naprawienie tego wszystkiego. Zaczyna się to od zrozumienia, jak sprawy potoczyły się w ten sposób. Poniżej znajdują się niektóre rzeczy, których szukamy.

Starzenie się jest do bani

Dane stają się nieaktualne niemal natychmiast po ich wprowadzeniu. Ludzie przeprowadzają się, zmieniają biura, dostają nowe numery telefonów i zmieniają nazwiska. A dokładnie zero procent z nich czuje się w obowiązku poinformować Cię o tym. Co gorsza, nie pamiętają, komu powiedzieli, a komu nie, więc Elizabeth Cassiano, z którą robiłeś interesy trzy miesiące temu, to teraz Elizabeth Cassiano-Blightly. Ewentualnie Elizabeth Blightly. Powiem ci coś, wymyślisz, jak ją znaleźć, kiedy czeka na telefon. A może po prostu łatwiej jest utworzyć nowy rekord kontaktu i utracić całą historię, którą posiadałeś w starej, pojedynczej wersji Elizabeth. Kuszące, ale bardzo mylące, gdy następnym razem zadzwoni.

Spójność nie jest kluczowa

Większość aplikacji dość szczegółowo określa wyszukiwane hasła. Budowanie „logiki rozmytej” jest niezwykle skomplikowanym zadaniem dla programistów. Co oznacza „Ave McKinley”. to nie to samo, co „McKinley Avenue”. Wpisz którykolwiek z nich jako całość, a drugiego nie znajdziesz. Innym częstym problemem są numery telefonów — niektórzy lubią pisać (xxx) xxx-xxxx, inni wolą xxx-xxx-xxxx, a nawet xxx.xxx.xxxx, jeśli mają typ artystyczny. Z mojego doświadczenia wynika, że ​​trudno jest nauczyć ludzi i egzekwować zbiór zasad, o których ludzie powinni pamiętać w przypadku tego rodzaju rzeczy, chociaż jest to możliwe. Więcej na ten temat później.

Po prostu umieść to gdziekolwiek

Co zrobić, gdy masz dwa numery telefonów i jedno pole numeru telefonu? Oczywiście, umieść drugi, gdzie się tylko da. Pole notatek? Jasne. Pole adresu e-mail? Czemu nie, i tak nie mam do niego adresu e-mail. Ludzie będą mogli to znaleźć, prawda? Prawidłowy? Cześć? To wszystko jest zabawą i grami, dopóki nie musisz wyszukiwać według tego numeru telefonu, wtedy masz prawdziwy problem.

Rozpoznawanie dobra od zła

Jeśli do wykonywania swoich zadań używasz wielu aplikacji — na przykład Excel, Airtable i QuickBooks — musisz wprowadzać informacje wiele razy. Imię i nazwisko, adres, informacje o statusie prac, listy części – wszystko, co jest istotne dla Twojej firmy. Załóżmy, że masz dwa różne adresy firmy i wiesz, że ma ona tylko jedną lokalizację. Który ma rację? Możesz mieć wskazówki lub procesy nałożone na dane, które mogą w tym pomóc. Albo możesz nie. Daty modyfikacji są zawsze pomocne, jeśli wszystkie miejsca, w których przechowujesz te same dane, automatycznie śledzą te informacje. Jeśli nawet jeden z nich nie, nie wiesz, która wersja jest najnowsza. Jest to potencjalnie kosztowny problem, który może prowadzić do nieprawidłowej realizacji zamówienia, przekroczenia terminów i tak dalej. Co gorsza, jest to bardzo powszechne. Innym sposobem manifestacji tego problemu jest wprowadzenie przez użytkownika więcej niż jednego rekordu danej rzeczy — osoby, lokalizacji, zamówienia, zapasów — i znowu może być trudno ustalić, który z nich jest poprawny i najbardziej aktualny.

Prognoza: Wizja 20-20

Wiadomości są dobre. Programiści-weterani, tacy jak ja, mają doświadczenie nie tylko w naprawianiu uszkodzonych danych, jak opisano powyżej, ale są jeszcze lepsi w budowaniu czystych, zintegrowanych środowisk do przechowywania ich, gdy są w dobrym stanie. Oto klucze do zdrowego przechowywania danych.

W prawidłowo skonstruowanym systemie biznesowym istnieje tylko jedno miejsce, w którym przechowywana jest każda porcja danych. Motto brzmi: „wejdź raz, użyj wielu”. Innymi słowy, dla każdego klienta powinien istnieć tylko jeden rekord klienta. Imię i nazwisko klienta, adres(y), numer(y) telefonu itp. powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich pojawienie się tam, gdzie są potrzebne, ale jedynie jako odniesienie, a nie jako potencjalnie sprzeczne informacje w dwóch różnych częściach system.

W prawidłowo skonstruowanym systemie biznesowym istnieje tylko jedno miejsce, w którym przechowywana jest każda porcja danych. Motto brzmi: „wejdź raz, użyj wielu”. Innymi słowy, dla każdego klienta powinien istnieć tylko jeden rekord Klienta. Imię i nazwisko klienta, adres(y), numer(y) telefonu itp. powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich pojawienie się tam, gdzie są potrzebne, ale jedynie jako odniesienie, a nie jako potencjalnie sprzeczne informacje w dwóch różnych częściach system.

Upewnianie się, że dane można łatwo znaleźć, korzystając z niezawodnych narzędzi wyszukiwania, które pozwalają na różnice w wynikach. Nie powinieneś mieć wątpliwości, że wyszukiwanie da ostateczną odpowiedź na temat tego, czy dany zapis istnieje i czy jest prawidłowy. Po znalezieniu danych powinno być możliwe łatwe ich edytowanie, co umożliwi użytkownikom utrzymywanie wszystkich aktualności i dokładności.

Dane powinny uwzględniać możliwość istnienia więcej niż jednej rzeczy. Klasycznym przykładem są osoby posiadające więcej niż jeden numer telefonu lub kilka adresów e-mail. Projektujemy każdy system tak, aby umożliwiał nieograniczony dostęp do tego typu danych, aby uniknąć mentalności „po prostu umieść to gdziekolwiek”.

Wprowadzanie danych powinno ułatwić przestrzeganie zasad. Jeśli chcesz, aby 10-cyfrowe numery telefonów w USA zawsze miały format (xxx) xxx-xxxx, sformatujemy je za Ciebie, niezależnie od tego, jak je wpiszesz. Nikt nie musi pamiętać, jak to się ma robić – to po prostu działa.

Uważne śledzenie modyfikacji. Dobry system biznesowy powinien posiadać dziennik audytu, który śledzi zmiany w zapisach (co zostało zmienione, kto i kiedy to zmienił). Jest to niezwykle pomocne przy próbie ustalenia, czy rekord jest aktualny, czy nie.

Wyeliminuj potrzebę stosowania klastra niezależnych aplikacji. Powinieneś być w stanie osiągnąć wszystko, czego potrzebujesz, za pomocą jednego dobrze skonstruowanego systemu biznesowego, zaprojektowanego na zamówienie, aby spełnić wszystkie Twoje potrzeby. Możesz mieć ulubiony lub wymagany system księgowy, z którym możesz pracować, ale można go zintegrować w celu udostępniania informacji systemowi biznesowemu, dzięki czemu oba będą ściśle zintegrowane i zawsze zsynchronizowane.

Patrząc w przyszłość

Migracja danych pomiędzy starszymi systemami, takimi jak te opisane powyżej, zwykle następuje na późniejszym etapie procesu programowania. Kiedy tworzymy dla Ciebie nową aplikację, planujemy ją bardzo ostrożnie, aby uwzględnić unikalne potrzeby Twojej firmy lub organizacji. Mamy wizję punktu końcowego Twojego nowego systemu biznesowego i możemy pomóc w usprawnieniu drogi do lepszego, bardziej funkcjonalnego i oszczędzającego przychody sposobu działania.