Jak zatrudnienie wirtualnego asystenta pomaga budować Twój biznes

Kiedy po raz pierwszy zaczynasz swoją działalność, jesteś biznesem. Wykonujesz wszystkie zadania:

• Administrator – Propozycje
• Finansowo – Księgowość
• Strona internetowa – grafika i kopia
• Media społecznościowe – tworzenie postów i publikowanie ich

Istnieje wiele systemów zakulisowych w firmie. Wraz z rozwojem firmy lepiej poświęcasz czas na pracę w swojej specjalizacji. A co z rzeczami, które nie są w twojej dziedzinie świetności? Są to zadania, które należy delegować do wirtualnego asystenta (VA).

Ale jak przejść od robienia tego samemu do przekazania systemów komuś innemu? Utworzenie dokumentu lub filmu pokazującego, jak obecnie wykonujesz te zadania, pomaga delegować je później. Ostatecznie procesy te mogą znaleźć się w podręczniku zasad i procedur dla Twojej firmy.

Oto kilka zadań typowych dla większości firm. To nie jest pełna lista. Wybierz jeden z nich i udokumentuj swój proces, aby go zakończyć. Narzędzia, których używam do dokumentowania, zostały opisane w dalszej części tego artykułu.

1. Admin
   a. Propozycje/kontrakty
   b. Fakturowanie
   c. Księgowość
2. Stronie internetowej
   a. Grafika
   b. Kopiuj
   c. Aktualizacje stron w witrynie
   d. Aktualizacje oprogramowania, jeśli WordPress
3. Posty na blogu
   a. Pisemny
   b. Wideo
   i. Jak powstał
   ii. Gdzie hostować wideo (zwykle Youtube)
   c. Jak często publikowane
   d. Grafika
4. Media społecznościowe
   a. W jakich mediach społecznościowych udostępniać informacje
   b. Jak często udostępniać
   c. Jak udostępniać posty na blogu
   d. Źródła zewnętrznych artykułów do udostępnienia

Oto 2 przykłady procesów w Twojej firmie, które można łatwo delegować, jeśli nakreślisz kroki i ustalisz wytyczne. Celem stworzenia skutecznego bloga i posta w mediach społecznościowych jest spójność dla Twojej marki w wyglądzie i stylu – logo, kolorystyka, czcionka itp.

Przykład 1: Opublikuj bloga w swojej witrynie.

1. Utwórz tytuł bloga
2. Utwórz pisemną lub wideo część posta na blogu
3. Jeśli jest film, dodaj treść pisemną, aby wyjaśnić film
4. Jeśli nie ma filmu, znajdź lub utwórz obrazy związane z postem na blogu – wizualizacje są ważne dla czytelności
5. Zaloguj się do pulpitu nawigacyjnego strony internetowej
6. Przejdź, aby dodać nową sekcję bloga (w WordPress: publikuje Dodaj nowy)
7. Wpisz tytuł
8. Sprawdź ślimak adresu URL – w razie potrzeby zmień go
9. Wprowadź tekst i obraz(y)
10. Używaj różnych rozmiarów nagłówków w różnych miejscach postu
11. Dodaj wezwanie do działania (CTA) – pobierz bezpłatny lead magnet lub umów się na krótką rozmowę
12. Dodaj tekst prosząc czytelników o komentowanie bloga lub przesłanie komentarza przez media społecznościowe
13. Dodaj przyciski udostępniania społecznościowego i poproś czytelników o udostępnienie artykułu
14. Jeśli korzystasz z wtyczki Yoast w WordPress
    a. Zdecyduj się na słowo kluczowe skupienia
    b. Napisz fragment (krótki tekst podglądu wyświetlany w wyszukiwarce Google)
    c. Upewnij się, że masz 2 zielone światła dla SEO i czytelności
15. Wyświetl podgląd przed oficjalnym opublikowaniem posta
16. Na WordPressie upewnij się, że artykuł jest przypisany do właściciela firmy lub właściwej osoby.
17. Opublikuj artykuł

Chociaż powyższe może wydawać się nieco przytłaczające, delegowanie całości lub części procesu jest wykonalne. Upewnij się, że Twój VA w pełni rozumie kroki i może przekazać Twoją markę. Niezbędne jest również zatwierdzenie wszystkich treści przed opublikowaniem.

Przykład nr 2 to proces tworzenia i publikowania blogów, wyselekcjonowanych artykułów i cytatów w mediach społecznościowych.

1. Rodzaj treści
   a. Linki do nowych postów na blogu i/lub filmów z Twojej witryny lub kanałów mediów społecznościowych
   b. Linki do wyselekcjonowanych artykułów związanych z Twoim tematem lub tematem, które nie należą do Ciebie
   i. Jak znaleźć te artykuły – zaufane źródła, współpracownicy, publikacje branżowe?
   c. cytaty
2. W razie potrzeby utwórz obrazy dla każdego cytatu lub linku
   a.Markowe obrazy, specjalnie do cytatów, są rozpoznawalne i wykazują spójność. (Przykład – spójrz na kanał @Youpreneur na Twitterze. Wszystkie cytaty mają motyw, logo u góry, czcionkę z wielkimi literami w kolorze białym i różne obrazy.) To jest branding!
3. Napisz kopię wyjaśniającą każdy link (i aby pokazać, że przeczytałeś artykuł, który nie jest twój).
4. Otwórz treść/kalendarz redakcyjny
5. Wklej linki do kalendarza, aby wiedzieć, co publikować, kiedy i na jakim kanale
6. Zaplanuj posty w swoim oprogramowaniu do planowania mediów społecznościowych (przykłady to Buffer lub Hootsuite)

Celem jest stworzenie dokumentu ze szczegółowymi pisemnymi krokami z obrazami przedstawiającymi Twoje procesy. Następnie każdy może śledzić i wykonywać kroki po rozpoczęciu delegowania zadań.

Na przykład, oto przykład pokazujący, jak dokumentuję jeden krok, aby dodać nowy wpis na blogu na zapleczu mojej witryny WordPress.

1. Zaloguj się do WordPressa
2. Kliknij Posty
3. Kliknij Dodaj nowy

Oto narzędzia, których używam do dokumentowania procesu w mojej firmie.

• Microsoft Word lub Google Docs – oba narzędzia umożliwiają łatwą edycję i udostępnianie Twojej pracy
• Studentka college'u! Zatrudniłem studenta na ulicy. Nagrałem film pokazujący proces, a ona stworzyła dokument Word z krokami i obrazami w oparciu o moje wskazówki.
• Jing autorstwa Techsmitha. To darmowe i naprawdę fajne narzędzie. Na krawędzi mojego pulpitu mam małą żółtą bańkę. Klikam znak plus i otrzymuję krzyżyk, który klikam i przeciągam od lewego górnego rogu do prawego dolnego rogu obrazu, który chcę przechwycić na ekranie. Klikam przechwytywanie, aby uchwycić obraz. Następnie mogę skopiować i wkleić przechwycony obraz do programu Word lub Dokumentów Google. Mogę też zapisać to jako plik.

Mogę dodać strzałki wskazujące, gdzie kliknąć lub komentarze opisujące krok. Następnie kopiujesz zrzut ekranu, aby wkleić go do swojej dokumentacji. To pokazuje, jak Jing może jasno wskazać kierunek, przydatny w delegowaniu.

Niektóre procesy będą administracyjne, a inne techniczne. Tak czy inaczej, kiedy zatrudniasz VA lub musisz wymienić swojego VA, poświęcając czas na udokumentowanie, w jaki sposób wykonujesz zadania, masz proces, który można łatwo wykonać.

Ten poziom jasności pozwala Ci delegować i zapomnieć, ufając, że Twoje urządzenie wirtualne zrozumie, jak działa Twoja firma. Masz więcej czasu na pracę nad swoim biznesem, a nie w swoim biznesie. Możesz pracować z większą liczbą klientów, robiąc to, co kochasz najbardziej, zarabiać więcej pieniędzy i pomagać większej liczbie osób.