Jak firmy prawnicze mogą odnieść korzyści z wdrożenia oprogramowania Cloud eSignature

Branża prawnicza jest jednym z największych użytkowników papieru ze względu na ogromne wymagania dotyczące dokumentacji, uwierzytelniania i weryfikacji. Sporządzanie i podpisywanie dokumentów prawnych to wieloetapowy proces, który wymaga przepływu dokumentów zarówno od dołu do góry, jak i od góry do dołu.

To nie tylko sprawia, że ​​proces podpisywania jest niezwykle powolny, ale ma również ogromne konsekwencje kosztowe. W tym przypadku przyjęcie oprogramowania Cloud eSignature wydaje się realną opcją dla firm prawniczych. W tym artykule omówimy szczegółowo, w jaki sposób kancelarie prawne mogą skorzystać z oprogramowania do obsługi podpisów elektronicznych w chmurze.

Oparte na chmurze oprogramowanie eSignature jest hostowane na zdalnym serwerze, do którego można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca i nie wymaga specjalistycznego sprzętu. Usuwa wszystkie ograniczenia geograficzne i techniczne związane z tradycyjnymi procesami podpisywania.

Korzystanie z oprogramowania do obsługi podpisów elektronicznych w chmurze zamiast tradycyjnego procesu dokumentacyjnego ma wiele zalet dla kancelarii prawnych. Kancelarie mogą zabezpieczyć dane klientów silnym szyfrowaniem i usprawnić cały proces dokumentacji.

Korzyści z oprogramowania Cloud eSignature dla kancelarii prawnych

Korzyści płynące z podpisu elektronicznego dla kancelarii są praktycznie nieograniczone.

• Obniżone koszty

Rezygnacja z papieru niesie ze sobą wiele korzyści i skupia się głównie na zmniejszeniu kosztów utrzymania, co ma pozytywny wpływ na wynik finansowy. Jak wynika z badań, firmy, które przyjęły oprogramowanie eSignature, były w stanie obniżyć całkowity koszt obsługi dokumentów o 85%.

Nie muszą już wykonywać wielu wydruków i przechowywać je jako dokumenty fizyczne. Ponadto dla tych, którzy chcą doświadczyć zorganizowanego podejścia, oprogramowanie eSignature z dobrze zdefiniowanym planem subskrypcji ułatwia użytkownikom planowanie z wyprzedzeniem i odpowiednie wykonywanie zadań.

• Ulepszona komunikacja oparta na kliencie

Dokumenty prawne często utykają po stronie partnera lub klienta, gdy są udostępniane ręcznie. Oprogramowanie eSignature może być bardzo pomocne w unikaniu takich opóźnień spowodowanych barierami geograficznymi. Oprogramowanie pomaga kancelariom prawnym monitorować zaległe wnioski o podpisanie podpisu, śledzić wysłane/otrzymane dokumenty oraz dokonywać zmian w prawach dostępu.

Sugerowana lektura: Jak utworzyć podpis cyfrowy elektronicznie w 6 krokach

Dokumenty sądowe, umowy i umowy można podpisywać i udostępniać natychmiast za pomocą oprogramowania eSignature. Ponadto firmy mogą dodawać formularze lub instrukcje, które nie wymagają wyjaśnień, wraz z dokumentami prawnymi, oszczędzając jednocześnie wiele czasu i wysiłku klientów.

• Pełna ochrona danych klienta

Problemy takie jak oszustwa związane z podpisami i fałszywe dokumenty są dość powszechne w przypadku dokumentów prawnych, zwłaszcza gdy są one zarządzane ręcznie. Na szczęście większość oprogramowania eSignature przestrzega rygorystycznych środków bezpieczeństwa, aby zadbać o dokumenty prawne.

Oprogramowanie do zarządzania podpisami elektronicznymi w chmurze CryptoESIGN jest jednym z takich przykładów, które zapobiegają cyberzagrożeniom. Informacje przechowywane w oprogramowaniu są hostowane przez wiodącego dostawcę usług w chmurze, który ma wymagany dostęp, zabezpieczenia sieci i baz danych. Platforma jest kompatybilna z konfiguracjami SSL, poza tym jest szyfrowana za pomocą 256-bitowej technologii szyfrowania.

• Ulepszony ślad audytu zwiększa widoczność dokumentów

Większość oprogramowania eSignature ma rozszerzone możliwości śledzenia, co ułatwia firmom 1prawniczym uzyskanie odpowiedniego zapewnienia, że ​​dokumenty są prawidłowo podpisane przez upoważnione osoby. W ten sposób eliminując wszelkie szanse na nieautoryzowane fałszowanie, manipulowanie danymi i nielegalny dostęp.

CryptoESIGN, z wbudowaną funkcją ścieżki audytu, ułatwia firmom prawniczym załatwianie formalności w zorganizowany sposób. Oprogramowanie zapobiega nieautoryzowanemu dostępowi do dokumentów, tworząc unikalne profile sygnatariuszy.

• Zapobiega karom regulacyjnym

Kancelarie prawnicze są narażone na grzywny regulacyjne ze względu na specyfikę branży prawniczej. Wycieki danych i nieprzestrzeganie przepisów mogą prowadzić do wysokich grzywien i kar nie tylko dla prawników, ale także dla ich klientów.

Fakt, że większość dokumentów prawnych podlega większej kontroli, czyni je bardziej podatnymi na grzywny i kary. Oprogramowanie eSignature pomaga firmom prawniczym skoncentrować się wcześniej na takich obszarach, jak dokładność danych, terminowość czy kwestie zgodności. Zapobiega wszelkim możliwościom nałożenia grzywien i kar regulacyjnych.

• Puste archiwa

Przechowywanie, zarządzanie i odzyskiwanie dokumentów i dokumentów prawnych jest uciążliwym zadaniem dla legalnych firm. Im większa działalność kancelarii, tym więcej musi ona wydawać na magazynowanie, konserwację i siłę roboczą.

Oprogramowanie do podpisów cyfrowych oparte na chmurze umożliwia firmom przesyłanie każdego fragmentu dokumentu do scentralizowanej i zabezpieczonej bazy danych w chmurze. Umożliwia kancelariom prawnym łatwe wyodrębnienie dowolnego wymaganego dokumentu, co pozwala na łatwe oszczędzanie czasu, kosztów przechowywania i siły roboczej.

Wszystko jest przechowywane w chmurze, chronione zgodnie z uznanymi na całym świecie rygorystycznymi środkami bezpieczeństwa i odpowiednio hostowanymi centrami danych.

• Zwiększa mobilność

Zdalny dostęp i podpisywanie elektroniczne to prawdopodobnie największe zalety oprogramowania do podpisywania elektronicznego opartego na chmurze w porównaniu z tradycyjnym podpisywaniem. Oprogramowanie Cloud eSignature oferuje dostęp online, umożliwiając prawnikom i klientom przeglądanie, podpisywanie, udostępnianie i weryfikację dokumentów prawnych w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca.

Dzięki temu proces podpisywania jest błyskawiczny, ponieważ osoba sygnatariusza może podpisać dokument z dowolnego miejsca za pomocą Internetu i urządzenia. Eliminuje również koszty drukowania, skanowania i przesyłek kurierskich.

Ostatnie słowa

Kancelarie prawnicze przechodzą w stronę biur bez papieru z niewiarygodną szybkością. Dzieje się tak, ponieważ oprogramowanie do podpisów elektronicznych w chmurze oferuje dziesiątki zalet w porównaniu z tradycyjnymi systemami podpisów. Pokonuje również wszelkie ograniczenia tradycyjnego systemu, redukując koszty i czas oraz zwiększając wydajność i bezpieczeństwo.

Chociaż artykuł mówi o korzyściach ekonomicznych, największa korzyść z używania oprogramowania do podpisów elektronicznych nie jest wymieniona na naszej liście. Dzieje się tak, ponieważ służy to większemu celowi niż tylko oszczędność czasu i kosztów. Zapisywanie drzew jest największą korzyścią, jaką oprogramowanie do podpisów cyfrowych online może zaoferować ludzkości.

W dzisiejszych czasach oprogramowanie do podpisów elektronicznych w chmurze jest standardową praktyką biznesową w branży prawniczej, a nie tylko narzędziem. Każda kancelaria prawna musi przejść na oprogramowanie do obsługi podpisów elektronicznych w chmurze, aby zapewnić wydajność, wzrost, rentowność, a może nawet przetrwanie.