Jak płacić zdalnym pracownikom spoza stanu i zachować zgodność?

Dokonywanie najlepszych wyborów dla Twojej firmy może oznaczać zatrudnienie kogoś, kto mieszka w innym stanie, przyjęcie członka personelu, który chce się przeprowadzić, lub przeniesienie pracownika przez granice stanów w celu poszerzenia bazy klientów. W przypadku każdego pracownika spoza stanu, który znajduje się na Twojej liście płac, będziesz musiał wykonać pewne czynności, aby zachować zgodność z obowiązującymi urzędami podatkowymi i agencjami zatrudnienia. Poniższy przewodnik pomoże Ci zacząć.

1. Pracownicy W-2 a niezależni wykonawcy

Ten artykuł skupia się na pracownikach zdalnych, którzy kwalifikują się jako pracownicy W-2, a nie na niezależnych wykonawcach, ale jest to niezbędne rozróżnienie, którego należy dokonać od razu. IRS zazwyczaj traktuje pracowników jako niezależnych wykonawców, jeśli kontrolują, jak, kiedy i gdzie praca jest wykonywana, a pracodawca kieruje tylko pożądanym rezultatem pracy. W przeciwnym razie są pracownikiem W-2.

Zwróć uwagę, że nie jest to definicja ostateczna, a praca zdalna może tworzyć szare obszary. Ale odpowiedź określi, czy Twoja firma potrąca stanowe podatki dochodowe i płaci podatek na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i podatek od bezrobocia. Firmy zazwyczaj nie są zobowiązane do potrącania lub płacenia podatków od wynagrodzeń niezależnym wykonawcom, ale muszą to robić w przypadku pracowników W-2.

Strona niezależnego kontrahenta lub pracownika IRS zawiera 3 ogólne kategorie — kontrola behawioralna, kontrola finansowa i rodzaj relacji — aby pomóc w wyborze właściwej klasyfikacji pracowników. Ponadto przepisy stanowe mogą wpływać na klasyfikację i płacenie pracownikom. Na przykład kalifornijska ustawa Assembly Bill 5 (AB5) utrudnia firmom klasyfikację pracowników jako niezależnych wykonawców.

2. Stan pracy a stan zamieszkania dla pracowników zdalnych

Gdy masz pewność, że Twój pracownik zdalny kwalifikuje się jako pracownik W-2, nadszedł czas, aby określić, gdzie pracuje i gdzie mieszka. Pracownik zdalny może mieszkać w jednym stanie i podróżować do pracy w innym, ale zazwyczaj będziesz musiał potrącać i zgłaszać podatki w stanie, w którym pracuje pracownik zdalny. Jeśli Twoja firma ma siedzibę w Waszyngtonie i ma pracownika zdalnego, który pracuje w Kalifornii i mieszka na przykład w Nevadzie, potrąciłbyś podatek dochodowy od pracownika i zapłaciłbyś stanowy podatek od bezrobocia w Kalifornii.

Możesz oprzeć potrącenie podatku na miejscu pracy zgłoszonego przez pracownika, jeśli jego odpowiedź jest uzasadniona. Istnieje jednak kilka możliwych wyjątków do rozważenia, w tym wzajemne umowy między państwami i zasady de minimis lub zasady dotyczące wyjątków.

Umowy wzajemne

Umowy wzajemne są zawierane między 2 sąsiadującymi państwami, które pozwalają mieszkańcom jednego państwa wystąpić o zwolnienie z podatku u źródła w drugim (wzajemnym) państwie. Wzajemne umowy uniemożliwiają pracownikom składanie wielu stanowych deklaracji podatkowych. Jeśli stan pracy i stan zamieszkania Twojego pracownika mają umowę o wzajemności, potrącasz i zgłaszasz podatki tylko w stanie zamieszkania.

Jednak wzajemność nie jest koncepcją automatyczną. Pracownicy muszą zażądać potrącania podatków w ich stanie rodzinnym, a nie w stanie pracy. Kiedy Twój pracownik dostarczy Ci formularz zwolnienia z podatku stanowego, przestań potrącać podatki u źródła dla jego stanu pracy i zacznij potrącać podatki u źródła dla stanu ojczystego. Zachowaj te stanowe zaświadczenia o zwolnieniu z podatku w dokumentacji swojej firmy na wypadek, gdyby stan pracy Twojego pracownika przeprowadził kontrolę Twojej firmy.

De Minimis lub zasady zwolnień

Jeśli twój pracownik w stanie pracuje w innym stanie w bardzo ograniczonym zakresie, może nie podlegać podatkowi dochodowemu tego stanu. Zasady de minimi lub zwolnienia określają próg (taki jak maksymalna liczba dni spędzonych na pracy w stanie lub kwota zarobków w dolarach), którego przekroczenie wymaga od pracodawcy rozpoczęcia potrącania podatków stanowych.

Większość pracowników pracujących w stanie zdalnie przekracza progi de minimis, a przepisy mogą się znacznie różnić w zależności od jurysdykcji. Dlatego niezbędne jest skontaktowanie się ze stanowym departamentem podatkowym w miejscu pracy pracownika w celu uzyskania wskazówek dotyczących danego stanu.

3. Poszukiwanie profesjonalnej porady

Zarządzanie listą płac pracowników pracujących i mieszkających w innym miejscu może być najbardziej złożonym aspektem budowania zdalnego zespołu. Na szczęście istnieją profesjonalne usługi, które mogą pomóc.

Dostawcy płac

Dostawcy płac mogą pomóc Twojej firmie w przestrzeganiu przepisów dotyczących podatku od wynagrodzeń i składaniu zeznań dotyczących podatku u źródła. Automatyzacja procesu płacowego pomaga również zapłacić odpowiednią kwotę podatków i uniknąć przeoczenia ważnych terminów. Większość dostawców płac poprosi Cię o zarejestrowanie się w Departamencie Pracy i uzyskanie numeru identyfikacji podatkowej związanej z zatrudnieniem, aby mogli potrącać i odprowadzać podatki jako Twój przedstawiciel.

CPA lub specjaliści ds. podatków

Posiadanie pracownika regularnie pracującego w danym stanie często wystarcza, aby uruchomić zasady związane z „fizyczną obecnością” — chociaż wytyczne mogą się różnić w zależności od stanu. Nexus ma miejsce wtedy, gdy Twoja firma ma wystarczająco silne powiązania z innym stanem, aby odpowiadać za podatki dochodowe i od sprzedaży.

Odwiedzenie strony internetowej Department of Revenue w stanie pracy pracownika może przynieść pewne odpowiedzi, ale to, czy Twoja firma ma związek, czy nie, jest prawdopodobnie złożonym pytaniem i może obejmować potrzebę zarejestrowania się jako firma zagraniczna i wyznaczenia zarejestrowanego agenta w stanie, w którym Twój zdalny pracownik pracuje. Spotkanie z doradcą podatkowym lub CPA może pomóc w zrozumieniu i kontrolowaniu swoich obowiązków rejestracyjnych i podatkowych.

4. Lokalne przepisy prawa pracy

Ważne jest również, aby dowiedzieć się o lokalnych przepisach prawa pracy obowiązujących w jurysdykcji, w której pracuje Twój zdalny pracownik, takich jak wymagania dotyczące płacy minimalnej i obowiązkowe przerwy. Przewodnik dla pracodawców Departamentu Pracy jest doskonałym źródłem informacji na ten temat.

Stan, w którym pracuje Twój zdalny pracownik, prawdopodobnie będzie wymagał zarejestrowania się do ubezpieczenia na wypadek bezrobocia w ramach stanowego programu ubezpieczenia na wypadek bezrobocia. Nieprzestrzeganie tego może narazić Twoją firmę na kary i opłaty za nieprzestrzeganie stanowych przepisów dotyczących ubezpieczenia na wypadek bezrobocia.

Prawie każdy stan wymaga od pracodawców posiadania ubezpieczenia od odszkodowań pracowniczych, które chroni pracownika w przypadku urazu lub choroby związanej z pracą. Możesz zarejestrować się za pośrednictwem komercyjnego dostawcy usług lub programu ubezpieczeń odszkodowawczych dla pracowników w Twoim stanie. Aby dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z urzędnikiem ds. odszkodowań pracowniczych w stanie, w którym Twój pracownik będzie pracował.