6 wskazówek, jak zostać skutecznym komunikatorem

Bycie skutecznym komunikatorem to umiejętność, którą opanowali przedsiębiorcy odnoszący sukcesy. Ma to duże znaczenie w relacjach biznesowych, a firmy, które wykazują skuteczną komunikację, mają o 50 procent niższą rotację pracowników.

Firmy, które starają się zapewnić skuteczną i pozytywną komunikację, nie tylko unikają tych kosztów, ale umieszczają te cyfry w kolumnie plus, stymulując motywację i produktywność. W rzeczywistości firmy, których menedżerowie skutecznie komunikują się, odnotowują 47 procent wyższy zwrot dla akcjonariuszy niż firmy o słabych umiejętnościach komunikacyjnych.

Na czym więc polega dobra komunikacja i jak możesz być w tym lepszy? Oto kilka porad:

Dostarczaj jasne, jednoznaczne komunikaty

Przejrzystość jest niezbędna w komunikacji. Nie używaj zbyt skomplikowanego lub żargonowego języka podczas przekazywania informacji. Niech Twoja wiadomość będzie krótka i rzeczowa. Nie próbuj upychać jednej wiadomości lub spotkania pełnego zbyt wielu pomysłów. Zamiast tego pomyśl o jednym centralnym punkcie, z którym chcesz się komunikować.

Dobrym sposobem na upewnienie się, że przekaz jest jasny, jest zastanowienie się nad swoim celem. Jaki jest wniosek z Twojej wiadomości? Czy to jest jasno określone? Czy może być miejsce na zamieszanie? Jeśli tak, przemyśl swoje sformułowanie.

Organizuj owocne spotkania, stosując się do tych trzech wskazówek

Wszyscy byli wcześniej na kiepskich spotkaniach. Takie, które niepotrzebnie przeciągają się, zamieniają się w jęczące sesje lub nie mają jasnych lub określonych celów. Tego rodzaju spotkania są stratą czasu i mogą w rzeczywistości prowadzić do konfliktów i frustracji wśród pracowników, zamiast sprzyjać produktywnej komunikacji, aby pomóc osiągnąć nadchodzące cele.

Miej lepsze spotkania dzięki:

• Czyniąc je krótkimi . Na większość spotkań godzina to za długo. Spróbuj skrócić czas do pół godziny lub nawet dwudziestu minut. Dzięki temu możesz skutecznie zająć się konkretnym problemem, zamiast próbować rozwiązać kilka różnych problemów w sposób nieefektywny.

• Korzystanie z wizualizacji . Elementy wizualne, takie jak zdjęcia, filmy, wykresy i wykresy, mogą pomóc w osiągnięciu punktu. Powiedzenie swojemu zespołowi, że konkurencja ma przewagę w sprzedaży o 200 000 USD, ma wpływ, ale pokazanie im, jak wygląda to porównanie na wykresie, może pomóc im zrozumieć rozmiar luki, którą należy rozwiązać.

• Użyj metryk . Bob Parsons, założyciel GoDaddy, mówi: „Wszystko, co jest mierzone i obserwowane, poprawia się”. Udostępnianie odpowiednich wskaźników pomaga pracownikom zrozumieć kontekst ich pracy i wartość ich wysiłków. Pomaga również w motywacji i wyznaczaniu celów.

Użyj odpowiednich narzędzi komunikacyjnych

Komunikację można poprawić, wprowadzając do codziennego przepływu różne narzędzia. Upewnij się tylko, że zidentyfikowałeś swoje wymagania dotyczące procesów komunikacyjnych i znajdź odpowiednie rozwiązania, które idealnie odpowiadają na Twoje potrzeby. Na przykład:

• Chcesz udostępnić swojemu zespołowi makiety, schematy blokowe, mapy myśli itp. i umożliwić im dostęp do tych samych informacji bez względu na lokalizację? Następnie wypróbuj narzędzie do współpracy, które pozwala tworzyć diagramy, które możesz udostępniać każdemu.

Twórczy mogą być świetną opcją – ich komentarze i funkcje wątków dyskusyjnych promują budowanie zespołu i pomagają w rozwoju projektów grupowych.

• Masz zdalnych członków zespołu lub z jakiegoś powodu nie możesz regularnie spotykać się twarzą w twarz. Możliwe rozwiązanie: Oprogramowanie do spotkań wirtualnych, które oferuje takie funkcje, jak poczta e-mail lub komunikatory internetowe, dające personelowi większy wybór, kiedy i gdzie mogą uczestniczyć w spotkaniach.

Rzuć okiem na GoToMeeting – pozwala również uruchomić spotkanie z Microsoft Office i wysłać później nagrania ze spotkania, aby każdy mógł mieć to jako punkt odniesienia.

• Chcesz natychmiast udostępnić dokumenty i pliki przechowywane w różnych miejscach? Chcesz mieć zarówno czaty grupowe, jak i prywatne konwersacje jeden-do-jednego? Chcesz mieć możliwość natychmiastowego wyciągnięcia dowolnego pliku z archiwum?

Przypuszczam, że odpowiedź na wszystkie te pytania brzmi: tak. W takim razie skorzystaj ze Slack, rozwiązania cyfrowego miejsca pracy zarówno dla małych firm, jak i dużych przedsiębiorstw. To narzędzie pozwala zebrać wszystkie rozmowy, usystematyzować zadania i usprawnić komunikację w zespole.

• Niezależnie od tego, czy masz pracowników terenowych, czy w nagłych przypadkach będziesz musiał skontaktować się ze swoim zespołem w ciągu kilku minut, rozważ opcję wysyłania wiadomości SMS. Wiadomości tekstowe nie wymagają połączenia z Internetem i są idealne do dostarczania natychmiastowych alertów.

Zachęcaj swój zespół

Świetny lider, który jest skutecznym komunikatorem, zachęca ich zespół do rozwoju i uczenia się. Biedni liderzy krytykują swój zespół za niespełnienie ich oczekiwań. Spraw, aby Twoja krytyka była konstruktywna, dostarczając wskazówek, jak poprawić wydajność.

Takie podejście promuje bardziej pozytywne środowisko i pomaga stymulować produktywność, zamiast powodować stres i negatywne skutki, które mogą zatrzymać produktywność i mieć ogólnie negatywny wpływ.

Przekaż konkretną, konkretną opinię

Poinformuj swoich pracowników, jak sobie radzą, przekazując konkretną opinię. Jeśli masz porady, jak ulepszyć, uczyń je praktycznymi, a nie ogólnymi.

Przykład ogólnej opinii:

„Możesz lepiej pracować nad swoimi raportami”.

Przykład praktycznej opinii:

„Chciałbym, aby dane w Twoich raportach były podzielone na liczby dzienne, a nie tygodniowe, ponieważ…”

Popraw swoje umiejętności komunikacji pisemnej

Żyjemy w dobie komunikacji pisemnej. SMS-y są bardziej popularne niż połączenia głosowe. Łączenie się w mediach społecznościowych jest bardziej powszechne niż spotykanie ludzi twarzą w twarz. Rozpowszechnienie pracy zdalnej sprawia, że ​​liderzy zespołów muszą opanować sztukę komunikacji pisemnej, aby byli skuteczni.

W komunikacji pisemnej chcesz:

• Podaj jasne instrukcje . Upewnij się, że ludzie mogą postępować zgodnie z twoimi instrukcjami, w przeciwnym razie ryzykujesz zmarnowanie cennego czasu i zasobów, ponieważ nie byłeś wystarczająco jasny.

• Bądź pozytywnie nastawiony . Zawsze staraj się nadać swojej komunikacji pozytywny kierunek, nawet jeśli jest to tylko powiedzenie „Dziękuję” lub powiedzenie pracownikowi, że wykonuje świetną robotę.

• Przekaż wiadomość, że zadawanie pytań jest w porządku . Zostaw drzwi otwarte, aby członkowie zespołu mogli się z Tobą komunikować, jeśli mają jakiekolwiek wątpliwości. Prosty wiersz, taki jak „Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania” może się tym zająć.

• Bądź zwięzły . Nie obciążaj swoich pracowników zbyt dużą ilością informacji. Dowiedz się, na czym powinni się skupić najbardziej i na czym powinni się skupić

Wzmacniając swoje umiejętności komunikacyjne, poprawiasz swoje zdolności przywódcze, a ostatecznie swój biznes. Skorzystaj z tych wskazówek, które pomogą Ci osiągnąć swój potencjał komunikacyjny!

Alexa Lemzy jest kierownikiem obsługi klienta i redaktorem bloga w biznesowym serwisie SMS TextMagic. Pasjonuje się komunikacją wewnętrzną, wydajnością pracy i relacjami z klientami. Możesz śledzić ją na Twitterze.