Jak rozpocząć pracę z Wirtualnym Asystentem? Przydatne porady

Każdy przedsiębiorca, który chce z czasem rozwijać swój biznes, dochodzi do etapu, kiedy potrzebuje wsparcia. Jednak nie od razu ilość zadań jest na tyle duża, aby zatrudnić pracownika kontraktowego. W takich przypadkach idealnym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług wirtualnego asystenta. Dzisiaj skupimy się na Wirtualnych Asystentach, ich roli w biznesie, ich umiejętnościach i sposobach ich odnalezienia. Jeśli nigdy z nim nie pracowałeś, ten artykuł z pewnością pomoże Ci w wyborze idealnego pracownika zdalnego.

Wirtualny Asystent – ​​spis treści:

1. Kim jest wirtualny asystent?
2. Czym zajmuje się wirtualny asystent?
3. Jak znaleźć wirtualnego asystenta?
4. Jak zweryfikować umiejętności wirtualnego asystenta?
5. Jaki jest najlepszy sposób pracy z wirtualnym asystentem?
6. Streszczenie

Kim jest wirtualny asystent?

Wirtualny asystent to pracownik zdalny, który wykonuje przydzielone zadania z dowolnego miejsca na świecie za pomocą komputera i Internetu. To osoba, która zastępuje standardowego pracownika biurowego. Osoba ta może zajmować się sprawami stricte związanymi z prowadzeniem firmy z zaplecza tj. wystawianie faktur, kontakt z hurtowniami, czy dbanie o stronę internetową, ale nie tylko. Katalog usług oferowanych przez wirtualnych asystentów stale się powiększa, a zawód ten cieszy się coraz większą popularnością.

Czym zajmuje się wirtualny asystent?

Zakres kompetencji wirtualnych asystentów, a co za tym idzie katalog oferowanych przez nich usług jest niezwykle zróżnicowany. Mimo to każdy z nich ma swoją specjalizację, w której czuje się najbardziej komfortowo. Czasem jest bardzo obszerny i odnosi się do całego katalogu zadań, a czasem dotyczy jednej konkretnej umiejętności. Dlatego, gdy szukasz wirtualnego asystenta, kluczowym krokiem jest określenie zadań, które chcesz wykonać.

Wielu wirtualnych asystentów zaczyna od prostej pracy biurowej, ale z czasem podejmują dalsze szkolenia i poszerzają swoje kompetencje. Docelowo klient otrzymuje jednego pracownika, który wykonuje cały szereg zadań. Wygodniej jest, gdy za cały projekt odpowiada jedna osoba. Zarówno pod względem spójności, jak i kontroli efektów.

Dla ułatwienia poniżej znajduje się lista przykładowych zadań, które może wykonać VA:

Typowe zadania administracyjne

Są to zadania, które wykonuje również tradycyjny asystent biurowy. Może to obejmować dbanie o kalendarz, planowanie spotkań lub obsługę poczty e-mail. Wirtualni asystenci zajmujący się sprawami administracyjnymi mogą być również odpowiedzialni za wystawianie faktur czy składanie zamówień u producentów. Taki asystent przygotuje dla Ciebie również wzory dokumentów lub przeprowadzi wstępną rekrutację pracownika. Jednym słowem – wesprą Cię we wszystkich sprawach administracyjno-biurowych związanych z prowadzeniem Twojej firmy.

Wsparcie biznesu online

Ta kategoria może zawierać bardzo dużo. Wirtualny asystent, który specjalizuje się w kwestiach technicznych, może być odpowiedzialny za stworzenie strony docelowej dla nowego kursu online lub założenie sklepu internetowego. Niektórzy asystenci specjalizują się w określonych programach, takich jak edycja lub edycja wideo.

Działania promocyjne i marketingowe

Katalog ten obejmuje wszystkie działania mające na celu rozwój marki. Obejmuje to tworzenie materiałów promocyjnych, tj. treści, grafik czy wideo, ale także kompleksową obsługę mediów społecznościowych czy strony internetowej. Wirtualny asystent może również specjalizować się w tworzeniu kampanii reklamowych na danej platformie lub tworzeniu treści.

Oczywiście powyższa lista nie jest kompletna i nie obejmuje wszystkich zadań, które możesz zlecić asystentowi. Ten podział nie oznacza również, że jedna osoba nie może jednocześnie obsługiwać mediów społecznościowych i sprawdzać poczty e-mail. Często zdarza się, że jeden wirtualny asystent zastąpi pracowników w kilku działach. Ta elastyczność to jedna z największych zalet tego zawodu i powód, dla którego coraz więcej przedsiębiorców pracuje z wirtualnym asystentem.

Chociaż wirtualny asystent kojarzy się wyłącznie z pracą zdalną, nie zawsze tak jest. W niektórych przypadkach zleceniodawcy szukają kogoś, kto może również pomóc w zadaniach na miejscu, takich jak wizyta w biurze lub wysyłanie dokumentów na poczcie.

Jak znaleźć wirtualnego asystenta?

Zawód ten staje się coraz bardziej popularny, ale wciąż niewielu przedsiębiorców wie o możliwości współpracy zdalnej. Nawet jeśli coś o tym słyszeli, nie mają pojęcia, gdzie i jak ich znaleźć. Istnieje kilka sposobów na rozpoczęcie współpracy.

Strony internetowe

Wielu wirtualnych asystentów ma swoje cyfrowe wizytówki w postaci stron internetowych. Na nich prezentują swoje portfolio, umiejętności i opinie klientów, z którymi pracowali. Warto jednak pamiętać, że najlepiej ocenione witryny zawsze pojawiają się w pierwszych wynikach wyszukiwania.

Media społecznościowe

Ponieważ jest to praca zdalna, rekrutacja odbywa się również zdalnie. Dołączenie do jednej z grup na Facebooku to jedna z najskuteczniejszych metod. Wystarczy, że dodasz post z ofertą pracy i opisem zadań, a w odpowiedzi na pewno otrzymasz kilka lub kilkanaście ciekawych ofert. Takie grupy skupiają wirtualnych asystentów, dzięki czemu masz pewność, że Twoja oferta trafi prosto do kompetentnych osób. Możesz też dodać reklamę w jednej z grup biznesowych związanych z profilem Twojej firmy. Dzięki temu masz większą szansę na znalezienie osoby, która ma doświadczenie lub zainteresowania związane z Twoją branżą.

Wirtualne Agencje Asystentów

Niektóre agencje współpracują z wirtualnymi asystentami. To rozwiązanie ma swoje zalety i wady. Największą zaletą jest to, że osoba odpowiedzialna dba o wybór najlepszego pracownika. Tylko od Ciebie zależy, czy wymyślisz listę konkretnych obowiązków, które chcesz zlecić na zewnątrz. Osoba kierująca agencją dokładnie wie, z kim pracuje i komu warto zlecić określony rodzaj zadania. Dodatkowo wszyscy asystenci przeszli proces rekrutacji, więc musieli wykazać się swoimi umiejętnościami.

W takich przypadkach podpisujesz umowę z agencją, a nie z konkretną asystentką, co też w niektórych sytuacjach jest plusem. Po pierwsze, twoją odpowiedzialnością nie będzie kontrolowanie pracy. Liczy się dla Ciebie wynik, a resztą zajmuje się agencja. Główną wadą jest jednak cena, która jest wyższa niż w przypadku współpracy bezpośredniej. Mimo to, jeśli budżet nie jest dla ciebie problemem, zrób to.

Strony internetowe freelancerów

Coraz popularniejszą formą poszukiwania różnego rodzaju specjalistów jest dodawanie ogłoszeń w serwisach zrzeszających freelancerów takich jak Upwork. Wystarczy dodać ofertę i opisać konkretną pozycję, a po chwili otrzymasz garść odpowiedzi z całego świata.

Rekomendacje to również dobry sposób na znalezienie wirtualnego wsparcia. Warto zapytać znajomych, którzy pracują w podobnych branżach lub prowadzą swój biznes, czy korzystali z tego typu rozwiązania. Wirtualni asystenci często pracują z kilkoma przedsiębiorcami jednocześnie, a zatrudnianie z polecenia to jeden z najlepszych sposobów na znalezienie idealnego pracownika.

Jak zweryfikować umiejętności wirtualnego asystenta?

Znaną formą wstępnej weryfikacji umiejętności jest przygotowanie ankiety rekrutacyjnej. To dobry sposób na wyłonienie najlepszych kandydatów już na wstępnym etapie, a jednocześnie znacznie lepszy sposób na poznanie kandydata.

Odpowiednio dobrane pytania ujawnią znacznie więcej niż CV czy list motywacyjny. Ciekawym uzupełnieniem ankiety rekrutacyjnej mogą być pytania sytuacyjne, w których można opisać przykładowe sytuacje, w jakich znalazła się firma z prośbą o rozwiązanie problemu. Takie odpowiedzi pozwalają ocenić, czy dana osoba myśli w podobny sposób i jakimi wartościami się kieruje. Czasami kwestionariuszowi towarzyszy również krótkie zadanie rekrutacyjne, które polega na przygotowaniu grafiki w konkretnym programie lub napisaniu krótkiego tekstu.

Poza podstawową weryfikacją umiejętności, takie ankiety mają jeszcze jedną zaletę. Odpowiedź na nie wymaga odrobiny chęci i zaangażowania, dzięki czemu masz większą pewność, że osoba wysyłająca swoją ofertę jest zainteresowana współpracą z Tobą i jest pewna swoich umiejętności.

Po wstępnej analizie przesłanych do Ciebie ofert, musisz wybrać kilku najlepszych kandydatów. Wywiad wideo przeprowadzony online z każdym z nich pomoże Ci dokonać ostatecznego wyboru. Istnieje wiele platform służących do tego celu, takich jak Google Meet czy Zoom.

Jaki jest najlepszy sposób pracy z wirtualnym asystentem?

Jest na to jedna odpowiedź: to zależy.

Jeśli chodzi o sam rodzaj umowy, to najczęściej jest to B2B, ponieważ wirtualni asystenci prowadzą swoje biznesy lub współpracują z inkubatorami przedsiębiorczości lub innymi rodzajami firm, które pozwalają im wystawiać faktury za ich pracę. W niektórych przypadkach przedsiębiorcy wolą jednak podpisać standardową umowę cywilnoprawną. Warto też pamiętać o dodatkowych dokumentach, które należy podpisać, jeśli wymaga tego współpraca, takich jak umowa o zachowaniu poufności.

Współpraca z wirtualnym asystentem może mieć charakter długoterminowy lub może być konkretnym zadaniem do wykonania, np. przeprowadzenie badań dla konkretnego zamówienia lub wprowadzenie produktów na stronę internetową.

Jeśli chodzi o rozliczenia, sytuacja nie jest już taka prosta. Dostępnych jest kilka opcji. Niektórzy wirtualni asystenci mają pakiety godzinowe, które przedsiębiorca może kupić. Pakiet może obejmować 10 lub nawet 40 godzin pracy. W większości przypadków jest ważny przez 30 dni, a przedsiębiorca musi zdecydować o wielkości paczki na początku miesiąca.

Taka metoda sprawdza się najlepiej, gdy zakres współpracy z wirtualnym asystentem jest duży, ale nieregularny, np. przedsiębiorca potrzebuje wsparcia w obsłudze klienta, ale społeczność jest na tyle mała, że ​​jest to zadanie tylko na godzinę dziennie, a zadania wirtualny asystent obejmuje również tworzenie postów w mediach społecznościowych. Dzięki temu może swobodnie alokować swój czas na poszczególne zadania, a klient płaci tylko za faktycznie przepracowane godziny.

W przypadku, gdy współpraca opiera się na konkretnym zadaniu, lepszą formą rozliczenia może być rozliczenie za wykonane dzieło. Na początku współpracy uzgodnisz ostateczną kwotę, np. za przygotowanie katalogu reklamowego lub złożenie ebooka. W tym przypadku nie ma znaczenia, ile czasu Twój asystent poświęci na jego przygotowanie. Liczy się efekt – gotowy produkt.

Streszczenie

Praca z wirtualnym asystentem to szansa na znalezienie pracownika bez długoterminowego zobowiązania. To świetne rozwiązanie dla rozwijających się firm lub firm, które potrzebują wsparcia tylko sezonowo. Ogromną zaletą jest również aspekt finansowy. Przedsiębiorca ponosi koszty tylko wtedy, gdy ich potrzebuje. Płaci za pracę w czasie rzeczywistym, a nie za siedzenie w biurze czy przerwę na kawę.

Do zalet wirtualnej pomocy należy również wszechstronność. Z jednej strony przedsiębiorca może poprosić o wsparcie w prostych rzeczach, które każdego dnia zabierają mu dużo czasu i zyskują przestrzeń do twórczej pracy i rozwoju. Z drugiej strony może liczyć na pomoc w kwestiach wykraczających poza jego kompetencje, np. wsparcie techniczne programów. W końcu właściciel firmy nie musi wiedzieć wszystkiego.

To wszystko, co musisz wiedzieć o pracy z wirtualnym asystentem. Przeczytaj też: 11 powodów, dla których warto zatrudnić wirtualnego asystenta w swoim biznesie

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.

Zobacz wszystkie posty