Jak stworzyć nowoczesną, elastyczną wiki dla swojej firmy

W miarę rozwoju firma gromadzi bogactwo wiedzy, od wizji firmy po najlepsze praktyki do naśladowania, które pomagają ukierunkować i ukształtować ścieżkę rozwoju. A zachowanie takiej wiedzy jest tylko kwestią krytyczną dla jej postępu.

Jednak bez odpowiedniego systemu do ich przechwytywania te cenne zasoby informacji mogą zostać rozproszone po całej organizacji lub utracone. Tutaj możesz skorzystać z firmowej wiki. Pomaga zebrać wszystkie informacje w scentralizowanym repozytorium, zapewniając w ten sposób łatwo dostępne zasoby dla każdego. W tym poście omówimy, jak krok po kroku zbudować firmową wiki.

Co to jest firmowa wiki

Firmowa Wiki (znana również jako wewnętrzna Wiki lub korporacyjna Wiki) to internetowa baza danych służąca do centralizacji informacji o firmie i jej procesach, pracownikach, projektach, klientach itp. Firmy często traktują ją jako pojedyncze źródło prawdy do przechwytywania, organizowanie i dzielenie się wewnętrzną wiedzą firmy. Firmowa wiki umożliwia każdemu członkowi zespołu dostęp do treści, tworzenie ich lub edytowanie.

Wiki może zawierać informacje, takie jak

• Ważne procesy w firmie
• Kultura firmy, wartości i zasady
• Mapa drogowa firmy
• Dokumenty kadrowe i administracyjne
• Dokumentacja projektu

Korzyści z wewnętrznej Wiki

Wiki ułatwiają pracę wszystkim. Dla nowych pracowników to najszybszy sposób na znalezienie wszystkich potrzebnych informacji. A bardziej ugruntowani pracownicy mogą się do niego odnosić, aby zrozumieć, w jaki sposób reszta firmy działa lepiej i dalej ulepszać swój sposób pracy.

• Wewnętrzne wiki zapewniają scentralizowany punkt dla wszystkich dokumentów wewnętrznych, takich jak materiały szkoleniowe dla pracowników, standardowe procedury operacyjne, oficjalne dokumenty, e-maile lub treści seminariów internetowych, co ułatwia znajdowanie informacji.
• Pomagają uniknąć utraty wiedzy i usprawniają przechowywanie, pobieranie i udostępnianie wiedzy.
• Poprawiają współpracę zespołową, zapewniając zespołom wspólną przestrzeń do wspólnej pracy nad mapowaniem procesów i informacji firmy.

Baza wiedzy a Wiki

Firmowa wiki to nie to samo, co wewnętrzna baza wiedzy. Bazy wiedzy to autorytatywne zasoby z dedykowanym zespołem producentów treści i menedżerów.

Z drugiej strony wiki są narzędziem współpracy. Każdy pracownik może nie tylko uzyskiwać dostęp do firmowej wiki, tworzyć ją lub edytować w dowolnym momencie, ale także zespoły mogą współpracować przy wypełnianiu treści. A zmiany są zwykle zaprojektowane tak, aby były natychmiast wyświetlane po edycji.

Jak zbudować firmową wiki

Twoja firmowa wiki to miejsce do przechwytywania, organizowania i zarządzania wiedzą organizacyjną. Ważne jest, aby mieć usprawniony proces, który zapewni produktywną strukturę informacji w całej firmie. Tutaj wymieniliśmy kroki, jak skutecznie zbudować firmową wiki.

Zdecyduj o przyczynie utworzenia Wiki

Niezależnie od tego, czy chodzi o dokumentowanie procesów i procedur firmowych, wdrażanie nowych pracowników, czy tworzenie podręcznika zespołowego, określ cel swojej wiki przed jej faktycznym zbudowaniem. To pomoże,

• Określ typ informacji, które musisz uwzględnić
• Zdefiniuj grupę docelową, którą należy wziąć pod uwagę (tj. nowi pracownicy, obecni pracownicy lub jedno i drugie)
• Zgromadź istniejące dokumenty, zasoby, raporty i materiały, które mogą być potrzebne do zintegrowania z nową wiki.
• Zidentyfikuj kluczowych współpracowników, takich jak kierownicy wyższego szczebla lub kierownicy zespołów, posiadający specjalistyczną wiedzę na dany temat.

Wybierz oprogramowanie Wiki

Następnym ważnym krokiem jest znalezienie oprogramowania, które odpowiada Twoim potrzebom. Ponieważ już zawęziłeś swój cel, masz teraz konkretne wyobrażenie o możliwościach, których szukasz w oprogramowaniu.

Oto kilka ważnych funkcji, które powinno posiadać każde oprogramowanie wiki;

• Ujednolicone obszary robocze do centralizacji dokumentów
• Funkcje ułatwiające edycję i wyszukiwanie treści
• Funkcje współpracy wielu użytkowników w czasie rzeczywistym, takie jak komentowanie w linii, wątki dyskusji, tagowanie @mention, śledzenie myszy na żywo, inteligentne powiadomienia, synchronizacja offline itp.
• Bogaty edytor tekstu z możliwością tworzenia lub dodawania treści wizualnych, takich jak diagramy, wykresy, obrazy itp.
• Foldery do organizowania w nich dokumentów
• Integracje z innymi narzędziami w przepływie pracy, takimi jak Slack, GitHub, zespoły MS, aplikacje Google Suite itp.
• Umiejętność ułatwiania komunikacji (protokoły ze spotkań/cotygodniowe aktualizacje), uczenia się (instrukcje wdrażania/podręczniki) i zarządzania projektami (plany projektów/raporty z postępów)
• Opcje pobierania dokumentów, w tym eksport plików PDF, SVG i PNG

Kilka popularnych firmowych programów typu wiki, które można rozważyć, to Dysk Google, Confluence i Microsoft SharePoint.

Creately to Build Your Company Wiki

Creately, oprogramowanie do zarządzania pracą, które działa na inteligentnym płótnie wizualnym, używanym przez zespoły do ​​burzy mózgów, planowania, zarządzania projektami i gromadzenia wiedzy, służy również jako nowoczesne oprogramowanie wiki.

Oferuje wszystkie te funkcje wymienione powyżej i więcej, w tym historię wersji obszaru roboczego, konfigurowalne tabele, wbudowane zwinne narzędzia do zarządzania projektami, takie jak tablice Kanban do tworzenia przepływów pracy, gotowe szablony dla struktur Wiki, dokumenty projektowe i ponad 100 przypadków użycia obejmujących w różnych branżach. Ponadto Creately oferuje również integracje z Dyskiem Google i Confluence.

Utwórz początkową strukturę wiki

Utwórz podstawową strukturę przedstawiającą hierarchię dokumentów lub informacji na wiki. Zapewni to widok z lotu ptaka lub podgląd tego, jak będzie wyglądać wiki, i możesz zachować go jako odniesienie podczas kuracji i tworzenia treści.

Wypełnij go treścią

Mając pod ręką podstawową strukturę, zacznij pisać treść dla każdej sekcji lub tytułu. Tutaj musisz przenieść treści z innych platform, aby scentralizować wszystko w jednym miejscu.

W Creatley możesz dodawać je jako zasoby linków, kopiować i wklejać treści z innych źródeł bezpośrednio do kształtów Creately, a nawet migrować je bezpośrednio z aplikacji innych firm, w tym dane w plikach CVS, zgłoszenia GitHub, Arkusze kalkulacyjne i Arkusze Google.

Oto kilka najlepszych praktyk, które możesz zastosować, aby tworzyć angażujące treści;

• Wstaw jak najwięcej elementów wizualnych, takich jak obrazy, diagramy, wykresy, filmy itp., aby przełamać bloki tekstu. Na przykład możesz użyć mapy procesu, aby przedstawić etapy procesu.
• Dodaj linki wewnętrzne, aby ułatwić nawigację i ułatwić znajdowanie informacji.
• Dołącz wypunktowane lub numerowane listy, elementy listy kontrolnej, krótsze akapity itp., aby zawartość była łatwiejsza do przeskanowania.

Aktualizuj swoją Wiki

Informacje lub procesy firmy nie pozostaną takie same. W miarę jak one ewoluują, tak samo powinna rozwijać się Twoja wiki.

Ponieważ pracownicy polegają na Twojej firmowej wiki, aby uzyskiwać aktualne informacje, ważne jest, aby regularnie konsultować się z kluczowymi współpracownikami i wprowadzać niezbędne zmiany, aby odzwierciedlić obecny stan rzeczy.

Możesz także zidentyfikować obszary wymagające poprawy, monitorując swój zespół. Obserwuj, czy uważają informacje za pomocne, czy też są zdezorientowani i zadawaj pytania, na które możesz lepiej odpowiedzieć, aktualizując treść.

W Creately pełna historia wersji jest automatycznie śledzona dla wszystkich obszarów roboczych. Dlatego każda zmiana, którą wprowadzasz na swojej wiki, jest zapisywana oddzielnie. Możesz nazwać wersje w historii, aby śledzić kluczowe punkty w ewolucji wiki i w dowolnym momencie odgałęzić się od wcześniejszej wersji, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Najlepsze praktyki skutecznego budowania firmowej wiki na Creately

Wiki dla wiedzy Twojej firmy może wydawać się dobrym miejscem do ułatwienia współpracy między członkami zespołu, jednak ma wady, których nie można lekceważyć, w tym ograniczone funkcje wyszukiwania, niespójne treści, uprawnienia do edycji itp.

Poniżej wymieniliśmy kilka najlepszych praktyk, których możesz przestrzegać, aby przezwyciężyć te wyzwania podczas tworzenia firmowej wiki na Creately.

Spraw, aby Twoja firmowa wiki była bardziej elastyczna

Jedną z największych skarg na wiki jest jej brak elastyczności. W przypadku wielu dokumentów na stronach i w folderach efektywne organizowanie treści na wiki może być dość trudne. Jednak dzięki odpowiedniej hierarchicznej strukturze obszaru roboczego lub folderów można łatwo temu zaradzić.

W Creately to, co zwykle przechowujesz na wielu stronach i folderach w tradycyjnym oprogramowaniu wiki, można umieścić w jednym miejscu pracy za pomocą prostych struktur wizualnych, które mają logiczny sens.

Można na przykład utworzyć schemat organizacyjny dla informacji o pracownikach lub mapę procesów zawierającą dokumentację procesu. Każdy kształt może pomieścić różne informacje, począwszy od stron z treścią, załączników, linków, obrazów, pól danych do przypisania ról, zadań, szacunków i innych, które można dodać za pomocą danych kształtu. W ten sposób możesz łatwo scentralizować informacje zawarte na wielu stronach w jednej strukturze wizualnej. Dodatkowo, dzięki nieskończonemu płótnu Creately, możesz również umieścić dowolną liczbę tych struktur wizualnych w tym samym miejscu.

Możesz także łączyć kształty w obszarach roboczych i folderach za pomocą łączy kształtów oraz tworzyć przepływy nawigacyjne i informacje o łączach. Kliknij połączony kształt, aby automatycznie powiększyć połączony kształt w tym samym obszarze roboczym lub otwórz obszar roboczy, w którym znajduje się połączony kształt.

Zapewnij odpowiednią strukturę nawigacji

Główną wadą utrzymywania firmowej wiki jest to, że znalezienie informacji wśród wielu dokumentów, które stale do niej dodajesz, może być kłopotliwe. Jednak przy odpowiednim menu nawigacyjnym lub możliwościach wyszukiwania można to wyeliminować.

Funkcja inteligentnego wyszukiwania Creately w ciągu kilku sekund pobierze wszelkie informacje, których szukasz w obszarze roboczym lub folderze; po prostu wykonaj wyszukiwanie Cntr + F (lub „Command + F” na komputerze Mac) dla słowa kluczowego, aby natychmiast znaleźć informacje, których szukasz. Po wybraniu go z wyników wyszukiwania przeniesie Cię on dokładnie w to miejsce w obszarze roboczym, w którym się znajduje.

Lub możesz utworzyć menu nawigacyjne za pomocą panelu nawigacji, w którym możesz wyświetlić łącza do elementów w obszarze roboczym i użyć go do łatwego wyszukiwania informacji.

Zachowaj spójność treści

Gdy wielu członków zespołu z różnych działów współtworzy dokumenty wiki, mogą występować niespójności, które mogą również skutkować lukami w wiedzy.

Aby temu zapobiec, upewnij się, że istnieją szablony lub standardowy format, do którego każdy może się odwoływać podczas pisania treści.

Ogranicz liczbę redaktorów

Wiki umożliwiają wkład wielu autorów. Jednak nie zawsze może być idealnym rozwiązaniem dla firmowej wiki, zwłaszcza że pracownicy polegają na niej w celu gromadzenia wiarygodnych informacji o procesach organizacyjnych i wiedzy.

W związku z tym dobrze będzie, jeśli upoważnisz tylko ograniczoną liczbę redaktorów – zwłaszcza ekspertów tematycznych – do pisania, edytowania i publikowania treści na Twojej Wiki.

Dzięki Creately możesz zdefiniować role do pisania i dostępności. Zapewnia różne poziomy dostępu i role, aby usprawnić zarządzanie udostępnianiem i uprawnieniami. Chociaż możesz przypisać niektórych członków zespołu jako właścicieli i redaktorów do obszaru roboczego, możesz dodać pozostałych pracowników, którym chcesz udostępniać informacje, jako komentujących lub przeglądających.

W ten sposób możesz również kontrolować, komu udostępniasz informacje, i oddzielać informacje prywatne od publicznych.

Nowa droga do Wiki

Wiki, chociaż zawiera wiele warstw dokumentów, nie musi być zbyt skomplikowana w tworzeniu ani zarządzaniu. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu zapewniającemu odpowiednie narzędzia nie musisz się tak bardzo martwić.

Wypróbuj Creately już dziś i zbuduj firmową wiki. Uprość ten proces dzięki inteligentnym narzędziom wizualnym i zaawansowanej współpracy w czasie rzeczywistym.

Masz więcej wskazówek, jak zbudować firmową wiki? Podziel się z nami swoimi przemyśleniami i sugestiami w sekcji komentarzy poniżej.