Wybór odpowiedniego rozwiązania do zarządzania projektami w 7 prostych krokach

Opublikowany: 2023-02-16

Rozwiązanie do zarządzania projektami umożliwia organizacjom łatwe planowanie, realizację i monitorowanie projektów. Narzędzie tworzy przejrzysty zapis działań zespołu, pomagając menedżerom śledzić zasoby w czasie rzeczywistym i usprawniać realizację projektów. Obecnie firmy polegają na tych narzędziach w celu sprawnego wykonywania funkcji biznesowych. Szacuje się, że 77% dobrze funkcjonujących zespołów wykorzystuje narzędzia do zarządzania projektami. To sprawia, że ​​znalezienie odpowiedniego rozwiązania do zarządzania projektami dla Twojej firmy jest ważniejsze.

Interesujące fakty

1. 70% organizacji doznało co najmniej jednego niepowodzenia projektu w ciągu ostatnich 12 miesięcy
2. Według ankiety PwC, 77% wysoko wydajnych projektów korzysta z rozwiązania do zarządzania projektami
3. 73% liderów biznesu uważa, że ​​niezawodność, łatwość użytkowania i łatwość integracji to trzy najważniejsze wymagania stawiane PMS
4. 2/3 firm komunikuje się z klientami za pomocą narzędzia do zarządzania projektami
5. Organizacje marnują 12% cennych zasobów z powodu złego zarządzania projektami.
6. Organizacje, które inwestują w dobry PMS, wydają 28 razy mniej pieniędzy w porównaniu do firm bez PMS

Spis treści

Jak wybrać odpowiednie rozwiązanie do zarządzania projektami

Odpowiednie dla Ciebie rozwiązanie do zarządzania projektami to takie, które jest dostosowane do Twoich potrzeb. Każda platforma ma swoje zalety i wady, a ten artykuł pomoże Ci wybrać odpowiednią platformę dla Twojej firmy.

  1. Zdefiniuj swoją potrzebę

Pierwszym i najważniejszym krokiem jest określenie, dlaczego Twoja firma potrzebuje systemu zarządzania projektami i luk w obecnym zespole. Każda firma ma swoje unikalne powody, dla których warto wybrać rozwiązanie do zarządzania projektami. Na przykład firma może płynnie śledzić projekty w programie Excel, ale teraz potrzebuje zautomatyzowanej platformy, która może samodzielnie aktualizować postęp zadania i wysyłać przypomnienie członkom zespołu, jeśli zbliża się termin.

Podobnie przypadki użycia będą się różnić w zależności od firmy, podobnie jak zapotrzebowanie na narzędzie do zarządzania projektami. Niektóre z typowych wyzwań napotykanych podczas ręcznego zarządzania projektami to:

  • Brak aktywnej komunikacji wewnętrznej między zespołami
  • Zbyt wiele spotkań z małym postępem
  • Zdezorganizowany harmonogram projektu i niedotrzymane terminy
  • Nierównomierny rozkład pracy w zespole
  • Niskie wykorzystanie zasobów
  • Skrzynka odbiorcza z setkami nieprzeczytanych e-maili dotyczących projektu.

Jeśli napotkasz którykolwiek z tych problemów, przejdź do następnego kroku, jakim jest znalezienie odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami .

  1. Znajdź najlepsze narzędzie

Po zidentyfikowaniu potrzeb następnym oczywistym krokiem jest odkrycie potencjalnego systemu zarządzania projektami. Oto kilka innych sposobów na znalezienie odpowiedniego oprogramowania dla Twojej firmy:

  • Porozmawiaj z innymi kierownikami projektów w firmie lub branży
  • Zapytaj kolegów, czego woleli używać w przeszłości
  • Sprawdź strony z recenzjami oprogramowania
  • Sprawdź polecane w branży narzędzie do zarządzania projektami

Informacje zwrotne od członków zespołu powinny być Twoim najwyższym priorytetem, aby zrozumieć, co im się podobało w przeszłości. Porównaj funkcje każdego oprogramowania, aby zobaczyć to, które spełnia większość wymagań Twojej firmy. Gdy masz już kilku finalistów gotowych, zawsze warto zasięgnąć opinii na temat ostatecznych wyborów.

  1. Weź to na próbę

Chociaż wiesz już, jakie narzędzie do zarządzania projektami najlepiej Ci odpowiada, następnym logicznym krokiem jest przetestowanie oprogramowania w scenariuszach codziennej pracy. Wiele popularnych rozwiązań do zarządzania projektami ma bezpłatną wersję próbną, a nawet jeśli jej nie ma, wiele platform chętnie ją zaoferuje, jeśli o to poprosisz.

Zamiast używać oprogramowania tylko do sprawdzania funkcji, Twój zespół powinien używać tego systemu do projektu na żywo, aby sprawdzić jego funkcjonalność w codziennych scenariuszach. Daje to pełne wyobrażenie o tym, jak system zachowywałby się w Twojej organizacji i czy jego funkcje służą celowi w ramach Twoich wymagań lub obecnie.

Sugerowana lektura: Obszerny przewodnik po wyborze odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami

  1. Uzyskaj informacje zwrotne od zespołu

Po zakończeniu okresu próbnego należy poprosić zespół pilotażowy o szczegółowe informacje zwrotne i zanotować je. Rzeczy, o które powinieneś zapytać podczas feedbacku to:

  • Czy oprogramowanie sprawi, że przepływ pracy będzie bardziej wydajny?
  • Ile czasu zajęło im zaktualizowanie PMS?
  • Co jest naprawdę świetne i naprawdę okropne w tym produkcie?
  • Czy nawigacja jest łatwa dla nowego użytkownika?
  • Czy zamierzasz polecić go innym użytkownikom?

Teraz porównaj swoje odpowiedzi z problemami, które zanotowałeś w kroku 1. Sprawdź, czy znalazłeś rozwiązanie większości problemów związanych z zarządzaniem projektami.

  1. Oceń koszt

Kolejnym krokiem do wyboru odpowiedniego rozwiązania do zarządzania projektami jest ocena kosztu platformy. Zwykle rozwiązania te mają płatne plany oparte na liczbie użytkowników. Uzyskaj ogólne oszacowanie narzędzia i zobacz, jak radzi sobie z Twoim budżetem i czy możesz uzasadnić zwrot z inwestycji. Sprawdź też, która metoda płatności jest dla Ciebie najlepsza – miesięczna, półroczna lub roczna.

  1. Kup i wdróż odpowiednie narzędzie

Gdy wszystko zostanie zablokowane, upewnij się, że zostanie to zaimplementowane najwcześniej. Upewnij się, że istnieje odpowiednia struktura implementacji, aby zapewnić płynne przejście. Zespoły są zwykle odporne na zmiany, więc dobrze opracowany plan zapewni, że każdy będzie czuł się komfortowo w nowym systemie. Weź pod uwagę następujące kwestie w swoim planie wdrożenia:

  • Zdecyduj się na oś czasu. Zastanów się, czy chcesz to przyspieszyć, czy wdrożyć w czasie w przypadku określonych praktyk biznesowych.
  • Upewnij się, że Twój zespół ma wystarczająco dużo czasu i infrastruktury do szkolenia w nowym systemie.
  • Zidentyfikuj członków, którzy będą przewodzić zmianie i pełnią rolę punktu kontaktowego dla zespołu
  1. Przeanalizuj wrażenia po zakupie

Ostatnim etapem po etapie wdrożenia jest ocena postępów nowego systemu zarządzania projektami. Zidentyfikuj obszary, które nadal nie są obsługiwane przez nowy system. Przeanalizuj również proces, który właśnie wykonałeś i zobacz, czy w procesie wyboru i wdrażania były jakieś martwe punkty lub luki. Po uzyskaniu odpowiedzi na wszystkie te pytania rozważ zwrot z inwestycji, aby upewnić się, że Twoja decyzja pomogła firmie.

Zalecana lektura: Biznesowe przypadki użycia oprogramowania do zarządzania projektami

Studium przypadku wdrożenia oprogramowania PMS

Jeśli szukasz idealnego studium przypadku dotyczącego firmy wdrażającej System Zarządzania Projektami, nie ma nic lepszego niż Konsultanci RPI. Aby przezwyciężyć potrzebę zarządzania projektami, wdrożono PMS, co dodatkowo stworzyło nowe problemy dla firmy. Doprowadziło to do tego, że firma szukała nowego systemu PMS, który dodatkowo rozwiązał problemy związane z zarządzaniem projektami.

Konsultanci RPI RPI Consultants jest czołowym partnerem wdrożeniowym, dostawcą profesjonalnych usług i branżowym liderem.
Problem RPI oferuje szeroką gamę usług dla kilku różnych organizacji. Oznaczało to, że firma RPI korzystała z wielu rozwiązań wspomagających zarządzanie zadaniami. To jeszcze bardziej nasiliło problemy RPI z komunikacją i zarządzaniem projektami.
Rozwiązanie Firma określiła swoje potrzeby w zakresie zarządzania projektami i dostawców oprogramowania, którzy mogliby sprostać większości wyzwań stojących przed RPI. Zidentyfikował Mavenlink jako idealne dopasowanie dla nich.
Wyniki PMS Mavelink pomógł skrócić o 20% czas poświęcany na zadania administracyjne, zwiększył stopień wykorzystania o 5% i uzyskał krytyczne informacje z pulpitu nawigacyjnego.

Powiązane kategorie: Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy | Oprogramowanie do zarządzania zadaniami | Oprogramowanie do zarządzania produktem | Oprogramowanie do zarządzania jakością

Wniosek

Project Management System to błogosławieństwo dla organizacji każdej wielkości. Chociaż rozwiązuje wiele problemów biznesowych, znalezienie odpowiedniego systemu z pewnością jest zadaniem własnym. Wybór spośród setek podobnie wyglądających produktów może być mylący nawet dla eksperta w danej dziedzinie, ale jeśli zastosujesz się do tego przewodnika, aby wybrać odpowiednie rozwiązanie do zarządzania projektami w 7 krokach, otrzymasz narzędzie, które jest idealne dla Ciebie.