Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami? | #11 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami to takie, którego nie widać. Ten wykonuje swoją pracę, nie zwracając na siebie większej uwagi. Jest łatwy w użyciu i zawiera wszystkie niezbędne funkcje. Ale co obejmują te „niezbędne” funkcje? Czytaj dalej, aby się dowiedzieć!

1. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami? Wstęp
2. Szablony projektów
3. Wyświetlenia
4. Integracje
5. Obszary działania
6. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami? Streszczenie

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami? Wstęp

Zanim przejdziemy do omówienia konkretnego oprogramowania do zarządzania projektami, zastanówmy się, jakie funkcje powinno ono spełniać. Nasz dzisiejszy numer podzieliliśmy na trzy części. Najpierw przyjrzymy się widokom oferowanym w różnych programach. W drugim rozważymy potrzebne integracje. Po trzecie, przyjrzymy się, jakie obszary działalności organizacji powinno obejmować takie oprogramowanie.

Szablony projektów

Większość programów umożliwia niezależne zarządzanie kilkoma projektami. Warto to zauważyć, jeśli zajmujesz się programami lub portfelem projektów, a PM w Twojej organizacji zajmuje się więcej niż jednym projektem jednocześnie lub jeśli prowadzisz projekty z powtarzalnym przepływem – wtedy warto stworzyć szablon projektu siebie, którego można używać wielokrotnie.

Jeśli jednak używasz programu po raz pierwszy lub jest to projekt niestandardowy, możesz skorzystać z wbudowanych szablonów. Znacznie ułatwiają i przyspieszają rozpoczęcie nowego projektu. Dzieje się tak dlatego, że pozwalają od razu rozpocząć pracę w gotowym środowisku, wstępnie skonfigurowanym i przeznaczonym do zarządzania projektami w np. metodologii Scrum czy Prince2.

Wyświetlenia

Niezależnie od wybranego szablonu czy metody oprogramowanie do zarządzania projektami najczęściej zawiera standardowe widoki. Wyraźnie pokazują wybrany aspekt realizacji projektu. Dla nas najważniejsze widoki to:

• Timeline – który można skalować tak, aby obejmował cały czas trwania projektu lub wybrany okres,
• Lista zadań – aby podejrzeć zadania aktualnie w toku, świeżo ukończone lub do wykonania w najbliższym czasie,
• Kalendarz – agenda służąca do planowania spotkań i zajęć grupowych,
• Narzędzia analityczne – czyli wykresy i wizualizacje danych poszczególnych obszarów realizacji projektu oraz nakładu pracy poszczególnych członków zespołu do generowania raportów,
• Zespół – lista osób zaangażowanych w projekt wraz z danymi kontaktowymi.

Integracje

Przy wyborze programu do zarządzania projektami rzadziej zwraca się uwagę na integracje, czyli z jakimi programami i aplikacjami współpracuje nasze narzędzie. Dzieje się tak dlatego, że niektóre programy do zarządzania, takie jak Firmbee, są monolitami. To platforma zapewniająca kompleksowe wsparcie dla wszystkich zadań związanych z projektami – od list zadań i notatek po obsługę faktur, a nawet proces rekrutacji zespołu.

Czasami jednak program ułatwiający zarządzanie projektami funkcjonuje jako zestaw tzw. mikroserwisów, czyli zestaw współpracujących ze sobą modułów, które można włączać i wyłączać. W tym przypadku integracje okazują się bardzo przydatne. Mogą to być połączenia np.

• kalendarze zewnętrzne (np. Kalendarz Google czy Apple), umożliwiające np. przesyłanie zaproszeń na spotkania,
• komunikatory – takie jak Microsoft Teams, Zoom, czy Slack, ułatwiające komunikację bez konieczności kopiowania czy przenoszenia treści,
• czytniki różnych formatów, dzięki czemu w łatwy sposób można podejrzeć zawartość dokumentów czy plików graficznych,
• e- mail – aby dodawać zadania bezpośrednio pocztą,
• narzędzia sprzedażowe dla e-commerce, takie jak Salesforce, Zoho Desk, Zendesk,
• chmura do przechowywania i udostępniania większych plików projektów
• narzędzia bezpieczeństwa i autoryzacji są niezbędne zwłaszcza podczas pracy poza biurem i przy mniej bezpiecznych połączeniach internetowych,
• specjalistyczne narzędzia do raportowania, takie jak np. Power BI, Looker czy Arkusze Google.

Wybierając konkretny program, warto też zadać sobie pytanie , czy zadziała on tylko na komputerze, czy też posiada aplikację mobilną.

Obszary działania

Podstawowe obszary realizacji projektów wspierane przez oprogramowanie to zarządzanie zadaniami w czasie oraz wizualizacja budżetu. Jednak w zależności od rodzaju realizowanego projektu, moduły takie jak:

• kontakty – zwłaszcza jeśli realizacja projektu obejmuje współpracę z freelancerami lub wieloma przedstawicielami klienta,
• kampanie – gdy częścią projektu są działania marketingowe lub sprzedażowe,
• dokumenty – gdy konieczne jest udostępnienie różnych materiałów,
• zasoby ludzkie – opcja szczególnie przydatna w przypadku tworzenia zespołu projektowego lub konieczności uzupełnienia personelu w trakcie realizacji projektu,
• finanse – oprócz ogólnego stanu budżetu projektu, warto mieć pod ręką narzędzie, które pozwala zestawiać wydatki na różne cele, czy porównywać oferty produktów i usług niezbędnych do realizacji projektu.

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami? Streszczenie

Podstawowe funkcje, jakie powinno spełniać oprogramowanie do zarządzania projektami, to ułatwianie organizacji i planowania pracy. Korzystanie z szablonów — wbudowanych lub stworzonych samodzielnie — znacznie ułatwia rozpoczęcie pracy. A czytelne widoki przedstawiające poszczególne aspekty realizacji projektu sprawiają, że codzienne zadania stają się przyjemniejsze i prostsze. Integracje z kolei sprawiają, że możemy korzystać z naszego ulubionego oprogramowania, łącząc je z tym, którego używamy do zarządzania projektem. Chyba że jest na tyle wyrafinowany, by łączyć moduły umożliwiające komunikację, zarządzanie finansami i HR.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do urzeczywistniania skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?