Jak zachować zgodność z RODO w procesie rekrutacji online?

Podobnie jak rekrutacja tradycyjna, rekrutacja zdalna polega na przetwarzaniu danych osobowych kandydatów do pracy. Ochrona danych osobowych w Unii Europejskiej oraz w większości krajów na całym świecie jest regulowana przepisami prawa. Niewłaściwe zbieranie, przetwarzanie i przechowywanie danych osobowych pociąga za sobą konsekwencje prawne. Jak zachować zgodność z RODO w procesie rekrutacji online?

Jak zachować zgodność z RODO? – spis treści:

1. Cele i zadania rekrutacyjne
2. Rekrutacja online
3. Zasady RODO
4. Jak zachować zgodność z RODO?
5. Streszczenie

Cele i zadania rekrutacyjne

Rekrutacja zdalna staje się coraz bardziej popularna, ponieważ zapewnia sprawną komunikację między organizacją a kandydatami do pracy. Jest to również rozwiązanie opłacalne i oszczędzające czas. Internetowe ogłoszenia o pracę mogą być często aktualizowane, a pula kandydatów jest ogromna .

Rekrutacja jest częścią Zarządzania Zasobami Ludzkimi. Sam termin może być rozumiany zarówno w wąskim, jak i szerokim znaczeniu . Z jednej strony rekrutację można postrzegać jako cały proces pozyskiwania, informowania i przyciągania kandydatów do pracy. Z drugiej strony jest często określany jako metoda ich identyfikacji dla przyszłej selekcji.

Głównym celem procesu rekrutacji jest wyłonienie kandydatów spełniających wymagania firmy , co jest równoznaczne z zapewnieniem organizacji odpowiedniej liczby wykwalifikowanych pracowników. Mówiąc bardziej konkretnie, jego celem jest motywowanie ludzi do aplikowania na wolne stanowiska w organizacji, a następnie stworzenie listy kandydatów, podlegających selekcji.

Rekrutacja online

Biorąc pod uwagę globalną cyfryzację i pandemię COVID-19, rekrutacja zdalna stała się jeszcze bardziej powszechna . Dlatego często spotykasz oferty pracy na popularnych portalach ogłoszeniowych, które publikowane są z klauzulą ​​„rekrutacja zdalna”. Poza wysłaniem wniosku online, reszta procesu odbywa się za pomocą narzędzi zdalnych i telefonu.

Jeśli dana aplikacja przyciągnie uwagę rekrutera, dzwonią do kandydata i umawiają rozmowę kwalifikacyjną przez telefon lub komputer. W przypadku rozmowy wideo kandydat otrzymuje wiadomość e-mail z zaproszeniem wraz z linkiem do komunikatora, z którego korzysta rekruter. Wystarczy aktywować link i dołączyć do spotkania w określonym dniu io określonej godzinie . Niektóre z najpopularniejszych aplikacji do obsługi wiadomości błyskawicznych to: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams i Signal.

Etapy rekrutacji online

Proces rekrutacji składa się z kilku etapów, takich jak:

Etap 1 – Zamieszczenie oferty pracy, zbieranie e-podań oraz wstępna selekcja . Po wybraniu aplikacji do dalszych procedur rekruterzy dzwonią do kandydatów do pracy i umawiają rozmowy kwalifikacyjne. Podczas pierwszego spotkania weryfikują podstawowe informacje, np. oceniają znajomość języka obcego przez kandydata. Ostateczną wizytę potwierdzamy e-mailem.

Etap 2 – Rozmowa kwalifikacyjna online . Na tym etapie rekruterzy sprawdzają umiejętności i zaangażowanie kandydata, a także decydują, czy zakwalifikować go do dalszych etapów rekrutacji.

Etap 3 – Dalsza weryfikacja . Kandydaci rozwiązują testy i zadania. Rekruterzy z kolei podejmują ostateczną decyzję na tym etapie.

Etap 4 – Onboarding online . Po podjęciu decyzji o pomyślnym kandydacie i zaoferowaniu mu pracy, rekruterzy mogą go zatrudnić i zakończyć proces onboardingu.

Zasady RODO

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) to unijne prawo o ochronie danych, które ma bezpośrednie zastosowanie od 25 maja 2018 r. i zastępuje dyrektywę o ochronie danych z 1995 r. Dane osobowe to dość szerokie pojęcie związane z identyfikacją konkretnej osoby. Ochrona danych obejmuje głównie:

• imię i nazwisko
• Narodowy numer identyfikacyjny
• adres domowy
• e-mail
• nazwa banku i numer konta
• zdjęcia ludzi
• informacje związane ze zdrowiem fizycznym lub psychicznym
• adres IP komputera
• religia
• Wyścig
• etniczne pochodzenie
• orientacja seksualna

Współczesnym problemem o zasięgu globalnym są zagadnienia związane z gromadzeniem danych, utratą prywatności oraz zagrożeniem bezpieczeństwa osobistego. W tym aspekcie RODO jest najostrzejszą regulacją stanowiącą filar jurysdykcji UE . Podobne dyrektywy obowiązują w innych krajach, np. w Brazylii. Australia, Japonia, Tajlandia i niektóre stany w USA.

Jak zachować zgodność z RODO w rekrutacji online?

Z chwilą rozpoczęcia procesu rekrutacyjnego pracodawca staje się administratorem danych osobowych i może pozyskiwać takie dane jak:

• imię i nazwisko
• Data urodzenia
• Edukacja
• kwalifikacje
• historia zatrudnienia
• dane kontaktowe .

Gromadząc i przetwarzając wyżej wymienione informacje, organizacje muszą przestrzegać przepisów o ochronie danych obowiązujących w danym kraju. Kandydat ubiegający się o pracę zobowiązany jest dołączyć zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w celach rekrutacyjnych . Obowiązkiem pracodawcy jest usunięcie danych identyfikujących kandydata po zakończeniu procesu rekrutacji.

Należy zauważyć, że portale pracy nie pełnią żadnej funkcji administracyjnej i nie przetwarzają żadnych danych osobowych. Ich funkcja ogranicza się do prezentacji ofert zleceniodawcy oraz udostępnienia narzędzi do zbierania wniosków .

Kluczowe informacje dotyczące zgodności z RODO

• Zbiór informacji, które pracodawca może uzyskać w trakcie procesu rekrutacji, jest zamknięty i zawiera dane, o których już wspomniano powyżej. Pracodawca nie jest uprawniony do żądania informacji związanych np. ze stanem cywilnym, pochodzeniem etnicznym czy orientacją seksualną .
• Z uwagi na cel procesu rekrutacji, jakim jest pozyskanie pracowników, zbierane dane mogą służyć wyłącznie temu celowi. Dane nie mogą być wykorzystane w żadnej innej sytuacji. Niedopuszczalne jest swobodne wykorzystywanie danych i udostępnianie ich innym podmiotom .
• Przetwarzanie danych kandydatów musi odbywać się na podstawie ich pisemnej zgody .
• Pracodawca podczas procesu rekrutacji musi poinformować swoich kandydatów o nazwie i siedzibie firmy, celu zbierania danych oraz prawie dostępu do informacji .
• Na każdym etapie procesu rekrutacyjnego kandydaci do pracy mają prawo do kontroli sposobu przetwarzania ich danych .
• Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego pracodawca jest zobowiązany do usunięcia wszystkich zebranych danych , a administrator danych musi je odpowiednio zabezpieczyć.

Jak zachować zgodność z RODO – podsumowanie

Jak zachować zgodność z RODO w procesie rekrutacji online? Przede wszystkim zapoznaj się z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych w danym kraju. W większości z nich dane identyfikujące kandydatów są szczególnie chronione. Dlatego kluczową kwestią jest ich zbieranie i przetwarzanie wyłącznie w celach rekrutacyjnych. Ponadto rekruterzy nie powinni uzyskiwać żadnych informacji dotyczących rasy, pochodzenia i stanu cywilnego kandydata.

Co więcej, kontrowersyjną kwestią jest weryfikacja danych o poszczególnych kandydatach w mediach społecznościowych oraz sprawdzanie ich historii zatrudnienia w ramach sprawdzania przeszłości. Zgodnie z RODO takie praktyki są niedopuszczalne . Jednak ze względu na to, że takie informacje są powszechnie dostępne, trudno je uznać za nieetyczne.

Podsumowując, kwestia zgodności z RODO w procesie rekrutacji to szeroki temat. . Odpowiednie przygotowanie i znajomość przepisów prawa znacznie ułatwi procedurę pozyskiwania nowych pracowników.

Wiesz już, jak zachować zgodność z RODO w procesie rekrutacji zdalnej. Przeczytaj nasze inne zasoby: 5 wskazówek, jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej online.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube.

Autor: Nicole Mankin

Menedżer HR z doskonałą umiejętnością budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał utalentowanych ludzi i mobilizować ich do rozwoju.

Zobacz wszystkie posty