Jak przeprowadzić spotkanie: Wytyczne dotyczące skutecznych spotkań

Spotkania mogą stać się stratą czasu, zasobów i talentu ludzi, jeśli nie zostaną odpowiednio zaplanowane i przeprowadzone. Skuteczne spotkania, które faktycznie osiągają swoje cele i pozostawiają uczestnikom energię i motywację, podejmują wystarczającą pracę – lub odpowiednie planowanie.

W tym poście omówimy, jak skutecznie przeprowadzić spotkanie. Dołączona jest również lista wizualnych narzędzi do spotkań, których można używać podczas spotkań, aby podejmować decyzje, rozwiązywać problemy, przeprowadzać burze mózgów i generować pomysły.

Kroki do prowadzenia skutecznych spotkań

Zanim zadzwonisz na spotkanie, musisz się upewnić, że rzeczywiście musisz je mieć. Jeśli jest to sprawa, którą powinieneś załatwić osobiście z daną osobą, nie gromadź całego zespołu, aby to omówić.

A jeśli uważasz, że możesz polegać na innych metodach komunikacji, takich jak e-mail, newsletter itp., aby przekazać swoją wiadomość, możesz uniknąć marnowania czasu swoich pracowników na kolejne spotkanie.

Wyznacz cele spotkania

Jaki jest cel spotkania? Czy ma to na celu specjalne ogłoszenie? Zdecydować się na coś? Rozwiązać problem, który utrudnia postęp Twojego projektu?

Ustalenie celu spotkania i wyznaczenie celu, który ma zostać osiągnięty do jego zakończenia, to pierwszy krok, jaki należy wykonać, planując skuteczne spotkanie. Ten cel pomoże położyć fundament pod dobrze skoncentrowaną dyskusję.

Lista uczestników spotkania w dół

Zdecyduj, kto powinien uczestniczyć, biorąc pod uwagę jego dostępność i zdolność do wniesienia wkładu w cel spotkania. Mogą to być kluczowi decydenci, eksperci w danej dziedzinie, ci, na których wynik ma wpływ itp.

Jeśli ktoś nie może przybyć na spotkanie, ale jego wkład jest nadal potrzebny, możesz uzgodnić połączenie z nim za pośrednictwem połączenia konferencyjnego lub innego narzędzia do współpracy online.

Wybierz również i przypisz różne role potrzebne do prowadzenia spotkania, w tym moderatora, chronometrażysty i rejestratora itp.

Utwórz program spotkania

Program to coś, co każdy, kto uczestniczy, powinien otrzymać przed spotkaniem. Możesz wysłać to wraz z zaproszeniem na spotkanie. W ten sposób mogą zdecydować, czy ich obecność jest konieczna, czy nie.

Powinna zawierać elementy spotkania ułożone w logicznej kolejności oraz realistyczny czas trwania ustawiony dla każdego elementu.
Poniżej znajduje się szablon planu spotkania utworzony za pomocą Creately. Możesz go edytować online i dostosować do swoich wymagań.

Po zmodyfikowaniu możesz udostępnić go pozostałym uczestnikom za pomocą bezpiecznego łącza udostępniania diagramu lub osadzić go w przeglądarce Creately Viewer w intranecie lub wewnętrznych witrynach internetowych, aby wszyscy mieli do niego łatwy dostęp.

Wybierz odpowiednie miejsce z udogodnieniami

W zależności od tonu, jaki chcesz nadać spotkaniu, wybierz miejsce (np. salę konferencyjną na formalne ustawienie). Upewnij się, że jest on dostępny w wybranym przez Ciebie dniu i czasie spotkania.

Nie zapomnij również sprawdzić, czy cały niezbędny sprzęt na spotkanie jest dostępny. Może to obejmować projektory, ekrany i inne narzędzia do rozmów wideo itp.

Zakończ plan działania

Stwórz plan działania, aby upewnić się, że decyzje podjęte podczas spotkania zostaną wykonane później.

Chociaż twój reporter/nagrywający może skorzystać z szablonu planu działania, takiego jak ten poniżej, powinien on zawierać zadania/działania, osoby odpowiedzialne za ich wykonanie i działania następcze.

Narzędzia do produktywnych spotkań

Teraz, gdy przyjrzeliśmy się, jak przeprowadzić spotkanie, oto kilka wizualnych narzędzi do spotkań, których można używać do różnych celów, takich jak podejmowanie decyzji, rozwiązywanie problemów i burza mózgów.

Mapy myśli

Mapy myśli to świetne narzędzie do porządkowania pomysłów, planowania i robienia notatek.

Jeśli zastanawiasz się nad rozwiązaniem problemu, mapa myśli może pomóc w uchwyceniu swobodnego przepływu myśli. Jeśli dyskutujesz na jakiś temat, możesz go użyć, aby głębiej zagłębić się w temat.

A jeśli chcesz przedstawić informacje uczestnikom spotkania w łatwy do zrozumienia sposób, mapa myśli może być świetną opcją.

Oto jak efektywnie wykorzystać mapy myśli na spotkaniu.

Analiza SWOT

SWOT oznacza mocne strony, słabe strony, szanse i zagrożenia.

To narzędzie służy do oceny firm podczas planowania strategicznego, spotkań planistycznych itp. Możesz również użyć go do oceny efektywności swojego działu, produktu, zespołu projektowego lub konkurenta.

Chcesz wiedzieć, jak skutecznie wykorzystać analizę SWOT?

Schemat Fishbone / 5 Whys

Są to narzędzia wykorzystywane w analizie przyczyn źródłowych.

Podczas gdy diagram rybich kości (znany również jako diagram przyczynowo-skutkowy) pomaga zidentyfikować i wyizolować pierwotną przyczynę problemu, diagram 5 dlaczego pozwala zbadać problem i przeanalizować leżący u jego podstaw związek przyczynowo-skutkowy.

Sprawdź nasz ostateczny przewodnik po schematach rybich kości, aby dowiedzieć się, jak go zastosować.

Diagram powinowactwa

Diagramy powinowactwa pomagają gromadzić i organizować duże ilości danych w celu identyfikowania wzorców i motywów. Przydałoby się to, jeśli prowadzisz spotkanie, aby przeanalizować i zrozumieć wiele danych zebranych z badań, sesji burzy mózgów itp.

Schemat blokowy

Próbujesz zoptymalizować proces? Zidentyfikuj wąskie gardła w swoim procesie? Lub zaprojektować nowy proces? Schematy blokowe mogą pomóc w tych celach i wielu innych.

Schemat blokowy to w zasadzie wizualizacja etapów procesu. Może również pomóc w rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu decyzji.

Oto nasz ostateczny przewodnik po schematach blokowych, aby dowiedzieć się, jak z nich korzystać.

Sześć myślących kapeluszy

To kolejne narzędzie zapewniające wysoką produktywność spotkań. Sześć myślących kapeluszy to narzędzie, które pozwala poznać różne perspektywy uczestników spotkania.

Każdy członek jest proszony o noszenie po kolei różnokolorowych kapeluszy (które reprezentują różne perspektywy) i wyrażanie swojej opinii w tej sprawie. Dowiedz się, jak bardziej szczegółowo wykorzystać technikę sześciu myślących kapeluszy.

Oto kilka innych technik wizualnej burzy mózgów, których możesz użyć podczas spotkań i dyskusji grupowych.

Więcej wskazówek, jak przeprowadzić spotkanie?

Kroki, które wymieniliśmy w tym poście, są łatwiejsze do wykonania i gwarantują sukces. Połącz je z wymienionymi przez nas narzędziami, aby zapewnić maksymalną produktywność podczas spotkań.

Jakie masz inne wskazówki dotyczące prowadzenia spotkania? Podziel się nimi z nami w sekcji komentarzy poniżej.