Jak stworzyć strategię Business Intelligence? | Widok eksperta

Jaki powinien być pierwszy krok Twojej podróży z BI? Wybór narzędzia? Zbieranie danych? Nie tak bardzo. Jest to kompleksowa strategia analizy biznesowej, która pomoże Ci przejść do zaawansowanej analizy.

Chociaż BI może sprawić, że raportowanie będzie szybsze, a wykresy bardziej wyrafinowane, nawet bez odpowiedniego planu, nadal będziesz pozbawiony holistycznego spojrzenia na to, jak maksymalnie wykorzystać technologię. Jak zapewne wiesz, diabeł tkwi w szczegółach. Dlatego, aby nie pozwolić im się wymknąć, zagrażając całej inicjatywie BI, musisz wykonać określone kroki wdrażania Business Intelligence.

W tym artykule analizujemy rzeczywiste przypadki naszych klientów, którzy wykorzystali strategię BI, mimo że byli na różnych etapach wdrażania BI. Niektórzy byli nowicjuszami w korzystaniu z Business Intelligence i chcieli „zrobić to dobrze” od samego początku, inni korzystali już z narzędzi BI, ale głównie intuicyjnie, bez żadnego konkretnego planu. Mimo to wszyscy mogli zobaczyć, jak bardzo poprawiła się jakość analizy danych dzięki odpowiedniej strategii.

Jeśli nie chcesz zejść na dalszy plan, oto powody, dla których warto zadbać o strategię Business Intelligence

Analiza biznesowa to nie tylko tworzenie efektownych prezentacji. Potencjał i wartość technologii są znacznie szersze i można je odblokować poprzez odpowiedni plan Business Intelligence. Dzięki strategii BI możesz skuteczniej rozwiązywać problemy z danymi, budować holistyczny, dobrze zintegrowany system i zapewnić jego prawidłowe działanie.

• Oszczędność czasu i pieniędzy. Działanie pod wpływem kaprysu jest obarczone kosztownymi błędami. Nikt nie chce marnować pieniędzy na funkcje, których ostatecznie żaden pracownik nie będzie potrzebował ani kupować licencji dla 100 pracowników, jeśli z systemu będzie korzystać tylko 20 z nich. Strategia BI pozwala przemyśleć takie rzeczy z wyprzedzeniem, oszczędzając czas i pieniądze.
• Przyjęcie zaawansowanego zarządzania ryzykiem. Minimalizujesz prawdopodobieństwo straty czasu i pieniędzy, szczegółowo analizując każdy krok. Co więcej, dzięki takiemu podejściu będziesz w stanie wcześniej wykryć słabe punkty i wąskie gardła i od razu je naprawić.
• Tworzenie kompleksowych analiz danych w całej organizacji. Dobrze przemyślana strategia BI umożliwia rozbijanie silosów danych między działami i łączenie wszystkich źródeł danych w celu uzyskania kompleksowych analiz. Takie podejście pozwala śledzić procesy w całej organizacji, co pozwala na wczesne wykrywanie problemów i podejmowanie decyzji popartych dokładnymi i aktualnymi danymi.

Dobrze zaprojektowana i dopracowana strategia BI pomaga w znacznym przeorganizowaniu wewnętrznych procesów biznesowych, co z kolei ma pozytywny wpływ na jakość usług lub produktów, które dostarczasz swoim klientom.

3 obszary, których nie możesz zignorować budując strategię BI

Aby stworzyć solidną strategię Business Intelligence, należy zadbać o wizję, ludzi i procesy — zwracając jednakową uwagę na każdy element i ich wzajemne powiązania. Zbadajmy je bardziej szczegółowo.

Wizja

Przed przyjęciem jakiejkolwiek technologii należy zadać sobie kilka fundamentalnych pytań, np. „Jaka jest jej praktyczna wartość dla naszej organizacji? Co chcemy dzięki temu osiągnąć?” Odpowiedzi na nie pomogą Ci nakreślić plan działania dotyczący wdrożenia lub optymalizacji BI.

Aby zbudować kulturę opartą na danych w swojej organizacji, powinieneś również przejrzeć sposób, w jaki obchodzisz się z danymi. Zamiast myśleć o nim jako o surowcu do analiz, potraktuj go jako produkt o realnym zwrocie z inwestycji.

Ludzie

Tworząc strategię wdrażania BI, nie należy lekceważyć swoich pracowników i ich umiejętności. W przeciwnym razie zmarnujesz swój budżet i czas na adaptację technologii, która zostanie sabotowana przez ludzi, którzy przyzwyczaili się do innej pracy.

Dlatego weź pod uwagę, kto będzie wchodzić w interakcję z narzędziem BI, aby zapewnić odpowiednie dashboardy dla każdego poziomu decyzyjnego. Na przykład pracownik odpowiedzialny za konserwację maszyn, analityk danych i dyrektor generalny potrzebują różnych typów pulpitów nawigacyjnych.

Sprawdź tutaj, aby dowiedzieć się więcej o pulpitach nawigacyjnych operacyjnych, analitycznych i strategicznych.

Kolejną kwestią, o której należy pamiętać w przypadku pracowników, jest ich zaplecze techniczne. Tworzenie strategii Business Intelligence i mapy drogowej dla firmy zorientowanej na technologię to nie to samo, co budowanie jej dla organizacji, która nie jest w ścisłym kontakcie z technologiami cyfrowymi.

Kiedy rozumiemy poziom wiedzy technicznej użytkowników i procesy, w które są zaangażowani, możemy tworzyć niestandardowe pulpity nawigacyjne dla każdej roli zamiast jednego ogólnego pulpitu nawigacyjnego dla wszystkich procesów firmy z zadziwiającą liczbą filtrów. Poszerza to grono użytkowników BI, od kadry kierowniczej i analityków po szeregowych menedżerów i pracowników.

— Alexandr Obolenskiy, kierownik działu BI, *instinctools

Proces

Ta strona strategii BI dotyczy konfigurowania procesu wdrażania technologii. W tym celu należy pomyśleć o zatrudnieniu dyrektora ds. danych (CDO), zdefiniować budżet projektu, rozważyć kwestie bezpieczeństwa i zgodności oraz określić kluczowe wskaźniki wydajności, aby śledzić skuteczność planu BI i wdrażania technologii.

Istotne jest również zadbanie o transfer wiedzy od partnera technologicznego. Dlatego warto zwrócić uwagę na utworzenie centrum kompetencji BI. BICC to Twój wewnętrzny zespół, który sprawi, że samodzielne korzystanie z systemu będzie naprawdę wygodne dla pracowników nieobeznanych z technologią i zajmie się drobnymi modyfikacjami, takimi jak konfiguracja pulpitu nawigacyjnego.

Dzięki takiemu podejściu czynisz użytkowników bardziej zaawansowanymi, a co za tym idzie zwiększasz szybkość zmian i efektywność pracy z systemem BI. Staniesz się również mniej zależny od swojego partnera technologicznego i będziesz zwracał się do niego tylko w przypadku poważnych modyfikacji, takich jak podłączanie nowych źródeł danych do systemu, wizualizacja danych dotyczących nowych procesów biznesowych i nie tylko.

Efektem końcowym prac nad obszarem procesowym strategii BI jest opracowanie roadmapy BI. Jest to dokument, który konsekwentnie opisuje poszczególne kroki niezbędne do wdrożenia BI, kamienie milowe projektu, terminy i kluczowe wskaźniki wydajności, aby ocenić postępy.

Profilowanie danych: podstawowy krok, który powinieneś wykonać

Przed załadowaniem do systemu BI Twoje dane muszą zostać sprawdzone pod kątem jakości i spójności. Na tym polega profilowanie danych.

• Jakość danych. Słaba jakość danych jest przyczyną wielu problemów biznesowych, takich jak niedokładne prognozy finansowe, kwestie regulacyjne, utrata klientów, utrata reputacji itp. Jeśli nie zadbasz o to na początkowym etapie analizy danych, radzenie sobie z niskimi wysokiej jakości dane będą pochłaniać czas personelu — i to zanim wspomnimy o nieistotnych wynikach. Statystyki pokazują, że pokrycie powtarzających się problemów związanych z jakością danych może zająć nawet połowę czasu pracy pracowników.
• Spójność danych. Powielanie danych w różnych systemach może odzwierciedlać nieoptymalne procesy biznesowe, w których pracownicy ręcznie iw nieskoordynowany sposób wprowadzają te same informacje do dwóch różnych systemów. W rezultacie nieuchronnie występują błędy wprowadzania i niepełne dopasowanie. Zamiast tego powinna działać zasada jednego punktu wejścia dla dowolnych danych, a wtedy systemy powinny je tylko wymieniać, a nie tworzyć kopię.
• Klasyfikacja danych. Jest to potrzebne, gdy dane pochodzą z różnych źródeł. Może to być Twoje jezioro danych, ERP lub ruch z Twojej witryny, by wymienić tylko kilka. Oprócz źródła należy wziąć pod uwagę strukturę danych (ustrukturyzowaną lub nieustrukturyzowaną), aby prawidłowo sklasyfikować dane, ponieważ upraszcza to określanie częstotliwości aktualizacji dla każdego profilu danych.

Podczas profilowania danych możesz odkryć, że niektóre z nich nie są aktualizowane tak często, jak jest to konieczne do skutecznego podejmowania decyzji.

Weź pod uwagę, że niekoniecznie musisz dążyć do aktualizacji w czasie rzeczywistym. Zwykle potrzebujesz takich rzeczy tylko wtedy, gdy masz do czynienia z rynkami finansowymi. Jeśli jednak prowadzisz działalność e-commerce, a Twój system logistyczny i ERP są synchronizowane tylko raz dziennie, może dojść do sytuacji, w której produkt dotarł do sklepu, ale nie jest wyświetlany na stronie. W ten sposób ryzykujesz utratę klientów z powodu niewystarczającej częstotliwości aktualizacji danych.

Sugerujemy ciągłe profilowanie danych. Wykorzystaj automatyzację, aby przyspieszyć i uprościć proces.

Wybór architektury i zestawu narzędzi

Wybierając narzędzia BI, musisz wybrać te, które pozwolą Ci łatwo pozyskiwać, przechowywać, przetwarzać, analizować i wizualizować dane.

1. Spożycie

Pozyskiwanie danych oznacza pobieranie nieprzetworzonych danych z pierwotnych źródeł bez ich przekształcania. Musisz wybrać odpowiednią metodę pozyskiwania danych.

• Przetwarzanie w czasie rzeczywistym. Gdy oprogramowanie do pozyskiwania rozpozna element danych, pobiera dane z jeziora danych lub magazynu jako osobny obiekt.
• Dozowanie. Przy takim podejściu oprogramowanie do pozyskiwania danych gromadzi dane, grupuje je na podstawie kryteriów lub harmonogramu, a następnie wysyła je partiami do magazynu danych.
• Dozowanie mikro. Jest to podtyp przetwarzania wsadowego. Różnica polega na tym, że partie są mniejsze.

Oprogramowanie do pozyskiwania danych zależy od rodzaju przetwarzanych danych, używanych źródeł danych oraz szybkości potrzebnej do uzyskania dostępu do danych. Apache Kafka, Azure Stream Analytics i Amazon Kinesis to najbardziej znani gracze na rynku narzędzi do pozyskiwania danych.

2. Przechowywanie

To jest moment, w którym powinieneś określić, gdzie będą przechowywane Twoje dane. Dostępnych jest kilka opcji. Omówiliśmy już różnice w jeziorach danych i hurtowniach podczas omawiania budowania solidnej infrastruktury danych.

Ponadto powinieneś określić, które z twoich danych są „gorące”, a które „zimne”, jeśli chcesz zaoszczędzić na przechowywaniu danych, których nie potrzebujesz cały czas pod ręką. Magazyny lokalne i w chmurze oferują opcje przechowywania gorących i zimnych danych. Na przykład gorące dane, które muszą być łatwe i szybkie do oceny, można przechowywać na dyskach półprzewodnikowych (SSD) iw pamięci RAM, a zimne dane archiwalne można przechowywać na dyskach optycznych. Istnieją również ciepłe dane, które są używane rzadziej, ale nie są archiwizowane, na przykład dane dotyczące sprzedaży sprzed pięciu lat, których potrzebujesz co kilka lat, aby uzyskać punkt odcięcia. Może być przechowywany na sterownikach dysku twardego (HDD).

3. Przetwarzanie

Niemożliwe jest bezpośrednie połączenie heterogenicznych źródeł danych i hurtowni danych, w której informacje muszą być oczyszczone z błędów, uporządkowane i sklasyfikowane. Będziesz potrzebował mostka, narzędzia ETL, które przetwarza surowe dane i ujednolica je w trzech krokach.

• Wyciąg. Narzędzie pobiera dane z Twoich źródeł danych, takich jak arkusze kalkulacyjne, starsze systemy, CRM, ERP, analityka itp.
• Przekształcać. Wszystkie wyodrębnione dane są analizowane w celu identyfikacji duplikatów i ich usuwania, tworzenia nowych kolumn lub dzielenia ich itp. Następnie dane mogą być standaryzowane – filtrowane, sortowane i weryfikowane.
• Obciążenie. Dane trafiają do repozytorium lub oprogramowania analitycznego.

Różnica między ETL a pozyskiwaniem danych polega na tym, że w przypadku ETL występuje krok transformacji danych.

Dopóki proces ETL odgrywa pierwsze skrzypce w zapewnianiu wysokiej jakości analizy danych, wybór odpowiedniego narzędzia staje się kluczowym przedsięwzięciem. Decyzja musi opierać się na wielu czynnikach, takich jak przypadek użycia (rozwiązanie chmurowe lub lokalne, konieczność aktualizacji w czasie rzeczywistym itp.), specyfikacje konserwacji, skalowalność, wbudowane integracje i koszty.

4. Analityka i wizualizacja

Zdefiniowanie zestawu narzędzi analitycznych to kolejny krok w Twojej strategii BI. Według Gartner Magic Quadrant należy zwrócić uwagę na trzech liderów w dziedzinie analityki danych – Power BI, Tableau i Qlik. Przy wyborze najodpowiedniejszego narzędzia należy kierować się własnymi wymaganiami i ograniczeniami.

• Obecna architektura. Wdrażanie osobnego rozwiązania BI nie jest obowiązkowe. Analitykę można zintegrować z istniejącymi aplikacjami, aby przyspieszyć podejmowanie decyzji i zwiększyć ich dokładność. Ponadto wbudowana analityka i natychmiastowy dostęp do danych zachęcają użytkowników do większego polegania na danych w codziennych zadaniach.
• Obecny stos technologii. Jeśli Twoja organizacja korzysta już z produktów Microsoft, wybór Power BI i innych narzędzi infrastrukturalnych ze stosu Microsoft jest bardziej rozsądnym podejściem.
• Zakres użytkowników i zadań. Narzędzia dla startupu i korporacji z 3000 użytkowników będą inne. Te ostatnie będą prawdopodobnie potrzebowały rozwiązania typu open source, aby wyeliminować koszty licencji lub uzgodnienia ze sprzedawcą specjalnego planu licencyjnego i rabatów. Podczas gdy skalujący się startup może zdecydowanie rozważyć inne opcje.

Starannie przygotowując zestaw narzędzi na tym etapie, możesz wzmocnić pozycję każdego pracownika, by stał się bohaterem danych. Oto kilka przykładów pulpitów nawigacyjnych dla szeregowych pracowników i członków zespołu najwyższego szczebla.

Pulpity operacyjne dla pracowników z różnych działów zawierają szczegółowe informacje w czasie rzeczywistym.

A strategiczne pulpity nawigacyjne dla kierownictwa wyższego szczebla obejmują kluczowe wskaźniki z całej organizacji.

Jak pomogliśmy dużemu detaliście zwiększyć obroty o 9%. Alert spoilera: chodzi o logiczną strategię BI

Dobrze opracowana strategia wdrażania BI umożliwia pełne wykorzystanie technologii. Oto przykład strategii BI, która umożliwiła jednemu z naszych klientów, sprzedawcy automatów vendingowych, szybsze podejmowanie trafniejszych decyzji, nadążając za trajektorią rozwoju firmy.

Istniejące rozwiązanie było nieefektywne pod względem skalowalności:

„Nigdy do końca nie zdawaliśmy sobie sprawy, że mamy tak wiele niewykorzystanych danych. Tylko około połowa wszystkich danych, które mieliśmy, była wykorzystywana do podejmowania decyzji”, mówi dyrektor ds. produktu i obsługi klienta w firmie.

Jak więc opracowano starannie zaprojektowaną strategię i dokładny plan działania BI?

W fazie Wizja stwierdziliśmy, że analiza biznesowa może usprawnić kilka procesów w firmie:

• Znalezienie utraconej sprzedaży
• Wykrywanie niskomarżowych kontraktów
• Monitorowanie stanu technicznego automatów vendingowych w czasie rzeczywistym

Dodatkowo klient potrzebował intuicyjnego narzędzia bez ograniczeń ilości przetwarzanych danych. I chociaż Power BI jest najbardziej przyjaznym dla użytkownika narzędziem, ma również limit 3500 punktów danych. Dlatego, ze względu na wymagania klienta w zakresie ilości danych, wybraliśmy Qlik, który nie ma sztywnych ograniczeń w ilości punktów danych.

Po wdrożeniu oprogramowania BI zgodnie z wcześniej opracowaną strategią, klient zredukował liczbę utraconych sprzedaży o 30%, renegocjował niskomarżowe kontrakty i maksymalnie ograniczył przestoje automatów vendingowych. Zbieg tych wyników doprowadził do 9% wzrostu łącznych obrotów klientów w ciągu pół roku.

Uwolnij pełny potencjał systemu BI

W idealnym przypadku strategia jest opracowywana przed podjęciem jakichkolwiek kroków w celu wdrożenia rozwiązania. Ale co z organizacjami, którym udało się już samodzielnie wdrożyć tę technologię, nawet zerwały kilka prostych owoców, ale potem zdały sobie sprawę, że możliwości BI mogą sięgać znacznie dalej?

W pewnym momencie użytkownicy, którzy nie są nowicjuszami w BI, rozumieją, że nie mogą uwolnić pełnego potencjału technologii bez odpowiedniej strategii analizy biznesowej i planu działania.

Strategia BI dla organizacji, które już korzystają z tej technologii, będzie obejmować te same podstawowe kroki — jak dla początkujących. Równie ważne jest dla nich pamiętanie o Wizji, Ludziach i Procesie, dbanie o jakość danych, ponowne rozważenie narzędzi BI itp. Jednak pojawia się kolejna rzecz, na którą należy zwrócić uwagę. Organizacje z samodzielnie wdrożonym BI muszą stale gasić pożary, które nieuchronnie się pojawiają, takie jak obsługa zaległości i radzenie sobie z problemami, które pojawiły się po przyjęciu BI i których nie można odłożyć na później.

Jeden z naszych klientów wdrożył Power BI dla pracowników wszystkich działów i szczebli. Ale w ciągu roku zdali sobie sprawę, że nie wykorzystują wszystkich możliwości narzędzia. Dlatego podjęliśmy działania. Pracując dwukierunkowo przy tworzeniu strategii Business Intelligence:

• Rozpoczął dogłębne badania architektury, funkcji i ograniczeń systemu. Obowiązkowym krokiem jest dostosowanie architektury przechowywania danych do potrzeb użytkowników końcowych systemu, tak aby pracownicy na każdym szczeblu organizacyjnym mogli samodzielnie pobierać potrzebne im dane z magazynu danych i wykorzystywać te informacje do tworzenia spersonalizowanych raportów.

Równolegle z tym zakrojonym na szeroką skalę procesem pracowaliśmy nad bieżącymi zadaniami klienta.

• Pomógł w wykonywaniu bieżących zadań. Klient miał również jasno określone zadania, ale jego wewnętrzny zespół BI był zbyt mały i nie miał wystarczających umiejętności, aby poradzić sobie z obciążeniem pracą. Włączyliśmy się w te działania. W ten sposób klient szybciej otrzymał potrzebne mu raporty, a my poznaliśmy architekturę systemu i ludzi po stronie klienta, abyśmy mogli przekazać im wiedzę.

Kompleksowa strategia BI pozwala zwiększyć szanse powodzenia projektu BI

Bez opracowania obszarów Wizja, Ludzie i Proces nie możesz dokładnie wybrać architektury rozwiązania ani najpotężniejszego zestawu narzędzi do swoich zadań. Dlatego lepiej jest przyjąć holistyczne podejście do wdrożenia rozwiązania do analizy danych, opracowując strategię BI. Pamiętaj też, że Twój projekt BI nie kończy się na wdrożeniu BI. To długofalowa inicjatywa. Twoje oprogramowanie BI musi stale ewoluować wraz ze zmianami warunków zewnętrznych i wewnętrznych oraz pojawianiem się nowych procesów, systemów i danych. Aby te dostosowania były płynne, potrzebujesz strategii analizy biznesowej. Bez solidnej strategii BI, która jest okresowo dostosowywana do aktualnego stanu rzeczy, znacznie trudniej będzie wymyślić, jak iść do przodu.

Ten artykuł został pierwotnie opublikowany tutaj.