Jak stworzyć brief projektowy, który usprawni komunikację z klientem?

Jeśli chodzi o proces twórczy, istnieje kilka przeszkód, takich jak nieporozumienie. Kiedy projektant i klient źle się komunikują, projekty są odrzucane, pieniądze są marnowane, a zaufanie wszystkich spada. Ponadto czas klienta jest często marnowany na spotkaniach, podczas których omawiane są i dopracowywane parametry projektowe; w skrajnych przypadkach może to zająć kilka dni lub nawet tygodni. Jak więc stworzyć brief projektowy, który faktycznie poprawi komunikację z klientem?

Jak stworzyć brief projektowy – spis treści:

• Czym są wytyczne projektowe?
• Po co tworzyć briefy projektowe?
• Jak stworzyć brief projektowy?

Kiedy prosisz kogoś o przysługę, mówisz mu dokładnie, czego od niego potrzebujesz. Nigdy nie poprosiłbyś swojego współpracownika, aby przekazał informacje, których nie do końca zrozumiał, komuś, kto był równie zdezorientowany.

Dlaczego więc tak wielu projektantów próbuje komunikować się z klientami, a sami nie mają jasności? Nie da się jasno wyjaśnić swoich potrzeb bez wcześniejszego odkrycia i zrozumienia tych potrzeb – ale jak określić, czego chce klient, jeśli sam nie jest pewien?

Kluczem może być opracowanie briefu projektowego, który klienci i projektanci mogą wspólnie wypełnić przed rozpoczęciem umowy projektowej.

Czym są wytyczne projektowe?

Brief projektowy służy do zbierania wymagań, które informują i kierują procesem twórczym, gdy są zarządzane przez klienta (klienta/użytkownika). Stanowi część umowy z klientem. Im lepszy brief projektowy, tym lepszy będzie wynik (rozwiązanie projektowe).

Brief projektowy może przybrać formę kwestionariusza, wywiadu lub kombinacji obu.

Celem briefu projektowego jest zidentyfikowanie potrzeb klienta w taki sposób, aby było mało niespodzianek i mało miejsca na interpretację.

Idealnie, projektant i klient będą współpracować, aby stworzyć brief projektowy, który jest wystarczająco konkretny, aby kierować ich kreatywnym kierunkiem i wystarczająco elastyczny, aby uwzględnić zmiany w zakresie.

Po co tworzyć briefy projektowe?

Celem briefu projektowego nie jest po prostu udokumentowanie tego, czego chce klient, ale także dlaczego chce tego, czego chce. Brief pozwala odkryć ukryte potrzeby, upewnić się, że od początku ustalane są realistyczne oczekiwania i tworzyć rozwiązania, które pasują do zamierzonego zastosowania Twojego klienta.

Dobry brief projektowy może zmniejszyć nieporozumienia podczas projektu (co oszczędza czas i pieniądze) i lepiej komunikować propozycje wartości dla Ciebie jako projektanta/właściciela firmy i Twoich klientów.

Wczesne ukończenie tego procesu daje możliwość odkrycia, jeśli nie istniała wcześniej wiedza na temat tego, co robisz, i tworzy podstawę długoterminowej relacji.

Jak stworzyć brief projektowy?

1. Poznaj swojego klienta i jego potencjalne potrzeby

Po pierwsze, musisz dokładnie wiedzieć, kim będą Twoi odbiorcy (zespół klienta). Wykorzystaj tę wiedzę i to, co już o nich wiesz (ich stanowiska, firma, w której pracują, jak się tam dostali), aby stworzyć najlepszy brief projektowy, który zmniejszy złożoność i przyspieszy komunikację z klientem na wczesnym etapie.

2. Opracuj brief z myślą o początku i końcu

Następnie stwórz wyjaśnienie, które przedstawisz, dlaczego ten brief jest konieczny. Najlepszym sposobem, aby udowodnić, jak ważny jest Twój projekt, jest opisanie zarówno problemu, jak i możliwych rozwiązań.

Może się to wydawać zbędne, biorąc pod uwagę istnienie wytycznych projektowych, ale ważne jest, aby wszyscy na spotkaniu rozumieli, że pracujemy nad rozwiązaniem.

3. Stwórz w swoim briefie miejsce na ustalenie standardowych oczekiwań

Ustalenie oczekiwań podczas procesu projektowania pomoże obu stronom czuć się pewnie, jeśli po drodze zostaną wprowadzone zmiany. Wbuduj w swój projekt krótkie miejsce, w którym określisz i omówisz oczekiwania.

Pamiętaj, aby zadać im pytania i dogłębnie zbadać ich odpowiedzi – to pomoże ci zrozumieć ich ukryte potrzeby, a także wyraźne wymagania (i rzeczy, z których mogą nawet nie zdawać sobie sprawy, że chcą/potrzebują).

4. Zbuduj swoje krótkie pytania

Definiując wytyczne projektowe, rozważ te obszary, aby stworzyć najlepsze pytania:

Użyj tych pytań, aby utworzyć zestaw pytań, których użyjesz do stworzenia swojego standardowego briefu projektowego. Nie bój się dać sobie miejsca na dostosowanie briefu do konkretnych potrzeb.

5. Uzyskaj zewnętrzną perspektywę

Na koniec skonsultuj się z kimś spoza Twojego bezpośredniego zespołu, aby uzyskać dodatkowy wgląd w to, co zbudowałeś. Skorzystaj z ich przemyśleń na temat procesu projektowania i tego, jak Twój projekt może być mylący, skomplikowany lub niewystarczająco rozwinięty.

Niezależnie od tego, czy jest to przyjaciel, członek rodziny, mentor czy kolega, ta perspektywa może okazać się cenna podczas wypełniania pierwotnego opisu projektu.

Przyspiesz proces projektowania i usprawnij komunikację z klientem dzięki innowacyjnym narzędziom. Chociaż wytyczne projektowe mogą zrewolucjonizować komunikację z klientem i ogólny proces projektowania, na początku mogą być trudne do stworzenia, wdrożenia i przestrzegania. Na szczęście możesz skorzystać z innowacyjnych narzędzi, aby przyspieszyć proces projektowania i współpracy z klientem.

Jeśli szukasz cyfrowego narzędzia, które usprawni komunikację z klientami podczas projektowania, sprawdź Firmbee. Firmbee posiada moduł do zarządzania projektami, który pozwala projektantom i klientom uzyskać widok z lotu ptaka na projekty na każdym etapie. Zespół tworzący Firmbee opracował innowacyjną funkcję o nazwie „guest links” – są to linki wysyłane do klientów, które pozwalają im zobaczyć projekt, jego etapy i postępy.

Dzięki linkom dla gości projektanci i klienci mogą interweniować lub zostawić uporządkowaną opinię, jeśli coś nie idzie zgodnie z planem.

Czy masz inne wskazówki, jak usprawnić komunikację z klientem podczas projektowania? A może masz w głowie kilka pomysłów, które powinny być ujęte w briefie projektowym? Podziel się nimi w komentarzach.

Chcesz pozostać w kontakcie z naszymi treściami? Dołącz do naszej społeczności na Facebooku

Autor: Klaudia Kowalczyk

Grafik i UX Designer, który przenosi do projektu to, czego nie można wyrazić słowami. Dla niego każdy użyty kolor, linia czy czcionka ma znaczenie. Pasjonat grafiki i projektowania stron internetowych.

Zobacz wszystkie posty