Jak stworzyć budżet projektu? | #42 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Według raportu Project Management Institute w 2021 roku 62% projektów zostało zrealizowanych w ramach pierwotnego budżetu. Najlepiej wypadły w tym rankingu Chiny z wynikiem 66%, a ostatnia Europa z wynikiem 57%. Źle stworzone budżety projektów są odpowiedzialne za sporą część niepowodzeń w tym zakresie. Jak więc oszacować koszty w projekcie, aby zwiększyć prawdopodobieństwo jego sukcesu?

Budżet projektu – spis treści:

1. Wstęp
2. Co to jest i co składa się na budżet projektu?
3. Jak oszacować koszt projektu?
4. Narzędzia i metody szacowania budżetu projektu
5. Streszczenie

Wstęp

Niewłaściwa realizacja projektów skutkuje stratą 19 milionów dolarów na każdy miliard inwestycji (PMI 2019), a tylko 34% organizacji zwykle lub zawsze kończy projekty w ramach budżetu (Wellington 2021). Aby dowiedzieć się, jak znaleźć się w tej grupie, przyjrzyjmy się bliżej, czym jest budżet projektu oraz sposobom i narzędziom jego przygotowania.

Czym jest i co składa się na budżet projektu?

Budżet projektu to przybliżona zatwierdzona kwota, którą organizacja zamierza wydać na projekt. Opiera się na szacunkowych kosztach projektu i mieści się w budżecie całej organizacji.

Kierownik Projektu powinien uwzględnić w budżecie projektu wszystkie koszty związane z projektem, takie jak:

• Koszty bezpośrednie – wydatki niezbędne do wykonania zadań bezpośrednio prowadzących do realizacji celu projektu, tj. koszty materiałów, robocizny i narzędzi, sprzętu i materiałów eksploatacyjnych,
• Koszty pośrednie – koszty, których nie można bezpośrednio przypisać do projektu, ale które są ponoszone w związku z jego realizacją, takie jak koszty administracyjne czy np. koszty zarządzania projektem.
• Nakłady inwestycyjne – koszty związane z nabyciem tzw. aktywów długoterminowych, takich jak budynki, sprzęt czy maszyny.
• Koszty operacyjne – powtarzalne koszty związane z eksploatacją i utrzymaniem projektu, takie jak media, ubezpieczenie wraz z utrzymaniem,
• Rezerwy na nieprzewidziane wydatki – środki przeznaczone na pokrycie nieprzewidzianych zdarzeń lub zmian w zakresie projektu.

Jak oszacować budżet projektu?

Przewidywany koszt zaplanowanej pracy jest określany jako budżetowany koszt zaplanowanej pracy (BCWS) lub planowana wartość (PV). Oba wskaźniki oznaczają sumę środków potrzebnych do wykonania zaplanowanych prac w danym okresie.

Aby oszacować budżet projektu, Project Manager powinien wykonać kilka czynności, aby uzyskać jak najdokładniejsze wyceny. Po pierwsze, Project Manager powinien znać wszystkie wymagania projektu, takie jak zakres prac, terminy i zasoby, które będą potrzebne do realizacji projektu.

Kolejnym krokiem jest zbadanie cen rynkowych zasobów i usług, które mają zostać uwzględnione w projekcie, tj. cen materiałów, usług dostawców wraz z wynagrodzeniami zespołu projektowego.

Po uzyskaniu danych dotyczących wymagań i wyceny Project Manager może przystąpić do procesu pierwszego szczegółowego oszacowania budżetu. Po jego zakończeniu powinien jednak natychmiast przejrzeć budżet wraz z zespołem projektowym. Dzięki temu wszystkie koszty zostaną uwzględnione, a budżet będzie jak najbardziej realistyczny.

Co więcej, budżet projektu wymaga regularnego przeglądu i aktualizacji, aby był zgodny z planem i mieścił się w budżecie.

Narzędzia i metody szacowania budżetu projektu

Przy szacowaniu budżetu projektu nieodzownym narzędziem jest znany i popularny Microsoft Excel. Jego główną zaletą jest dostępność i łatwość obsługi, a także możliwość wykonywania wielu obliczeń i analiz. Wadą jest jednak to, że Excel nie posiada funkcji automatycznej aktualizacji budżetu w czasie rzeczywistym.

Sprawdzi się jednak przy szacowaniu budżetu przed wdrożeniem. Do bieżącego przeglądu wydatków polecamy narzędzia wspierające projekty, takie jak Firmbee. System pozwala członkom zespołu na bieżąco monitorować wpływy i wydatki związane z danym projektem.

Aby utworzyć dokładny budżet, możesz użyć następujących metod:

1. Szacowanie oddolne. Metoda ta polega na oszacowaniu kosztu każdego działania w ramach projektu i zsumowaniu ich kosztów w celu ustalenia całkowitego kosztu projektu. Jest to czasochłonne i wymaga szczegółowej znajomości działań projektowych. Zapewnia jednak wysoki poziom dokładności i pomaga zidentyfikować wszystkie niezbędne koszty
2. Szacowanie parametryczne. Metoda ta polega na wykorzystaniu danych statystycznych do oszacowania kosztów działań projektowych. Jest znacznie szybsze niż szacowanie oddolne, więc może być przydatne do szacowania budżetu dużych projektów, o ile organizacja dysponuje źródłem wiarygodnych danych. Mimo to może nie zapewniać wystarczającego poziomu dokładności.
3. Ocena eksperta. Trzecia metoda polega na wykorzystaniu wiedzy i doświadczenia interesariuszy projektu, w tym Kierownika Projektu i członków zespołu, do oszacowania kosztów działań projektowych. Może zapewnić wysoki poziom dokładności, praktyczny w przypadku złożonych projektów. Opiera się jednak na wiedzy fachowej poszczególnych interesariuszy, więc może być stronniczy i generować konflikty. Ponadto trudno jest uwzględnić zmieniające się warunki biznesowe, takie jak inflacja czy zmiany w prawie.

Streszczenie

Stworzenie dokładnego budżetu projektu jest czasochłonne i wymaga doświadczenia. Dlatego warto wypróbować różne narzędzia i skorzystać z dostępnych metod przygotowania budżetu, takich jak estymacja oddolna, estymacja parametryczna czy ocena ekspercka.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami