Jak stworzyć kartę projektu? | #39 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Karty projektów to podstawa zarządzania projektami. Zapewniają jasny i zwięzły przegląd celów i zadań należących do projektu. Karta jest kluczowym dokumentem dla wszystkich interesariuszy, w tym Kierownika Projektu, członków zespołu projektowego wraz z kierownictwem organizacji. Stanowi formalną podstawę całego projektu, ponieważ nadaje Kierownikowi Projektu uprawnienia do rozpoczęcia i kontynuowania projektu, a także określa cele, zakres i oczekiwane rezultaty.

Karta projektu – spis treści:

1. Wstęp
2. Co Kierownik Projektu powinien zawrzeć w karcie projektu
3. Uzasadnienie podjęcia projektu
4. Cel projektu
5. Zakres projektu
6. Dostarczane produkty
7. Ramy czasowe projektu
8. Budżet projektu i alokacja zasobów
9. Ryzyka projektowe
10. Czym karta projektu różni się od uzasadnienia biznesowego?
11. Streszczenie

Wstęp

Według PMBOK karta projektu jest jednym z najistotniejszych dokumentów opisujących strategię projektu. Jest zdefiniowany jako:

„Dokument wystawiony przez inicjatora lub sponsora projektu, który formalnie zezwala na istnienie projektu i daje kierownikowi projektu uprawnienia do wykorzystania zasobów organizacyjnych do działań projektowych”.

Karta projektu jest zwykle formułowana na początku i pozostaje niezmieniona. Chociaż podczas realizacji zadań dozwolone są drobne udoskonalenia. Co jednak powinien zawierać dokument i jak go przygotować?

Co kierownik projektu powinien zawrzeć w karcie projektu?

Wielkość karty projektu zależy od wielkości i rodzaju realizowanego projektu. Powinien jednak zawierać następujące elementy:

• uzasadnienie podjęcia projektu,
• cele projektu,
• Zakres projektu,
• wyniki,
• Harmonogram projektu,
• budżet projektu,
• ryzyko projektowe.

Karta projektu powinna również zawierać dane kontaktowe Kierownika Projektu i kluczowych interesariuszy.

Uzasadnienie podjęcia projektu

Przygotowując krótkie uzasadnienie rozpoczęcia projektu warto skorzystać z wcześniej przygotowanego uzasadnienia biznesowego. Powinien być napisany prostym językiem, tak aby był zrozumiały dla osoby, która ma do czynienia z projektem po raz pierwszy. Zwykle wystarczy jeden lub dwa akapity wyjaśniające:

• Jakie jest biznesowe tło projektu?
• Jaki problem rozwiązuje projekt lub jakie możliwości pozwala ci wykorzystać? I
• Jakie są oczekiwane rezultaty projektu?

Cel projektu

Nie warto umieszczać wszystkich celów w karcie projektu. Lepiej skupić się na celu głównym i tych, które znajdują się w hierarchii bezpośrednio pod nim. W końcu opis celu projektu w uzasadnieniu biznesowym powinien zawierać odpowiedź na pytanie „Co będziemy robić?” który musi obowiązywać przez cały czas trwania projektu. Cele główne i zadania wyznaczają kierunek, w którym zmierzają działania składające się na projekt. Powinny być jasne i mierzalne oraz zgodne z ogólnymi celami organizacji.

Zakres projektu

Zakres projektu zawarty w statucie określa granice projektu, w tym to, co jest, a co nie jest objęte projektem. Musi zawierać jasny opis wyników projektu oraz wszelkie ograniczenia lub założenia, które będą miały na niego wpływ. Dlatego warto zastanowić się nad odpowiedzią na pytanie „Jakie zadania będą realizowane?” oraz „Jakie zadania nie zostaną zrealizowane?”. Jest to szczególnie ważne w projektach, w które zaangażowanych jest wielu interesariuszy, których niewypowiedziane oczekiwania co do rezultatów projektu mogą zostać w ten sposób ujawnione.

Dostarczane produkty

Karta projektu powinna zawierać listę wszystkich rezultatów projektu, w tym krótki opis każdego z nich oraz konkretne cele, do których dążą. Powinien również zawierać harmonogram dla każdego elementu, najlepiej z odniesieniem do kamienia milowego, a także osoby lub zespołu odpowiedzialnego za ich dostarczenie.

Ramy czasowe projektu

Karta projektu powinna również zawierać ogólny harmonogram projektu, który warto zwizualizować wraz z harmonogramem. Kierownik Projektu powinien zaznaczyć na nim datę rozpoczęcia i zakończenia projektu, kamienie milowe lub planowane terminy dostarczenia rezultatów.

Budżet projektu i alokacja zasobów

Karta projektu powinna również zawierać ogólny budżet projektu, najczęściej prezentowany w formie tabeli. Ułatwi to wskazanie:

• Główne kategorie kosztów – kosztorys robocizny, materiałów i sprzętu,
• Prognozowany zakres zmian – w celu uwzględnienia wahań cen lub nieprzewidzianych wydatków,
• Rezerwy i ograniczenia budżetowe.

Ta część dokumentu powinna również wyszczególniać alokację zasobów, w tym personelu, wyposażenia i obiektów.

Ryzyka projektowe

Część dotycząca ryzyka w karcie projektu powinna przedstawiać potencjalne zagrożenia i sposoby reagowania na nie. Obejmuje to identyfikację potencjalnych zagrożeń, takich jak:

• opóźnienia,
• przekroczenia kosztów lub
• zmiany zakresu.

Sporządzenie ich listy pomaga interesariuszom upewnić się, że kierownik projektu, zespół projektowy i organizacja są przygotowani na potencjalne problemy i mają plan, co zrobić, aby je złagodzić lub ich uniknąć.

Czym różni się karta projektu od uzasadnienia biznesowego?

Różnica między kartą projektu a uzasadnieniem biznesowym polega przede wszystkim na celu, dla którego są przygotowywane. Karta projektu to dokument, który inicjuje projekt, podczas gdy uzasadnienie biznesowe uzasadnia, dlaczego projekt powinien zostać rozpoczęty. Karta określa, co zostanie zrobione w projekcie, natomiast uzasadnienie biznesowe odpowiada na pytanie „W jakim celu?”. Oba dokumenty są bardzo ważne dla prawidłowego zarządzania projektem i pomagają odnieść sukces.

Streszczenie

Karta projektu jest niezbędnym dokumentem, który stanowi podstawę do realizacji projektu i upoważnia do jego rozpoczęcia. Przedstawia cele projektu, cele, zakres, budżet, alokację zasobów i harmonogram. Identyfikuje również potencjalne ryzyka i założenia, zwiększając szansę na to, że projekt przebiegnie zgodnie z planem.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami