Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu? | #44 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Zarządzanie ryzykiem w projekcie ma kluczowe znaczenie dla jego sukcesu. Według badań tylko 30% projektów kończy się na czas, a ponad 70% z nich boryka się z opóźnieniami lub dodatkowymi wydatkami. Aby uniknąć takich niepowodzeń, Kierownik Projektu powinien rozpoznać kluczowe ryzyka i wdrożyć odpowiednie środki zaradcze, tworząc w tym celu rejestr ryzyk. Jest to narzędzie, które pomaga zarządzać i przewidywać ryzyka projektowe. Ale jak skutecznie przygotować rejestr ryzyka dla planowania i realizacji projektu? Czytaj dalej, aby się dowiedzieć!

Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu? – spis treści:

1. Wstęp
2. Jak powinien wyglądać rejestr czynników ryzyka?
3. Jak sporządzić rejestr ryzyka ryzyka?
4. Streszczenie

Wstęp

Ryzyko jest integralną częścią każdego projektu. Aby skutecznie nim zarządzać, potrzebne jest narzędzie, które pomoże identyfikować, monitorować i skutecznie reagować na pojawiające się przeszkody, czyli rejestr ryzyka. Pomyślne zakończenie wielu projektów korporacyjnych i organizacyjnych jest zagrożone na pewnym etapie realizacji. Z tego powodu Kierownik Projektu musi zapoznać się z metodami i narzędziami zarządzania ryzykiem, a przede wszystkim umiejętnie sporządzić rejestr ryzyka.

Rejestr ryzyka, zwany także dziennikiem ryzyka lub rejestrem czynników ryzyka, jest dokumentem, w którym rejestrowane są wszystkie zidentyfikowane przeszkody, zagrożenia lub niebezpieczeństwa. Zawiera również ich analizę oraz działania zaradcze, jakie należy podjąć w przypadku ich pojawienia się w trakcie realizacji projektu. Rejestr staje się zbiorem i przechowywaniem informacji o wszystkich ryzykach i szansach związanych z projektem.

Jak powinien wyglądać rejestr czynników ryzyka?

Rejestr ryzyka powinien mieć formę czytelnego dokumentu i zawierać następujące informacje:

• Opis ryzyka – czym jest ryzyko i na jaki obszar projektu wpływa?
• Możliwe konsekwencje – jakie zagrożenia stwarzają dla projektu? Czy pociągnie to za sobą kolejne reperkusje? Czy możemy im zapobiec?
• Prawdopodobieństwo wystąpienia – czy jest to ryzyko przypadkowe, związane np. z opóźnieniami w realizacji zadań; czy też jest to rzadki przypadek, który może zagrozić całemu projektowi?
• Priorytet – jak poważne jest to ryzyko dotyczące innych o podobnym prawdopodobieństwie wystąpienia?
• Osoby odpowiedzialne – kto poniesie odpowiedzialność za właściwą, szybką i skuteczną reakcję na ryzyko?
• Plan reakcji na ryzyko – jakie działania podjąć, gdy pojawią się trudności?

Rejestr ryzyka powinien zatem gromadzić informacje o wszystkich zidentyfikowanych zagrożeniach, ich analizie, a także środkach zaradczych. Wymaga również regularnych aktualizacji dla wszystkich interesariuszy projektu, aby każdy mógł być na bieżąco i reagować na pojawiające się zagrożenia i sytuacje awaryjne.

Jak sporządzić rejestr czynników ryzyka?

Przygotowanie rejestru ryzyka składa się z kilku etapów:

1. Identyfikacja ryzyka. Pierwszym krokiem jest identyfikacja wszystkich ryzyk związanych z projektem. Możesz to zrobić przeprowadzając burzę mózgów z zespołem lub przeglądając literaturę związaną z projektem. Po utworzeniu długiej listy zagrożeń przeanalizuj je, aby podzielić wszystkie potencjalne zagrożenia na techniczne, związane z zasobami i projektowe środowiska biznesowe.
2. Ocena ryzyka. Po zidentyfikowaniu przeanalizuj ryzyka, aby ocenić ich potencjalny wpływ na projekt. Odpowiedz na pytania:
• Jakie zagrożenia są najbardziej prawdopodobne? Dobrym pomysłem jest również wymienienie ich w kolejności prawdopodobieństwa wystąpienia. Pomoże Ci to określić, które z nich wymagają największej uwagi.
• Jakie mogą być ich konsekwencje? Tutaj najlepiej byłoby zacząć od najpoważniejszych konsekwencji.
3. Planowanie reakcji na ryzyko. Na podstawie analizy i uszeregowania priorytetów Kierownik Projektu powinien opracować plan reakcji na każde ze zidentyfikowanych ryzyk. Najlepiej zdefiniuj środki, które należy podjąć w przypadku wystąpienia ryzyka. Dobrym pomysłem jest również przygotowanie planu awaryjnego, planu ze scenariuszami zawierającymi wskazówki, jak zachować się w przypadku wystąpienia takich zdarzeń, które można wdrożyć od razu po ich wystąpieniu.
4. Zaktualizuj rejestr. Rejestr ryzyka powinien być regularnie aktualizowany, aby odpowiednio śledzić zidentyfikowane ryzyka i zarządzać nimi, a także dodawać nowe w razie potrzeby w miarę postępu projektu.

Jednym z najczęściej popełnianych błędów przy sporządzaniu rejestru ryzyka jest niedostateczna analiza przyczyn powstawania zagrożeń oraz niedostateczne planowanie reakcji na ryzyko. Aby uniknąć tego błędu, Kierownik Projektu powinien poświęcić czas i uwagę na analizę i planowanie. W ten sposób zyska pewność, że najbardziej prawdopodobne zagrożenia zostały właściwie zidentyfikowane.

Streszczenie

Rejestr ryzyka jest narzędziem służącym do zarządzania i przewidywania ryzyka związanego z realizacją projektu. Zawiera szczegółowe informacje o zidentyfikowanych zagrożeniach, ich analizie oraz środkach zaradczych. Ponadto zespół projektowy powinien współpracować przy tworzeniu rejestru na etapie planowania projektu, a następnie na bieżąco go aktualizować i udostępniać wszystkim interesariuszom projektu.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami