Jak utworzyć bazę danych z możliwością przeszukiwania w programie Excel

Opublikowany: 2022-07-19

Microsoft Excel to jeden z najważniejszych elementów świata biznesu. Istnieje od początków komputerów osobistych i przekształcił się w niesamowicie potężne, wielofunkcyjne narzędzie używane we wszystkich branżach.

To złoty standard nawigacji, analizowania i obliczania dużych ilości danych. Jedną z jego najbardziej użytecznych funkcji jest możliwość działania jako baza danych.

Baza danych to zbiór danych, które można łatwo przeszukiwać i pobierać. Tworząc bazę danych w Excelu, możesz przechowywać duże ilości danych i łatwo wyszukiwać określone informacje.

Program Excel udostępnia wbudowane formuły i funkcje, których można używać do obliczania i analizowania danych, a także umożliwia sortowanie i filtrowanie danych na różne sposoby.

Ponadto bazy danych Excel mogą być łatwo udostępniane i edytowane przez wielu użytkowników, co czyni je dobrym rozwiązaniem do współpracy zespołowej.

W tym artykule dowiesz się:

  • Jak utworzyć bazę danych z możliwością przeszukiwania w programie Excel
  • Jak przechowywać dane w bazie danych Excel
  • Jak przeszukiwać bazę danych Excel
  • Jak sortować i filtrować dane w bazie danych Excel
  • Jak udostępniać i edytować bazę danych programu Excel wielu użytkownikom.

Zacznijmy!

Jak utworzyć bazę danych z możliwością przeszukiwania w programie Excel

Tworzenie bazy danych z możliwością przeszukiwania w programie Excel ma wiele zastosowań w firmach handlu elektronicznego. Możesz użyć przeszukiwalnej bazy danych, aby śledzić informacje o klientach, zapasy lub dowolny inny typ danych.

Oto krok po kroku proces tworzenia bazy danych z możliwością przeszukiwania w programie Excel:

  1. Otwórz nowy lub istniejący skoroszyt programu Excel.
  2. Wprowadź swoje dane do arkusza. Dane można wprowadzać do dowolnej komórki w arkuszu, ale najlepiej jest wprowadzić dane do sąsiednich komórek, aby zachować porządek w danych.
  3. Zaznacz wszystkie komórki zawierające dane.
  4. Kliknij kartę "Dane" na wstążce programu Excel.
  5. W grupie "Sortuj i filtruj" kliknij przycisk "Filtruj". Spowoduje to wstawienie strzałek rozwijanych w nagłówkach każdej kolumny.
  6. Kliknij strzałkę listy rozwijanej w nagłówku kolumny, którą chcesz przeszukać.
  7. Z menu rozwijanego wybierz opcję „Filtry tekstu”.
  8. W menu „Filtry tekstu” wybierz opcję „Zawiera”.
  9. W polu "Zawiera" wpisz tekst, który chcesz wyszukać.
  10. Kliknij przycisk „OK”. Spowoduje to przefiltrowanie danych w arkuszu i wyświetlenie tylko wierszy zawierających wyszukiwany tekst.

Możesz także użyć opcji "Równe", "Nie równa się", "Zaczyna się na" i "Kończy się na" w menu "Filtry tekstu", aby wyszukać określone dane.

Jak przechowywać dane w bazie danych Excel

Po utworzeniu bazy danych musisz gdzieś przechowywać dane. Istnieje kilka różnych sposobów przechowywania danych w bazie danych programu Excel:

  • W arkuszu: możesz przechowywać dane w arkuszu, wprowadzając dane do komórek w arkuszu.
  • W tabeli: Możesz przechowywać dane w tabeli, wybierając dane w arkuszu i klikając kartę "Wstaw" na wstążce programu Excel. Następnie kliknij przycisk „Tabela” w grupie „Tabele”.
  • W tabeli przestawnej: możesz przechowywać dane w tabeli przestawnej, wybierając dane w arkuszu i klikając kartę "Wstaw" na wstążce programu Excel. Następnie kliknij przycisk „Tabela przestawna” w grupie „Tabele”.
  • W zapytaniu: możesz przechowywać dane w zapytaniu, wybierając dane w arkuszu i klikając kartę "Dane" na wstążce programu Excel. Następnie kliknij przycisk „Z innych źródeł” w grupie „Pobierz dane zewnętrzne”.

Jaki jest najlepszy sposób przechowywania danych w bazie danych programu Excel?

Najlepszy sposób przechowywania danych w bazie danych zależy od potrzeb biznesowych i przypadków użycia. Jeśli zamierzasz używać bazy danych do raportowania lub analizy danych, dobrym rozwiązaniem będzie tabela przestawna lub zapytanie.

Jeśli zamierzasz używać bazy danych tylko do przechowywania danych i podstawowego filtrowania, arkusz lub tabela będą działać dobrze.

Najlepsze praktyki dotyczące przechowywania danych w programie Excel

Istnieje kilka najlepszych praktyk, których należy przestrzegać podczas przechowywania danych w bazie danych programu Excel:

Utrzymuj porządek w swoich danych

Ważne jest, aby uporządkować dane, aby można je było łatwo znaleźć i używać. Jednym ze sposobów na to jest użycie sąsiednich komórek do przechowywania powiązanych danych.

Na przykład, jeśli przechowujesz informacje o kliencie, możesz umieścić imię i nazwisko klienta w jednej komórce, a adres klienta w następnej.

Użyj nagłówków

Nagłówki mogą pomóc w określeniu, jakie dane są przechowywane w każdej kolumnie. Aby dodać nagłówki, po prostu kliknij kartę "Wstaw" na wstążce programu Excel, a następnie kliknij przycisk "Nagłówek" w grupie "Komórki".

Filtruj swoje dane

Filtrowanie danych może pomóc Ci znaleźć dane, których szukasz. Aby filtrować dane, kliknij kartę "Dane" na wstążce programu Excel, a następnie kliknij przycisk "Filtruj" w grupie "Sortuj i filtruj". Spowoduje to wstawienie strzałek rozwijanych w nagłówkach każdej kolumny.

Następnie możesz kliknąć strzałkę rozwijaną w nagłówku kolumny, którą chcesz filtrować, i wybrać żądaną opcję z menu rozwijanego.

Sortuj swoje dane

Sortowanie danych może pomóc Ci uporządkować i szybko znaleźć dane, których szukasz. Aby posortować dane, kliknij kartę "Dane" na wstążce programu Excel, a następnie kliknij przycisk "Sortuj" w grupie "Sortuj i filtruj". Spowoduje to otwarcie okna dialogowego "Sortuj".

Z menu "Sortuj według" wybierz kolumnę, według której chcesz sortować. Następnie w menu „Kolejność” wybierz sposób sortowania danych (np. rosnąco lub malejąco). Na koniec kliknij przycisk „OK”.

Jak przeszukiwać bazę danych Excel

Dobra baza danych robi dwie podstawowe rzeczy: przechowuje dane i umożliwia wyszukiwanie (lub „zapytanie”) te dane w oparciu o określone kryteria.

Oto jak przeszukiwać bazę danych Excel:

  1. Kliknij kartę "Dane" na wstążce programu Excel.
  2. Kliknij przycisk „Filtruj” w grupie „Sortuj i filtruj”. Spowoduje to wstawienie strzałek rozwijanych w nagłówkach każdej kolumny.
  3. Kliknij strzałkę listy rozwijanej w nagłówku kolumny, którą chcesz przeszukać.
  4. Wybierz "Filtr niestandardowy" z menu rozwijanego. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego "Filtr niestandardowy".
  5. W pierwszym menu wybierz "Zawiera".
  6. W drugim menu rozwijanym wprowadź kryteria wyszukiwania.
  7. Kliknij przycisk „OK”.
  8. Dane w kolumnie zostaną przefiltrowane, aby wyświetlić tylko wiersze zawierające kryteria wyszukiwania.

Aby usunąć filtr, kliknij kartę "Dane" na wstążce programu Excel, a następnie kliknij przycisk "Wyczyść" w grupie "Sortuj i filtruj".

Relacyjne bazy danych w Excelu

Excel sprawdza się również jako relacyjna baza danych. Oto krótkie wyjaśnienie, czym jest relacyjna baza danych, dlaczego jest ważna i jak ją skonfigurować w programie Excel.

Jak działa relacyjna baza danych?

Relacyjna baza danych to rodzaj bazy danych, która przechowuje dane w tabelach. Tabele są podobne do folderów w systemie plików, gdzie każda tabela przechowuje zbiór informacji.

W relacyjnej bazie danych każda tabela jest połączona z innymi tabelami poprzez relacje. Te relacje umożliwiają łączenie danych w tabelach.

Na przykład tabela klientów może być połączona z tabelą zamówień. Pozwoliłoby to zobaczyć wszystkie zamówienia dla konkretnego klienta.

Jak utworzyć relacyjną bazę danych w programie Excel?

Tworzenie relacyjnej bazy danych w programie Excel to proces dwuetapowy.

Najpierw musisz stworzyć tabele, w których będą przechowywane dane. Następnie musisz stworzyć relacje między tabelami.

Krok 1: Tworzenie tabel

Aby utworzyć tabelę, kliknij kartę "Wstaw" na wstążce programu Excel, a następnie kliknij przycisk "Tabela" w grupie "Tabele". Spowoduje to otwarcie okna dialogowego "Utwórz tabelę".

W polu „Zakres” wpisz zakres komórek, które chcesz uwzględnić w tabeli. Następnie zaznacz pole wyboru „Moja tabela ma nagłówki”, jeśli Twoja tabela zawiera nagłówki. Na koniec kliknij przycisk „OK”.

Excel wstawi tabelę do arkusza. Aby dodać dane do tabeli, po prostu wprowadź dane do komórek.

Dobrym pomysłem jest nadanie każdej tabeli nazwy. Aby to zrobić, kliknij dowolne miejsce w tabeli, a następnie kliknij kartę "Projekt tabeli" na wstążce programu Excel. W polu „Nazwa tabeli” wpisz nazwę tabeli.

Krok 2: Tworzenie relacji

Po utworzeniu tabel musisz utworzyć między nimi relacje. Aby to zrobić, kliknij kartę "Dane" na wstążce programu Excel, a następnie kliknij przycisk "Relacje" w grupie "Narzędzia danych". Spowoduje to otwarcie okna dialogowego "Wybierz tabele i kolumny".

Z listy „Dostępne tabele/kolumny” wybierz tabele i kolumny, które chcesz uwzględnić w relacji. Następnie kliknij przycisk „Dodaj”.

Po zakończeniu dodawania tabel i kolumn kliknij przycisk „Zamknij”. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego "Utwórz relacje".

W menu „Klucz podstawowy” wybierz kolumnę klucza podstawowego z pierwszej tabeli. Klucz podstawowy to kolumna, która jednoznacznie identyfikuje każdy wiersz w tabeli.

W menu „Klucz obcy” wybierz kolumnę klucza obcego z drugiej tabeli. Klucz obcy to kolumna zawierająca wartości zgodne z wartościami klucza podstawowego w pierwszej tabeli.

Na przykład, jeśli kluczem podstawowym w tabeli klientów jest kolumna „CustomerID”, to kluczem obcym w tabeli zamówień będzie kolumna „CustomerID”.

Na koniec kliknij przycisk „Utwórz”. Excel utworzy relację i wyświetli ją jako linię łączącą dwie tabele.

Teraz możesz użyć relacji do filtrowania i sortowania danych z obu tabel. Na przykład możesz przefiltrować tabelę zamówień, aby wyświetlić tylko zamówienia dla określonego klienta.

Aby to zrobić, kliknij kartę "Dane" na wstążce programu Excel, a następnie kliknij przycisk "Filtruj" w grupie "Sortuj i filtruj". Spowoduje to dodanie strzałek rozwijanych do nagłówków każdej kolumny w tabeli.

Kliknij strzałkę rozwijaną w nagłówku kolumny „Identyfikator klienta”, a następnie wybierz klienta z listy. Excel przefiltruje tabelę, aby wyświetlić tylko zamówienia dla tego klienta.

Możesz usunąć filtr, klikając przycisk „Wyczyść” w grupie „Sortuj i filtruj”.

Możesz również użyć relacji do wyszukiwania danych z innej tabeli. Na przykład możesz wyszukać nazwę klienta z tabeli zamówień.

Aby to zrobić, kliknij komórkę, w której chcesz wyświetlić nazwę klienta, a następnie kliknij kartę „Formuły” na wstążce programu Excel. W grupie „Wyszukaj i odnieś” kliknij przycisk „Wyszukaj”. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego "Argumenty funkcji".

W polu „Table_array” wybierz tabelę klienta. Następnie w polu „Nr_indeksu” wpisz numer kolumny zawierającej nazwę klienta. W tym przykładzie nazwa klienta znajduje się w drugiej kolumnie, więc wpiszemy „2”.

Następnie w polu „Range_lookup” wpisz „TRUE”, jeśli chcesz, aby program Excel znalazł przybliżone dopasowanie lub „FALSE”, jeśli chcesz, aby program Excel znalazł dokładne dopasowanie. W tym przykładzie chcemy dokładnego dopasowania, więc wpiszemy „FAŁSZ”.

Na koniec w polu „Lookup_value” wybierz komórkę zawierającą identyfikator klienta. Jest to wartość, której program Excel użyje do wyszukania nazwy klienta. Po zakończeniu kliknij przycisk „OK”.

Excel wyszuka nazwę klienta i wyświetli ją w komórce. Możesz teraz używać tej komórki w formułach, tak jak każdej innej komórki w arkuszu.

Na przykład możesz połączyć imię i nazwisko klienta z jego numerem zamówienia, aby utworzyć unikalny identyfikator dla każdego zamówienia. Możliwości są naprawdę nieograniczone.

Jak widać, relacyjne bazy danych w Excelu mogą być niezwykle potężnymi (choć złożonymi) narzędziami do zarządzania danymi klientów i zamówień w Twojej firmie.

Dlaczego baza danych jest ważna dla handlu elektronicznego?

Baza danych jest ważna dla handlu elektronicznego, ponieważ umożliwia firmom przechowywanie informacji o klientach, produktach i zamówieniach.

Ale Excel zabierze Cię tylko tak daleko. Chociaż uwielbiamy flagowe narzędzie Microsoft do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, dynamiczne firmy zajmujące się handlem elektronicznym, które chcą się rozwijać, potrzebują bardziej niezawodnego rozwiązania, a mianowicie oprogramowania do zarządzania zapasami, takiego jak SkuVault.

SkuVault to potężne oprogramowanie do zarządzania zapasami, które pomaga firmom śledzić zamówienia klientów, informacje o produktach i poziomy zapasów.

Platforma automatycznie śledzi zamówienia klientów i poziomy zapasów we wszystkich witrynach sklepowych — bez ręcznych aktualizacji programu Excel.

Aby uzyskać więcej informacji na temat działania SkuVault, zapoznaj się z naszą stroną funkcji tutaj .

Aby uzyskać więcej porad na temat prowadzenia i skalowania biznesu eCommerce, zapisz się na naszego bloga lub zapoznaj się z następującymi powiązanymi postami:

  • 30 wielkich trendów w e-commerce, na które warto zwrócić uwagę w 2022 r.
  • 33 najlepsze sposoby na przyciągnięcie ruchu do witryny eCommerce w celu gwałtownego wzrostu
  • 13 najlepszych darmowych sklepów internetowych, aby rozpocząć swój biznes eCommerce
  • W jaki sposób poczta e-mail jest przydatna w handlu elektronicznym? Utrzymanie zaangażowania klientów