Jak utworzyć fakturę: kompletny przewodnik dla początkujących

Jeśli jesteś jak większość właścicieli firm eCommerce, uwielbiasz otrzymywać zapłatę, ale nienawidzisz tworzenia faktur. Może to być żmudny, ręczny i podatny na błędy proces, który może bezpośrednio wpłynąć na wyniki finansowe, jeśli nie zostanie wykonany prawidłowo.

Ale na szczęście dzięki odpowiednim narzędziom i wskazówkom może to być proste i sprawić, że przepływy pieniężne będą działać na twoją korzyść.

W tym poście na blogu pokażemy, jak tworzyć faktury dla Twojej firmy e-commerce i podamy kilka pomocnych wskazówek, które ułatwią ten proces. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz, czy działasz już od jakiegoś czasu, czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej!

Co to jest faktura?

Faktura to dokument, który firmy wysyłają swoim klientom w celu zażądania zapłaty za towary lub usługi.

Zwykle obejmuje:

• data zakupu
• dane kontaktowe klienta
• opis dostarczonych towarów lub usług
• cena jednostkowa
• całkowita należna kwota

Firmy zwykle wysyłają faktury po dostarczeniu swoich produktów lub usług swoim klientom. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku firm e-commerce.

W niektórych branżach, takich jak coaching lub public relations, firma może wystawiać swoim klientom faktury przed wykonaniem usługi.

Klienci mają wtedy określony czas na opłacenie faktury, który zazwyczaj wynosi 30 dni. Jeśli nie zapłacą w tym terminie, mogą zostać obciążone odsetkami lub opłatami za zwłokę. Jest to również dobre ogólne miejsce do terminowego opłacania faktur w celu utrzymania pozytywnych relacji z dostawcami.

Firmy korzystają z faktur, aby śledzić swoje należności i kontaktować się z klientami, którzy wciąż muszą zapłacić. Klienci korzystają z faktur, aby śledzić swoje wydatki i upewnić się, że są obciążani odpowiednią kwotą za otrzymane towary.

Kiedy trzeba wysłać fakturę?

Kiedy trzeba wysłać fakturę? To świetne pytanie, które firmy eCommerce powinny sobie regularnie zadawać.

Odpowiedź zależy od sytuacji, ponieważ nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi dla każdej firmy.

Jeśli sprzedajesz online towary fizyczne, takie jak koszulki lub kryształy do ​​medytacji, musisz wysłać fakturę, gdy tylko klient złoży zamówienie lub gdy towary zostaną wysłane, w zależności od modelu biznesowego.

W przypadku produktów cyfrowych, takich jak kurs online, który uczy klientów, jak kupować nieruchomości komercyjne lub jak rozwijać firmę zajmującą się pielęgnacją psów, możesz wysłać fakturę natychmiast po dokonaniu sprzedaży.

W przypadku usług, takich jak coaching biznesowy, należy wysłać fakturę przed rozpoczęciem pracy lub zaraz po jej zakończeniu, w zależności od preferencji.

Oczywiście zawsze są wyjątki od reguły, dlatego ważne jest, aby kierować się najlepszą oceną w każdym indywidualnym przypadku. Ale ogólnie rzecz biorąc, są to momenty, w których musisz wysłać fakturę.

Jak wysłać fakturę?

Wielu właścicieli firm popełnia błąd, myśląc, że wszystkie faktury są równe. W rzeczywistości istnieje kilka kluczowych rzeczy, o których należy pamiętać podczas wysyłania faktury, aby zmaksymalizować swoje szanse na otrzymanie zapłaty.

Pamiętaj, aby wysłać fakturę w odpowiednim czasie. Jeśli to możliwe, staraj się wysłać go w ciągu 24 godzin od dostarczenia produktu lub usługi. (Lub zawrzeć umowę, jeśli wystawiasz fakturę z wyprzedzeniem.) Im szybciej dostaniesz ją w ręce klienta, tym lepiej.

Faktury należy przesyłać pocztą tradycyjną lub elektroniczną; oba mają zalety i wady.

Poczta ślimakowa jest oczywiście dużo wolniejsza, więc możesz otrzymać zapłatę wolniej. Z drugiej strony, chociaż poczta e-mail jest znacznie szybsza, zarówno Tobie, jak i Twojemu klientowi może być łatwo usunąć lub zgubić fakturę e-mail. Kolejną zaletą wysyłania faktur e-mailem jest to, że możesz umieścić klikalny link do płatności bezpośrednio na fakturze, co ułatwia klientom zapłatę w ciągu kilku minut od otrzymania faktury.

Więc która opcja jest najlepsza? To naprawdę zależy od Twojej firmy i Twoich klientów. Jeśli chcesz szybko otrzymać zapłatę, najlepszym rozwiązaniem jest poczta e-mail. Ale jeśli Twoi klienci są bardziej oldschoolowi, najlepszym rozwiązaniem może być poczta zwykła. Ostatecznie to Ty decydujesz, która opcja jest najlepsza dla Twojego biznesu e-commerce.

Wreszcie, nie bój się kontynuacji. Jeśli nie otrzymałeś płatności w rozsądnym czasie, skontaktuj się z klientem i przypomnij mu, że rachunek jest należny. Niektóre programy księgowe, takie jak Freshbooks, faktycznie wykonają ten krok automatycznie, jeśli wybierzesz – wysyłanie przypomnień w określonych odstępach czasu.

Delikatne przypomnienie może w dużym stopniu przyczynić się do terminowego otrzymywania płatności. Postępując zgodnie z tymi prostymi wskazówkami, możesz usprawnić proces fakturowania i zapewnić, że Twoja firma e-commerce pozostanie na powierzchni.

Niezbędne elementy faktury

Poniżej znajdziesz podstawowe elementy każdej faktury.

nagłówek

Może to obejmować szczegóły graficzne lub Twoje logo, aby uzyskać profesjonalny wygląd.

Warunki i instrukcje dotyczące płatności

Informacje te określają warunki, na jakich należy dokonać płatności (za pokwitowaniem, dziesięć dni, 30 dni itp.), a także sposób płatności – na przykład kliknięcie łącza płatności, aby zapłacić kartą kredytową lub adres, na który należy wysyłać płatności.

Nazwa firmy i dane

Musisz podać nazwę firmy, adres pocztowy, numer telefonu, stronę internetową, adres e-mail działu obsługi klienta oraz, jeśli zajmujesz się głównie sprzedażą usług, potencjalnie numer EIN swojej firmy.

Data

Powinna to być data zamówienia, sprzedaży lub data wysłania faktury.

Termin

Pamiętaj, aby wyraźnie określić termin płatności na fakturze (przy odbiorze, 14 kwietnia itd.).

Opłaty wyszczególnione

Oprócz opłat za wystawianie poszczególnych przedmiotów lub paczek należy również wyszczególnić wszelkie dodatkowe opłaty, w tym podatek, opłaty za wysyłkę, rabaty itp.

Imię i nazwisko oraz dane klienta

To jest dość oczywiste — będziesz chciał podać imię i nazwisko klienta, nazwę firmy, adres, adres e-mail i numer telefonu.

Opis dostarczonych towarów lub usług

Może to obejmować opis, taki jak „koszula z dekoltem w łódkę w niebieskie paski”, kod SKU lub inny numer identyfikacyjny albo oba te elementy. Przykładem może być „889030392 koszula w niebieskie paski z dekoltem w łódkę”.

Saldo należne

Na koniec będziesz chciał podać, ile Twój klient lub klient jest winien.

Na przykład możesz pozwolić swoim klientom na bezpłatne wypróbowanie kursu Teach Your Pet 37 Hilarious Tricks przez 30 dni przed podjęciem decyzji o zakupie lub możesz pozwolić im zapłacić 300 USD w 3 ratach po 100 USD każda.

Jak utworzyć fakturę: krok po kroku

Tworzenie faktury może wydawać się zniechęcającym zadaniem, ale dzięki tym prostym krokom na pewno otrzymasz profesjonalny dokument w mgnieniu oka.

• Wyraźnie oznacz swoją fakturę – koniecznie dodaj słowo „faktura” u góry; w przeciwnym razie klient może pomylić to z listem przewozowym.
• Dodaj nazwę i informacje o swojej firmie . Uwzględnij terminy płatności i warunki płatności — czy jest to 30 netto (płatne w ciągu 30 dni), płatność przy odbiorze (od razu po otrzymaniu faktury), płatność w ratach, czy coś innego?
• Napisz opis towarów lub usług , za które pobierasz opłaty. Uwzględnij całkowitą należną kwotę – pamiętaj, aby dodać wyszczególnione opłaty, takie jak podatek, koszty wysyłki i opłaty za opóźnienie.
• Spraw, aby Twoja faktura wyglądała profesjonalnie. Spróbuj użyć bezpłatnego szablonu faktury Excel lub jednego z szablonów faktur oferowanych przez oprogramowanie księgowe.

Jak mogę tworzyć faktury za pomocą szablonów programu Excel?

Szablony programu Excel mogą być świetnym sposobem szybkiego i łatwego tworzenia profesjonalnie wyglądających faktur. Oto kilka wskazówek, jak najlepiej wykorzystać szablony programu Excel:

Najpierw upewnij się, że masz pod ręką wszystkie niezbędne informacje, zanim zaczniesz wypełniać szablon. Obejmuje to dane platformy eCommerce (takie jak nazwa sklepu, adres i dane kontaktowe), a także imię i nazwisko, adres i dane kontaktowe klienta. Musisz także podać datę wystawienia faktury, szczegóły zamówienia i całkowitą należną kwotę.

Po uzyskaniu wszystkich niezbędnych informacji przyjrzyj się różnym darmowym szablonom programu Excel dostępnym online . Istnieje wiele różnych stylów do wyboru, więc wybierz taki, który pasuje do Twojej marki eCommerce. Jeśli potrzebujesz pomocy w korzystaniu z programu Excel, w Internecie dostępnych jest wiele samouczków, które przeprowadzą Cię przez ten proces krok po kroku.

Po wybraniu szablonu wystarczy wypełnić puste pola.

Wprowadź informacje o sklepie eCommerce w odpowiednich polach, a następnie wpisz imię i nazwisko klienta, adres i dane kontaktowe.

Na koniec dodaj datę wystawienia faktury, szczegóły zamówienia i łączną kwotę do zapłaty.

Po wypełnieniu wszystkich pól faktura jest gotowa do zapisania i wysłania!

Czy powinienem używać oprogramowania księgowego do zarządzania moimi fakturami?

Jeśli masz dość sklejania faktur lub baza klientów jest na tyle duża, że ​​obawiasz się, że niektóre płatności lub faktury mogą się nie zgadzać, oprogramowanie księgowe, takie jak Freshbooks, Quickbooks Online lub ZOHO Books, może ułatwić życie, :

• Pomaga śledzić zarówno faktury, jak i wydatki
• Powiadamianie, czy lub kiedy faktury klientów są przeterminowane
• Umożliwienie podziału faktur na wiele płatności
• Łatwa integracja z różnymi procesorami płatności, takimi jak PayPal lub Square, i oferowanie wielu opcji płatności natychmiastowych, w tym ACH (przelew bankowy), karta kredytowa itp.

Te opcje oprogramowania wahają się od bezpłatnych do 30 USD miesięcznie z dodatkowymi poziomami, w zależności od liczby klientów lub klientów oraz konkretnych dzwonków i gwizdków, których szukasz. Wiele rozwiązań oprogramowania księgowego integruje się również z innym oprogramowaniem, aby bezproblemowo przesyłać informacje finansowe tam iz powrotem. Jeśli budujesz swój stos technologii biznesowych, pamiętaj, aby zobaczyć, jak one wszystkie łączą się ze sobą.

Końcowe przemyślenia

Jako firma zajmująca się handlem elektronicznym prawdopodobnie regularnie wysyłasz faktury.

Znając podstawy tworzenia i wystawiania faktur, możesz usprawnić ten proces i upewnić się, że Twoi klienci zawsze mają jasny zapis tego, co są Ci winni.

Chcesz przyspieszyć procesy fakturowania e-commerce? Zobacz nasz przewodnik po najlepszym oprogramowaniu księgowym dla małych firm .