Przewodnik krok po kroku jak tworzyć dokumentację produktu i zarządzać nią | Zarządzanie produktem #31

Co to jest dokumentacja produktu?

Dokumentacja produktu to zbiór tekstów, materiałów wizualnych i filmów opisujących produkt, jego funkcje, sposób jego użytkowania i inne istotne szczegóły. Podstawowym celem tworzenia dokumentacji jest pomoc użytkownikom w zrozumieniu sposobu korzystania z produktu, a zwłaszcza jego zaawansowanych funkcji.

Dokumentacja jest ważna, zwłaszcza jeśli tworzysz produkt cyfrowy, który będzie nie tylko służył użytkownikom końcowym, ale także integruje się z innymi produktami – na przykład umożliwiając eksport danych do innej aplikacji, czy skorzystanie z lokalizacji lub bazy kontaktów.

Na przykład dokumentacja narzędzia do zarządzania projektami może zawierać informacje o tym, jak utworzyć nowy projekt, jak dodać członków zespołu do projektu i nadać im uprawnienia do zmiany tylko niektórych zadań, jak przypisywać zadania wielu osobom jednocześnie oraz jak śledzić ich postępy.

Elementy dokumentacji produktu

Dokumentacja produktu może obejmować:

• Podręcznik użytkownika – dokument zawierający informacje na temat funkcji produktu, instalacji, ustawień i rozwiązywania problemów.
• Instrukcja użytkownika – dokument wyjaśniający sposób wykonywania różnych zadań z produktem, np. korzystanie z programu do edycji zdjęć lub granie w grę komputerową.
• Baza wiedzy – zbiór artykułów lub stron internetowych, które odpowiadają na najczęściej zadawane pytania lub dostarczają dodatkowych informacji o produkcie. Przykładem może być sekcja „Centrum pomocy” lub „Wsparcie” w witrynie internetowej. Często wykorzystywany jest także jako źródło informacji dla chatbota pomagającego klientom.
• FAQ – lista najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi na temat produktu. Na przykład strona internetowa lub plik PDF zawierający odpowiedzi na pytania takie jak: „Jak zresetować hasło?”, „Jak skontaktować się z obsługą klienta?” lub „Jakie są wymagania systemowe produktu?”.
• Poradniki – filmy zamieszczane zazwyczaj na stronie internetowej firmy lub w serwisie YouTube, które pokazują, jak korzystać z produktu lub wykonywać określone zadania.
• Diagramy i infografiki – graficzne przedstawienie struktury, funkcji lub procesu produktu. Np. diagram pokazujący jakie opcje wybrać podczas konfiguracji API.

Jak stworzyć dokumentację produktu?

Zrozumienie grupy docelowej

Pierwszym krokiem w tworzeniu dokumentacji produktu jest zrozumienie odbiorców, do których będzie kierowany ten konkretny dokument. Odpowiedz na następujące pytania:

• Kto będzie korzystał z tego dokumentu? – Czy będzie to użytkownik pierwszy czy bardziej zaawansowany?
• W którym momencie użytkownik sięgnie po ten dokument? Czy szukają ogólnych lub dodatkowych informacji o możliwościach narzędzia, albo rozwiązania konkretnego problemu?
• Na jakim urządzeniu będą go używać? Jeśli jest to urządzenie mobilne, czy filmy są wystarczająco wyraźne?
• Jakie są ich potrzeby i oczekiwania? Czy użytkownik będzie wolał oglądać dynamiczne wideo czy diagram?

Gdy zrozumiesz swoich odbiorców i ich potrzeby, możesz rozpocząć tworzenie dokumentacji. Na przykład, jeśli Twoją grupą docelową są początkujący użytkownicy, dokumentacja powinna być dostępna na każdym kroku, napisana prostym, łatwym do zrozumienia językiem i zawierać szczegółowe instrukcje.

Pamiętaj, że dobrze zorganizowana dokumentacja nie tylko pomaga użytkownikom zrozumieć produkt, ale także oszczędza czas, który mogliby poświęcić na szukanie odpowiedzi na swoje pytania. Zmniejsza to odpływ klientów, czyli procent, przy którym klienci przestają subskrybować usługę.

Przejrzysta komunikacja

Tworzenie skutecznej dokumentacji produktu to nie tylko wybór odpowiedniej formy komunikacji (np. filmy, wizualizacje, baza wiedzy), ale także pisanie i komunikowanie się w sposób jasny i zwięzły. Podstawowe zasady skutecznej komunikacji w dokumentacji produktu to:

• Używaj prostego języka – unikaj języka technicznego i skomplikowanych terminów. Na przykład zamiast mówić „zainicjuj projekt” możesz powiedzieć „rozpocznij projekt”.
• Bądź konkretny – podaj przykłady, które pomogą użytkownikom zrozumieć, jak korzystać z produktu. Na przykład zamiast powiedzieć „pozwala dodać członków zespołu do projektu”, powiedz „dodaj członka zespołu do projektu, klikając zielony przycisk na dole strony zarządzania projektem” i dodaj zrzut ekranu ze wskazówką wizualną .
• Unikaj głosu pasywnego – głos aktywny jest łatwiejszy do zrozumienia i odczytania. Na przykład zamiast powiedzieć „projekt może rozpocząć menedżer”, powiedz „menedżer może rozpocząć projekt”.

Zasad, których należy przestrzegać, jest wiele innych, jednak najważniejsze jest, aby pamiętać, że skuteczna dokumentacja produktu powinna być zrozumiała dla użytkowników i pomagać im efektywnie korzystać z produktu.

Wykorzystanie wizualizacji w dokumentacji produktu

Elementy wizualne, takie jak obrazy, gify, krótkie filmy, diagramy i infografiki, mogą znacznie poprawić zrozumienie dokumentacji produktu. Na przykład zrzut ekranu pokazujący, gdzie na stronie znajduje się przycisk „Dodaj członka zespołu”, może być bardzo pomocny dla początkujących użytkowników. Podczas tworzenia dokumentacji stosuj także jasne nagłówki i prostą czcionkę, aby uporządkować tekst.

Aktualizowanie i utrzymywanie dokumentacji produktów

Dokumentacja produktu nie jest dokumentem statycznym. Należy go regularnie aktualizować, aby odzwierciedlić zmiany w produkcie. Regularne aktualizacje mają kluczowe znaczenie, aby dokumentacja spełniała swoje zadanie. Na przykład, jeśli wprowadzasz nową funkcję do oprogramowania do zarządzania produktami, powinieneś zaktualizować dokumentację produktu, aby rozwiązać ten problem.

Publikowanie i dystrybucja dokumentacji produktowej

Publikowanie i rozpowszechnianie dokumentacji produktu jest tak samo ważne jak jej tworzenie. Musisz upewnić się, że Twoja dokumentacja jest łatwo dostępna dla użytkowników, niezależnie od tego, gdzie się znajdują i z jakiego urządzenia korzystają. Możesz na przykład przesłać dokumentację produktu na swoją stronę internetową lub wysłać ją bezpośrednio do użytkowników e-mailem.

Najlepsze systemy zarządzania dokumentami dla menedżerów produktu

Menedżerowie produktu mają do dyspozycji wiele narzędzi, które mogą pomóc im w tworzeniu i zarządzaniu dokumentacją produktu. Popularne rozwiązania obejmują:

• Dokumenty Google to oparta na chmurze usługa służąca do tworzenia i edytowania dokumentów. Jest to popularne narzędzie dla menedżerów produktu, ponieważ można uzyskać do niego dostęp na dowolnym urządzeniu i może z niego korzystać wielu członków zespołu.

• Firmbee to kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami i zespołami, które umożliwia użytkownikom realizację zadań z dowolnego miejsca na świecie w czasie rzeczywistym. Menedżerowie produktu mogą łatwo organizować pracę swoją i swoich współpracowników, śledzić postępy, kontrolować budżety i prowadzić procesy rekrutacyjne.

• Notion to aplikacja do zarządzania zadaniami i projektami, której można używać do śledzenia zadań, notatek i plików. Pojęcie jest popularną opcją dla menedżerów produktu, ponieważ jest elastyczne i można je dostosować.

• Zendesk Guide to rozwiązanie do obsługi klienta, którego można używać do tworzenia i udostępniania artykułów w bazie wiedzy. Zendesk Guide jest popularnym wyborem dla menedżerów produktów, ponieważ pozwala im zapewnić wsparcie i pomóc klientom w rozwiązywaniu ich problemów.

Streszczenie

Tworzenie i zarządzanie dokumentacją produktu to często niedoceniane zadanie. Wielu twórców produktów cyfrowych uważa, że ​​dobrze zaprojektowany produkt jest oczywisty. Dokumentacja produktu powinna być jednak czymś więcej niż tylko instrukcją obsługi.

Powinno być także narzędziem, które pomoże zwiększyć świadomość klientów na temat produktu i przeanalizować ich zainteresowanie nowościami, a także liczbę wyświetleń poszczególnych artykułów czy objaśnień. Taka analiza pomaga firmom lepiej zarządzać swoimi produktami i poprawiać doświadczenia użytkowników. Dlatego warto poświęcić czas i wysiłek na stworzenie skutecznej dokumentacji produktu, która może służyć zarówno Tobie, jak i Twoim użytkownikom.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest i TikTok.

Autor: Andy Nichols

Osoba rozwiązująca problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menadżerem firmy. W poszukiwaniu pracowników i partnerów najbardziej ceni otwartość i ciekawość świata.

Zobacz wszystkie posty

Zarządzanie produktem:

1. Wprowadzenie do zarządzania produktem
2. Jaka jest rola menedżera produktu?
3. Dlaczego zarządzanie cyklem życia produktu jest ważne?
4. Jak zbudować skuteczną strategię produktową?
5. OKR a cele SMART. Które ramy zapewniają lepsze wyniki?
6. Jak zdefiniować propozycję wartości?
7. Identyfikacja potrzeb klientów i segmentacja rynku
8. Stworzenie zwycięskiej koncepcji produktu. Techniki i kroki
9. Zyskaj przewagę dzięki skutecznemu planowi rozwoju produktu
10. Prototypowanie Twojego produktu cyfrowego
11. Jak zbudować MVP?
12. MVP kontra MMP kontra MMF. Kluczowe kamienie milowe w rozwoju produktu
13. Opanowanie testowania hipotez
14. Sprawdzone metody doskonalenia zarządzania jakością produktów
15. Strategie i taktyki udanego wprowadzenia produktu na rynek
16. Zwiększanie rentowności poprzez optymalizację produktów
17. Pomiar sukcesu produktu
18. Jak wycenić produkt? Najpopularniejsze strategie cenowe
19. Przyszłość projektowania produktów. Najważniejsze trendy i prognozy
20. Kiedy wycofać produkt? Kluczowe czynniki wpływające na decyzje dotyczące EOL
21. Zwinność w zarządzaniu produktem
22. Scrum i Kanban w zarządzaniu produktem.
23. Czym jest oszczędne zarządzanie produktami?
24. Zadania do wykonania. Tworzenie produktów, których klienci naprawdę potrzebują
25. Czym jest hackowanie wzrostu?
26. Czym jest zarządzanie produktem oparte na danych?
27. Testy A/B w zarządzaniu produktem
28. Przydatne szablony do zarządzania produktami. Gdzie je znaleźć?
29. Narzędzia Strategyzer w zarządzaniu produktami
30. 5 przydatnych narzędzi do zarządzania produktami
31. Jak tworzyć i zarządzać dokumentacją produktową?