Jak stworzyć idealną bazę danych do pracy zdalnej

Dzisiejszy świat nie jest obcy pracy zdalnej, dlatego najnowsze osiągnięcia technologiczne pracują nad tym, aby ten proces był jak najłatwiejszy.

Ale nigdy wcześniej nie widzieliśmy pracy zdalnej w tak wysokim stopniu. Oznacza to, że firmy, które nawet nie rozważały migracji na platformy wirtualne, muszą stawić czoła temu wyzwaniu.

Podobnie ludzie, którzy nie są uzdolnieni technologicznie lub nawet nie dbają o wirtualny świat, nie mają innego wyjścia, jak tylko uczyć się i dostosowywać. To sprawia, że ​​dzisiejsza sytuacja jest jeszcze trudniejsza.

Na szczęście dzięki nowym innowacjom powstały platformy internetowe, które sprawiają, że wirtualne biuro wydaje się znajome, dzięki czemu nawet osoby z największymi wyzwaniami technologicznymi mogą szybko poznać tajniki nowego biura.

Twoim zadaniem jako pracodawcy jest znalezienie odpowiedniego oprogramowania i stworzenie nowego biznesplanu uwzględniającego ten nowy styl życia. Firmy na całym świecie kręcą brzuchem z powodu dezorganizacji w tych strukturach.

To pokazuje, że bycie pewnym swojej decyzji i przejrzenie zadań jest najważniejszym krokiem podczas migracji na platformy internetowe i radzenia sobie z nadchodzącymi wyzwaniami. Z czego najważniejszym wyzwaniem jest dobre samopoczucie Twoich pracowników, co przekłada się na nowe podejście do administracji, komunikacji i organizacji.

Powodem, dla którego dobre samopoczucie pracowników byłoby głównym priorytetem, jest to, że zmiany te mogą skutkować utratą motywacji i produktywności, a nawet depresją. A jeśli nie zwracasz uwagi na te objawy, ucierpi nie tylko Twoja firma, ale także Twoi pracownicy.

Bardzo ważne jest stworzenie platformy internetowej, która jest łatwa do nauczenia i przyjazna dla użytkownika. Nie musi być najnowocześniejszy, o ile spełnia swoje zadanie, a ludzie lubią z nim pracować.

Wzmocnienie zaufania do swoich decyzji i wprowadzenie serwerów, które są łatwe do opanowania i obsługi, może być odpowiedzią na pytanie, jak zmotywować pracowników.

Ale co dokładnie zmienia się w procesie administracji, gdy migrujesz na platformy internetowe jako firma?

Administracja

Dużą częścią pracy administracyjnej w firmie jest onboarding, ocena i monitoring pracowników. Spośród tych dwóch ta ostatnia jest w dużej mierze dotknięta tą zmianą, tak jakby coś było nie tak lub nie na miejscu, nie zdasz sobie z tego sprawy od razu. Poza tym pomyślne wdrożenie zdalne wymaga czasu, wysiłku i cierpliwości.

Dlatego należy zachęcać wszystkich w firmie do stałej i jasnej komunikacji. Niektórzy nawet wysyłają cotygodniowe lub comiesięczne ankiety i organizują spotkania, na których rozmawiają tylko o polityce w miejscu pracy i wzajemnym samopoczuciu.

Pracowników należy zachęcać do zwracania się do kogoś, gdy dzieje się coś złego, ponieważ w sytuacji, gdy ludzie pracują z domu, nawet najmniejsza zmiana w ich życiu osobistym może bezpośrednio wpłynąć na ich pracę.

Na przykład, gdy ktoś idzie rano do biura, uczy się zostawiać swoje życie osobiste w domu. Siedzą w swoim biurze, wykonują swoją pracę i zajmują się sprawami osobistymi po powrocie do domu.

Ale kiedy dom jest biurem, szkołą i wszystkim naraz, sprawy osobiste muszą utorować sobie drogę do życia biurowego. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, kiedy ktoś ma problemy osobiste, ponieważ wtedy będziesz mógł przygotować się na utratę produktywności i będziesz mógł mu pomóc.

Komunikacja

Każda firma potrzebuje przestrzeni do komunikacji, która może być oderwana od życia osobistego każdej osoby i doskonale nadaje się do produktywnej komunikacji zawodowej. Oznacza to, że potrzebujesz miejsca, w którym możesz rozmawiać, dzwonić do siebie lub łatwo rozpocząć wideokonferencję, a także udostępniać duże dokumenty.

Obecnie najczęściej używaną aplikacją do komunikacji jest Slack. Ta aplikacja pozwala ludziom pracować w grupach, rozmawiać indywidualnie, tworzyć projekty i nie tylko.

Pozwala także wszystkim pokazać swój status, gdy są z dala od telefonu, ułatwiając odcięcie się od pracy, gdy masz przerwę lub jest po godzinach.

Organizacja

Być może najważniejszą częścią pracy zdalnej jest dostęp do bazy danych, nad którą pracowałeś w biurze. Wiele firm nadal pracuje z papierem i porządkuje wszystko na półkach. Większość ludzi przyzwyczaiła się do porządkowania rękoma i znania każdej szuflady w biurze po imieniu.

Osoby, które przez lata przyzwyczaiły się do swojego systemu, mogą mieć trudności z przystosowaniem się do czegoś zupełnie nowego. Firmy, które nadal korzystają z dokumentów i folderów, mogą mieć trudności z przeniesieniem wszystkich tych danych do oprogramowania wirtualnego.

Ostatecznie najważniejsze jest stworzenie platformy, na której każdy może uzyskać dostęp do informacji potrzebnych do wykonania swojej pracy. Cenne godziny mogą zostać wyrzucone przez okno podczas próby uzyskania dostępu do niedostępnego pliku lub próby znalezienia czegoś w morzu folderów.

Jak stworzyć podstawy dla efektywnego zarządzania plikami (pokazane w Zoho Workplace)

Większość firm zaczęła wykorzystywać udostępnianie w chmurze jako główny sposób utrzymywania porządku w plikach i zapewniania dostępu pracownikom. Platformy te są darem niebios dla pracowników zdalnych, ponieważ są dostępne z dowolnego smartfona, komputera lub tabletu z dowolnego miejsca.

Jednak gdy cała firma zaczyna pracować zdalnie, możliwość współpracy, udostępniania i komunikowania się staje się bardziej skomplikowana i ważniejsza. Bardzo ważne jest, aby znaleźć oprogramowanie, które może zrobić wszystko, czego potrzebujesz i które jest kompatybilne z dowolnym typem urządzenia.

Jest to ważne, ponieważ nie chcesz rejestrować się (ani nawet płacić za) wielu aplikacji i oprogramowania, a Twoi pracownicy przyzwyczajają się do każdego z nich. Staje się to bardzo skomplikowane, a gdy pojawiają się problemy, ich rozwiązanie trwa znacznie dłużej.

Ponadto potrzebujesz platformy, która jest kompatybilna ze wszystkimi. Na przykład, jeśli korzystasz z serwera Google w chmurze, wszyscy, w tym cała firma, muszą mieć konto Google, aby uzyskać dostęp do czegokolwiek.

Ponadto dokumenty zapisane i udostępniane w programach Excel, Word lub Powerpoint muszą zostać przekonwertowane na formaty Numbers, Pages i Keynote, które są wysyłane na urządzenie Apple za pomocą pakietu iWork.

Musisz zadbać o to, aby cała firma korzystała z jednego serwera, aby zminimalizować trudności i nieporozumienia w przyszłości. Minimalizuje to również problemy techniczne, ale jeśli takie wystąpią, łatwiej je naprawić, gdy wszyscy pracujecie na jednym serwerze.

Serwer o nazwie Zoho Workplace został stworzony, aby rozwiązać wszystkie te problemy. I chociaż istnieją inne wspaniałe alternatywy, ta jest dziś najbardziej ukochana. Składa się z trzech elementów: Zoho Writer, Zoho Sheet i Zoho Show.

Teoretycznie jest bardzo podobny do Dysku Google, ale jest znacznie bardziej wszechstronny. Udostępnianie jest możliwe na Dysku Google, iCloud, DropBox, a nawet WordPress. Jeśli chodzi o użytkowanie, jest bardzo podobny do aplikacji Microsoftu, ale umożliwia współpracę na elementach takich jak Google.

Prezentacje za pośrednictwem tego serwera są łatwe nawet zdalnie, ponieważ umożliwiają użytkownikom publikowanie i nadawanie prezentacji w czasie rzeczywistym i mogą być dostępne dla każdego.

Wreszcie, możesz tworzyć niesamowite arkusze kalkulacyjne, ponieważ Zoho Sheet może pobierać dane z praktycznie wszystkiego, od poczty po inne aplikacje. Ponadto może automatycznie tworzyć wykresy kołowe i inne grafiki z dowolnych danych.

Zoho Workplace demonstruje wszystko, co jest potrzebne do niesamowitej współpracy zdalnej. Łatwość użytkowania, przejrzystość, udostępnianie, współpraca i możliwości transmisji na jednym serwerze minimalizującym ryzyko. Dzięki temu nie tylko wyeliminujesz długoterminowe problemy, ale także zmniejszysz ryzyko włamania.

Ludzi przyciągają serwery takie jak ten i pokazano, że firmy, które mają solidny plan na ten proces migracji, prawie nie wykazują spadku wydajności, podczas gdy inne, które eksperymentują, używają więcej niż 2 serwerów lub po prostu nie mogą znaleźć właściwej ścieżki stracić impet, który trudno odzyskać.

Pamiętając o tych problemach, czynnikach i wskazówkach, łatwo jest stworzyć podstawę dla zdalnych serwerów. Wszystko, co musisz teraz zrobić, to stworzyć przestrzeń do pracy i pomóc swoim pracownikom ją opanować.