Jak wygenerować e-fakturę za pomocą oprogramowania

Analiza przeprowadzona przez Credit Research Foundation wykazała, że ​​średnio za 61% opóźnień w płatnościach od klientów odpowiadają kwestie administracyjne, w tym niedokładne faktury. W tym przypadku dobrze napisana, dokładna faktura zapewni pomyślne funkcjonowanie Twojej firmy. Pokazuje Twój profesjonalizm i buduje wizerunek marki, co pozwoli Ci zatrzymać więcej klientów.

Natomiast nieprawidłowe faktury mogą dezorientować klientów i powodować opóźnienia w płatnościach, ostatecznie wpływając na przepływy pieniężne. Bardzo ważne jest, aby wiedzieć, jak generować e-faktury dla transakcji B2B i upewnić się, że każdy element rozliczeniowy jest prawidłowo rejestrowany.

Koncepcja eFaktury również została opatrzona błogosławieństwem. Pandemia, choć trudna dla firm, była bodźcem dla niektórych firm zakupowych do przyjęcia technologii bezdotykowych (takich jak e-fakturowanie) i rozwinięcia się cyfrowo z dnia na dzień dzięki cyfrowym fakturom. Teraz pojawia się pytanie, jak utworzyć eFakturę? Możesz do tego użyć oprogramowania. W tym artykule dowiemy się, jak wygenerować eFakturę za pomocą oprogramowania.

Co to jest e-faktura?

E-fakturowanie , jak sama nazwa wskazuje, to proces elektronicznego fakturowania w portalu, gdzie są one uwierzytelniane przez sieć podatku od towarów i usług (GSTN). Dla każdej generowanej e-faktury tworzony jest numer IRN (numer referencyjny faktury) oraz specjalny kod QR.

Ideą wdrożenia e-fakturowania jest zapewnienie, aby wszystkie indyjskie firmy z różnych branż korzystały ze standardowego formatu, co ułatwia interoperacyjność. Dodatkowo zapewnia zgodność wszystkich przedsiębiorstw z ciągle zmieniającymi się normami podatkowymi.

Obecnie na rynku dostępnych jest wiele systemów oprogramowania, które umożliwiają organizacjom otrzymywanie i zarządzanie fakturami od wielu dostawców. W rzeczywistości te rozwiązania programowe umożliwiają tworzenie faktur w kilku formatach, w tym faktur opartych na obrazach. Służy przede wszystkim jako pojedyncza platforma do zarządzania wszystkimi informacjami i procedurami dotyczącymi zobowiązań.

Zalecana lektura: Korzyści z fakturowania online dla małych firm

Dlaczego e-faktura jest ważna?

E-fakturowanie ma kluczowe znaczenie dla firm, ponieważ pomaga im usprawnić cykle przetwarzania faktur. Oto niektóre z najważniejszych powodów, dla których warto wdrożyć oprogramowanie do e-faktur:

• Pomaga zmniejszyć ilość czasu poświęcanego na zatwierdzanie, przetwarzanie, śledzenie, a także ściganie faktur, jednocześnie eliminując ryzyko błędu ludzkiego.

• E-fakturowanie poprawia widoczność faktur, zamówień, dokumentów pomocniczych i umów finansowych. Śledzi faktury i oferuje dokładne ścieżki audytu.

• Weryfikacja, zatwierdzanie i opłacanie faktur może odbywać się w czasie rzeczywistym. W rezultacie jest mniej błędów. Ponieważ nie ma już problemu z dokładnością, mogłoby to ograniczyć przypadki nadpłat i podwójnych płatności.

• Fakturowanie elektroniczne to coś więcej niż tylko przetwarzanie i przechowywanie faktur cyfrowych. Pomaga osiągnąć większy stopień zgodności.

• Systemy e-fakturowania służą jako skuteczna platforma, która może pomóc organizacjom w dłuższej perspektywie zaoszczędzić czas i pieniądze, pod względem weryfikacji krzyżowej i należytej staranności.

• Umożliwia organizacjom baczne obserwowanie każdego zaoszczędzonego i efektywnie wydanego dolara. Zasadniczo pomaga to zespołowi kierowniczemu śledzić wydatki, zbierać strategiczne informacje i znajdować sposoby oszczędzania pieniędzy, w tym inicjowanie zniżek za wcześniejsze płatności.

• Wreszcie e-fakturowanie to ekologiczna i zrównoważona opcja. Poza rezygnacją z papieru organizacje mogą również ograniczyć wydatki i produkcję odpadów związanych z działaniami w łańcuchu dostaw opartymi na papierze.

Sugerowana lektura: 7 bezpłatnych programów do e-fakturowania do rozliczeń online

Jak wygenerować e-fakturę za pomocą oprogramowania Swipe Billing?

Proces e-fakturowania jest prostszy dzięki oprogramowaniu do fakturowania Swipe. To oprogramowanie do rozliczeń i fakturowania GST pomaga w łatwym generowaniu e-faktur w ciągu kilku sekund bez żadnych problemów. Swipe może tworzyć e-faktury zgodnie z Twoimi potrzebami, niezależnie od branży, w której działasz.

Możesz uzyskać dostęp do Swipe w dowolnym miejscu i czasie, bez żadnych ograniczeń urządzenia w Internecie, aplikacji mobilnej itp. Za pomocą Swipe możesz pobrać ponad 30 raportów, które będą wnikliwe dla Twojej firmy, w tym GSTR-1 w formacie Excel i JSON, które spraw, aby Twoje miesięczne lub kwartalne zgłoszenia były łatwe. Oprogramowanie zapewnia najwyższą ochronę danych dzięki 256-bitowemu szyfrowaniu SSL „klasy bankowej”.

Mówiąc najprościej, Swipe to kompleksowa natywna mobilna aplikacja do e-fakturowania, która zapewnia dostęp do wszystkich zaawansowanych funkcji potrzebnych działowi księgowości do budowania rentownego i zgodnego z przepisami biznesu. Swipe ma 4L + firmy korzystające z aplikacji w Indiach i zapewnia priorytetowe wsparcie we wszystkich językach regionalnych.

Oto jak możesz utworzyć e-fakturę za pomocą oprogramowania rozliczeniowego Swipe:

• Rejestracja: Wszystko, co musisz zrobić, to zarejestrować się na platformie rozliczeniowej Swipe za pomocą numeru telefonu komórkowego. i dodaj informacje o swojej firmie. Proces jest bezproblemowy i bardzo łatwy.

• Wybierz szablon lub dostosuj jeden: Oprogramowanie zawiera kilka szablonów eFaktur. Po prostu wybierz ten, który rezonuje z wizerunkiem Twojej marki. Masz również możliwość dostosowania formatu do potrzeb Twojej firmy. eFaktury w Swipe są w 100% zgodne z GST i zalecane przez wiele renomowanych urzędów certyfikacji

• Oznacz swoją fakturę: Swipe umożliwia zaprojektowanie faktury w sposób pasujący do funkcji, atmosfery i schematów kolorów Twojej witryny, kont w mediach społecznościowych i innych stron z treścią. Pomaga to zachować spójność marki.

• Utwórz fakturę: Po otwarciu konta, wybraniu lub dostosowaniu szablonu i odpowiednim oznakowaniu marki nadeszła właściwa część tworzenia e-faktury. Wykonaj czynności wymienione poniżej:

Kroki, aby utworzyć e-fakturę z płatnością przesuwaną

Dla początkujących użytkowników, bezpośrednio z pulpitu nawigacyjnego Swipe, przejdź do ustawień i dodaj dane swojej firmy, takie jak nazwa firmy, logo, adres firmy, numer GST. oraz inne dane kontaktowe.

1. Przejdź do sprzedaży i kliknij utwórz fakturę. Dodaj dane swoich klientów wraz z numerem GST.

2. Numeracja sekwencji faktur w Swipe jest generowana automatycznie lub dodaj odrębny numer faktury zgodnie z potrzebami, aby móc śledzić swoje transakcje.

3. Do faktury możesz dodać produkty/usługi, ilość, cenę, rabat itp

4. Standardowe uwagi/warunki i inne opcje można dodawać domyślnie i edytować dla każdej faktury, co jest bardzo wygodne.

5. Po utworzeniu faktury wybierz z menu rozwijanego opcję utwórz e-fakturę, a e-faktura zostanie pomyślnie wygenerowana jednym kliknięciem.

Proszę bardzo, pomyślnie wygenerowałeś swoją pierwszą e-fakturę w oprogramowaniu rozliczeniowym Swipe. Następnie możesz udostępnić swoją fakturę w wielu kanałach, w tym przez e-mail, WhatsApp lub SMS. To takie proste.

Wniosek

Wdrażanie procesu e-fakturowania jest jedną z najważniejszych strategicznych inicjatyw, jakie firmy mogą podjąć w dzisiejszych czasach, aby konkurować i rozwijać się z zyskiem.

Nadszedł czas, aby zainwestować w oprogramowanie do e-fakturowania i rozwijać swoją firmę. Wiele rządów na całym świecie, zwłaszcza w Indiach, wdrożyło mandaty w celu wdrożenia ujednoliconych ram podatkowych. Posiadanie do dyspozycji programu eFaktura pomoże Twojej firmie bezproblemowo wzmocnić operacje finansowe.

Powiązane kategorie: Oprogramowanie do rozliczeń w restauracjach | Oprogramowanie punktu sprzedaży | Oprogramowanie do fakturowania medycznego | Oprogramowanie do fakturowania detalicznego | Oprogramowanie do przetwarzania płatności | Oprogramowanie do rozliczania mediów