Jak zorganizować wirtualne wydarzenie — przewodnik krok po kroku

Wirtualne wydarzenia!! Zjawisko new age wywołało ogromny szum w 2022 r. ze względu na globalne warunki ograniczające osobiste wydarzenia na żywo.

Dla tych, którzy są nowicjuszami w wirtualnych wydarzeniach, oznacza to „ wydarzenie, które odbywa się cyfrowo za pośrednictwem mediów społecznościowych, platform cyfrowych lub wydarzeń z pomocą Internetu i urządzeń cyfrowych, a uczestnicy uczestniczą w nim z domu lub zdalnych lokalizacji bez osobistego spotkania”

Ponieważ wydarzenia wirtualne są nowym trendem, wiele osób i marek nie jest w pełni świadomych, jak zacząć i jak z powodzeniem przeprowadzić wirtualne wydarzenie.

Dlatego stworzyliśmy ten wnikliwy blog, który przedstawia 14 praktycznych i cennych wskazówek, które prowadzą do zorganizowania udanego wirtualnego wydarzenia od podstaw w 3 sekcjach:

Cenne wskazówki dotyczące organizacji udanego wydarzenia wirtualnego

A. PRZED WIRTUALNYM WYDARZENIEM

1. Zbuduj mapę aktywności dla swojego wirtualnego wydarzenia

Mapa aktywności jest jak lista pytań lub działań, które będą miały miejsce podczas wirtualnego wydarzenia. Powinien obejmować każdy aspekt Twojego wydarzenia, czy to związany z uczestnikami, czy z Tobą.

Mapa aktywności powinna zawierać informacje i odpowiedzi na pytania dotyczące tego, w jaki sposób będą odbywać się rejestracje na wydarzenia, aby mieć transmisję na żywo lub wstępnie nagrać, jak kontynuować promocję wydarzeń itp.

Możesz także zdefiniować dowolne integracje narzędzi, pomysły dotyczące doświadczeń odbiorców, strategię zbierania opinii, datę i godzinę, akceptowalną wielkość odbiorców, narzędzia do wykonania i wiele więcej.

2. Strategicznie zdecyduj o dacie i godzinie wydarzenia

Podobnie jak osobiste wydarzenia offline, data i czas są równie ważne w środowisku cyfrowym. Nie możesz oczekiwać, że ludzie pojawią się po prostu w losowej dacie i godzinie.

Zidentyfikuj więc, w którym dniu będziesz mieć maksymalną liczbę docelowych odbiorców dostępnych dla swojego wydarzenia, czy to w weekendy, może w dni powszednie, a może wieczory, a nawet popołudnia.

Jeśli nie zrobisz tego dobrze, wszystkie inne wysiłki i inwestycje pójdą na marne, ponieważ nie będzie żadnej publiczności, która służyłaby twojemu celowi.

3. Znajdź i wykorzystaj idealną technologię do wirtualnych wydarzeń

Tak jak potrzebujesz lokalizacji dla wydarzeń osobistych, musisz mieć cyfrowy sklep dla swojego wirtualnego wydarzenia, który będzie służył jako miejsce lub platforma dla uczestników do łączenia się i interakcji z wydarzeniem.

Wiele narzędzi oferują możliwość stworzenia unikalnego wirtualnego miejsca ze wszystkimi niezbędnymi punktami, takimi jak punkt informacyjny, salon, teatry, audytorium itp. jako prawdziwe miejsce.

Istnieją narzędzia i technologie, które integrują różne ekscytujące, wciągające i interaktywne elementy, takie jak kanały mediów społecznościowych na żywo, z wirtualnym wydarzeniem, aby uczynić je bardziej interesującym i ekscytującym, aby zwiększyć zaangażowanie i zbudować interaktywne doświadczenia.

Wybierz więc rodzaj platformy, której będziesz potrzebować, w oparciu o wielkość odbiorców, cele, działania itp. Możesz nawet zintegrować wiele narzędzi i platform, aby stworzyć całościowe wrażenia. Wymieniliśmy niektóre z najpopularniejszych narzędzi związanych z wirtualnymi wydarzeniami.

vFairs – Wirtualna platforma wydarzeń, która ma możliwości budowania cyfrowych miejsc, wirtualnych lobby i stoisk, integracji aktywacji sponsorskich, rejestracji wydarzeń, generowania raportów z wydarzeń i nie tylko.

Livestorm – narzędzie do wirtualnych webinariów i spotkań z rozwiązaniami do rejestracji maili, czatów na żywo, dostępu z przeglądarki i nie tylko.

Dreamcast — wiodąca platforma wydarzeń wirtualnych, która pomaga organizacjom w organizacji wydarzeń wirtualnych i hybrydowych. Idealne cyfrowe miejsce do organizowania wirtualnych spotkań, konferencji, ratuszów, wirtualnych targów, wystaw, targów i nie tylko. Jest dobrze znany z zaawansowanych funkcji, takich jak cyfrowy ślad, kontrola dostępu, tabele sieciowe, czaty na żywo 1:1, grywalizacja i wiele innych, które poprawiają wrażenia z wirtualnych wydarzeń.

Zoom — jedna z najpopularniejszych i najłatwiejszych w obsłudze konferencji cyfrowych, spotkań, wydarzeń i seminariów internetowych z bezproblemową obsługą, skalowalnością uczestników i przystępną ceną .

Taggbox Display — narzędzie do integracji treści z mediów społecznościowych w celu zwiększenia zaangażowania i doświadczeń w wirtualnych wydarzeniach. Ma interakcje w czasie rzeczywistym, ponad 15 kanałów społecznościowych, łatwy w użyciu, wyświetlanie treści UGC, sponsorowane posty, prostą integrację ze strumieniami wideo i przystępną cenę.

Instagram Live i YouTube Live – ogólnodostępna i popularna opcja umożliwiająca łatwe łączenie się z odbiorcami. Prosty dostęp, brak rejestracji itp., ale dość statyczny i podstawowy.

Eventbrite – narzędzie dla twórców wydarzeń, a także dla odbiorców, w którym można tworzyć wydarzenia, stronę rejestracji, liczniki biletów, raportowanie i analizy, integrację społeczną i listę wydarzeń w celu zwiększenia zasięgu i zaangażowania

4. Bądź sprytny w swoich cyfrowych promocjach wydarzeń

Ponieważ jest to wydarzenie wirtualne, najlepszym sposobem na jego promocję są kanały cyfrowe, ponieważ kanały marketingu offline mogą nie być tak istotne i skuteczne.

Ważne jest, aby dotrzeć do docelowych odbiorców w kanałach cyfrowych za pośrednictwem płatnych reklam lub postów w mediach społecznościowych dotyczących Twojego wydarzenia. Zintegruj również link do rejestracji lub uczestnictwa w wydarzeniu ze swoimi promocjami, aby zapewnić maksymalną widoczność i frekwencję.

Ponieważ branża wirtualnych wydarzeń wciąż się rozwija, ważne będą promocje i instrukcje dotyczące wydarzenia, aby szerzyć świadomość, edukować publiczność i zachęcić ich do wzięcia udziału.

5. Przygotuj się wcześniej na błędy techniczne

Największym wyzwaniem prawdopodobnie związanym z wydarzeniami cyfrowymi jest to, że możesz napotkać trudności techniczne i usterki przed imprezą lub, co gorsza, podczas imprezy.

Musisz więc określić, jakich wszystkich narzędzi technologicznych i sprzętu używasz, a także możliwych błędów, które mogą wynikać z nich w przypadku awarii kamery, zanim rozpoczniesz wydarzenie.

W takiej sytuacji będziesz musiał mieć zapasowe kamery jako zapasowe. Podobnie identyfikuj i przygotuj się na takie nieoczekiwane „zdarzenia”.

6. Uruchamianie indukcyjne i testowe z wykonawcami/głośnikami

Bez względu na to, jak bardzo planujesz i przygotowujesz się na najgorsze scenariusze, nigdy nie poznasz prawdziwych problemów i ich wpływu, dopóki nie przetestujesz i nie wypróbujesz metod i procedur.

Podobnie przed wydarzeniem przeprowadź testy bez uczestników, aby sprawdzić, czy wszystko jest na swoim miejscu lub znaleźć nieoczekiwane niedociągnięcia i błędy.

Powinieneś także przeprowadzić wprowadzenie ze swoimi mówcami, gośćmi, wykonawcami itp. o tym, jak powinni postępować, o wszelkich przerwach między nimi, jak radzić sobie z nieoczekiwanymi scenariuszami i niektórymi ważniejszymi wydarzeniami.

Trzeba przeczytać: Wydarzenia wirtualne 101: kompleksowy przewodnik na rok 2022

B. PODCZAS WIRTUALNEGO WYDARZENIA

7. Poinformuj uczestników o podstawach wydarzenia wirtualnego

Ponieważ jest to nowe przedsięwzięcie dla Twojej firmy, podobnie jest to nowa koncepcja również dla odbiorców, którzy nie mają lub mają minimalną wiedzę na temat podstaw wirtualnego wydarzenia.

Tak więc, gdy wydarzenie się rozpocznie, powinieneś podzielić się podstawową procedurą, harmonogramem, sposobem uzyskania dostępu do transmisji i sesji, jak uzyskać przerwy między nimi, czasem trwania wydarzenia i innymi ważnymi informacjami.

Pomoże im to uzyskać jasność co do tego, jak będzie działać wirtualne wydarzenie. Możesz także dodać nowe informacje lub zmiany, o których wcześniej nie byli świadomi.

8. Zmotywuj odbiorców do zaangażowania i interakcji

Wiadomo, że zaangażowanie odbiorców jest kluczowym wskaźnikiem skuteczności każdego wydarzenia, niezależnie od tego, czy jest to wydarzenie osobiste, czy wirtualne. Musisz więc zapewnić odpowiednie i produktywne zaangażowanie odbiorców przez cały czas.

Powinieneś uwzględnić elementy, które zachęcają odbiorców, takie jak dodanie kanału czatu, prowadzenie sesji pytań i odpowiedzi, umożliwienie dyskusji na temat wymiany wiedzy, udostępnianie zdjęć i filmów lub proszenie użytkowników o podzielenie się swoimi doświadczeniami i opiniami.

Możesz także podkreślić kluczowe elementy, korzyści o wartości dodanej, nagrody itp., które odbiorcy mogą otrzymać na podstawie ich poziomów zaangażowania. Pomoże to przyciągnąć maksymalną publiczność i zaangażowanie.

Możesz zachęcać do zaangażowania poprzez strategie grywalizacji lub za pomocą wielofunkcyjnych narzędzi integracji mediów społecznościowych, które rozszerzają możliwości Twojego wydarzenia.

9. Włącz spersonalizowaną komunikację z uczestnikami

Jedną z najlepszych rzeczy związanych z osobistymi wydarzeniami offline było to, że uczestnicy mają możliwość prowadzenia rozmów z prelegentami, organizatorami, wykonawcami itp. osobiście.

Ważne jest, aby uwzględnić ten element w swoim wirtualnym wydarzeniu, aby zachować istotę i jakość wydarzenia. Możesz mieć personel lub sesje do komunikacji z każdą możliwą osobą.

Może to być wyzwaniem w przypadku wydarzeń z ogromną publicznością, więc możesz tworzyć do tego małe grupy. Spersonalizowana komunikacja zapewni większe zaangażowanie i bardziej interaktywne wydarzenia.

10. Uwzględnij przerwy i sesję networkingową podczas wydarzenia

Jeśli planujesz długie wydarzenie, tj. dłuższe niż 1 godzinę, powinieneś zrobić sobie sesje przerwy między nimi, aby się odprężyć i odprężyć.

Będzie to miało dwukierunkową przewagę, ponieważ możesz sprawdzić, czy wszystko idzie zgodnie z planem, a publiczność może uzyskać skupienie i energię, które doprowadzą do maksymalnego zaangażowania i skuteczności.

Oprócz tego możesz również nawiązać wewnętrzną sieć między uczestnikami za pośrednictwem czatów i komunikacji podczas sesji grupowych. To doskonały sposób na pokazanie informacji sponsorowanych lub promocyjnych.

11. Dodaj wirtualnego gospodarza wydarzenia (AI lub człowieka)

Nawet jeśli wziąłeś pod uwagę wszystkie możliwości, wyzwania, problemy itp., wciąż istnieje ryzyko zamieszania, komplikacji i niejasności.

Posiadanie wirtualnego hosta, czy to prawdziwej osoby, czy chatbota, może pomóc w naprowadzaniu uczestników na właściwe ścieżki i dostarczaniu niezbędnych informacji, które mogą po prostu pomóc w przezwyciężeniu wyzwań i problemów, które mogą prowadzić do niepowodzenia wydarzenia.

Tak więc przestrzeganie tych podstawowych kroków pomoże Ci zorganizować i zapewnić niezwykle udane wirtualne wydarzenie, które również przy minimalnych inwestycjach i maksymalnych zwrotach.

C. PO WYDARZENIU WIRTUALNYM

12. Zbierz opinie odbiorców na temat kluczowych wskaźników

Podobnie jak w przypadku wydarzeń na żywo w trybie offline, ważne jest, aby wiedzieć, jakie były wrażenia publiczności, zwłaszcza gdy większość z nich byłaby nowa w koncepcji wydarzenia wirtualnego.

Możesz zebrać informacje zwrotne dotyczące zarówno działań, programu i celów wydarzenia, jak i doświadczenia publiczności w związku z wirtualnym wydarzeniem.

Pomoże to w ocenie twoich wyników z oczekiwanymi wynikami dotyczącymi wirtualnych wydarzeń. Zyskasz również ważną informację zwrotną o tym, czy cele zostały zrealizowane, czy nie.

13. Podziel się dalszym planem działania, jeśli taki istnieje

Możesz udostępniać dodatkowe informacje, które są istotne dla Twojego wydarzenia i publiczności, tak jakbyś miał nadchodzące wydarzenie lub jeśli oczekujesz odpowiedzi uczestnika dotyczącej wydarzenia.

To doskonały sposób na zwiększenie pozyskiwania leadów lub promocji marki, prosząc użytkowników o podzielenie się swoimi doświadczeniami na temat wydarzenia w mediach społecznościowych i kanałach cyfrowych (tylko jeśli Twoje wirtualne wydarzenie zakończyło się sukcesem)

Musisz przeczytać: Wirtualna ściana wydarzeń: Wirtualnie angażuj publiczność w media społecznościowe

14. Udostępnij nagrywanie zdarzeń wirtualnych na kanałach cyfrowych

Ponieważ organizujesz wirtualne wydarzenia po raz pierwszy, ważne jest, abyś nadal promował swoje wirtualne wydarzenie nawet po jego zakończeniu, ponieważ pomoże ci to w przyszłych wirtualnych wydarzeniach.

Możesz udostępnić nagranie swojego wirtualnego wydarzenia wraz z podkreśleniem zaangażowania i opinii odbiorców. Możesz udostępnić go na swojej stronie internetowej, w mediach społecznościowych i innych kanałach.

Umożliwi to również dostęp do wirtualnego wydarzenia osobom, które nie mogły w nim uczestniczyć.

Najlepsze przykłady wirtualnych wydarzeń na całym świecie

Tutaj wymieniliśmy niektóre z najlepszych przykładów, w tym największe światowe wydarzenia, które stały się wirtualne w 2022 roku.

1. Światowa konferencja deweloperów Apple 2020

Nazywane również WWDC, jest wydarzeniem organizowanym co roku przez giganta technologicznego Apple w San Jose w Kalifornii, podczas którego prezentuje rozwój, ulepszenia i innowacje w swoim oprogramowaniu i technologiach w ciągu ostatniego roku.

Każdego roku zapraszają najbardziej wpływowych i popularnych profesjonalistów z branży technologii i branżowych, aby zaprezentowali swoje osiągnięcia i wywołali szum na całym świecie.

Dzieje się tak dlatego, że przeszli całkowicie wirtualnie z holistycznym podejściem, w którym udostępnili wszystkie treści i strumienie z wydarzenia, tak jak dzieje się to na ich stronie internetowej, aby wszyscy mieli do nich dostęp.

Zobacz, jak prosto, ale kreatywnie rozplanowali harmonogram, informacje, nawigację i wiele więcej, aby ułatwić widzom. Unikalną częścią jest to, że nadali strumieniom osobisty techniczny charakter.

Musisz przeczytać: W jaki sposób Parookaville zwiększa zaangażowanie dzięki ścianie społecznościowej na żywo dla wydarzeń muzycznych

2. Światowa trasa Salesforce Sydney 2020

Salesforce, gigant CRM nr 1 w branży technologicznej, co roku organizuje konferencję, aby pokazać, w jaki sposób wspiera wiodące światowe marki dzięki swoim innowacjom, technologii, rozwiązaniom i nowym produktom.

Ale konferencja World Tour 2020 nie była taka jak poprzednie konferencje, ponieważ była cyfrowa ze względu na sytuację pandemiczną. Ale to nie powstrzymało ich od zaprezentowania swoich niesamowitych osiągnięć ludziom i profesjonalistom na całym świecie.

Mają dedykowaną stronę docelową strony internetowej ze wszystkimi nagraniami sesji na żywo z Sydney. Wyświetla również program wydarzenia, którzy są kluczowymi mówcami, główne przesłanie, harmonogram i wiele więcej, aby uzyskać maksymalny udział i zaangażowanie publiczności.

3. Billboard's Live At Home Music Concerts

Z tego samego powodu, dla którego wszystkie inne osobiste wydarzenia na żywo są odwoływane, koncerty muzyczne są również w tej samej pętli. Miliony ludzi na całym świecie co roku odwiedzają koncerty, aby oglądać występy ulubionego artysty. '

Ponieważ w tym roku było to niemożliwe, Billboard, światowej sławy marka mediów rozrywkowych, gościła koncerty cyfrowo z wyjątkową esencją.

Stworzyli serię Billboard Live At Home, w której transmitowali cyfrowo 2 sesje na swoich platformach społecznościowych i stronie internetowej, na której artyści tacy jak Nicky Jam, Camilo, Meghan Trainor, Lukas Graham i wielu innych występowali z domu dla swojej publiczności (widzów).

Najlepsze jest to, że w przypadku występów były sesje pytań i odpowiedzi, różne gatunki, różne dane demograficzne itp. wykonawców.

Wniosek

To było 14 najważniejszych i najcenniejszych kroków (lub wskazówek lub strategii, jakkolwiek to nazwiesz), które mogą pomóc Ci zbudować wirtualne wydarzenie od podstaw i przekształcić je w udane wydarzenie.

Wydarzenia wirtualne mają różne kategorie i branże, takie jak konferencje, webinaria, transmisje na żywo, koncerty itp. Możesz więc modyfikować kroki zgodnie z wymaganiami wydarzenia.

Dowiedz się, jak globalne marki i firmy zwiększają zaangażowanie odbiorców i poprawiają wrażenia z wydarzeń dzięki Taggbox Display.