Jak wdrożyć strategię zarządzania wiedzą w małych i średnich przedsiębiorstwach? 5 przydatnych wskazówek

Czym jest wiedza?

W kontekście przedsiębiorczości wiedzę można zdefiniować jako pomysły, koncepcje lub obserwacje, które służą do podejmowania działań nastawionych na zysk.

Związek między danymi, informacją i wiedzą

Dane same w sobie są faktem, który nie ma znaczenia bez interpretacji. Dopiero po przetworzeniu i uporządkowaniu staje się informacją odpowiadającą na pytania: Kto? Co? Gdzie? Gdy? Z kolei wyjaśnienie i zrozumienie otrzymywanych informacji daje nam wiedzę niezbędną do podejmowania decyzji.

Wiedza jest nieocenioną częścią strategii biznesowej firmy, ponieważ może stworzyć przewagę konkurencyjną. Ważne jest, aby zidentyfikować słabe strony i luki w wiedzy.

Czym jest zarządzanie wiedzą?

Bez względu na to, co robisz, dobrze jest mieć plan działania. Prowadzenie firmy nie jest niczym innym. Strategia pozwala na realizację misji i celów firmy poprzez określenie kierunku i rodzaju działań, jakie należy podjąć. Efektywne zarządzanie wiedzą w organizacji ułatwia jej przechwytywanie, udostępnianie i wykorzystywanie.

Kodyfikacja i personalizacja

Do najpowszechniejszych strategii stosowanych w praktyce zalicza się kodyfikacja i personalizacja. Ponadto są one powiązane z koncepcjami wiedzy formalnej (jawnej) i ukrytej (ukrytej).

Strategia kodyfikacji opiera się na formalnej wiedzy zapisanej w dokumentacji korporacyjnej – specyfikacjach technicznych, materiałach szkoleniowych, raportach, analizach itp. Taka forma znacznie ułatwia transfer wiedzy nowym i obecnym pracownikom.

Strategia personalizacji natomiast opiera się na kontaktach interpersonalnych pomiędzy pracownikami i wymianie doświadczeń pomiędzy nimi. W tym przypadku dzielenie się tzw. wiedzą ukrytą odbywa się podczas spotkań zespołu, rozmów, dyskusji itp.

Zarządzanie wiedzą w MŚP

Prowadzenie firmy to wymagające zadanie ze względu na dużą dynamikę zmian i potrzebę ciągłego rozwoju. Może to być szczególnie trudne dla małych i średnich przedsiębiorstw, których zasięg i zasoby są znacznie ograniczone.

Wkład sektora MŚP we wzrost gospodarczy jest znaczący. Małe i średnie przedsiębiorstwa są często źródłem innowacyjnych rozwiązań i dywersyfikują rynek. Mają uproszczoną strukturę organizacyjną i zazwyczaj oferują niszowe produkty i usługi.

Kapitał przeznaczony na rozwój biznesu pochodzi najczęściej z oszczędności właścicieli, kredytów bankowych, a czasami także od prywatnych inwestorów, np. aniołów biznesu. Zatrudniają stosunkowo niewielką liczbę osób (firmy małe – do 50 pracowników, firmy średnie – od 50 do 250 pracowników), dzięki czemu mogą utrzymywać bliską relację z zarządem i identyfikować się z celami firmy.

Władza jest scentralizowana – większość decyzji podejmowana jest wyłącznie na podstawie opinii i doświadczenia właściciela. Takie nadzorowanie wszystkich obszarów przedsiębiorstwa niesie ze sobą ryzyko – przyszłość firmy zależy od kompetencji właściciela, niektóre obszary zarządzania mogą działać nieefektywnie, a potencjał intelektualny pracowników może pozostać niezauważony.

Korzyści z wdrożenia strategii zarządzania wiedzą

Wprowadzanie zmian wymaga czasu i wysiłku. Wdrożenie strategii zarządzania wiedzą w praktyce zależy w dużej mierze od postawy kierownictwa i pracowników. Jest to jednak konieczne dla rozwoju i wzrostu potencjału Twojej firmy. Jakie korzyści możesz odnieść wprowadzając zmiany w swoim stylu zarządzania?

• Wzrost efektywności – spójny i zorganizowany system zarządzania pozwala pracownikom na łatwy dostęp do informacji, podnosząc jakość ich pracy,
• Lepsza współpraca i komunikacja – korzystanie z systemów informatycznych i różnych kanałów komunikacji gwarantuje większą przejrzystość i budowanie pozytywnych relacji w zespole,
• Efektywny proces decyzyjny – dostęp do wiedzy i doświadczenia pracowników pozwala uzyskać obiektywną perspektywę niezbędną do podjęcia działań zgodnych z celami firmy,
• Dostrzegając braki i braki – uzupełniając i dokumentując zdobytą wiedzę, możesz zidentyfikować dodatkowe możliwości usprawnienia procesów biznesowych, bezpieczeństwa – przechowując dane na serwerach lub w dokumentach, zmniejszasz ryzyko, że dane opuszczą Twoją organizację.

Czynniki sukcesu wdrażania zarządzania wiedzą w organizacji

Jeśli nie wiesz, jakie są czynniki sukcesu, przeczytaj ten artykuł. Ponownie istnieje kilka cech organizacyjnych, które mogą znacząco ułatwić wprowadzenie pozytywnych zmian w strategicznym zarządzaniu wiedzą. Obejmują one:

• Chęć ciągłego doskonalenia i uczenia się,
• Chęć przekazywania wiedzy innym, zaangażowanie pracowników,
• Dostosowanie struktury organizacyjnej i zaplecza technicznego,
• Podkreślenie wartości wiedzy i korzyści płynących z jej wykorzystania.

Bariery we wdrażaniu strategii zarządzania wiedzą w MŚP

Zmiana nawyków wymaga czasu i wysiłku, ponieważ na jej drodze stoi kilka przeszkód. Znajomość ograniczeń, które mogą pojawić się w trakcie tego procesu, ułatwi Ci radzenie sobie z nimi. Oto kilka możliwych problemów, które będą wymagały Twojej uwagi:

• Niechętni pracownicy – ​​kadra kierownicza wyższego szczebla może obawiać się wycieku informacji, która zaszkodziłaby pozycji firmy, natomiast pozostali pracownicy mogą obawiać się utraty określonego miejsca w hierarchii,
• Brak zaangażowania – często wynika lub jest powiązany z wyżej wymienioną przyczyną. Może dotyczyć zarówno pracowników, jak i samych właścicieli, którzy skupią się bardziej na innych działaniach,
• Brak czasu i zasobów, aby skupić się na zarządzaniu wiedzą,
• Brak zaufania do doradców – krytykę ze strony osoby z zewnątrz można odebrać jako atak, a nie próbę pomocy i wprowadzenia zmian.

Jak wdrożyć strategię zarządzania wiedzą w swojej firmie?

W rzeczywistości wdrożenie systemu zarządzania wiedzą może być wyzwaniem dla właścicieli firm. Na początku brak informacji i doświadczenia może zniechęcać. Jednak wartość dodana, jaką możesz zyskać, jest tego warta. Mając na uwadze poniższe wskazówki, łatwiej będzie Ci pomyślnie ukończyć proces:

• Oceń swoją obecną sytuację – przeanalizuj efektywność istniejącego systemu, zwracając uwagę na procedury, personel, technologię i strukturę organizacyjną. Wykrycie nieprawidłowości pozwoli Ci określić, co warto poprawić,
• Wyjaśnij swoje cele – gdy już zidentyfikujesz słabe strony organizacji, ustal swoje cele długoterminowe i krótkoterminowe, aby wiedzieć, do czego dążysz i móc monitorować swoje postępy,
• Przygotuj się na zmiany – adaptacja nowej strategii angażuje całe przedsiębiorstwo. Zmiany te mają wpływ także na pracowników firmy, którzy są cennym kapitałem,
• Podejmij działanie – ostatnim i najbardziej wymagającym etapem jest wdrożenie systemu zarządzania wiedzą do codziennego użytku. Wymaga to nie tylko dużych nakładów finansowych, ale także proaktywnej postawy ze strony właścicieli i pracowników.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest i TikTok.

Autor: Andy Nichols

Osoba rozwiązująca problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menadżerem firmy. W poszukiwaniu pracowników i partnerów najbardziej ceni otwartość i ciekawość świata.

Zobacz wszystkie posty