Jak wdrożyć proces sprzedaży i operacji: 6 krytycznych kroków biznesowych, które należy podjąć

„Jak wdrożyć proces sprzedaży i operacji?” powinno być jednym z najważniejszych pytań zadawanych przez firmy. Dlatego.

Zarządzanie podażą i popytem jest znaną przeszkodą dla wielu firm. Aby temu zaradzić, finanse, sprzedaż i operacje muszą ze sobą ściśle współpracować. W dzisiejszym niepewnym klimacie politycznym i gospodarczym synchronizacja podaży i popytu nabrała jeszcze większego znaczenia. Planowanie sprzedaży i operacji umożliwia firmom lepszą ocenę krótko- i długoterminowego popytu oraz trendów podaży, jednocześnie proaktywnie zarządzając potencjalnymi wyzwaniami związanymi z nieprzewidywalnymi zdarzeniami. Dzięki procesowi sprzedaży i operacji (S&OP) firmy mogą opracowywać strategie, aby być przygotowanym na wszelkie możliwe zakłócenia w łańcuchu dostaw, a także nieoczekiwane zmiany wymagań klientów.

W tym artykule omówimy, jak wygląda skuteczny S&OP i jak go wdrożyć. Przedstawimy również typowe wyzwania i rozwiązania związane z adopcją oraz omówimy korzyści płynące z planowania sprzedaży i operacji.

Jak wygląda skuteczny S&OP?

Skuteczny S&OP ma kluczowe znaczenie dla sukcesu w każdej firmie. Pomaga organizacjom koordynować, planować i optymalizować operacje we wszystkich działach, aby dostosować popyt do produkcji oraz zarządzać kosztami i poziomami zapasów. Oto, z czego składa się skuteczny proces S&OP.

Zbieranie danych

Byłoby wspaniale mieć wszystkie potrzebne dane w jednym miejscu, prawda? Na przykład informacje ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych, takie jak zamówienia klientów, trendy rynkowe, prognozy sprzedaży i plany produkcji. Ale niestety tak to nie działa. W 99% firm analitycy powinni skonsolidować te dane z wielu źródeł na jednej platformie analitycznej, aby zapewnić dokładność i jednolitość.

Planowanie żądań

Dzięki zebranym danym firmy mogą tworzyć dokładne prognozy popytu, aby lepiej zrozumieć potrzeby i oczekiwania klientów, co pozwoli im przewidzieć, ile zapasów powinny mieć pod ręką w danym momencie.

Planowanie dostaw

Firmy muszą planować surowce, moce produkcyjne i siłę roboczą wymaganą dla każdego zamówienia lub linii produktów, aby sprostać wymaganiom klientów. Pomoże im to przewidzieć wszelkie potencjalne problemy z dostawami i znaleźć rozwiązania zapobiegające zakłóceniom.

Dostosowanie popytu do planów produkcyjnych

Specjalista ds. S&OP musi wziąć pod uwagę ograniczenia mocy produkcyjnych, czasy realizacji produkcji i dostępność zasobów podczas tworzenia planu działania dla każdego zamówienia lub linii produktów, upewniając się, że zapotrzebowanie klientów jest zgodne z celami produkcyjnymi.

Spotkanie wykonawcze

Ten krytyczny etap łączy decydentów ze wszystkich działów w celu przeglądu zebranych danych, wygenerowanych prognoz i planów utworzonych podczas procesu planowania sprzedaży i operacji przedsiębiorstwa. W ten sposób mogą ocenić, czy obecne plany są na dobrej drodze do zaspokojenia potrzeb klientów przy jednoczesnym przestrzeganiu ograniczeń budżetowych i zasobów.

Co stoi na przeszkodzie solidnemu S&OP? Główne wyzwania, którym należy sprostać

Wdrożenie S&OP to złożony proces, który może być utrudniony przez różne wyzwania, jakie organizacje mogą napotkać po drodze. W tej sekcji przyjrzymy się niektórym typowym problemom związanym z wdrażaniem S&OP.

Niewłaściwa strategia

Niewłaściwa strategia to jeden z najczęściej powtarzających się problemów w planowaniu sprzedaży i operacji. Bez dogłębnego zrozumienia obecnych możliwości i zdolności do rozwoju, firmy z trudem opracują wykonalne plany, które spełnią wymagania klientów. Ponadto organizacje muszą wziąć pod uwagę takie czynniki, jak dostępność siły roboczej, ograniczenia budżetowe, zakłócenia w łańcuchu dostaw i sezonowość podczas opracowywania strategii dla mapy S&OP.

Brak zrozumienia i wsparcia ze strony Interesariuszy

Brak wsparcia ze strony głównych interesariuszy to kolejny częsty problem we wdrażaniu S&OP. Firmy muszą upewnić się, że wszyscy decydenci są zaangażowani w proces i rozumieją jego znaczenie dla sukcesu. Co najważniejsze, organizacje powinny wykorzystywać wizualizację danych, aby pomóc zainteresowanym stronom lepiej zrozumieć implikacje ich decyzji.

Niewystarczająca widoczność i przejrzystość między działami

Sukces S&OP w dużej mierze zależy od komunikacji i współpracy między działami. Bez dobrej widoczności operacji we wszystkich działach firmy nie mogą tworzyć planów zgodnych z ich ogólnymi celami. Dlatego tak ważne jest ułatwienie widoczności operacji między działami poprzez utrzymywanie aktualnych danych i zapewnienie niezbędnego poziomu dostępu do odpowiednich systemów cyfrowych wszystkim zaangażowanym w proces.

Skomplikowany proces projektowania

Paradoksalnie, skomplikowany projekt procesu często wynika z naszej nieodłącznej chęci optymalizacji działań i zwiększenia ich wydajności. Uwzględnienie wszystkich wyjątków i niuansów w S&OP często prowadzi do większej liczby komplikacji niż wydajności. Zamiast próbować stworzyć zbyt skomplikowany system, który obejmuje wszystkie możliwe scenariusze, ustal priorytety tego, co jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu i buduj na tym fundamencie. Wszelkie wymagania, które nie są istotne, można rozbudowywać w miarę dojrzewania procesu. Projektując S&OP, traktuj prostotę jako priorytet.

Brak technologii wspierających proces

Aby zmaksymalizować potencjał S&OP, firmy muszą mieć dostęp do oprogramowania, które może ułatwić gromadzenie i analizę danych, takiego jak systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) lub systemy zarządzania łańcuchem dostaw (SCM). Bez tych narzędzi firmy nie są w stanie dokładnie ocenić zapotrzebowania klientów i zaplanować zasobów.

Trzy filary, na których opiera się planowanie sprzedaży i operacji w przedsiębiorstwie

W pewnym sensie ostatecznym celem ustanowienia solidnego procesu S&OP nie jest znalezienie idealnej równowagi między sprzedażą a operacjami, ale zapewnienie, że ludzie, technologie i procesy są ze sobą tak zestrojone, że sprzedaż i operacje są ze sobą w naturalny sposób zgodne.

• Ludzie

Udany S&OP opiera się na zaangażowaniu interesariuszy, zaangażowaniu międzyfunkcyjnym i ciągłych negocjacjach. Uzyskanie wsparcia od kluczowych decydentów jest niezbędne do stworzenia ujednoliconego procesu, w którym wszyscy są na tej samej stronie. W pełni zaangażowany dyrektor ds. popytu, wraz z innymi członkami kadry kierowniczej, musi wyjść na pierwszy plan i jasno przekazać wizję i poczucie pilności wszystkim odpowiednim pracownikom.

• Procesy

Krótko mówiąc, procesy muszą być napędzane przez dane. Projekt procesu powinien opierać się na wymiernych i wymiernych informacjach, a nie na ogólnym szablonie. S&OP tworzący wartość dodaną obejmuje wymyślanie wielu scenariuszy i opracowywanie strategii dla każdego z nich. Podejmowanie z wyprzedzeniem wielu długoterminowych decyzji jest możliwe, gdy odpowiednie osoby mają bezproblemowy dostęp do zaawansowanych narzędzi analitycznych.

• Technologia

Zapewnienie prawidłowej konfiguracji i bezproblemowej integracji systemów oprogramowania jest równie ważne jak zdefiniowanie ról i ustanowienie operacji. Sukces S&OP zależy od dostępu do danych operacyjnych w czasie rzeczywistym prezentowanych w łatwo przyswajalnym formacie w ramach jednej platformy. Właściwa infrastruktura technologiczna jest również kluczowym czynnikiem umożliwiającym owocną współpracę, ponieważ wszyscy podejmują decyzje na podstawie tego samego zestawu danych wejściowych.

Teraz, gdy omówiliśmy wyzwania i zidentyfikowaliśmy trzy filary skutecznego planowania sprzedaży i operacji w przedsiębiorstwie, nadszedł czas, aby zagłębić się w szczegóły tworzenia mapy drogowej S&OP. Oto przewodnik krok po kroku, jak wdrożyć S&OP, który przyniesie wymierne rezultaty.

1. Zacznij od oceny

Uniwersalne dla wielu innych wdrożeń technologii i procesów, niezbędne jest stworzenie wspólnego zrozumienia sytuacji „takiej, jaka jest” na początku. Bieżący stan Twoich procesów powinien być określony zarówno jakościowo, jak i ilościowo. Oceny jakościowe obejmują ocenę istniejących procesów i struktury w Twojej organizacji, podczas gdy oceny ilościowe wymagają pomiaru wydajności istniejących działań. Zdefiniowanie hierarchii produktów jest równie ważne, jak badanie kluczowych decydentów i identyfikowanie ich problemów.

2. Upewnij się, że Twój S&OP jest zgodny ze strategią firmy i wynikami biznesowymi

Po właściwej ocenie obecnego stanu ważne jest powiązanie procesów sprzedaży i operacji z celami firmy. Powinno to obejmować cele obsługi klienta, cele relacji z dostawcami i partnerami, cele cenowe oraz możliwości produkcyjne/produkcyjne. Tworzenie synaps między zespołami sprzedaży, operacji i finansów ma zasadnicze znaczenie dla upewnienia się, że wszyscy pracują nad tymi samymi celami.

3. Przydziel role i obowiązki

Zbyt wiele organizacji ma trudności z uwolnieniem potencjału S&OP, ponieważ nie ma jasnego zrozumienia, kto co robi. Każda ze stron musi być świadoma swojej roli w S&OP. Muszą również być w stanie regularnie przekazywać swoje spostrzeżenia. Posiadanie dobrze zdefiniowanych ról i obowiązków pomaga ustalić własność i odpowiedzialność za S&OP. Można to dodatkowo poprawić, ustanawiając regularne cykle raportowania, a także wytyczne dotyczące najlepszego wykorzystania źródeł danych.

4. Określ najbardziej znaczące wskaźniki do śledzenia

Następnie powinieneś sprawić, by wydajność S&OP była mierzalna, definiując najbardziej znaczące metryki. Wskaźniki te należy zdefiniować na podstawie ogólnych celów biznesowych: na przykład, jeśli obsługa klienta jest priorytetem, wówczas poziomy zapasów i wskaźniki realizacji zamówień będą prawdopodobnie śledzone dokładniej niż koszty produkcji. Oto kilka innych przykładów ważnych wskaźników S&OP.

Dokładność prognozy

Dokładność cykli zapotrzebowania i produkcji jest jednym z najważniejszych wskaźników, które należy wziąć pod uwagę, ponieważ informuje o sukcesie działań planistycznych.

Dostawa na czas (OTD) do Klienta

OTD definiuje się jako stosunek produktów dostarczonych na czas do całości dostaw zrealizowanych w danym okresie. OTD wskazuje na efektywność twojego łańcucha dostaw i jest ściśle skorelowany z ogólną satysfakcją klienta.

Przestrzeganie planu produkcji

Przestrzeganie planu produkcji odzwierciedla stopień, w jakim wielkość produkcji odpowiada produkcji planowanej. Ten wskaźnik może pomóc ujawnić wąskie gardła produkcji, skrócić terminy dostaw i określić, jak dobrze działają maszyny.

5. Wybierz odpowiednie technologie i oprogramowanie

Według ankiety APQC prawie 70% specjalistów S&OP uważa technologię za kluczowy element sukcesu inicjatyw S&OP. Wybór odpowiednich technologii i oprogramowania ma kluczowe znaczenie dla gromadzenia i analizowania istotnych informacji oraz czerpania jak największych korzyści z planowania sprzedaży i operacji.

Chmura obliczeniowa

Posiadanie możliwości chmury umożliwia organizacjom łatwe gromadzenie, przechowywanie i analizowanie danych niezbędnych do skutecznego podejmowania decyzji S&OP. Przetwarzanie w chmurze oferuje również przewagę w zakresie skalowalności w porównaniu z tradycyjnymi rozwiązaniami lokalnymi, ułatwiając firmom zwiększanie potrzeb w zakresie pamięci masowej lub szybkie dostosowywanie pojemności do zmieniających się warunków biznesowych.

Wywiad biznesowy

Ogólnie rzecz biorąc, analiza biznesowa jest najbardziej krytycznym elementem S&OP. Umożliwia organizacjom śledzenie kluczowych wskaźników wydajności, uzyskiwanie dostępu do ważnych danych we właściwym czasie, poprawianie dokładności prognoz, modelowanie scenariuszy i ogólną poprawę widoczności procesów. Dzięki kompleksowym rozwiązaniom do wizualizacji danych BI staje się bardziej dostępny i jeszcze bardziej ułatwia podejmowanie decyzji w oparciu o dane.

Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe

Połączenie sztucznej inteligencji i S&OP może znacznie poprawić dokładność przewidywań i pomóc organizacjom uwzględniać trendy rynkowe, wzorce konsumenckie i czynniki zewnętrzne podczas podejmowania decyzji. Dodatkowo sztuczna inteligencja może służyć do automatyzacji procesów administracyjnych, takich jak zatwierdzanie zamówień sprzedaży, umożliwiając zespołom S&OP skupienie się na ważniejszych zadaniach.

IoT

Włączenie IoT do S&OP może zapewnić firmom niespotykany dotąd poziom szczegółowości i wglądu w ich działania. Dzięki IoT firmy mogą zdalnie monitorować poziomy zapasów w wielu lokalizacjach, śledzić dostawy i proaktywnie planować przyszłe zapotrzebowanie. W większości przypadków przyjęcie IoT zwykle wymaga unikalnej infrastruktury technologicznej, dlatego wiele organizacji decyduje się na tworzenie niestandardowych aplikacji dla przedsiębiorstw. Pozwala to firmom zintegrować IoT z innymi technologiami w jednym systemie.

ERP i SCM

Systemy ERP i SCM mają fundamentalne znaczenie dla planowania sprzedaży i operacji przedsiębiorstwa, ponieważ zapewniają kompleksowy obraz całego procesu łańcucha dostaw. Rozwiązania ERP umożliwiają organizacjom śledzenie popytu i optymalizację zarządzania zapasami, zarządzanie zamówieniami klientów i dostawami, integrację operacji logistycznych i monitorowanie kosztów transportu. Systemy SCM dostarczają organizacjom ważnych informacji na temat czasów cyklu od zamówienia do zapłaty, czasów realizacji produktów i wydajności dostaw. Zasadniczo ERP i SCM gromadzą kluczowe dane dotyczące popytu i podaży, które są niezbędne do sukcesu S&OP.

6. Wykorzystaj doradztwo S&OP

Pełne zawiłości wdrożenie S&OP nie powinno być lekceważone. Wręcz przeciwnie, jest integralnym elementem transformacji biznesowej opartej na technologii, która umożliwia organizacjom uzyskanie korzyści skali, zwiększenie wydajności i zadowolenie klientów. Aby zagwarantować powodzenie inicjatywy, niezwykle ważna jest współpraca z niezawodnym partnerem konsultingowym i technologicznym S&OP, który poprowadzi Cię na każdym kroku.

Buduj odporność w czasach przewrotów dzięki dobrze przemyślanemu planowi S&OP

Posiadanie skutecznego procesu S&OP pomaga organizacjom uzyskać lepszy wgląd w ich łańcuch dostaw, obniżyć koszty i podejmować decyzje oparte na danych, a nie na prostych przeczuciach. Dzięki odpowiednim strategiom i technologiom zarządzania niepewnością wynikającą z czynników zewnętrznych, takich jak pandemie lub zmieniające się przepisy, firmy będą w stanie zachować elastyczność i odporność w obliczu zmian.

Ostatecznie dobrze zaplanowany S&OP przyczynia się do ogólnego sukcesu organizacji. Aby osiągnąć maksymalne korzyści z inicjatyw S&OP, firma musi zająć się wszystkimi kluczowymi komponentami przedstawionymi powyżej i wdrożyć odpowiednie rozwiązania technologiczne, które umożliwiają efektywne podejmowanie decyzji na wszystkich poziomach organizacji.

Oryginalną wersję tego artykułu można znaleźć tutaj.