Jak usprawnić proces fakturowania? 8 świetnych pomysłów na lepsze fakturowanie

Czy wiesz, jak usprawnić proces fakturowania? Czy to musi być tak czasochłonne i pracochłonne? Proces wystawiania faktur wydaje się trudny, zwłaszcza jeśli nie miałeś wcześniej kontaktu z tematem. Okazuje się jednak, że cały proces mogą znacznie ułatwić narzędzia, które pozwalają na samodzielne wystawianie faktur. Dzięki takim narzędziom zyskujesz więcej czasu, a co najważniejsze przyspieszasz procesy przepływów finansowych. Jak możesz usprawnić proces fakturowania? Aby się tego dowiedzieć przeczytaj artykuł i skorzystaj z opracowanej przez nas listy kontrolnej.

Jak usprawnić proces fakturowania? – spis treści:

1. Ustaw własne warunki
2. Zbierz wszystkie informacje
3. Wystaw fakturę po zakończeniu pracy
4. Korzystaj z gotowych szablonów
5. Popraw możliwe błędy
6. Zautomatyzuj proces fakturowania
7. Miej oko na terminy płatności
8. Skorzystaj z aplikacji, aby zoptymalizować proces fakturowania

Ustaw własne warunki

Może Cię to zaskoczyć, ale nawet niewielki wysiłek na etapie wysyłania ofert do klientów może znacznie ułatwić proces fakturowania. Jak to jest możliwe? Jasna i przejrzysta prezentacja zagadnień finansowych od samego początku pozwala uniknąć późniejszych niepotrzebnych nieporozumień. Klient powinien dokładnie wiedzieć, ile i kiedy musi zapłacić w momencie przyjęcia Twojej oferty.

Zdecyduj, czy rozliczasz się na podstawie przepracowanych godzin, czy na podstawie całego projektu i określ termin płatności. Jeśli udzielasz rabatów za wcześniejsze płatności, musisz na początku poinformować o tym swoich klientów. Ostrzegaj swoich klientów o oprocentowaniu za opóźnienia w płatnościach. Daj im znać, kiedy masz dzień wystawiania faktur. Im więcej informacji o płatnościach będzie dostępnych na początku współpracy, tym mniej wątpliwości będzie miał Twój klient podczas płatności.

Pamiętaj o zachowaniu formy pisemnej wszelkich ustaleń. Wystarczająca jest dowolna forma pisemna, nawet e-mail czy wiadomość z komunikatora. A jeśli zapomniałeś jasno sprecyzować swoje warunki – po prostu zrób to przed wystawieniem faktury. W ten sposób unikniesz zbędnych pytań po wysłaniu faktury. Wyjaśnienie wszystkich nieporozumień wymaga czasu, co oznacza, że ​​możesz otrzymać wypłatę dopiero po omówieniu wszystkich istotnych kwestii.

Zbierz wszystkie informacje

Przed wystawieniem faktury sprawdź, czy posiadasz wszystkie informacje potrzebne do tego procesu. Na każdej fakturze muszą znajdować się informacje. Nie może zabraknąć żadnego elementu. Będziesz potrzebować:

• Imię i nazwisko klienta (nazwa firmy jest nieobowiązkowa)
• Adres klienta (zarówno fizyczny jak i e-mail)
• Numer telefonu klienta (nie jest niezbędny, ale ułatwia kontakt)
• NIP klienta
• Wybrany sposób płatności
• Data wystawienia faktury
• Kwota faktury
• Opis pozycji na fakturze
• Inne ważne informacje dla klienta

Posiadanie takiego zestawu informacji już zebranych, proces fakturowania nie powinien zająć dużo czasu. Dlaczego warto zebrać wszystkie informacje przed procesem fakturowania? Mając wszystkie informacje pod ręką, nie musisz ich szukać podczas fakturowania, co oznacza, że ​​możesz być na bieżąco.

Wystaw fakturę po zakończeniu pracy

Zaraz po zakończeniu pracy nadal pamiętasz wszystkie szczegóły zlecenia. Wiesz dokładnie, co było na zamówieniach lub w umowie. Umożliwi to stworzenie dokładnego opisu na fakturze. Nawet jeśli masz bardzo dobrą pamięć, nie jest dobrym pomysłem odkładanie procesu fakturowania na późniejszy termin.

Fakturowanie powinno być szybkie, w przeciwnym razie klient może pomyśleć, że niekoniecznie oczekujesz szybkiej zapłaty. Dodatkowo każde opóźnienie z fakturowaniem może utrudnić cały proces ze względu na kumulację dokumentów – będziesz musiał spędzić cały dzień na ich przetwarzaniu.

Bieżące przetwarzanie dokumentów nie tylko pozwala na równomierne rozłożenie nakładu pracy, ale zmniejsza ryzyko pominięcia jakiejkolwiek faktury. Faktury elektroniczne przewyższają pod wieloma względami – możesz je wystawić w każdej chwili, nawet w weekend i od razu wysłać je na pocztę elektroniczną swojego kontrahenta. Wersje papierowe faktur należy wydrukować i wysłać listownie pocztą tradycyjną w ciągu dnia roboczego.

Korzystaj z gotowych szablonów

Niektóre procesy są powtarzalne. Jednym z nich jest przetwarzanie faktur. Forma faktur jest określona w prawie, dlatego większość elementów na fakturze pozostaje bez zmian. Zamiast myśleć o elementach swoich faktur, skorzystaj z gotowych szablonów.

Każdy gotowy szablon faktury powinien zawierać miejsce na wszystkie niezbędne dane – nic nie zginie. Wystarczy wypełnić puste miejsca i faktura jest gotowa. Na tym etapie procesu szczególnie przydatna będzie Twoja baza danych z niezbędnymi szczegółami. Zazwyczaj szablon można dostosować do charakteru Twojej działalności. Do wyboru jest wiele rodzajów szablonów. Niektóre z nich są bardzo tradycyjne i oficjalne, inne mają ciekawy design lub ich forma nastawiona jest na przejrzystość. Aby dostosować szablon do własnych potrzeb możesz dodać logo swojej firmy lub użyć kolorów kojarzących się z Twoją marką.

Popraw możliwe błędy

Korzystanie z szablonów pozwala uniknąć większości możliwych błędów. Szablony zazwyczaj zawierają wszystkie niezbędne elementy faktury. Mimo to w każdej chwili mogą wystąpić błędy. Przed wysłaniem dokumentu do klienta sprawdź go dokładnie i pamiętaj, aby porównać fakturę z zamówieniem lub umową. Lepiej jest sprawdzić wszystkie szczegóły przed wysłaniem faktury do klienta zamiast wystawiać faktury korygujące, co skutkuje dłuższym oczekiwaniem na zapłatę.

Zautomatyzuj proces fakturowania

Większość operacji można wykonać za pomocą oprogramowania komputerowego. Komputer może również pomóc w przetwarzaniu faktur. Możesz stworzyć własną bazę klientów – wystarczy raz wprowadzić dane do systemu, aby móc z nich później korzystać na nowo. Dobre oprogramowanie do fakturowania pomaga uniknąć błędów podczas procesu fakturowania.

Automatyzacja procesu fakturowania jest szczególnie przydatna w przypadku faktur cyklicznych. Czemu? Masz te same dane klienta, kwotę i opis, wystarczy ustawić termin lub częstotliwość płatności, a program zajmie się resztą. Jeszcze prościej jest w przypadku faktur elektronicznych – oprogramowanie może wystawić i wysłać fakturę do klienta. To ogromna poprawa w przetwarzaniu faktur.

Miej oko na terminy płatności

Proces fakturowania obejmuje nie tylko wystawienie faktury i przesłanie jej do klienta, ale także zapewnienie terminowej płatności. Jest to ostatnia czynność w całym procesie fakturowania, ale nie najmniej ważna. Bardzo korzystne jest pilnowanie na bieżąco wszystkich terminów płatności.

Czasami po dacie płatności nadal nie masz pieniędzy na swoim koncie. Możesz wysłać klientowi delikatne przypomnienie – takt i uprzejmość są tutaj bardzo ważne. Klient ma prawo do zapłaty w ostatniej chwili i nawet niewielkie spóźnienie nie może być powodem surowej nagany. Lepiej utrzymywać dobre relacje z klientami, nawet jeśli musisz afirmować swoje interesy.

Skorzystaj z aplikacji, aby zoptymalizować proces fakturowania

Aby zoptymalizować proces fakturowania, skorzystaj z aplikacji do faktur – pomaga ona nadążyć za wszystkimi wymienionymi powyżej zasadami. Zazwyczaj aplikacja posiada funkcjonalności takie jak gotowe szablony, bazę klientów oraz moduł adresowania.

Aplikacja do fakturowania pomaga uniknąć błędów numerycznych dzięki automatyzacji obliczeń. Dodatkowe funkcjonalności pozwalają na cykliczne wystawianie faktur, wysyłanie upomnień, monitorowanie statusów płatności, a nawet wysyłanie wezwań do zapłaty do dłużników.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.

Zobacz wszystkie posty