Jak zapewnić bezpieczeństwo danych pracodawcy podczas pracy zdalnej w 5 krokach

Jeśli kiedykolwiek pracowałeś w domu, znasz to doświadczenie. Ty i Twoja rodzina bardzo skorzystacie na tym, że możecie pracować kiedy i gdzie chcecie. Oznacza to jednak również, że jako organizacja musisz wprowadzić kilka dodatkowych postanowień w swojej polityce dotyczącej pracowników zdalnych. I nie mamy na myśli zabrania ich wszystkich na przyjemną wycieczkę, taką jak klasowe wakacje do Nowego Jorku (chociaż byłoby wspaniale). Oto pięć metod, z których organizacje mogą korzystać, aby chronić swoje dane i nadal zezwalać na elastyczne harmonogramy pracy dla swoich pracowników.

Czym jest ochrona danych

‍

Ochrona danych to metoda, w której dane są chronione przed potencjalnymi zagrożeniami, takimi jak włamanie, spamowanie, utrata i kompromitacja. A w przypadku firm dane są zabezpieczone w bezpieczny sposób, który można przywrócić natychmiast po utracie danych i naruszeniu danych w wyniku złośliwych działań. Tak więc ochrona danych przed wszystkimi potencjalnymi zagrożeniami nazywana jest ochroną danych. Firmy podejmują niezbędne kroki, aby chronić dane przed wszelkiego rodzaju wyłudzeniami, hakowaniem i kradzieżą tożsamości.

‍

Wykorzystywanie i przetwarzanie danych osobowych (PII) regulują różnorodne przepisy międzynarodowe. Przepisy takie jak ustawa o ochronie prywatności dzieci w Internecie i unijna ustawa o ochronie danych (RODO) regulują sposób wykorzystywania i przechowywania tych informacji (CCPA).

‍

Organizacje muszą zadbać o to, aby takie dane były skutecznie wykorzystywane, przetwarzane i zabezpieczane, tak aby dostęp do nich miały tylko te osoby, które ich potrzebują.

Dlaczego ochrona danych w pracy zdalnej jest tak ważna

Ochrona danych stała się trudniejsza wraz ze wzrostem liczby pracy zdalnej.

Nadmierna ilość danych jest bardziej prawdopodobna, ponieważ pracownicy wysyłają coraz więcej danych pocztą e-mail, hasła poza biurem są często niezabezpieczone, nie można stwierdzić, czy pracownicy podejmują wszelkie rozsądne środki ostrożności w celu ochrony danych, a na Twojej platformie jest znacznie więcej sieci, ponieważ telepracownicy używają netbooków i innych maszyn, aby uzyskać dostęp do twoich serwerów.

‍

To głównie niektóre z powodów, dla których firmy są teraz bardziej niż kiedykolwiek narażone z powodu pracy zdalnej, co sprawia, że ​​rozwiązania w zakresie ochrony danych mają kluczowe znaczenie.

Kroki zapewniające bezpieczeństwo danych pracodawcy

Szeroka koncepcja „ochrony danych” obejmuje szereg najlepszych praktyk, w tym coaching, szyfrowanie, zarządzanie danymi, dozwolony dostęp, zasady tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych, zapory ogniowe, rozwiązania bezpieczeństwa i odpowiednią kondycję sieci.

‍

Przygotowaliśmy listę najlepszych zalecanych praktyk, o których należy pamiętać podczas tworzenia polityki ochrony danych dla pracowników zdalnych w świetle tego.

1- Używaj haseł do zdalnego dostępu do poufnych danych

Ustawienie wymagań dotyczących hasła do zdalnego dostępu do poufnych informacji jest jedną z najważniejszych rzeczy, które możesz zrobić, aby chronić prywatność danych należących do Twojej organizacji. Osiem znaków to absolutne minimum długości hasła i wymagana jest zarówno trudność, jak i oryginalność.

• Dla każdej witryny użyj osobnego hasła. Możesz mieć do czynienia z naruszeniem bezpieczeństwa danych, jeśli celem ataku jest jedna witryna internetowa, a hakerzy uzyskają dostęp do wszystkich Twoich danych, ponieważ używasz tych samych haseł do wszystkich swoich kont internetowych.
• Nigdy nie używaj bezpiecznego hasła zawierającego dane osobowe, takie jak „Kocham moją mamę”, datę urodzenia lub nazwisko rodowe. Jeśli tego rodzaju informacje są na stałe publikowane w Internecie, ktoś, kto wie, co robi, może szybko dowiedzieć się, co jest napisane w prostym języku angielskim, przeszukując Google lub inne witryny (takie jak Facebook)!
• Włamanie na konto jest trudniejsze, jeśli hasło jest złożone i zawiera zarówno litery, jak i cyfry. Twoje hasła powinny być tak nieprzewidywalne, jak to tylko możliwe. Na przykład, jeśli nie wiesz, Twoje loginy utrudnią każdemu, kto spróbuje dostać się do Twojego profilu, ustalenie, w jakim stanie żyje pies lub jaki kolor ma oczu (lub jakakolwiek platforma).

‍

2- Zapewnij szyfrowanie danych

Należy pamiętać, że szyfrowanie danych jest nadal dobrą praktyką, nawet jeśli pracujesz w bezpiecznym otoczeniu. Dane mogą być chronione za pomocą szyfrowania zarówno w stanie spoczynku, jak i podczas przesyłania między systemami (na przykład podczas wysyłania plików przez Internet).

‍

Proces szyfrowania w cyberbezpieczeństwie polega na przekształceniu zrozumiałych danych w dane zaszyfrowane. Dane, które zostały zaszyfrowane, nie mogą być dostępne ani modyfikowane, dopóki nie zostaną odszyfrowane.

‍

Z tego powodu podstawowym elementem bezpieczeństwa danych jest szyfrowanie. Jest to najszybsza i być może najważniejsza metoda gwarantująca, że ​​dane na komputerze nie zostaną przejęte i udostępnione innym osobom, które zamierzają wykorzystać je w złośliwy sposób.

‍

Zawsze istnieje szansa, że ​​ktoś, kto chce uzyskać dostęp, włamie się do twojego systemu i wymyśli, jak go obejść, nawet jeśli nikt inny nie zna twojego hasła.

‍

Ponadto szyfrowanie zapewnia, że ​​nawet jeśli ktoś uzyska dostęp do Twojego telefonu lub komputera, gdy jesteś offline (na przykład podczas podróży), nie będzie mógł wyświetlić żadnych poufnych danych, takich jak informacje bankowe lub inne dane osobowe, takie jak data urodzenia czy adres bo to po prostu niemożliwe bez ich hasła!

Korzyści z szyfrowania

• Ponieważ tak wiele osób i firm umieszcza swoje dane w chmurze, bezpieczeństwo chmury ma kluczowe znaczenie. Prywatne informacje są przechowywane za pomocą zaszyfrowanego magazynu. Klienci mieliby absolutną pewność, że informacje są chronione podczas transportu, użytkowania i przechowywania w stanie spoczynku.
• Szczególnie po epidemii wiele organizacji tworzy biura satelitarne. Ponieważ informacje są przechwytywane z wielu lokalizacji, mogą wystąpić zagrożenia bezpieczeństwa cybernetycznego. Szyfrowanie pomaga zapobiegać naruszeniom danych i niszczeniu danych.
• Za pomocą weryfikacji stosuje się szyfrowanie w celu wykazania autentyczności i integralności danych. Zapobieganie kopiowaniu i zarządzanie swobodą w Internecie nie są możliwe bez szyfrowania.
• Dane można usunąć za pomocą szyfrowania. Programy do odzyskiwania danych mogą czasami przywracać utracone dane, ale jeśli wcześniej zaszyfrujesz zawartość i odrzucisz klucz, tylko jeden punkt, który można odzyskać, to tekst zaszyfrowany, a nie oryginalne dane.

3- Preferuj uwierzytelnianie wieloskładnikowe

Wiele firm wymaga uwierzytelniania wieloskładnikowego, a korzystanie z niego jest dobrym pomysłem. Jest to dodatkowy środek bezpieczeństwa, który może pomóc w zapobieganiu kradzieży danych. Jeśli pracujesz zdalnie ze swoim pracodawcą, możesz chcieć upewnić się, że żadne poufne informacje z firmy nie są dostępne dla nikogo innego, kto ma dostęp do Twojego konta lub komputera — a uwierzytelnianie wieloskładnikowe to jeden ze sposobów, w jaki możesz to zrobić ten.

Często słyszysz o uwierzytelnianiu dwuskładnikowym (2FA), ale są też inne rodzaje:

• Tokeny hasła jednorazowego (OTP) to unikalne hasła jednorazowe wysyłane SMS-em lub e-mailem, które należy wprowadzić, aby użytkownicy mogli uzyskać dostęp do swoich kont.
• Są stosunkowo łatwe dla hakerów, którzy próbują się zalogować poprzez ataki phishingowe na konta pracowników; jednak robią.

4- Wskazówki dotyczące zabezpieczania urządzeń mobilnych

Ze względu na powszechność smartfonów we współczesnym społeczeństwie, temat bezpieczeństwa cyfrowego stał się tematem, którego nie da się uniknąć. Często jesteśmy ostrzegani, abyśmy aktualizowali nasz system operacyjny i programy, zmieniali nasze hasła, zachowali ostrożność podczas korzystania z niektórych stron internetowych i innych rzeczy.

‍

• Na urządzeniach mobilnych szyfruj dane.
• Aby Twoje dane były bezpieczne podczas korzystania z publicznej sieci Wi-Fi, zawsze preferuj zakup i pobranie usługi VPN. Jako VPN pomoże zaszyfrować twoje dane dla hakerów i zachować twoją prywatność. Pamiętaj, nie wybieraj darmowych VPN, ponieważ nie zabezpieczą one danych przed hakerami, VPN premium zawsze wykonują najlepszą pracę.
• Ponadto twórz silne hasła, których nikomu nie udostępniasz, i używaj menedżera haseł do zarządzania nimi (jest to kluczowe, jeśli pracujesz zdalnie).
• Ponadto zainstaluj oprogramowanie antywirusowe na swoich urządzeniach mobilnych i pamiętaj, aby często je aktualizować, aby mogło wykrywać wszelkie nowe zagrożenia pojawiające się w środowisku naturalnym. Niektóre złośliwe oprogramowanie może wykorzystywać luki w starszych systemach operacyjnych lub aplikacjach, zanim programiści będą mieli szansę je załatać.

‍

Nawet jeśli może być kuszące jailbreak lub rootowanie telefonu i korzystanie z aplikacji innych firm, które obiecują przyspieszenie i odkrycie dodatkowych możliwości, oprzyj się pokusie. Ponieważ wiele internetowych aplikacji mobilnych zawiera wirusy i hacki, których celem jest zbieranie prywatnych danych z Twojego urządzenia, Google i Apple mają ścisłe kryteria dotyczące tego, jakie aplikacje są dozwolone w ich sklepach. Nawet jeśli nie gwarantuje to najbardziej prywatnej sieci, trzymanie się oficjalnego oprogramowania jest kluczowym i często pomijanym krokiem w ochronie danych osobowych.

5- Wspieraj bezpieczeństwo organizacji

Niezwykle ważne jest informowanie pracowników o sposobach wspierania bezpieczeństwa organizacji. Upewnij się, że są świadomi wartości bezpieczeństwa i tego, czego się od nich oczekuje w zakresie ich wkładu w ochronę wrażliwych danych.

‍

Dzięki tym informacjom możesz mieć pewność, że Twoi pracownicy będą przygotowani na wszystko, co dotyczy ochrony danych pracodawcy. Oto kilka punktów do naśladowania.

Rzeczy, które należy uwzględnić w Polityce dla pracowników zdalnych

‍

• Upewnij się, że procedury bezpieczeństwa obowiązujące w Twojej organizacji dla pracowników zdalnych są odpowiednio udokumentowane.
• Upewnij się, że Twoja firma ma solidną politykę haseł, która wymaga od pracowników używania unikalnych haseł do każdej odwiedzanej witryny.
• Poproś swoich pracowników, aby zawsze logowali się przy użyciu uwierzytelniania dwuskładnikowego i upewnij się, że rozumieją, jak to działa (jeśli jeszcze tego nie rozumieją).
• Z systemu będą korzystać wyłącznie użytkownicy, którym udzielono zgody na dostęp do zawartych w nim danych.
• System musi pozwalać tylko autoryzowanym użytkownikom, którzy „muszą wiedzieć”, że ta konkretna wiedza ma dostęp, modyfikować i niszczyć dane w celu przezwyciężenia tych ograniczeń.
• Uczestnicy systemu ponoszą odpowiedzialność za czynności, których dokonują podczas korzystania z niego.

‍