Jak wykonywać udane rozmowy biznesowe i je automatyzować

Nauka skutecznego planowania wszystkich rozmów biznesowych ma kluczowe znaczenie dla profesjonalistów i firm, które chcą zmaksymalizować produktywność i efektywność.

W tym artykule omówiono różne podejścia do uproszczenia rozmów telefonicznych, organizowania spotkań i nadzorowania komunikacji telefonicznej.

Od zrozumienia konkretnych potrzeb biznesowych po skonfigurowanie i monitorowanie systemu telefonicznego — omówimy to krok po kroku.

Więc bez zbędnych ceregieli, przejdźmy od razu do rzeczy!

5 kroków do lepszego systemu połączeń biznesowych

1. Zrozum swoje potrzeby biznesowe
2. Wybierz odpowiedni wirtualny system telefoniczny dla firm
3. Skonfiguruj swój wirtualny biznesowy system telefoniczny
4. Zautomatyzuj rozmowy biznesowe
5. Monitoruj wydajność systemu telefonicznego

1. Zrozum swoje potrzeby biznesowe

Aby pomyślnie zaplanować wszystkie rozmowy biznesowe, należy najpierw zrozumieć swoje specyficzne potrzeby biznesowe.

• Zidentyfikuj swoich rozmówców

Różne firmy mają różne typy rozmówców: klientów, partnerów, dostawców lub członków zespołu. Określenie, kto zadzwoni, pomaga dostosować system planowania połączeń do ich wymagań i preferencji.

Na przykład, jeśli większość Twoich rozmówców to klienci międzynarodowi, World Clock Meeting Planner może pomóc znaleźć odpowiedni czas dla wszystkich zaangażowanych osób.

• Ustal swoje cele

Wyznaczanie jasnych celów w zakresie planowania rozmów telefonicznych umożliwia efektywne ustalanie priorytetów zadań i odpowiednią alokację zasobów.

Niektóre wspólne cele obejmują zmniejszenie liczby nieodebranych połączeń, poprawę wskaźników zadowolenia klientów lub usprawnienie procesów komunikacji wewnętrznej w zespołach.

• Określ swoje zasoby

  • Dostępność personelu : oceń, ilu członków zespołu obsługuje połączenia przychodzące.
  • Ograniczenia budżetowe : rozważ wszelkie ograniczenia finansowe, porównując różne plany usługodawców.
  • Infrastruktura techniczna : Oceń istniejącą infrastrukturę techniczną, aby zapewnić kompatybilność z wybranym systemem wirtualnej telefonii biznesowej.

Uwzględnienie tych czynników pomoże Ci uzyskać kompleksowe zrozumienie potrzeb Twojej firmy, co jest niezbędne do pomyślnego planowania wszystkich połączeń za pomocą wirtualnego systemu telefonicznego.

Źródło: Shutterstock

2. Wybierz odpowiedni wirtualny biznesowy system telefoniczny

Aby pomyślnie zaplanować wszystkie połączenia biznesowe, kluczowe znaczenie ma wybór wirtualnego systemu telefonicznego dla firm, który spełnia określone potrzeby i wymagania.

• Rozważ funkcje i korzyści

Oceniając różne wirtualne systemy telefoniczne dla firm , skup się na oferowanych przez nie funkcjach, które odpowiadają potrzebom Twojej organizacji. Kluczowe aspekty do rozważenia:

• Opcje kierowania połączeń : upewnij się, że system może efektywnie kierować połączenia w oparciu o porę dnia lub dostępność agenta.
• Integracja z innymi narzędziami : sprawdź, czy system bezproblemowo integruje się z popularnymi aplikacjami kalendarza, takimi jak Kalendarz Google lub Microsoft Outlook, aby ułatwić planowanie.
• Możliwości analityczne : doskonały system telefonii wirtualnej powinien zapewniać wgląd w trendy w zakresie liczby połączeń, nieodebranych połączeń i metryki wydajności agenta.
• Obsługa aplikacji mobilnych : upewnij się, że dostępna jest przyjazna dla użytkownika aplikacja mobilna do zarządzania połączeniami, gdy nie ma Cię przy biurku.

• Porównaj ceny i plany

Różni dostawcy mogą oferować różne struktury cenowe w zależności od liczby użytkowników lub minut zawartych w miesiącu.

Poświęć trochę czasu na porównanie cen różnych dostawców, aby znaleźć takiego, który mieści się w Twoim budżecie, a jednocześnie zapewnia niezbędne funkcje.

Na przykład zapoznaj się z opcjami, takimi jak RingCentral , która oferuje elastyczne plany cenowe dla firm różnej wielkości.

• Przeczytaj recenzje i referencje

Zanim zdecydujesz się na konkretny wirtualny system telefoniczny , przeczytaj recenzje i opinie innych użytkowników, aby uzyskać cenny wgląd w potencjalne problemy lub ograniczenia.

Witryny takie jak G2 i Capterra oferują recenzje generowane przez użytkowników, co pozwala podejmować świadome decyzje w oparciu o rzeczywiste doświadczenia.

Podsumowując, wybór odpowiedniego systemu wirtualnej telefonii biznesowej ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia pomyślnego planowania wszystkich połączeń biznesowych.

Źródło: Shutters tock

3. Skonfiguruj swój wirtualny biznesowy system telefoniczny

Po zidentyfikowaniu najodpowiedniejszego wirtualnego systemu telefonicznego dla Twojej firmy nadszedł czas, aby rozpocząć konfigurowanie i ustanawianie systemu, aby zapewnić płynne planowanie wszystkich połączeń.

• Załóż konto i wybierz plan

Najpierw utwórz konto u wybranego dostawcy, aby rozpocząć konfigurowanie wirtualnego firmowego systemu telefonicznego.

Na tym etapie dokładnie przejrzyj dostępne plany i opcje cenowe, aby znaleźć taki, który odpowiada Twoim ograniczeniom budżetowym i wymaganiom dotyczącym funkcji.

• Skonfiguruj ustawienia i preferencje

Po wybraniu odpowiedniego planu przejdź do konfiguracji różnych ustawień w interfejsie systemu wirtualnej telefonu służbowego.

• Przekazywanie połączeń : Ustaw zasady kierowania połączeń przychodzących do określonych członków zespołu lub działów na podstawie kryteriów, takich jak identyfikator dzwoniącego lub pora dnia.
• Wiadomości powitalne : nagrywaj spersonalizowane powitania, które są odtwarzane, gdy dzwoniący dotrą na główną linię, zanim zostaną odpowiednio przekierowani.
• Menu głosowe (IVR) : Twórz interaktywne menu odpowiedzi głosowych, umożliwiające dzwoniącym nawigację po opcjach za pomocą klawiatury lub poleceń głosowych.
• Preferencje planowania : określ godziny dostępności dla połączeń przychodzących.

Te konfiguracje pomogą zapewnić płynną i profesjonalną obsługę rozmówców i członków zespołu.

• Połącz się z innymi usługami

Jeśli Twój wirtualny biznesowy system telefoniczny oferuje integrację z innymi usługami, takimi jak oprogramowanie CRM lub aplikacje kalendarza, wykorzystaj te połączenia do dalszego usprawnienia procesów planowania połączeń.

Może to zaoszczędzić czas, a także zmniejszyć liczbę potencjalnych błędów, które mogą wynikać z ręcznego wprowadzania danych.

Skonfigurowanie wirtualnego firmowego systemu telefonicznego jest niezbędne do efektywnego zarządzania wszystkimi połączeniami.

Źródło: Shutterstock

4. Zautomatyzuj rozmowy biznesowe

Planowanie rozmów biznesowych może być dziecinnie proste dzięki odpowiednim narzędziom i strategiom.

• Zautomatyzuj procesy planowania za pomocą narzędzi programowych

Korzystanie z narzędzi programowych, takich jak Calendly , POWR Appointments , Acuity Scheduling lub ScheduleOnce , może pomóc usprawnić rezerwację spotkań i zarządzanie harmonogramami rozmów.

Platformy te pozwalają klientom lub współpracownikom rezerwować przedziały czasowe na podstawie Twojej dostępności, a także oferują integracje z popularnymi systemami wirtualnych telefonów biznesowych.

• Wykorzystaj integrację kalendarza do bezproblemowego planowania

Integracja z kalendarzem zapewnia każdemu dostęp do dokładnych informacji o spotkaniu i minimalizuje ryzyko konfliktów w harmonogramie .

Na szczęście większość wirtualnych firmowych systemów telefonicznych oferuje opcje integracji z popularnymi aplikacjami kalendarza, takimi jak Kalendarz Google, Microsoft Outlook czy Apple iCal.

• Wykorzystaj automatyczne przypomnienia, aby poprawić wydajność

W dzisiejszych czasach większość wirtualnych firmowych systemów telefonicznych oferuje wbudowane funkcje przypomnień, które umożliwiają dostosowanie przypomnień.

Korzystanie z automatycznych przypomnień za pośrednictwem wiadomości e-mail lub powiadomień SMS może pomóc w ograniczeniu liczby niepojazdów i odwołań w ostatniej chwili. Aby to zrobić, zapoznaj się z odpowiednimi zasobami wsparcia w celu uzyskania wskazówek.

Wdrażając te strategie i korzystając z niezawodnego wirtualnego systemu telefonicznego, będziesz dobrze przygotowany do płynnego zarządzania harmonogramem połączeń.

5. Monitoruj wydajność systemu telefonicznego

Monitorowanie wydajności wirtualnego systemu telefonicznego jest niezbędne do zapewnienia jego skuteczności i wprowadzania ulepszeń w razie potrzeby.

• Śledź liczbę połączeń i wzorce użytkowania

Śledzenie liczby połączeń i wzorców użytkowania w czasie ma kluczowe znaczenie. Do zbierania tych danych można używać wbudowanych narzędzi do analizy danych z większości wirtualnych systemów telefonicznych firm lub aplikacji innych firm, takich jak CallRail.

• Analizować dane

Analiza danych ma kluczowe znaczenie podczas monitorowania wydajności wirtualnego systemu telefonicznego, biorąc pod uwagę, że pomaga odkryć obszary wymagające ulepszeń lub wzrostu.

Niektóre kluczowe wskaźniki do analizy obejmują średni czas wstrzymania połączenia, średni czas rozmów i wskaźnik porzucania połączeń.

Możesz także użyć analizy danych do identyfikacji zapytań klientów i trendów preferencji. Wykorzystując wiedzę zebraną na podstawie zapytań i preferencji klientów, firmy mogą optymalizować swoje działania, aby lepiej spełniać potrzeby klientów.

• Dostosuj ustawienia

Po zidentyfikowaniu obszarów wymagających poprawy lub wzrostu za pomocą analizy danych konieczne jest odpowiednie dostosowanie ustawień wirtualnego systemu telefonicznego w firmie.

Oto kilka potencjalnych korekt:

• Zmień reguły kierowania, aby mieć pewność, że połączenia będą odbierane przez najbardziej odpowiednich członków zespołu
• Dostosuj opcje muzyki lub wiadomości podczas oczekiwania, jeśli klienci wyrazili niezadowolenie z tych elementów.
• Włącz dodatkowe funkcje, takie jak automatyczne recepcjonistki lub systemy interaktywnej odpowiedzi głosowej (IVR), aby poprawić jakość rozmówców.

Regularne monitorowanie pozwoli na ciągłą optymalizację wydajności wirtualnego systemu telefonicznego w czasie, zapewniając pozytywne wrażenia zarówno rozmówcom, jak i pracownikom.

Świadomość postępów w dziedzinie technologii jest niezbędna do nadążania za postępem i wprowadzania dalszych ulepszeń w razie potrzeby.

Źródło: Shutterstock

Jako profesjonalista, planowanie rozmów biznesowych jest niezbędne w Twojej pracy. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci pomyślnie opanować zadanie.

5 kroków do pomyślnego zaplanowania wszystkich połączeń biznesowych

1. Zidentyfikuj uczestników i dostępność
2. Wybierz najlepszy czas
3. Użyj aplikacji kalendarza lub aplikacji do planowania spotkań
4. Wysyłać zaproszenia
5. Szanuj osobiste granice

1. Zidentyfikuj uczestników i dostępność

Możesz użyć oprogramowania do planowania lub narzędzi do integracji kalendarza, aby ułatwić ten proces.

Przed zaplanowaniem rozmowy zidentyfikuj wszystkich uczestników i ich dostępność. Pomoże Ci to znaleźć odpowiedni czas dla wszystkich zaangażowanych osób.

2. Wybierz najlepszy czas

Najlepszy czas na wykonywanie połączeń biznesowych to między 9:00 a 17:00 w lokalnej strefie czasowej odbiorcy.

Może się jednak różnić w zależności od indywidualnych preferencji i harmonogramów pracy. Rozważ użycie konwerterów stref czasowych podczas planowania połączeń międzynarodowych.

3. Korzystaj z aplikacji kalendarza lub aplikacji do planowania spotkań

Możesz planować połączenia, korzystając z aplikacji kalendarza, takich jak Kalendarz Google lub Microsoft Outlook, do tworzenia wydarzeń z określonymi datami i godzinami.

Możesz także skorzystać z dedykowanych aplikacji do planowania spotkań, które pomagają zautomatyzować znajdowanie dogodnych terminów dla wszystkich uczestników.

4. Wyślij zaproszenia

Po zidentyfikowaniu uczestników i wybraniu odpowiedniego czasu wyślij zaproszenia z datą, godziną i informacjami o połączeniu telefonicznym, aby upewnić się, że wszystkie strony są poinformowane.

5. Szanuj osobiste granice

Zadzwoń do klientów przed godziną 8 rano w ich lokalnej strefie czasowej, jeśli wyraźnie poprosili o wcześniejszy czas kontaktu. Poszanowanie granic międzyludzkich przy jednoczesnym zachowaniu profesjonalizmu w godzinach pracy jest niezbędne.

Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, możesz z powodzeniem zaplanować wszystkie rozmowy biznesowe i upewnić się, że wszyscy są poinformowani i dostępni. Miłego dzwonienia!

Wniosek

Podsumowując, pomyślne planowanie wszystkich połączeń biznesowych wymaga dokładnego zrozumienia potrzeb biznesowych, wybrania odpowiedniego wirtualnego systemu telefonicznego, prawidłowej konfiguracji oraz wykorzystania narzędzi automatyzacji w celu usprawnienia procesu planowania.

Pamiętaj, aby monitorować wydajność w czasie, aby wprowadzać korekty i optymalizować wydajność.

W Messaging Service oferujemy niezawodny i niedrogi system telefonii wirtualnej z funkcjami takimi jak automatyczne planowanie i przypomnienia.

Zapisać się dla wirtualnego systemu telefonicznego Messaging Service już dziś, aby usprawnić procesy komunikacji Twojej firmy jak nigdy dotąd!