Jak wykorzystać finansową analizę biznesową? Ujawnione (nie)oczywiste korzyści

To, czego z pewnością działy finansów mają pod dostatkiem, to dane. Pochodzi zewsząd: arkusze kalkulacyjne, faktury, wpisy do dziennika i tak dalej. Prawdziwy skarb, prawda? Niestety, wiele danych samo w sobie nie gwarantuje, że będziesz w stanie uwolnić cały jego ukryty potencjał. Firma Forrester informuje, że do 73% danych przedsiębiorstwa nie jest używanych do analiz. Co więc można zrobić, aby zmienić status quo? Financial Business Intelligence odpowiada na potrzeby liderów finansów w zakresie dynamicznego modelowania, holistycznej analizy danych i dokładnego planowania.

Co jest złego w arkuszach kalkulacyjnych?

Wielu dyrektorów finansowych wciąż nie jest gotowych na wymianę narzędzi Excela na narzędzia BI w finansach, kierując się logiką nie dotykania systemu, który już działa. Ale czy tak jest? Arkusze kalkulacyjne są używane do prowadzenia ewidencji i analizy danych od tak dawna, że ​​nawet nie ma wątpliwości, czy są tego warte.

Istnieje jednak wiele powodów, dla których nie powinieneś już polegać na rozwiązaniach z mchu i rozważać wykorzystanie nowych alternatyw.

Jedną z głównych przyczyn tego stanu rzeczy jest podatność na błędy ludzkie. Według różnych badań 9 na 10 arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy. Nie jest to wcale zaskakujące, biorąc pod uwagę ręczne wprowadzanie danych. Nawet coś tak małego jak źle umieszczony przecinek dziesiętny może prowadzić do ogromnych zniekształceń księgowych.

Innym problemem związanym z arkuszami kalkulacyjnymi jest to, że zapewniają statyczny widok danych, więc wykorzystanie ich w złożonych i dynamicznych procesach jest dość bezużytecznym pomysłem. Holistyczna wizja biznesowa nie mieści się w suchych sprawozdaniach finansowych i raportach na koniec miesiąca – przełożenie ich na spostrzeżenia jest bolesnym przedsięwzięciem.

Ciągłe zmiany w krajobrazie finansowym nie pozostawiają firmom innego wyboru, jak tylko szybko ocenić te zmiany i podjąć odpowiednie działania. W takich warunkach ignorowanie bogactwa danych przechowywanych w systemach przedsiębiorstwa jest nie tylko nierozsądne, ale może być katastrofalne. Pytanie brzmi, czy możesz wykorzystać dane zablokowane w arkuszach kalkulacyjnych? Przeglądanie setek stron tradycyjnych raportów nie jest dobrym sposobem na przejęcie kontroli nad swoimi liczbami.

Ponadto ręczne przetwarzanie numerów zajmuje zbyt dużo czasu, co w połączeniu z zabieraniem cennego czasu pracowników prowadzi do niemożności szybkiego podejmowania świadomych decyzji.

Pracownicy mogą spędzać 3-5 dni w miesiącu na wypełnianiu szalonych arkuszy kalkulacyjnych Excela. Do tego dochodzi wersjonowanie, które po zmianie jednej cyfry lub przeniesieniu plików roboczych do innych folderów współdzielonych, lub po udostępnieniu końcowego pliku prezentacji z kilkoma łączami do plików roboczych, wymaga przeszukania kilkunastu innych plików, aby upewnić się, że wszystko pasuje. Ale co, jeśli specyfika Twojej firmy wymaga podejmowania świadomych decyzji częściej niż raz w miesiącu, a nawet co tydzień? Jednocześnie nikt nie jest odporny na działanie siły wyższej, która nie jest zaplanowana i wymaga natychmiastowych działań.

— Maxim Hayan, Finansowy Partner Biznesowy

Wreszcie, arkusze kalkulacyjne nie są skorelowane z procesem planowania, co utrudnia biuru finansów uzyskanie jasnej perspektywy bieżącej sytuacji i podjęcie działań wybiegających w przyszłość.

Przeprowadzanie planu a rzeczywista analiza, obliczanie wariancji, ekstrapolacja danych – wszystko to jest bardzo trudne w Excelu. Wystarczy zmienić najdrobniejszy szczegół, aby całość natychmiast się zwinęła. Ponadto jest to niesamowicie niewygodne. Jeśli używasz tabel przestawnych, mają one tendencję do nakładania się na siebie, więc trudno sobie wyobrazić, jak w rzeczywistości będą wyglądać. Nic dziwnego, że dodawanie danych do nowych analiz lub okresów raportowania w plikach Excela oraz dostrajanie wszystkich tabel i wykresów przestawnych staje się całkowicie zniechęcające.

— Maxim Hayan, Finansowy Partner Biznesowy

Powyższe wyjaśnienia, dlaczego arkusze kalkulacyjne utrudniają pracę działu finansowego, są już wystarczające, aby skłonić się do BI w finansach. Ta technologia jest zdolna do niezwykłych rzeczy. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak steruje zadaniami finansowymi i księgowymi oraz co sprawia, że ​​Business Intelligence jest tak atrakcyjny dla usług finansowych.

Za ładnymi obrazkami: szczegółowe spojrzenie na korzyści finansowe Business Intelligence

Panuje opinia, że ​​BI to przede wszystkim sposób na prezentację danych. Jednak doskonała wizualizacja to nie wszystko, co może zaoferować finanse Business Intelligence. Mówiąc jasno, elementy wizualne są po prostu fajną funkcją w porównaniu z innym rodzajem wartości, jaką ta technologia wnosi do Twojej organizacji.

Gdyby to była tylko kwestia wizualizacji, nie byłaby to w ogóle kwestia sporna. Na przykład możliwości modelowania programu Excel umożliwiają również prezentowanie wykresów i wykresów. Jednak w porównaniu z aplikacjami Business Intelligence w finansach, jego ograniczenia, takie jak ograniczenia rozmiaru danych, słabe funkcje współpracy i inne, są dość znaczące.

To, o co domagają się działy finansów, to coś szybszego, coś „za jednym kliknięciem”, aby otrzymywać aktualizacje w mgnieniu oka, coś w rodzaju narzędzi BI dla finansów.

1. Głębokie zaangażowanie interesariuszy

Nieporównywalną zaletą usług finansowych BI jest to, że zapewniają autentyczne zaangażowanie interesariuszy w „proces”, czyli długoterminowe planowanie, budżetowanie, prognozowanie i porównywanie z rzeczywistością. Na przykład, jeśli kierownik oddziału ma jasne zrozumienie między danymi wejściowymi (pewne wskaźniki, plany wielkości sprzedaży itp.) a wynikami, pozwala to na bardziej efektywne rozmowy w ramach działu. Dzięki samoobsługowym narzędziom BI, takim jak Power BI, Tableau czy Qlik, pytania pojawiające się na spotkaniach są adresowane i udzielane natychmiastowo — nie ma potrzeby wracać do analityków w celu przygotowania kolejnego raportu i odkładania dyskusji na następny raz.

Co więcej, dostęp do rozwiązań BI za pośrednictwem urządzeń mobilnych i tabletów również zwiększa zaangażowanie interesariuszy – czyniąc analizę danych bardziej dostępną; zawsze i wszędzie.

2. Zaoszczędzony czas. Dużo tego

Dawno minęły czasy, gdy firmy nie miały innej alternatywy niż używanie kilku plików Excela, dopasowywanie ich i filtrowanie ręcznie, aby uzyskać pełny obraz danych. Teraz alternatywa jest tutaj i jest to Business Intelligence w finansach, który zapewnia nieporównywalnie szybsze przygotowanie raportu. Kompilacja danych nie trwa prawie tydzień, ale wystarczy wypicie filiżanki kawy i kilka pełnych dni na pracę intelektualną.

Połącz to z faktem, że są takie firmy, w których nie możesz sobie pozwolić na czekanie z decyzją do końca miesiąca. Na przykład, jeśli masz do czynienia z szybko rotacyjnymi towarami konsumpcyjnymi, aby przetrwać, musisz trzymać rękę na pulsie i obserwować konkurencję. W przeciwnym razie twoje analizy są bezcelowe.

BI pozwala zobaczyć i szybko uchwycić dane operacyjne, takie jak, powiedzmy, wyniki kampanii marketingowych. Wkład okazał się dwa razy większy niż inwestycja? Idealny! Wszystko, co musisz zrobić, to dokładnie przeanalizować, co to spowodowało, i iść naprzód w tym samym kierunku. Natomiast kampania na czerwono jest oczywistym sygnałem do zmiany strategii lub przynajmniej wprowadzenia pewnych poprawek. Są też takie rzeczy, jak śledzenie przedmiotów o złej sprzedaży lub o niskiej marży. Trudno to zrobić w Excelu, zwłaszcza jeśli masz w asortymencie dziesięć, piętnaście lub dwadzieścia tysięcy pozycji.

— Maxim Hayan, Finansowy Partner Biznesowy

3. Skonsolidowana lokalizacja Twoich danych

Wyobraź sobie, o ile większą wartość może wnieść dział finansowy, analizując dane i oferując rozwiązania, zamiast spędzać całe eony na szukaniu informacji o operacjach, łańcuchu dostaw, HR, zaopatrzeniu, sprzedaży i, no cóż, nazwij to. Dzięki pełnoskalowemu systemowi BI dane z całej firmy i spoza niej – mówiąc o Big Data – są gromadzone w jednym miejscu.

Są firmy, które muszą pobierać dane z całego zestawu różnych systemów, co samo w sobie jest uciążliwe, nie wspominając o tym, że niektóre z tych systemów mogą być przestarzałe. Całkowite przeprojektowanie starszego oprogramowania zajmie lata i będzie kosztować miliony. Tak więc praca z danymi jest obsługiwana w każdy możliwy sposób: ktoś używa FTP do przesyłania plików, inni przesyłają pliki CSV do określonych folderów… Ale co, jeśli folder zostanie zmieniony lub zespół IT zrestartuje serwer? Nic dziwnego, że wynik jest zepsuty. Tymczasem dobrze zaprojektowany, pełnoprawny system BI pomaga w prawidłowej organizacji tych danych z hurtownią danych lub jeziorem danych i procesem ETL w jednym miejscu.

— Maxim Hayan, Finansowy Partner Biznesowy

Dzięki Business Intelligence dla działu finansowego pracownicy uzyskują możliwość szybkiego wprowadzania nowych danych do hurtowni danych i interakcji ze wszystkimi niezbędnymi informacjami w jednym miejscu bez konieczności wyszukiwania dodatkowych danych. Wyobraź sobie, że możesz umieścić wszystkie swoje różne źródła, takie jak Internet, SQL Server, Excel i zwykłe pliki, we wstępnie skonfigurowanym rozwiązaniu, w którym te dane są przechowywane, przetwarzane i wizualizowane.

Nie ma już potrzeby żonglowania dziesiątkami otwartych kart i oddzielnych raportów, aby opowiedzieć historię. Bez względu na to, jakie dane chcesz zestawić, oprogramowanie BI pozwala zrobić to bez problemu. Aby uzyskać więcej szczegółów, wystarczy przejść do raportu źródłowego.

4. Samowystarczalność

Problem może nawet nie polegać na łączeniu danych z różnych źródeł. Możesz mieć hurtownię danych i wewnętrzny zespół programistów, który pomaga użytkownikom w raportowaniu zarządczym. Ale to nadal nie powstrzyma cię przed przejściem przez wszystkie kręgi korporacyjnego piekła IT podczas opracowywania warunków odniesienia tyle razy, ile potrzeba, aby twoje potrzeby zostały zrozumiane, i nadal możesz skończyć z czymś, co nie t w pełni działać. Z drugiej strony BI w finansach pomaga uwolnić pełny potencjał danych — taki, o jakim nigdy nie wiedziałeś — bez angażowania działu IT.

5. Efektywne zarządzanie finansami

Dostarczając solidne finansowe analizy biznesowe zawarte w pulpitach nawigacyjnych, BI sprawia, że ​​zarządzanie finansami jest bardziej wydajne na wszystkich frontach.

• Zarządzanie przepływami pieniężnymi

Przepływy pieniężne mają kluczowe znaczenie w nieidealnych warunkach, w których obecny biznes musi funkcjonować – gdy po jednym kryzysie następuje kolejny. Niektórzy klienci proszą o wydłużone terminy, a inni po prostu spowalniają płatności… Dzięki BI będziesz mieć wgląd w przepływy pieniężne i sporządzać dokładne prognozy, aby poprawić jego kondycję.

Często firmy bankrutują nie dlatego, że są nierentowne, ale dlatego, że mają deficyt gotówki. Zarządzanie przepływami pieniężnymi jest najwyższym priorytetem dla każdego dyrektora finansowego. W ten sposób wszystkie firmy, które pracują na zamówienie i których cykl produkcyjny jest wystarczająco długi, prawdopodobnie nie będą mogły obejść się bez usług finansowych BI.

— Maxim Hayan, Finansowy Partner Biznesowy

Na przykład dzięki raportowi Przegląd środków pieniężnych w usłudze Power BI uzyskasz informacje o wpływach i wypływach w walucie systemowej, całkowitym saldzie bankowym i saldzie podmiotu prawnego, aktualnym i prognozowanym saldzie oraz nie tylko. Tymczasem samo prognozowanie przepływów pieniężnych pozwala zagłębić się w szczegóły i uzyskać dzienne podsumowania prognoz.

• Zarządzanie przychodami

Na pytania o znaczeniu krytycznym, takie jak co, kiedy i kogo sprzedawać, a także jaką cenę ustawić, można łatwiej i dokładniej odpowiedzieć, gdy dane są gromadzone, interpretowane i wizualizowane przez finansowy system BI.

Business Intelligence oferuje 360-stopniową analizę cen, zapasów, kampanii promocyjnych i premier produktów. Zarządzanie przychodami oparte na BI pomaga firmom z różnych branż utrzymać światło i osiągnąć docelową rentowność. Weźmy na przykład sieci hoteli, które używają BI do określania optymalnych cen pokoi, prognozowania rezerwacji, potrzeb kadrowych, poziomów zapasów i innych zasobów, aby uniknąć problemów z zaopatrzeniem i personelem poza sezonami i w szczycie sezonu.

• Zarządzanie kosztami

Dla każdej organizacji, która chce pozostać w biznesie, ważne jest, aby płacić rachunki na czas, czego nie można zrobić bez odpowiedniego zarządzania wydatkami. Ale co sprawia, że ​​tak jest? BI ma na celu między innymi śledzenie wydatków firmy. Umożliwia firmom zastąpienie stosów paragonów i arkuszy kalkulacyjnych wnikliwymi pulpitami nawigacyjnymi, aby uzyskać całościowy obraz wydatków personelu, zapewnić zgodność z polityką wydatków i śledzić trendy T&E.

Decyzja o użyciu specjalnego oprogramowania do zarządzania kosztami firmy staje się jeszcze bardziej efektywna, gdy jest wspomagana zaplanowanymi pulpitami nawigacyjnymi i raportami dostarczanymi pocztą elektroniczną. Te taktyki pomagają menedżerom mieć oko na swoich pracowników, konfigurować alerty i powiadomienia w celu terminowego zarządzania wydatkami oraz łączyć narzędzia BI z systemami wydatków, rozliczeń i rezerwacji podróży online w organizacji.

6. Dokładne prognozowanie

Dzięki aplikacjom Business Intelligence w finansach możesz połączyć plan i fakt na jednym poziomie logiki biznesowej, w jednym narzędziu. A jeśli to narzędzie jest również w stanie pokazać, na czym polega fakt i dlaczego tak jest; to jest bezcenne.

Załóżmy, że założyłeś jednostkę biznesową, więc musiałeś kupić dodatkowe licencje SAP lub dodano nowy zakład produkcyjny, co wiązało się z dodatkową infrastrukturą. Po chwili wszystko odchodzi w zapomnienie – można oczywiście odgrzebać prezentację budżetu na wymagany okres, ale dużo wygodniej, pewniej i szybciej wystarczy kliknąć komórkę z numerem, w której będzie notatkę z nazwiskiem osoby, która ją dodała oraz datą jej wykonania.

Jeśli plan różni się od stanu faktycznego, możesz przeprowadzić drążenie, aby zobaczyć, z czego wynikają rozbieżności. Dane stają się dostępne: możesz wykonać zarówno syntezę, jak i analizę bez konieczności szukania wiadomości e-mail, przeglądania tabel lub dzwonienia do kontrolera.

7. Bezbłędne raportowanie

Bezmyślne ręczne kopiowanie i wklejanie liczb jest podatne na błędy i może podważyć zaufanie do Twoich danych finansowych. Na szczęście wszystkie te ciężkie prace mogą być wykonane za Ciebie przez Financial Business Intelligence. Wykorzystanie oprogramowania BI do bezpośredniego dostępu do danych i automatyzacji raportów pozwala zaoszczędzić czas, pieniądze i, co najważniejsze, reputację specjalisty, co „zabiera dekady na zbudowanie i pięć minut do stracenia”.

Poza tym BI zapewnia większą wiarygodność danych poprzez rozróżnienie między dobrymi i złymi danymi. Właściwa analiza jest możliwa tylko wtedy, gdy dane są przyzwoitej jakości. Dlatego nie wystarczy po prostu zbierać informacje. Proces ETL stanowiący rdzeń systemów BI ma na celu zapewnienie dobrej jakości danych w hurtowni poprzez standaryzację i usuwanie duplikatów.

Ponadto kondycję danych można utrzymać, przeprowadzając regularne audyty lub współpracując z wiarygodnymi ekspertami ds. danych, którzy dokładnie wiedzą, jakie kroki należy podjąć, aby zoptymalizować jakość danych.

8. Widoczność całej organizacji

To, czego najbardziej potrzebuje dyrektor finansowy, to punkt kompleksowej obsługi wszystkich informacji finansowych. Uzbrojeni w skalibrowane pulpity nawigacyjne śledzące dane w całej firmie, członkowie kierownictwa mogą zagłębiać się w raportowanie, aby znaleźć odpowiedzi na wszelkie pytania związane z finansami. Jak wypada porównanie kosztów produkcji podobnych jednostek w różnych przedsiębiorstwach? Czy nasze wielkości produkcji różnią się od tego samego okresu w zeszłym roku? Jakie są czynniki napędzające wariancje? Jak nasze wyniki odpowiadają prognozom i budżetowi? Jakie artykuły wolno rotujące należy wyciąć z łańcucha dostaw? Skoro o tym mowa, BI wykonuje świetną robotę obejmując tę ​​część biznesu.

Teraz odpowiedzi na te pytania są dziecinnie proste. Co więcej, znacznie łatwiej stało się wyjaśnić korelację między liczbami pracownikom niefinansowym.

— Nastassia Naruta, Kontroler Finansowy niemieckiego producenta sprzętu AGD klasy premium

9. Dane eksploatacyjne

Analityka finansowa nigdy nie była tak przejrzysta jak technologia BI. Ukryte wzorce i trendy, nieoczywiste powiązania, niezauważone możliwości i niedoceniane zagrożenia – wszystko to wyłania się natychmiast po odbiciu na desce rozdzielczej. Oprócz prezentacji złożonych koncepcji w przystępnym formacie, solidna wizualizacja danych demokratyzuje dane i przekazuje spostrzeżenia w całej organizacji, określając, dlaczego działa ona w określony sposób i co możesz zrobić, aby poprawić wyniki.

W ten sposób narzędzia BI dla finansów są nieodzownym składnikiem każdej nowoczesnej firmy do analizowania finansowych wskaźników KPI w porównaniu z wynikami biznesowymi i prezentowania dynamicznego obrazu trendów marketingowych, zainteresowania produktami i sentymentu klientów w celu podkreślenia przyszłych szans strategicznych.

Jak wygląda Business Intelligence dla działu finansowego? Przegląd przykładowego pulpitu nawigacyjnego

Po przejściu przekształceń dane można pogrupować według niestandardowych gotowych pakietów raportów, takich jak dashboard CFO, Event briefing, Benchmarking itp. Poniżej przygotowaliśmy przykład dashboardu finansowego, który podsumowuje 10 najważniejsze wskaźniki KPI na jednym ekranie.

Górny wiersz pokazuje zysk, sprzedaż, sprzedaną ilość i liczbę zamówień w bieżącym roku w porównaniu z poprzednim rokiem. Drugi wiersz ilustruje zyski i sprzedaż według kategorii, natomiast trzeci pokazuje sprzedaż według marży, a także zyski i marże różnych podkategorii towarów.

Aby przyjrzeć się bliżej i lepiej zrozumieć, użytkownicy mogą drążyć dane, klikając odpowiednie obszary, takie jak sprzedaż. Ta akcja powoduje wyświetlenie konkretnego raportu, który pokazuje szczegółowe szczegóły dotyczące kluczowych wskaźników wydajności i sterowników. Raport otwiera się od razu i zawiera analizę przyczyn źródłowych informacji wyświetlanych na pulpicie nawigacyjnym.

Z tych kokpitów może skorzystać nie tylko szef finansów. Inni specjaliści z działu finansowego (np. kontrolerzy finansowi) mogą je wykorzystać, aby uzyskać wgląd w swoje obszary zainteresowania.

Rozwiązanie BI można również uzupełnić o technologię AI, aby dalej analizować dane i odnosić sukcesy w analizie nakazowej.

Zyskaj przewagę dzięki usługom finansowym BI

Wszystkie korzyści, jakie w istocie finansowe Business Intelligence przynosi organizacjom, można połączyć w jedno – przewagę konkurencyjną. Dzięki możliwości zautomatyzowania przetwarzania liczb, przechowywania i przetwarzania danych w jednym miejscu oraz prezentowania ich w formacie zrozumiałym dla wszystkich interesariuszy, oszczędzasz ogromną ilość czasu na dogłębnej i całościowej analizie oraz zapewniasz, że podejmowanie decyzji opiera się raczej na danych niż przez przeczucia. A to z pewnością pozwoli Ci czuć się bardziej komfortowo na rynku i działać pewniej, podczas gdy ci, którzy niechętnie korzystają z potęgi technologii, będą latać na ślepo.

Artykuł został pierwotnie opublikowany tutaj.