Jak zarządzać zewnętrzną agencją marketingową — z poradami ekspertów

Chcesz zatrudnić zewnętrzną agencję marketingową? Świetny! Myślisz, że już nigdy nie będziesz musiał wymieniać słowa „marketing”? Nie tak szybko…

Chociaż prawdą jest, że Twoja zewnętrzna agencja marketingowa zdejmie z Ciebie ogrom pracy, nadal chcesz usiąść przy stole i wziąć udział w rozmowie przy obiedzie.

W tym artykule omówiono wskazówki dotyczące zarządzania agencją marketingową, kluczowe pytania, które należy zadać agencji, oraz porady dotyczące przechodzenia z jednej agencji do drugiej.

Wskazówki dotyczące zarządzania agencją marketingową

1. Zdefiniuj swoich wewnętrznych interesariuszy i zespół zarządzający
2. Ustal swoje oczekiwania dotyczące aktualizacji, raportowania i poziomów wejściowych
3. Twórz jasno określone cele – i często je sprawdzaj
4. Zaufaj wiedzy swojej agencji marketingowej
5. Spodziewaj się odrobiny dawania i brania
6. Podziel się odkryciami z branży
7. Wybierz różnych członków zespołu, aby przejrzeć pracę agencji i współpracować
8. Komunikuj się często, otwarcie i szczerze

Plus:
Pytania, które należy zadać zewnętrznej agencji marketingowej
Wskazówki dotyczące przejścia z jednej agencji marketingowej do drugiej

1. Zdefiniuj swoich wewnętrznych interesariuszy i zespół zarządzający

Jedną z wielu korzyści płynących z zatrudniania zewnętrznej firmy marketingowej jest to, że jej zespół ekspertów może bezproblemowo współpracować z zespołem ekspertów. Ale sukces ma miejsce, gdy są jasno określone role i oczekiwania .

Wybierz jednego członka zespołu, który będzie głównym punktem kontaktowym agencji. Dzięki temu będziesz mieć w swoim zespole kogoś, kto zawsze będzie na bieżąco z postępami i celami agencji.

Podobnie upewnij się, że masz również główny punkt kontaktowy po stronie agencji. Do kogo możesz zadzwonić lub wysłać e-mail, jeśli masz pytania?

Ale uważaj, aby nie zrzucić wszystkiego na kolana jednej osoby. Ustalenie regularnych podsumowań połączeń aktualizacyjnych lub prezentacji statusu z większym zespołem marketingowym – w tym C-Suite – zapewni, że wszyscy będą na tej samej stronie. To prowadzi nas do następnego punktu.

PRO RADA: Firmy marketingowe mają notorycznie wysoki wskaźnik rotacji. To może być niezwykle szkodliwe dla Twojego sukcesu z agencją. Jeśli spędzasz miesiące na przyjmowaniu nowego kontaktu i odchodzi on po kolejną okazję, teraz wracasz do punktu wyjścia.

Zapytaj swoją agencję o zadowolenie pracowników i poziom rotacji. I sprawdź ich listę na Glassdoor, aby uzyskać wgląd w satysfakcję pracowników.

Gotowy do zatrudnienia nowej agencji? Oto najlepsze agencje marketingu przychodzącego z doświadczeniem HubSpot .

2. Ustal swoje oczekiwania dotyczące aktualizacji, raportowania i poziomów wejściowych

Jako outsourcingowy klient marketingowy możesz mieć tak niskie lub wysokie wymagania konserwacyjne, jak chcesz.

Możesz poprosić o comiesięczne spotkania dotyczące ruchu lub raporty kwartalne. Możesz poprosić o własny login do pulpitu nawigacyjnego i przeprowadzić własną analizę wydajności lub poczekać na zaplanowane aktualizacje.

Możesz osobiście przejrzeć każde słowo marketingu treści, które zostało napisane w Twoim imieniu, i możesz poprosić o poprawki.

Ale cokolwiek chcesz zrobić, najlepiej na samym początku zakomunikuj swój pożądany poziom zaangażowania i swoje oczekiwania.

Pytania do rozważenia przy outsourcingu marketingu:

• Jak bardzo chcesz być zaangażowany w codzienną realizację zadań marketingowych Twojej agencji?
  
  
• Jak często chcesz otrzymywać aktualizacje i raporty? Jak powinny wyglądać te aktualizacje i raporty i jak należy je komunikować? (Na przykład za pośrednictwem poczty e-mail, rozmowy telefonicznej lub na żądanie za pośrednictwem pulpitu nawigacyjnego na żywo?)
  
  
• Kto powinien być kopiowany lub uwzględniany w aktualizacjach z Twojej strony firmy?
  
  
• W jaki sposób agencja może podzielić się sukcesem z wewnętrznymi interesariuszami marketingu , abyś wyglądał na bardziej udanego?
  
  
• Jak wygląda proces wewnętrznego przeglądu treści i innych materiałów marketingowych? Kto jest osobą odpowiedzialną za różne rodzaje elementów dostarczanych treści? Na przykład, czy ktoś przejrzy treść i skopiuje ją z inną osobą, która będzie recenzować projekt? Jak długo powinien trwać ten proces? Kto musi powiedzieć „tak lub nie”, zanim coś zostanie opublikowane? Przedstawienie tych szczegółów jest niezwykle ważne dla powodzenia Twojego partnerstwa.
  
  
• Jaki jest Twój budżet marketingowy w outsourcingu i kto się tym zajmie? Czasami rzeczy się zmieniają, dlatego ważne jest, aby mieć członka zespołu, który może przeglądać i zatwierdzać dodatki lub odejmowania do budżetu.

Agencje marketingowe często zatrudniają różnego rodzaju menedżerów kont, pisarzy i projektantów.

Niektórzy są współpracownikami-ekspertami; inni są lepsi w produkcji przy minimalnych dyrektywach. Zadając te pytania teraz, stworzysz wspólną płaszczyznę dla wszystkich.

WSKAZÓWKA PRO: Można rozpocząć współpracę z agencją w stanie bardziej zainwestowanym. Być może chcesz przeczytać wszystko, co wyprodukują w pierwszym kwartale lub dwóch, a potem, gdy będziesz mieć więcej zaufania (i wyników), i możesz zająć więcej miejsca na tylnym siedzeniu. Znalezienie odpowiedniej relacji agencji oznacza, że ​​możesz im zaufać tak samo, jak ufasz swoim wewnętrznym pracownikom .

W końcu powinieneś starać się dotrzeć do miejsca, w którym przypisujesz zadanie, a oni działają z nim, angażując Cię tylko zgodnie z tym, jak chcesz – i musisz – być zaangażowany. Na tym polega różnica między współpracą z dostawcą a współpracą ze strategicznym partnerem biznesowym.

3. Stwórz jasno określone cele – i często je sprawdzaj

Nie trzeba dodawać, że sukces z agencją powinien być mierzalny i konkretny. A te cele czasami wykraczają poza dział marketingu. Gdy definiujesz konkretne KPI i dane, które Twoja agencja ma pomóc Ci osiągnąć, ważne jest, aby zadać sobie pytanie:

• Jakie są moje cele biznesowe i cele na ten rok?
• Jakie są cele sprzedażowe i cele, które chciałbym osiągnąć?
• Jakie są konkretne dane marketingowe, których będę potrzebować, aby osiągnąć te cele?

Stwierdzenie „potrzebujemy większego ruchu” jest niejasne i może prowadzić do frustracji, gdy przychodzi czas na sprawdzenie sukcesu Twojego partnerstwa z agencją.

Mówiąc: „musimy znacznie zwiększyć nasz ruch organiczny, abyśmy mogli uzyskiwać 10 nowych MQL na kwartał do drugiego kwartału przyszłego roku” – teraz jest to cel SMART .

Zrób listę celów zawierającą liczby, wartości procentowe i osie czasu. Dobra agencja marketingowa zlecona na zewnątrz będzie miała wgląd, który pomoże Ci określić, na jakim etapie aktualnie się znajdujesz i jakie liczby są rozsądne. Następnie, korzystając z Twoich celów jako przewodnika, agencja może zaproponować ukierunkowane strategie, aby osiągnąć lub przekroczyć te cele.

WSKAZÓWKA PRO: Cele i sukces mogą wyglądać inaczej w zależności od Twojej perspektywy. Spróbuj zastanowić się, jak wygląda sukces z wielu perspektyw. Chętnie zadajemy naszym klientom następujące pytania:

• Jak wygląda sukces dla całego biznesu?
• Jak wygląda sukces w marketingu?
• Jak wygląda sukces w sprzedaży?
• Co musi się stać, abyś powiedział: „Jestem tak szczęśliwy, że zaangażowałem się w tę pracę z PMG!”?
• Jakie są potencjalne przeszkody dla któregokolwiek z tych sukcesów?

4. Zaufaj wiedzy swojej agencji marketingowej

Dlaczego w ogóle zatrudniłeś zewnętrzną agencję marketingową? Jeśli szukałeś tylko wykonawców i wykonawców do realizacji podstawowych prac, to jedno. Jeśli szukasz strategicznych, cyfrowych partnerów marketingowych B2B do tworzenia, przeglądania, sprawdzania i optymalizacji całej strategii marketingowej, to jest to inna historia.

Twoja agencja prawdopodobnie współpracuje z kilkoma innymi firmami z tej samej branży. Widzieli, co działa, a co nie.

Nawet jeśli znasz swoją firmę lepiej niż ktokolwiek inny, pamiętaj, że Twoja agencja może mieć wgląd w sprawdzone metody marketingowe i pomyślne wyniki, których Ty nie masz.

Jeśli kwestionują pomysł, proces lub wynik, postaraj się polegać na ich doświadczeniu, aby razem odnieść sukces.

Zawsze zalecamy wynajęcie agencji, która może służyć jako strategiczny partner biznesowy w realizacji Twoich celów.

5. Spodziewaj się odrobiny dawania i brania

Zewnętrzny marketing niesie ze sobą wiele wspaniałych korzyści. Natychmiastowa gratyfikacja zazwyczaj nie znajduje się na liście.

Pamiętaj, że marketerzy starają się zrównoważyć Twój wkład i preferencje z wieloma najlepszymi praktykami, które okazały się skuteczne we wszystkich sektorach biznesowych. Na obu końcach równania jest krzywa uczenia się.

Jeśli pierwszy wysiłek nie jest znakomity, oceń zdolność agencji do uwzględnienia opinii. Oceń je na podstawie umiejętności słuchania i kontynuacji.

„Daj i bierz” to najlepszy sposób, aby Twoja agencja konsekwentnie spełniała Twoje oczekiwania i zapewniała jeszcze lepszą pracę w dłuższej perspektywie.

PRO RADA: Chociaż powinieneś spodziewać się trochę czasu na wdrożenie, nie bój się zapytać agencji, jak pracują za kulisami, aby uzyskać natychmiastową wartość z Twojego zaangażowania. Istnieje wiele zadań, które Twoja agencja może wykonać podczas procesu wdrażania, aby upewnić się, że wszystko przebiega sprawnie i szybko.

6. Podziel się odkryciami z branży

Twoja agencja przeprowadzi badania, tak. Agencja może już mieć kilku klientów branżowych. Mimo to nie chodzą w twoich butach codziennie.

Rzeczywistość jest taka: Ty znasz swój biznes najlepiej. Spodziewaj się więc, że będziesz jednym działem marketingu i jednoczęściowym nauczycielem dla swojej nowej agencji.

Jak? Podziel się swoimi sekretami. Wysyłaj linki do artykułów i raportów, które lubisz. Wysyłaj biuletyny, grupy LinkedIn lub kanały, które subskrybujesz.

Jasno określ, kim są konkurenci w Twojej firmie. Co oni robią, co lubisz? Prześlij wszelkie próbki świetnych prac, które znajdziesz.

Kiedy wyrywa Cię ze snu genialne, oparte na marce objawienie, zadzwoń do swojego zespołu marketingowego. Pewnie też nie śpią.

WSKAZÓWKA PRO: Pracując z nowymi klientami, lubimy zagłębić się we wszystko, co jest ważne dla ich klientów. Obejmuje to pytania o:

• Miejsca, do których klienci chodzą po wiadomości, spostrzeżenia i kontakty towarzyskie online
• Jakich akronimów, żargonu, skrótów lub innego języka używają?
• Jak wyszukują i znajdują produkty w Internecie? A jak często?
• Jakie treści preferują konsumować? Białe papiery? Filmy? Media społecznościowe?
• W jakich targach, wydarzeniach lub mediach internetowych uczestniczą, aby rozwijać swoją karierę lub biznes?

Jeśli znasz odpowiedzi na wszystkie te pytania, wyślij je do swojej agencji. Im więcej posiada informacji, tym lepiej może opracować i opracować strategię, która będzie najlepsza dla TWOJEJ firmy.

7. Wybierz różnych członków zespołu, aby przejrzeć pracę agencji i współpracować

Jednym z powodów, dla których zatrudniasz zewnętrzny dział marketingu, jest unikanie obciążania zespołu dodatkowymi obowiązkami. Jako część tego zespołu jesteś również podatny na przeciążenie, wypalenie, widzenie w tunelu, nadmierną kofeinę – i inne okropne losy związane z pracą.

Nie bój się przekazać pałki. Każdy z Twoich pracowników ma wyjątkowe spostrzeżenia. Niektórzy pracownicy mogą nawet mieć smykałkę do blogowania lub aktywnego zainteresowania mediami społecznościowymi.

To świetna okazja, aby zacząć łączyć strategie outsourcingu z wewnętrznymi talentami.

A gdzieś dalej może się okazać, że nie potrzebujesz tak wielu dedykowanych godzin pracy w swojej agencji.

WSKAZÓWKA PRO: Jeśli dotarłeś tak daleko, prawdopodobnie zastanawiasz się nad współpracą z agencją. Ten przewodnik może pomóc. Zapoznaj się z 8 oznakami gotowości do outsourcingu marketingu , aby uzyskać jeszcze więcej porad dotyczących dobrze zarządzanego partnerstwa marketingowego.

8. Komunikuj się często, otwarcie i szczerze

Czasami zmieniają się potrzeby i cele Twojej firmy. Czasami trzeba być elastycznym.

Czasami musisz wyrazić opinię na temat produktu, który nie spełnił Twoich oczekiwań. Innym razem możesz nie dogadać się ze swoim menedżerem konta lub osobą kontaktową.

Potrzebujesz więcej raportów? Potrzebujesz mniejszego zaangażowania w cały proces marketingowy? Potrzebujesz częściej spotykać się?

Współpraca z agencją niesie za sobą ogromne korzyści dla Twojej firmy. Ale związek z tak dużymi inwestycjami nie zawsze jest łatwy. Ważne jest, aby regularnie prowadzić rozmowy z przedstawicielami agencji i kierownictwem agencji.

Świetna agencja będzie często kontaktować się z Tobą w sprawie Twojego zadowolenia. Ale jeśli tak nie jest, ważne jest, abyś zabrał głos, aby wszyscy mogli się wyrównać i wrócić do realizacji celów biznesowych.

Przeczytaj więcej: W jaki sposób zatrudnienie agencji marketingu przychodzącego promuje współpracę w całej firmie

Pytania, które należy zadać zewnętrznej agencji marketingowej

Przez lata pracowaliśmy z wieloma niesamowitymi klientami. Oto niektóre z naszych ulubionych pytań, na które należy odpowiedzieć. I chociaż świetnie jest zapytać o nie przed rozpoczęciem zaręczyn, Twoja agencja powinna być przygotowana do udzielenia odpowiedzi na każdym etapie twojego związku.

1. 1. Jaka jest kadencja Twoich klientów? Chcesz pracować z agencją, która odniosła duże sukcesy. Jeśli klienci zostają przez wiele lat, to dobry znak, że są zadowoleni i stale rozwijają się w agencji.
   
   
2. 2. Jaka jest kadencja Twoich pracowników? Jaka jest twoja ocena na Glassdoor? Zadowoleni pracownicy oznaczają, że Twój bezpośredni punkt kontaktowy w agencji jest mniej podatny na rotację, co zapewnia bardziej długoterminowe, zrównoważone partnerstwo oparte na skumulowanym wzroście i wiedzy.
   
   
3. 3. Czy masz konkretne i rozległe doświadczenie w mojej konkretnej branży lub dziedzinie? To wspaniale, że wiele agencji ma duże doświadczenie w kilku branżach. Ale prawdopodobnie odniesiesz największy sukces, pracując z ekspertami w swojej dziedzinie.
   
   
4. 4. Kim będzie moja drużyna? Jakie są ich specjalizacje i doświadczenia? Wiedza o tym, kto będzie zajmował się Twoim codziennym marketingiem, może pomóc Ci zrozumieć, czy relacja będzie pasować.
   
   
5. 5. Czy zrealizowałeś już wcześniej taki projekt? Czy możesz podzielić się wynikami? Doświadczenie branżowe nie jest jedynym ważnym czynnikiem. Jeśli Twoja firma jest pilotem niektórych inicjatyw marketingowych – takich jak przeprojektowanie witryny internetowej lub kampania PPC – możesz ponownie rozważyć.
   
   
6. 6. Jaki jest poziom partnera agencji HubSpot? Od jak dawna korzystasz z HubSpot? Jak długo jesteś partnerem HubSpot? Jeśli korzystasz z HubSpot, ważne jest, aby współpracować z agencją, która ma duże doświadczenie z platformą.
   
   
7. 7. Czym różnisz się od innych agencji? Dlaczego miałbym pracować z tobą zamiast z konkurentem? Zadaj sobie pytanie: co jest dla Ciebie ważne jako firma? Czy skupia się na filantropii? Czy to tylko wyniki, wyniki i jeszcze więcej wyników? Czy to zespół z osobowościami, z którymi lubisz pracować? Upewnij się, że ten kluczowy wyróżnik jest zgodny z Twoim wyobrażeniem o tym, jak powinna wyglądać relacja agencji.
   
   
8. 8. Kiedy mogę się spodziewać wyników z zaangażowania? Bądź realistą, biorąc pod uwagę zarówno „szybkie zwycięstwa”, jak i długoterminowe gry. Na przykład świetny blog może potrwać 60-90 dni, zanim zostanie pomyślnie zindeksowany przez Google. Wyniki, jak każda wspaniała rzecz, wymagają czasu.
   
   
9. 9. Moja firma jest bardzo niszowa – w jaki sposób agencja może zapewnić mi strategiczny kierunek? Twoja agencja powinna współpracować z ekspertami w danej dziedzinie, badać Twoją firmę i stale szukać możliwości uczenia się od Ciebie. Nawet najlepsze agencje będą się na Tobie bardziej opierać na samym początku, gdy będą się rozwijać i dowiedzieć się więcej o Twojej firmie. Ponadto wysoko wykwalifikowana agencja będzie również w stanie przekazać swoją wiedzę i doświadczenie z innymi firmami, aby upewnić się, że odniesiesz sukces.
   
   
10. 10. Jak ustalany jest plan pracy? Partner strategiczny powinien poświęcić czas na zrozumienie celów biznesowych i ukształtowanie długoterminowego planu, który je osiągnie. Jednak będą też chwile, kiedy będziesz musiał wygospodarować czas na podstawy. Czy musisz trochę zmienić rzeczy, aby uzyskać posty na blogu lub e-maile? To twój dolar, a twoje wymagania powinny mieć pierwszeństwo.
    
    
11. 11. Jak często możemy się z Tobą spotykać, aby otrzymywać aktualizacje? Ile czasu zajmie odpowiedź od Ciebie, jeśli wyślemy Ci wiadomość e-mail? Trzymaj się z dala od agencji, które próbują wpychać Cię na kwartalne spotkania. Powinieneś mieć główną osobę kontaktową, z którą możesz porozmawiać w dowolnym momencie.
13. W zależności od projektu, cotygodniowe spotkania mogą być konieczne. W przeciwnym razie odprawy co dwa miesiące lub co miesiąc są standardem. Jeśli chodzi o e-maile, odpowiadamy naszym klientom w ciągu kilku minut lub godzin. Zapewniamy maksymalny czas reakcji wynoszący 24 godziny robocze.
15. Nie bój się zapytać, jakie są oczekiwania agencji, z którą przeprowadzasz rozmowę kwalifikacyjną. Ważne jest, aby mieć jasny obraz tego, ile czasu zajmie otrzymanie odpowiedzi.
    
    
16. 12. Co się stanie, jeśli nasze potrzeby zmienią się w trakcie planu lub projektu? Zdarza się. Elastyczność to klucz do sukcesu w marketingu. Twoja agencja powinna być przyzwyczajona do wprowadzania zmian. Nie powinno być problemu z zamianą podobnych projektów lub inwestycji.
18. Jeśli jest to wystarczająco dużo z góry, być może będziesz musiał spłukać i przemyśleć całą swoją 90-dniową strategię. Pamiętaj tylko, że Twoja agencja to również firma. Dramatyczne zmiany mogą być kosztem, jeśli prace są już w toku. Obie strony powinny być sprawiedliwe i sprawić, by oś działała.
    
    
19. 13. Co zrobić, jeśli nie podoba nam się lub nie zgadzamy się z dostarczoną pracą? Praca agencji zwykle wiąże się z umową o korektę – pamiętaj więc, aby zapytać o to z wyprzedzeniem. Jeśli nie jest to zgodne z tym, co zostało omówione na etapie planowania, bądź otwarty na tę rozmowę, aby można było jasno określić oczekiwania w przyszłości.
    
    
20. 14. Co jeśli skłócimy się z Account Managerem agencji? Pamiętaj, aby przeprowadzić rozsądną rozmowę z właścicielem agencji lub jej menedżerem. Piękno relacji agencji polega na tym, że jeśli osobowości się nie zazębiają, często można dokonać zmiany graczy.
    
    
21. 15. Jaki jest zakres prac? Czy możemy zacząć od projektu, zanim przejdziemy do aparatu ustalającego? Uważaj na agencje, które wymagają podpisania 12-miesięcznego zobowiązania przed przejściem dalej. Nie musi tak być. Chociaż miesięczna zaliczka jest zazwyczaj najlepszym sposobem na uzyskanie jak największej wartości z agencji w długim okresie, podpisuj tylko taką umowę, z którą czujesz się absolutnie komfortowo

Zapoznaj się z tym wpisem na blogu, aby uzyskać pełną listę pytań przed zatrudnieniem agencji marketingu przychodzącego. Dołączyliśmy interaktywny plik PDF do pobrania, który możesz również wydrukować.

Wskazówki dotyczące przejścia z jednej agencji marketingowej do drugiej

Zdarza się to często. Pracujesz z agencją, ale potem, z tego czy innego powodu, to po prostu nie działa. Na ten temat pisaliśmy wyczerpująco w tym poradniku właśnie tutaj. Jeśli przechodzisz z jednej agencji do drugiej, oto kilka kluczowych wskazówek, o których warto pamiętać:

1. Wiedz, że w morzu są inne ryby. Podobnie jak relacja osobista, każda relacja biznesowa lub agencyjna jest wyjątkowa i różni się od poprzedniej. Wejdź w następny związek z otwartym umysłem. A co najważniejsze, nie zakładaj, że twój następny związek będzie miał te same mocne strony LUB te same wady.
   
   
2. Wykorzystaj szansę na rozwój. Zrób listę wszystkiego, co poszło naprawdę dobrze i wszystkiego, co poszło źle. Ważne jest, aby wziąć odpowiedzialność za rzeczy, które możesz zrobić lepiej w następnym związku. Nakreślenie obszarów wymagających poprawy pomoże Twojej następnej agencji zrozumieć, jak będzie wyglądał sukces w Twojej nowej relacji.
   
   
3. Zabierz swoje kaczki z rzędu. Upewnij się, że masz dostęp do wszystkich swoich kont, loginów i wszystkich prac, które poprzednia agencja dostarczyła w Twoim posiadaniu. Jeśli było coś skomplikowanego, czym zarządzali, czego nie do końca rozumiesz, pamiętaj, aby uzyskać szczegóły na piśmie. Następnie poinformuj nową agencję o tym, co było w toku, aby mogła kontynuować pracę, w której druga została przerwana.
   
   

Zarządzanie zewnętrzną agencją nie musi być trudne. W Precision Marketing Group stosujemy cztery kluczowe standardy: Doskonałość, Uczciwość, Elastyczność i Zabawa. Zgadza się. Z odpowiednią agencją Twoje partnerstwo może być świetną zabawą .

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak możemy pomóc Ci rozwinąć Twój biznes o 40% (tak jak zrobiliśmy to dla naszego klienta Kardex), skontaktuj się z nami już dziś. Chętnie zaczniemy uczyć się więcej o Twojej firmie.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Oto kolejny przewodnik po zarządzaniu agencjami, który pozwoli utrzymać ten rozmach.