Łatwy przewodnik po planowaniu wydarzeń z natychmiastowo edytowalnymi szablonami

Organizacja imprezy może być żmudnym zadaniem, jeśli nie masz odpowiedniego planu. Im większe wydarzenie, tym więcej szczegółów będziesz musiał wziąć pod uwagę podczas jego planowania i tym więcej wyzwań będziesz musiał pokonać.

W tym poście podpowiemy Ci, jak w łatwy sposób zaplanować wydarzenie. Aby było to jeszcze prostsze, dodaliśmy również szablony. Możesz je od razu edytować i rozpocząć swój projekt.

Jak zaplanować wydarzenie

Od fazy wstępnego planowania do dnia wydarzenia jest tak wiele do zorganizowania i śledzenia.

Postępuj zgodnie z poniższymi krokami planowania wydarzeń, aby zaoszczędzić czas i budżet podczas organizowania udanej funkcji.

Utwórz listę kontrolną planowania wydarzeń

Lista kontrolna może mieć duże znaczenie, jeśli chodzi o planowanie wydarzenia.

Lista kontrolna planowania wydarzeń pomoże Tobie i Twojemu zespołowi śledzić rzeczy, którymi muszą się zająć i wykonywać je bezbłędnie.

Poniżej znajduje się szablon listy kontrolnej planowania wydarzeń w formie mapy myśli. Możesz dostosować go do swojego wydarzenia i zaprosić swój zespół do współpracy nad nim również w czasie rzeczywistym.

Wyznacz cel wydarzenia

Ustalenie celu wydarzenia jest jedną z pierwszych rzeczy, które musisz zrobić podczas planowania wydarzenia. Cele mogą być różnorodne; przychody, uwaga mediów, pozyskiwanie funduszy, liczba uczestników, wprowadzenie nowego produktu itp.

Określ cel swojego wydarzenia lub co chcesz dzięki niemu osiągnąć. I upewnij się, że wyznaczony cel jest zgodny z kryteriami SMART, czyli innymi słowy, jest konkretny, mierzalny, osiągalny, realistyczny i terminowy.

Zorganizuj swój zespół

Zbierz kompetentny zespół, który pomoże Ci osiągnąć wyznaczony cel i bez namysłu deleguj swoją pracę.

Schemat organizacyjny, taki jak ten poniżej, może pomóc w wyjaśnieniu ról i obowiązków oraz relacji sprawozdawczych między członkami zespołu.

Kiedy przypisujesz każdemu członkowi obowiązki, ważne jest również, aby wymyślić sposoby komunikowania się z nimi (tj. oprogramowanie do czatu, poczta e-mail itp.) Przez cały proces planowania. I nie zapomnij o regularnych spotkaniach komisji w celu omówienia postępów w planowaniu i wszelkich kwestii.

Utwórz harmonogram planowania wydarzeń, aby wyróżnić poszczególne zadania, które musisz wykonać, oraz odpowiednie terminy. Pomoże to Twojemu zespołowi śledzić rzeczy.

Ustal swój budżet

Zanim zaczniesz planować, musisz wziąć pod uwagę swój budżet i sprawdzić, czy Twoje potrzeby związane z planowaniem wydarzeń są z nim zgodne.

Poniżej przedstawiono kluczowe obszary, na które musisz przeznaczyć pieniądze (ustawić realistyczne koszty dla każdej pozycji) podczas ustalania budżetu. Niektóre z tych przedmiotów mogą nie mieć stałych kosztów, ale ważne jest, aby dokonać przybliżonych szacunków, aby zdecydować, czy naprawdę możesz sobie na nie pozwolić.

• Miejsce – może to obejmować płatności, które musisz uiścić za wynajem sali/pokojów, kaucje, parking itp.
• Personel – Zastanów się nad budżetem, który musisz przeznaczyć na posiłki personelu, transport i zakwaterowanie, zwłaszcza jeśli wydarzenie odbywa się poza miastem.
• Jedzenie i napoje: jedzenie i woda to niezbędne przedmioty potrzebne podczas imprezy. Rozważ kilka opcji cateringu, aż znajdziesz taką, która pasuje do Twoich potrzeb i budżetu.
• Rozrywka – czy będziesz potrzebować muzyków, DJ-ów lub głośników? Przeznacz na nie pieniądze, a także związane z tym koszty transportu i mieszkania.
• Dekoracje – Jeśli zamierzasz udekorować salę eventową lub scenę kwiatami, lampkami itp., musisz również oszacować ich koszt.
• Marketing – Powinno to obejmować wszelkie pieniądze, które będziesz musiał wydać na wysiłek marketingowy swojego wydarzenia, czy to na reklamy na Facebooku, czy plakaty i ulotki.
• A/V – obejmuje cały sprzęt, taki jak mikrofony, głośniki, WiFi, kable, projektory itp.

Zaproś członków zespołu odpowiedzialnych za różne obszary, aby uzupełnili wykres o odpowiednie koszty.

Ustaw datę i zarezerwuj miejsce

Możesz mieć ustaloną datę, jeśli jest to wydarzenie, które się powtarza. Jeśli jednak zależy to od Ciebie, oto kilka rzeczy, na które musisz zwrócić uwagę.

• Masz wystarczająco dużo czasu na zaplanowanie przed dniem wydarzenia?
• Pomiń święta, takie jak święta religijne lub ustawowe
• Sprawdź, czy harmonogramy kluczowych uczestników są w tym dniu wolne
• W zależności od miejsca i rodzaju imprezy weź pod uwagę pogodę
• A na wszelki wypadek wybierz drugą najlepszą datę

Po wybraniu terminu zacznij szukać miejsca, które odpowiada Twoim potrzebom. Tutaj również musisz wziąć pod uwagę

• Czy jest dostępny w terminie i z jakim wyprzedzeniem należy go zarezerwować
• Ich zasady dotyczące płatności, zwrotów i anulowania
• Czy pasuje do rodzaju wydarzenia, które planujesz
• Czy obiekt zapewnia sprzęt A/V, WiFi?
• Twoje miejsca do siedzenia i potrzeby parkingowe

Zidentyfikuj partnerów i sponsorów

Organizacje społeczne i sponsorzy korporacyjni mogą pomóc obniżyć koszty, znaleźć więcej możliwości reklamowych, poszerzyć grono odbiorców i pomóc w planowaniu wydarzenia. A kiedy szukasz partnerów, musisz upewnić się, że ich wizja pasuje do Twojej.

Wypromuj swoje wydarzenie

Istnieją różne sposoby reklamowania wydarzenia. W zależności od najlepszego sposobu dotarcia do grupy docelowej możesz wykorzystać marketing e-mailowy, ulotki, media społecznościowe, telewizję, radio lub zaproszenia itp.

Przygotuj materiały marketingowe, na ile pozwala Ci budżet. Może to obejmować logo, banery, plakaty, ulotki, zaproszenia, biuletyny itp.

Przygotowania końcowe

Twoje wydarzenie jest już za kilka dni i jest jeszcze kilka rzeczy, które musisz zrobić, aby uniknąć jakichkolwiek niepowodzeń.

• Skontaktuj się z firmą cateringową i potwierdź menu, prezentację potraw i szczegóły dotyczące podawania itp.
• Upewnij się, że miejsce jest gotowe do założenia w dniu i godzinie, na którą je zarezerwowałeś
• Sprawdź cały sprzęt, którego potrzebujesz na imprezę. Nie zapomnij przetestować ich, aby sprawdzić, czy działają, kiedy w końcu je konfigurujesz.
• Stwórz harmonogram wydarzeń dla siebie i swojego zespołu

• Wysyłaj przypomnienia do uczestników, prezenterów/prelegentów, sponsorów i partnerów

Gotowy do zaplanowania następnego wydarzenia?

Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym organizatorem wydarzeń, czy nowicjuszem, mamy nadzieję, że te kroki pomogą Ci skutecznie (re)zorganizować proces. Przygotuj odpowiednie narzędzia i odpowiedni zespół, a będziesz gotowy do pracy. Pamiętaj, aby skorzystać z naszych szablonów planowania wydarzeń, gdy planujesz następne wydarzenie.

Czy masz jakieś wskazówki dotyczące planowania wydarzeń, którymi możesz się z nami podzielić? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.